Introducción al video

Hola qué tal ¿cómo están todos? soy Iván Martínez Lima y te doy la bienvenida a
otro vídeo dentro de nuestro canal, Si es la primera vez que nos visitas te platico,
que Desarrollo Profesional por Iván Martínez Lima es un canal enfocado a
proporcionarte metodologías y herramientas para que puedas crecer
profesionalmente en tu trabajo. Este crecimiento te va a ayudar a generar una
mayor productividad, mayor eficiencia y mayor rentabilidad en el negocio en el
que tú estés. La información que te mostramos aquí es excelente no importa
si estás trabajando dentro de una empresa,
si eres dueño de la empresa o si estás como responsable del desempeño de la misma
Habiendo dicho esto vamos a entrar de lleno en el tema del
día de hoy. Me gustaría platicarte sobre un término que nosotros consideramos muy
Explicación de la Alineación Operativa
importante que comprendas cómo funciona dentro de una empresa y esto es la
Alineación Operativa; este concepto no lo he inventado yo sin embargo sí lo he
tropicalizado de acuerdo a diversas metodologías que he estado aplicando a
lo largo de varios años en diferentes empresas tanto en México como fuera de él.
¿a qué se refiere la Alineación Operativa? como podrás ver en la
siguiente imagen el concepto de alineación se refiere a que toda tu
empresa está enfocada a conseguir el objetivo,
el problema que existe en muchas organizaciones actualmente es que cada
departamento solamente busca el resultado del departamento en sí, pero no
trabajan en conjunto. Mucho de este problema es porque la empresa no está
alineada, por lo tanto, lo que hace el concepto de Alineación Operativa, es
tomar lo fundamental de la razón de ser de la empresa en este caso la planeación
estratégica y llevarlo por cada una de las diferentes etapas por las cuales
está conformado hasta asegurarse que toda la operación trabaje para poder
lograr los objetivos planteados en dicha planeación. Esto puede sonar muy lógico y
obvio pero realmente es muy complejo cuando no se hace de una forma
estructurada. Es por ello que en este vídeo que forma parte de la serie de
planeación estratégica, te vamos a platicar de los elementos básicos que
debes de contemplar para poder alinear tu empresa
Planeación Estratégica - Objetivos estratégicos
Elemento número 1, debes tener muy claro cuáles son los objetivos para
los cuales toda la organización va a trabajar. Estos objetivos se forman desde
la planeación estratégica y tal vez el término de repente asusta un poco,
de hecho hay muchas empresas que no hacen planeación estratégica porque consideran
que es algo demasiado sofisticado y muy complejo. Lo que sí te puedo decir es que
aunque no cualquier persona puede hacer la planeación estratégica de una
organización ya que se requiere un nivel de experiencia y ciertos conocimientos
de la metodología tampoco es algo que solamente personas con demasiados años
de experiencia lo puedan hacer. Lo que te recomiendo es que veas los vídeos que
tenemos sobre planeación estratégica y que te van a aparecer en este momento
como una recomendación para que puedas ver cómo se debe desarrollar. Cuando
haces la planeación estratégica, un resultado, un producto de ella son los
objetivos estratégicos y estos objetivos son los que le dicen a toda la
organización en qué se deben de enfocar. Realmente el problema está cuando esos
objetivos se quedan solamente a un nivel de planeación solamente se quedan con el
director, con los dueños y nunca llega a los supervisores, a los operadores de
línea, a los vendedores dependiendo lo que haga tu empresa,
nunca llega a ellos solamente se quedan aquí arriba lo que
viene a continuación es la forma de cómo los vamos a bajar y cómo los vamos a
transmitir
Elemento número 2; el tablero de control. Tablero de control - Balanced Scorecard
Una vez que desarrollas tu
planeación estratégica y tienes tus objetivos
tienes que plasmarlos de una forma visual y para esto puedes utilizar la
herramienta de tablero de control que en el caso de la metodología que nosotros
proponemos es la conocida de "Balanced scorecard"; también en este
momento te va a parecer una recomendación de vídeo donde ya tenemos
una explicación de qué es el balanced scorecard, cómo se desarrolla e inclusive
cómo se desarrollan mapas estratégicos que te van a ayudar mucho para que
puedas utilizar mucho más este concepto lo importante en este momento es que el
balanced scorecard o el tablero de control es la manera cómo vas a hacer
visual la planeación estratégica que hiciste; no tienes que compartir todo tu
plan estratégico y todos los pasos que que realizaste para poder llegar a los
objetivos estratégicos, simplemente tienes que realizar un tablero de
control donde muestres esos objetivos y que le dejes muy claro a todo el mundo
que vea ese mapa o ese tablero de control cuáles son los objetivos que
quieres lograr, en cuánto tiempo y cuáles son las metas específicas
Análisis de procesos
Elemento 3, Análisis de Procesos. Una vez que ya tienes tu tablero de control
desarrollado, lo que tienes que resolver es si realmente tus procesos tienen la
capacidad para poder lograr las metas que estableces t aquí hay algo en lo que
muchas personas pueden discernir o no estar completamente de acuerdo con
nosotros; puede ser que existan personas que digan: "Iván, deberías primero hacer
el análisis de procesos para saber exactamente a qué te puedes comprometer
con tus objetivos", y puede ser que tenga razón, la realidad es que el análisis de
procesos se debe de hacer continuamente por eso es un proceso de mejora continua
sin embargo lo que estamos planteando es que el análisis de procesos lo hagas
después porque tus objetivos estratégicos salieron de una planeación
estratégica en la cual estás viendo un análisis de tu entorno y se supondría, si
hiciste bien esa planeación, que en el análisis del entorno identificaste
cuáles son los puntos débiles y fuertes de tu organización y esos puntos
débiles o fuertes también incluyen la parte de los procesos. Esto significa que
cuando ya tienes tu tablero de control armado, tienes que ver de forma
específica esos huecos que tienes en el desempeño de tus procesos y que
necesitas cubrir para qué se puedan lograr los objetivos que planteaste
en primer instancia
Desarrollo de Indicadores de Desempeño - KPI´s
El siguiente elemento es el desarrollo de los indicadores de desempeño o KPI´s.
Si no te queda claro que son, como en los otros temas, tenemos una gran cantidad de
vídeos en nuestro canal que te hablan indicadores de desempeño
aquí te vamos a dejar la recomendación de uno de ellos. Lo que es importante que
tomes en cuenta es que en esta etapa lo que debes buscar es cuáles son aquellos
indicadores clave de desempeño que te van a ayudar a asegurarte que tu
operación está cumpliendo con lo definido o lo establecido en tu tablero
de control. La confusión o el problema radica en que las empresas
a veces le plantean cuáles son las metas globales a los departamentos y dejan que
los departamentos establezcan cómo van a sacar esos indicadores y es aquí
cuando se empieza a perder completamente la alineación. Lo que debes asegurarte es
que los indicadores que cada departamento establezca, estén plenamente
justificados en que van a ayudar a cumplir los objetivos estratégicos. Si un
indicador de desempeño no está alineado para cumplir con el objetivo estratégico
ni siquiera, te recomiendo yo, te tomes la molestia en medirlo, sobre todo
si tu empresa no tiene la estructura para poder realizar la medición de
muchos indicadores. No tiene elementos de automatización no
tiene un software como un ERP que te da los números de forma automática y tienes
que hacerlo a mano o en excel, si no cuentas con esos elementos te
recomiendo que este paso sobre todo lo tomes mucho en cuenta "no tengas más
indicadores de los que puedes medir de manera constante y disciplinada"
esto es un punto clave. Para darte un ejemplo mucho más específico un objetivo
estratégico que van a tener la mayoría de las organizaciones es incrementar el
volumen de ventas en un tanto por ciento o mejorar la utilidad neta en otro tanto
por ciento cuando le pasan los indicadores o la responsabilidad de
hacer los indicadores a los jefes de área y no existe la alineación, no existe
el entendimiento de lo crítico que es alinear toda la organización, lo más
seguro es que te van a poner indicadores de desempeño como asistencia de los
vendedores, puntualidad de los vendedores, número de citas conseguidas y así te van
a sacar unos 40 indicadores que tienen que ver con el proceso de venta, cuando lo
realmente lo importante es que tú veas si tus vendedores están vendiendo o no y
con la utilidad que tu negocio requiere y va a haber quien diga: "oye Iván, todo lo
demás es importante" por supuesto que sí pero recuerda
lo que te comenta es un momento, solamente si tienes la capacidad en
tecnología y en mano de obra para poder llevar la medición de todos los otros
indicadores, hazlo. Si no, enfócate en aquellos que sean críticos.
siguiente elemento, Evaluación de
Desempeño. De nada te sirve tener indicadores si no estás revisando
constantemente cuál es la tendencia que tienen estos indicadores con respecto a
lo que tú quieres lograr en tu negocio. De manera muy puntual te recomiendo que
hagas dos cosas: gráficos de control donde se pueden ver tendencias en
periodos de tiempo que te permitan visualizar qué es lo que está pasando
con tu proceso y el otro, establecer un esquema de evaluación de desempeño
global tanto para tus procesos como para el personal, sobre todo aquellas personas
que sean críticas para el resultado del negocio. Tenemos vídeos que hablan
específicamente de cómo hacer una evaluación de desempeño, lo manejamos
desde el punto de vista de un programa completo pero puedes tomar aquellos
elementos que sean los más importantes para que hagas una evaluación de
desempeño pequeña, sencilla, que realmente te permita ver si los objetivos de cada
departamento se están cumpliendo. En este nivel de la alineación, cuando evalúas
el desempeño de un proceso o de una persona, deberías de tener de forma muy
clara, si esa persona está cumpliendo o no con actividades que te ayudan a
lograr los objetivos estratégicos. Si no te queda claro es que la alineación no
se ha logrado muy bien recuerda: los indicadores de desempeño
deben de reflejar perfectamente a qué objetivos estratégicos están ayudando a
cumplir y la evaluación de desempeño como tal te debe de proporcionar de
manera clara y transparente que esos indicadores se están cumpliendo de una
Estandarización - Sistema de Gestión de Calidad
manera correcta
e
El último elemento, pero no menos importante, es la estandarización, que en
el caso de nuestro esquema lo estamos planteando como un sistema de gestión de
calidad y aquí es donde entra otra pequeña trampa en la que muchas empresas
caen; por lo general, cuando la empresa dice "voy a mejorar procesos" lo que hacen
es ponerse primero a documentar, porque dicen "no tengo nada documentado entonces
vamos primero a documentar como debieran de hacerse las cosas". Si no has hecho los
pasos anteriores, todos los que te descrito, lo peor que puedes hacer es
comenzar a documentar porque vas a documentar procesos y actividades que no
están alineados por ello lo que nosotros hacemos es dejar hasta el final la
estandarización. Esto no lo debes de tomar como escrito en piedra ¿a qué me
refiero?... hay cosas que puedes hacer de forma
paralela y podrías comenzar la documentación de ciertos elementos
porque al final de cuentas un tablero de control es la documentación de tu
planeación estratégica, pero eso que tú documentas solamente lo vas a hacer
cuando ya estás completamente seguro que estás alineado, cuando defines los
indicadores de desempeño los tienes que documentar
pero ya te aseguraste parece entonces que están perfectamente alineados con
los objetivos. Cuando hablamos de descripciones de puesto, procedimientos,
instructivos, te recomiendo que eso lo dejes hasta el final o si lo vas a hacer
de manera paralela, asegúrate que reflejan de manera muy específica que
todo lo demás ya está alineado. Si soy una persona que entra a tu empresa y me
quieres ayudar a cumplir realmente objetivos que te ayuden a ti a que tu
negocio crezca yo debería de ver reflejado todo ese esquema
principalmente en tres documentos, 1 mi inducción a la empresa y capacitación en
el puesto que lo estoy manejando como un solo concepto, esto significa que desde
que me capacitan para mi puesto, me deben decir como mis actividades van a
afectar positivamente al objetivo estratégico de la empresa.
2 mi descripción de puesto. La descripción de puesto debe de tener mis actividades
clave y cuáles son los indicadores de desempeño con los cuales se me van a
estar evaluando esas actividades clave obviamente sus indicadores alineados con
los objetivos estratégicos y 3 mi evaluación de desempeño, No importa cuál
es el esquema de evaluación que decidas tener, es muy importante que las
personas sepan en tu organización que vas a estar revisando constantemente que las
actividades que estoy haciendo en tu empresa tomando en cuenta que yo fuera
una persona nueva, van a estar siendo revisadas para asegurarse de que estoy
alineado con los objetivos. Cuando platico de estos conceptos en las
empresas una pregunta normal que me hacen es: ¿Cuánto dura hacer todo esto?
y desgraciadamente no hay una respuesta específica, depende en este momento en
qué nivel de alineación está tu organización, qué cosas ya tienes
elaboradas, qué cosas necesitan que se pulan un poco más; pero una forma muy
sencilla en que ustedes se pueden auto diagnosticar es que vean la descripción
de puesto de cualquier persona sobre todo si es
una actividad crítica (la que desarrolla esa persona) léanla y vean si describe de
una manera clara cómo sus actividades están aportando para que la empresa
cumpla sus objetivos estratégicos. Si no les queda claro, si no hay ningún
elemento que les ayue a ver si eso está alineado o no, hay mucho trabajo que se
puede hacer pero la buena noticia es que siguiendo estos pasos que te estoy
diciendo se puede lograr vale la pena que pongan en los
comentarios si alguno de ustedes ya han entrado en procesos similares a este no
se tiene que llamar alineación operativa puede ser que usted lo conozcan de otra
manera pero pongan en los comentarios cuánto
tiempo consideran que es el adecuado de acuerdo a sus experiencias de acuerdo a
lo que ustedes han vivido recuerda que al día de hoy tenemos más de 200 vídeos
en el canal que te van a ayudar a conocer de estos temas y de muchos otros
más déjanos en los comentarios también que
otras sugerencias de vídeo tienes en la medida de lo posible vamos a estar
contestando a todas sus inquietudes hasta luego

Me gustaría platicarte sobre un término que nosotros consideramos muy Explicación de la Alineación
Operativa importante que comprendas cómo funciona dentro de una empresa y esto es la Alineación
Operativa; este concepto no lo he inventado yo sin embargo sí lo he tropicalizado de acuerdo a diversas
metodologías que he estado aplicando a lo largo de varios años en diferentes empresas tanto en México
como fuera de él. como podrás ver en la siguiente imagen el concepto de alineación se refiere a que toda
tu empresa está enfocada a conseguir el objetivo, el problema que existe en muchas organizaciones
actualmente es que cada departamento solamente busca el resultado del departamento en sí, pero no
trabajan en conjunto. Mucho de este problema es porque la empresa no está alineada, por lo tanto, lo que
hace el concepto de Alineación Operativa, es tomar lo fundamental de la razón de ser de la empresa en
este caso la planeación estratégica y llevarlo por cada una de las diferentes etapas por las cuales está
conformado hasta asegurarse que toda la operación trabaje para poder lograr los objetivos planteados en
dicha planeación. Es por ello que en este vídeo que forma parte de la serie de planeación estratégica, te
vamos a platicar de los elementos básicos que debes de contemplar para poder alinear tu empresa
Planeación Estratégica - Objetivos estratégicos Elemento número 1, debes tener muy claro cuáles son los
objetivos para los cuales toda la organización va a trabajar. Lo que te recomiendo es que veas los vídeos
que tenemos sobre planeación estratégica y que te van a aparecer en este momento como una
recomendación para que puedas ver cómo se debe desarrollar. Cuando haces la planeación estratégica,
un resultado, un producto de ella son los objetivos estratégicos y estos objetivos son los que le dicen a
toda la organización en qué se deben de enfocar. Una vez que desarrollas tu planeación estratégica y
tienes tus objetivos tienes que plasmarlos de una forma visual y para esto puedes utilizar la herramienta
de tablero de control que en el caso de la metodología que nosotros proponemos es la conocida de
‘‘Balanced scorecard‘‘; también en este momento te va a parecer una recomendación de vídeo donde ya
tenemos una explicación de qué es el balanced scorecard, cómo se desarrolla e inclusive cómo se
desarrollan mapas estratégicos que te van a ayudar mucho para que puedas utilizar mucho más este
concepto lo importante en este momento es que el balanced scorecard o el tablero de control es la
manera cómo vas a hacer visual la planeación estratégica que hiciste; no tienes que compartir todo tu
plan estratégico y todos los pasos que que realizaste para poder llegar a los objetivos estratégicos,
simplemente tienes que realizar un tablero de control donde muestres esos objetivos y que le dejes muy
claro a todo el mundo que vea ese mapa o ese tablero de control cuáles son los objetivos que quieres
lograr, en cuánto tiempo y cuáles son las metas específicas Análisis de procesos Elemento 3, Análisis de
Procesos. Una vez que ya tienes tu tablero de control desarrollado, lo que tienes que resolver es si
realmente tus procesos tienen la capacidad para poder lograr las metas que estableces t aquí hay algo en
lo que muchas personas pueden discernir o no estar completamente de acuerdo con nosotros; puede ser
que existan personas que digan: ‘‘Iván, deberías primero hacer el análisis de procesos para saber
exactamente a qué te puedes comprometer con tus objetivos‘‘, y puede ser que tenga razón, la realidad es
que el análisis de procesos se debe de hacer continuamente por eso es un proceso de mejora continua sin
embargo lo que estamos planteando es que el análisis de procesos lo hagas después porque tus objetivos
estratégicos salieron de una planeación estratégica en la cual estás viendo un análisis de tu entorno y se
supondría, si hiciste bien esa planeación, que en el análisis del entorno identificaste cuáles son los puntos
débiles y fuertes de tu organización y esos puntos débiles o fuertes también incluyen la parte de los
procesos. Esto significa que cuando ya tienes tu tablero de control armado, tienes que ver de forma
específica esos huecos que tienes en el desempeño de tus procesos y que necesitas cubrir para qué se
puedan lograr los objetivos que planteaste en primer instancia Desarrollo de Indicadores de Desempeño -
KPI´s El siguiente elemento es el desarrollo de los indicadores de desempeño o KPI´s.