1.

Establecer Objetivos

El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación es
identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa. En esta parte debes incluir una
descripción detallada de cada meta, hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su
selección y cuáles son los resultados esperados cada una de dichas metas. Siempre lee bien
siempre, los objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos. Te voy a
poner un ejemplo de un objetivo: Aumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un
período de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior.

identificación recursos

2. Identificación de los recursos

Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones
financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento. Por ejemplo (basándonos en el
objetivo del paso 1): Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas
personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho objetivo de aumentar las
ventas en un 25%.

Establecer tareas

3. Establecer las tareas de objetivos relacionados

Priorizar tareas

Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes,
cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con éste paso no
solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino
que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal
punto que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante). Por
ejemplo, si tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las
tareas necesarias para cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde
previamente ya analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las
metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el personal de ventas por
meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación a la motivación de mi personal se puede
complementar con: Desarrollar un plan de capacitación sobre técnicas de entrenamiento de
ventas avanzadas.
4. Priorizar objetivos y tareas

Crear calendario

Si ya establecimos las metas, los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos,
identificado las tareas a ejecutar por objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y
tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes
deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también debes
reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas. Por ejemplo,
si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y una tarea asociada es aumentar el personal de
ventas, tu empresa necesitará cuales son los pasos en orden cronológicos para completar los
pasos para lograr ese objetivo general.

5. Crear actividades y calendario

A medida que tus gerentes van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los
proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada
actividad, sino también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su
ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos
generales de la empresa.

Es indispensable que cada superior conozca y tenga muy identificado las habilidades de cada uno
de los miembros de su equipo de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un
individuo del equipo nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el
tiempo previsto sin lograr descontentos dentro del equipo. Por ejemplo, el gerente de ventas
puede asignar cuotas mensuales de ingresos adicional como incentivo para mantener el rumbo
para el objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

Evaluacion desempeno

Yo sé que existen muchos gerentes que están en contra de los planes de incentivos alegando que
porque deben premiar al personal por las funciones y responsabilidades por la que han sido
contratados. Y por eso quiero aclarar que cuando me refiero a desarrollar un plan de incentivo no
es continuo, ¿qué quiero decir con esto?; que no para cada una de las funciones de mi equipo
comercial yo los voy a premiar; éstos incentivos aplicarán en determinados períodos y metas a
conseguir.
Si eres uno de aquellos gerentes que no estás de acuerdo con incentivar con ingresos adicionales a
sus salarios, pueden realizar concursos con premios como viajes para dos personas o con
productos tecnológicos que son tan necesarios para el personal de ventas como smartphones o
tabletas de buena calidad. Te lo menciono porque a mí me ha funcionado muy bien, y no solo
lograrás cumplir el objetivos, mantener motivados a tu personal, sino que crearás un ambiente
sano de competencia con la reglas claras del concurso.

6. Establecer métodos de evaluación

contingencias

Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia de cómo será la metodología de
evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo
largo del período de tiempo establecido. Una de las principales razones de importancia de éste
paso, es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que si existe
algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento del objetivo general,
podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas. Por ejemplo:
Solicitar un informe mensual de la situación de progreso de cada meta a los jefes de departamento
por equipo establecido.

7. Identificar alternativas de acción

No es que quiera ser pesimista, todo lo contrario con éste último paso lo que te quiero transmitir
es prevención. Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y
obtener acontecimientos imprevistos. Y esto es muy sencillo ¿qué por qué? Porque el mercado es
dinámico, cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu
control. Un plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del
plan maestro no logran ser alcanzados. Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se
puedan incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en su totalidad.

Pero vamos a estar claros, para lograr que se cumplan estos 7 pasos básico de todo proceso de
planificación, el ingrediente clave para el logro de objetivos son nuestros equipo de empleados
que estén bajo nuestra gerencia. Y te lo juro, que lo mejor es construir un fuerte equipo de
trabajo.

Antes de terminar con éste artículo, quiero compartir contigo todo lo que he puesto en práctica a
lo largo de mi trayectoria comercial y de manejo de grandes equipos de trabajo de diferentes
países y culturas.
Cómo construir el trabajo en equipo fuerte

La construcción de un fuerte trabajo de equipo comienza desde el momento que se establecen

niveles de confianza y políticas claras de comunicación. Cuando cada miembro de un equipo confía
plenamente en sus otros compañeros de trabajo donde siempre se mantiene como prioridad la
comunicación clara y frecuente, te aseguro que esto fortalecerá a todo tu trabajo en equipo. Como
responsable de tu equipo comercial debes asegurarte que cada miembro aporte ideas, comparte y
colabore con el resto de sus compañeros.

Circo Mil Sonrisas

Debes estimular y reconocer el trabajo en equipo y te recomiendo que si identificas algún roce o
conflicto entre algunos miembros de tu equipo lo resuelvas de forma inmediata con sinceridad y
honestidad. Crear metas y objetivos claros y reconocibles y siempre escuchar los comentarios de
cada miembro del equipo son claves fundamentales que nunca deben faltar. Fomenta la
cooperación entre los miembros del equipo para asegurar la sinergia de todos los recursos y
materiales que necesitan para tener éxito.

Paso 1

Si dentro de tu equipo cada miembro conoces cuales son las metas que se deben alcanzar, cuáles
son las expectativas que se depositan en cada uno de ellos, lograrás que todos lleven su rumbo sin
lograr malestares.

Establece reuniones de equipo para revisión de status y de resultados con una agenda bien
definida y tiempo establecido de cada reunión. No soy partidaria de esas empresas que emplean
horas y horas en reuniones interminables e ineficientes que a la final no llegan a nada.

Planifica las actividades por equipos. Crear un sistema de medición y retroalimentación para cada
equipo es indispensable.

Paso 2

Para poder construir un ambiente de confianza dentro de tu equipo de trabajo lo lograrás

manteniendo una comunicación frecuente y transparente entre todos y con cada uno de ellos.

Te recomiendo que mantengas reuniones individuales con cada miembro donde ellos sepan que
cuentan con un jefe que siempre estará dispuesto a escucharlos y de tener algún inconveniente
asistan a ti en el momento indicado.

Otro método que a mí me ha funcionado es crear mecanismos de retroalimentación, como

encuestas y reuniones focales donde puedan expresarse libremente y hasta colocar un “Buzón de
Sugerencias” es interesante porque creas la participación activa de ideas, no todo debe salir de ti
existen otras personas que estoy segura que te pueden aportar ideas que visto desde otra óptica
pueden ser muy exitoso.

Como líder de tu equipo debes mantener el ejemplo tanto en puntualidad, compromisos y hasta
en igualdad de condiciones.

aire libre

Paso 3

Realizar actividades de integración entre equipos, donde por ejemplo un fin de semana pueden
diseñar actividades donde se mantenga el objetivo de fortalecer los lazos de compañerismo (no
me estoy refiriendo “amiguismos”) y apoyo entre ellos.

No todo tiene que ser trabajo formal y rígido, puedes contratar una compañía especializada en
integración y motivación de equipo donde fuera de la oficina, en ambientes al aire libre se diseñan
ciertas actividades que sean divertidas, creativas e innovadoras donde por equipo se establecen
tareas y metas, y verás como a la final todos pasarán un día diferente logrando resultados eficaces
para el bienestar de la empresa y para tu equipo de trabajo.

En muchas empresas se emplean con éxito una reunión mensual para celebrar los cumpleañeros
del mes, y si consideras que hay algún miembro por alguna razón específica que debe ser
reconocido hacer una actividad fuera de la empresa donde entre todos le realicen un
reconocimiento.

Si estableces metas por equipo de trabajo debes siempre tener la certeza de cuál es el desempeño
de las evoluciones de cada uno de los integrantes, con el fin de poder reconocer a quien se lo
merece.

Paso 4

Crear programas de incentivos para premiar un buen trabajo en equipo siempre es muy motivante
y lograrás que se fomenta una competencia sana. Como te mencioné anteriormente, estos planes
de incentivos no son constantes son puntuales con principio y fin.

Tu empresa es indispensable que maneje una web con enlaces de Intranet con comunicaciones
internas que se puedan difundir dentro de la empresa, y así poder dar reconocimiento por logros
que se hayan destacado de forma favorable tanto para el empleado como para los beneficios de la
empresa.

El buzón de sugerencia es un idea fabulosa que cuando yo la implanté en una empresa que
trabajé, los integrantes de mi gerencia no solo compartía ideas y sugerencias en los proyectos y se
lean en las reuniones de status al final los más destacados; sino que también puede ser un canal
para que entre los miembros de los equipos evalúen a otros compañeros, pueden hasta incluir
opiniones de los clientes de la zona de cada uno. Y luego plasmarlo en una cartelera y premiar al
que reciba más estrellas.
Yo les quiero compartir un programa de incentivo que hice, que como el 100% de mi equipo eran
hombres, puse en la sala de ventas las metas por cada uno de los miembros, y luego al lado hice el
campo de un hipódromo de carreras de caballos, y cada pin (chinche) tenía un número y era la
representación de un caballo, y a medida cada semana que se realizaba la evaluación de los logros
de cada miembro, el caballo avanzaba y así todos de forma pública se veían como avanzaban o
como se quedaban rezagados. Realmente fue muy exitoso.

motivacion

Paso 5

Implementar tus programas a través de toda tu empresa.

Dar a conocer tus reuniones y hablar con el mayor número de socios posible durante estas
reuniones.

Crea energía en estas reuniones y tener la certeza de las actividades del equipo son una parte de la
puesta en marcha de tu programa.

Proporcionar tu pleno apoyo y responder a todas las preguntas de cada miembro de tu equipo.

Paso 6

Medir y revisar el programa de trabajo en equipo a menudo.

Obtener retroalimentación de ellos mismos y revisar su medida del programa.

Ajusta el programa, basado en la retroalimentación y medición.

Proporcionar recompensas e incentivos adicionales, según sea necesario.

Comunicarles constantemente sus objetivos de trabajo en equipo, avances y logros.

Para concluir, mi único propósito es que tus proyectos dentro de tu empresa logren un fin exitoso.
Y con el debido proceso de planificación con éstos sencillos 7 pasos básicos y un maravilloso
equipo de trabajo te puedo asegurar que lo lograrás.

Cualquier duda que tengas según sea tu caso o tipo de empresa o proyecto no dudes en
comentármelo y dejarme la pregunta aquí mismo, que te prometo que te lo responderé en un
plazo no mayor a 48 horas….