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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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GERENTE DE DIRECTOR GENERAL

ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
REVISÓ APROBÓ

1. OBJETIVO
Garantizar que todas las adquisiciones de bienes y servicios sean realizadas de manera eficiente, efectiva y
conforme a los estándares de calidad y procedimientos establecidos por la empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las unidades y departamentos de Koningin Solutions que participan en el
proceso de compras, así como a los proveedores que deseen o ya estén realizando transacciones comerciales
con la empresa.

3. DEFINICIONES
Proveedor: Una entidad externa que suministra bienes o servicios a la empresa. Puede ser una compañía, un
individuo o cualquier otra organización legal que ofrece un producto o servicio necesario para las operaciones de
la empresa.
Orden de Compra: Un documento comercial y oficial emitido por un comprador (Koningin Solutions) a un
vendedor (Proveedor), indicando tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios, previa
cotización de los mismos.
Evaluación de Proveedores: El proceso de revisión y análisis del desempeño de los proveedores para asegurar
que cumplen con los estándares y requisitos específicos de la empresa en términos de calidad, entrega, precio y
otros criterios relevantes.
Criterios de Evaluación: Los parámetros o normas establecidos por Koningin Solutions para evaluar y comparar
las ofertas de diferentes proveedores, incluyendo calidad del producto, coste, fiabilidad y servicio.
Retroalimentación a Proveedores: Comentarios proporcionados por Koningin Solutions a sus proveedores sobre
su desempeño, calidad de servicio o producto, y áreas de mejora potencial.
Planes de Acción: Estrategias o pasos específicos desarrollados para abordar problemas o áreas de mejora
identificados durante la evaluación del desempeño de los proveedores.
Lista de Proveedores Preferentes: Una lista compilada y mantenida por Koningin Solutions que identifica a los
proveedores que han demostrado cumplir o superar consistentemente los estándares de calidad y servicio de la
empresa.
Seguimiento de Pedidos: El proceso de monitoreo continuo del estado de los pedidos realizados a proveedores,
desde la emisión de la orden de compra hasta la entrega de los bienes o servicios.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ecuencia Nombre de la Responsables Descripción de la Actividad Registro
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Actividad

Identificación de Asistente de Determinar los tipos de bienes y servicios, en Registro de

1
Necesidades de Compras base a las características y estándares de Necesidades de
Compra calidad requeridos por el área solicitante. Compra
Búsqueda y Auxiliar de Identificar proveedores potenciales mediante Lista de
2
Preselección de Compras investigación de mercado, referencias, o bases Proveedores
Proveedores de datos de proveedores. Preseleccionados
Asistente de Evaluar a los proveedores preseleccionados
3 Evaluación de Evaluación de
compras basándose en criterios como capacidad de
Proveedores Proveedores
suministro, calidad, precio y fiabilidad.
Solicitudes de Auxiliar de Solicitar propuestas o presupuestos detallados a
4 Solicitudes de
Propuestas/Pres Compras los proveedores que cumplan con los criterios
Propuestas
upuestos de evaluación.
Asistente de Comparar y analizar las propuestas recibidas en
5 Análisis de Análisis de
Compras términos de costo, calidad, tiempo de entrega y
Propuestas Propuestas
cumplimiento de especificaciones.
Asistente de Elegir el proveedor o los proveedores que mejor Registro de
6 Selección de
Compras se ajusten a los requisitos, políticas y Selección de
Proveedores
procedimientos de la empresa. Proveedores
Coordinador de
Obtener aprobación final del Coordinador de
7 Aprobación y Administración y Notificaciones a
Administración y Finanzas y notificar a los
Notificación Finanzas. Proveedores
proveedores seleccionados sobre la decisión.

Asistente de Solicitar la documentación aplicable de acuerdo

8 Alta de a las políticas y procedimientos de la empresa
Compras Base de Datos
Proveedores para dar de alta e integrar sus respectivos
expedientes.
Coordinador de
Firma de Formalizar la relación mediante un contrato o Contratos o
9 Administración y
Contrato o acuerdo que especifique términos, condiciones Acuerdos con
Acuerdo Finanzas y expectativas. Proveedores

4.2 ORGANIZACIÓN Y COLOCACIÓN DE PEDIDOS

Nombre de la
Secuencia Responsables Descripción de la Actividad Registro
Actividad

Auxiliar de Recibir y revisar los requerimientos de compra

Recepción y Registro de
1 de los diferentes departamentos, asegurando
Revisión de Compras Requisiciones de
claridad y precisión en las especificaciones de
Requisiciones. Compra
los bienes o servicios.
Auxiliar de
2 Solicitar Solicitar al proveedor o proveedores, cotización Cotización o lista
Compras
cotizaciones del bien o servicio requerido. de precios.
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Auxiliar de Revisar y analizar los precios, condiciones de Cuadro

3 Revisión de
Compras pago y tiempos de entrega sugeridos por cada comparativo de
Cotizaciones
proveedor para toma de decisiones. Proveedores
Asistente de Cuadro
Aprobación y Revisar y aprobar en base a la información
4 comparativo de
asignación de Compras proporcionada en el cuadro comparativo, el
Proveedores
cotizaciones proveedor al cual se le asignará la compra.
Autorizado
Elaboración de Auxiliar de Preparar órdenes de compra detalladas
5 Órdenes de
Órdenes de Compras basadas en los requerimientos recibidos y los
Compra.
Compra proveedores seleccionados previamente.
Asistente de Revisar y aprobar las órdenes de compra,
Revisión y Registro de
6 asegurando que todos los datos sean correctos
Aprobación de Compras Órdenes
y estén en conformidad con las políticas y
Órdenes Revisadas
procedimientos de la empresa.
Envío de Auxiliar de Enviar las órdenes de compra aprobadas a los
7 Confirmaciones
Órdenes a Compras proveedores correspondientes, ya sea por
de Envío
Proveedores medios electrónicos o físicos.
Auxiliar de Obtener confirmación de los proveedores sobre
Confirmación de
8 la recepción de las órdenes y la aceptación de Confirmaciones
Recepción y Compras
las condiciones y plazos de entrega de los de Proveedores
Plazos
bienes o servicios.
Realizar seguimiento de los pedidos,
Auxiliar de asegurándose de que los proveedores cuenten Registro de
9 Seguimiento de
Compras con la existencia de los bienes o servicios y con Seguimiento de
Pedidos
los plazos de entrega y condiciones acordadas Pedidos
previamente.
Auxiliar de En caso que existan faltantes, deberá realizar la
Registro
10 Seguimiento de búsqueda de otro proveedor que cuente con
Compras seguimiento de
Faltantes existencia y cumpla con los plazos de entrega y
faltantes.
condiciones solicitadas.
Recepción y Recepción de bienes o servicios, realizando una Registro de
11 Almacén
Verificación de verificación de calidad y cantidad conforme a la Recepción de
Pedidos orden de compra. Pedidos
Notificar al departamento de compras sobre Registro de
12 Notificación de Almacén
cualquier discrepancia en los pedidos recibidos, Discrepancias en
Discrepancias
para su pronta resolución. Pedidos
Remisión/Factura
Notificación de
13 Almacén Notificar al área de compras la recepción de los sellada de
recepción de
pedidos para su conclusión del proceso. recibido por
pedido
almacén
Actualizar el sistema de inventario con los
14 Actualización de Almacén Actualizaciones
nuevos bienes recibidos o implementar los
Inventario de Inventario
servicios adquiridos.

4.3 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES

Nombre de la
Secuencia Responsables Descripción de la Actividad Registro
Actividad
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Definir criterios claros para la evaluación del

Establecimiento Asistente desempeño de los proveedores, incluyendo Criterios de
1
de Criterios de de Compras calidad del producto/servicio, cumplimiento de Evaluación de
Evaluación plazos de entrega, atención al cliente y Proveedores
resolución de problemas.
Recopilar datos sobre el desempeño de los
Recopilación de Auxiliar de proveedores basándose en los criterios Registro de Datos
2
Datos de Compras establecidos. Esto puede incluir calidad de los de Desempeño
Desempeño productos entregados, tiempos de respuesta, y de Proveedores
eficacia en la entrega.
Evaluar a los proveedores utilizando los datos
Evaluación del Asistente recopilados. Esta evaluación puede realizarse Informe de
3
Desempeño de de Compras mediante un sistema de puntuación, revisiones Evaluación de
Proveedores periódicas o mediante feedback de los usuarios Proveedores
internos.
Asistente de Proporcionar retroalimentación a los
Retroalimentaci Registro de
4 proveedores sobre su desempeño. Discutir
ón a Compras Retroalimentación
áreas de fortaleza y oportunidades de mejora, y
Proveedores a Proveedores
establecer planes de acción si es necesario.
Auxiliar de Realizar un seguimiento de los planes de acción
Seguimiento de Registro de
5 acordados con los proveedores para asegurar
Planes de Compras Seguimiento de
que se implementen mejoras y se resuelvan las
Acción Planes de Acción
deficiencias identificadas.
Asistente de Solicitar periódicamente la documentación
Actualización de
6 vigente para la actualización de sus expedientes Expediente de
documentación Compras
y verificar que cumplan con los parámetros y Proveedores
a Proveedores
lineamientos establecidos.
Asistente de Reevaluar periódicamente a los proveedores
Informe de
7 Reevaluación para determinar si continúan cumpliendo con los
Compras Reevaluación de
de Proveedores estándares de calidad y políticas y
Proveedores
procedimientos establecidos por la empresa.
Actualizar la lista de proveedores preferentes
Actualización de Asistente de basándose en los resultados de las Lista Actualizada
8
la Lista de Compras evaluaciones y reevaluaciones, incluyendo la de Proveedores
Proveedores adición de nuevos proveedores o la exclusión Preferentes
de los que no cumplan.

5. INDICADORES
 Tiempo Promedio de Procesamiento de Pedidos: Este indicador mide el tiempo que
transcurre desde la colocación de un pedido hasta su recepción efectiva. Incluye el tiempo
de preparación de la orden de compra, el tiempo de procesamiento por parte del
proveedor, y el tiempo de entrega.
 Tasa de Cumplimiento de Proveedores: Este indicador evalúa el porcentaje de pedidos
que se entregan a tiempo y en conformidad con las especificaciones de la orden de
compra. Refleja la fiabilidad y eficacia de los proveedores seleccionados.
 Índice de Calidad de los Productos/Servicios Recibidos: Este indicador mide la
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calidad de los productos o servicios recibidos en relación con los estándares y

especificaciones acordados. Puede basarse en el número de devoluciones,
reclamaciones de calidad o inspecciones de recepción.
6. CONTROL DE REGISTROS
REGISTRO FORMA DE FORMA DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN
ALMACENAMIENTO RECUPERACION CONSERVACION FINAL
Registro de
Necesidades de Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Compra
Lista de Proveedores
Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Preseleccionados
Evaluación de
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Proveedores
Solicitudes de
Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Propuestas
Análisis de Propuestas Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Registro de Selección
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
de Proveedores
Notificaciones a
Electrónica Respaldo Electrónico 2 años Eliminación
Proveedores
Durante la vigencia
Contratos o Acuerdos
Electrónica Respaldo Electrónico del contrato + 5 Conservación/Revisión
con Proveedores
años
Registro de Datos de
Desempeño de Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Proveedores
Informe de Evaluación
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
de Proveedores
Registro de
Retroalimentación a Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Proveedores
Registro de
Seguimiento de Electrónica Respaldo Electrónico 3 años Eliminación
Planes de Acción
Informe de
Reevaluación de Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Proveedores
Lista Actualizada de
Continua Actualización
Proveedores Electrónica Respaldo Electrónico
actualización Permanente
Preferentes
Órdenes de Compra
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Preparadas
Registro de Órdenes
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Revisadas
Confirmaciones de
Electrónica Respaldo Electrónico 2 años Eliminación
Envío
Confirmaciones de Electrónica Respaldo Electrónico 2 años Eliminación
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Proveedores
Registro de Recepción
Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
de Pedidos
Registro de
Discrepancias en Electrónica Respaldo Electrónico 5 años Conservación/Revisión
Pedidos
Actualizaciones de Continua Actualización
Electrónica Respaldo Electrónico
Inventario actualización Permanente

7. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN CONTROL

Legislación local sobre Biblioteca digital/Intranet de la Revisión anual para actualizaciones

adquisiciones y contratos empresa legales
Normativas sobre importaciones y Sitio web del gobierno/Intranet de la Revisión periódica para cambios en
exportaciones empresa la legislación
Estándares de calidad para Sitios web de organismos de Revisión semestral para mantener
productos específicos estándares/Intranet de la empresa la conformidad
Informes de mercado y análisis de Servicios de suscripción de análisis Actualización continua y revisión
proveedores de mercado/Intranet de la empresa trimestral
Guías de mejores prácticas en Publicaciones de asociaciones de la Revisión anual y actualización
gestión de compras industria/Intranet de la empresa según sea necesario
Políticas de sostenibilidad y Sitios web de organizaciones Revisión anual para alinear
responsabilidad social relevantes/Intranet de la empresa prácticas de compra
Acuerdos comerciales Sitio web de comercio Revisión periódica para adaptarse a
internacionales internacional/Intranet de la empresa los cambios en los acuerdos
Sitios web de organizaciones
Códigos de conducta y ética Revisión anual y adaptación a las
profesionales/Intranet de la
empresarial mejores prácticas
empresa

8. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

TIPO TIPO DE
DESCRIPCIÓN ACCIONES
(R/O) RIESGO
Establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) con
Retrasos en la entrega por
Riesgo Bajo penalizaciones por retrasos, diversificar la base de
parte de proveedores
proveedores.
Incremento de precios en Contratos a largo plazo para fijar precios, búsqueda
Riesgo Medio
materias primas constante de alternativas más económicas.
Incumplimiento de los Implementar procesos de inspección y control de
estándares de calidad por parte Riesgo Medio calidad más rigurosos, realizar auditorías periódicas
de los proveedores a proveedores.
Falta de proveedores Fomentar relaciones a largo plazo con proveedores
Riesgo Bajo
especializados en el mercado clave, identificar y desarrollar nuevos proveedores.
Cambios en la legislación que Monitoreo constante de cambios en la legislación,
afectan las Riesgo Medio asesoramiento legal para adaptarse a nuevas
importaciones/exportaciones regulaciones.
Descubrimiento de prácticas no Riesgo Medio Implementar políticas de responsabilidad social
éticas o insostenibles en la corporativa, realizar auditorías de sostenibilidad y
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cadena de suministro ética.

Oportunidades de descuentos
por compras en volumen
Innovaciones tecnológicas que
reducen costos de materiales o
servicios
Negociar con proveedores condiciones especiales
Oportunidad -
para compras en grandes cantidades.
Mantenerse actualizado sobre nuevas tecnologías y
Oportunidad - tendencias del mercado, evaluar la incorporación de
innovaciones para reducir costos.

9. COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

QUÉ SE QUIÉN COMUNICA A QUIÉN CUANDO SE COMUNICA COMO SE COMUNICA
COMUNICA COMUNICA
Necesidades de Departamentos Departamento de Correo electrónico,
Al identificar la necesidad
Compra Solicitantes Compras Reuniones
Dirección
Selección de Departamento de General, Tras la selección de Informe escrito, Reunión
Proveedores Compras Departamentos proveedores de revisión
Solicitantes
Estado de
Departamento de Departamentos Después de realizar el Correo electrónico,
Órdenes de
Compras Solicitantes pedido Sistema de gestión
Compra
Dirección
Cambios o
Departamento de General, Al momento de detectar el Correo electrónico,
Problemas con
Compras Departamentos problema Reunión urgente
Proveedores
Afectados
Dirección
Evaluación de Departamento de Periodo de evaluación (p. Informe escrito,
General,
Proveedores Compras ej., trimestral) Reuniones de feedback
Proveedores
Actualización de
Todos los Al realizar cambios en Intranet de la empresa,
Políticas de Dirección General
Empleados políticas Correo electrónico
Compras
Empleados
Formación sobre
Departamento de nuevos o con Según se identifique la Sesiones de formación,
Proceso de
Compras necesidades de necesidad de formación Materiales en línea
Compras
formación
Informes de Dirección
Departamento de Anualmente o según se Informe escrito,
Cumplimiento de General,
Compras requiera Presentaciones
Compras Auditores

10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISION MODIFICACION

MMM-AAA 00 NUEVO PROCESO