Los 7 pasos básicos en el proceso de planificación

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La planificación es el proceso de evaluación de los objetivos de tu empresa y la creación de un plan

de negocio realista; donde debes escribir tus planes de acciones acorde tus estrategias para poder
alcanzar los objetivos planteados. Al igual que en un plan de negocio, en un proceso de
planificación debes tener en cuenta dentro de tus estrategias los periodos a corto, mediano y largo
plazo. Hoy quiero que te lleves los siete pasos básicos para realizar un proceso de planificación
que implica la creación de una hoja de ruta que debe describir cada tarea que se debe realizar para
poder alcanzar tus objetivos generales.
1. Establecer Objetivos
El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación es
identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa. En esta parte debes incluir una
descripción detallada de cada meta, hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su
selección y cuáles son los resultados esperados cada una de dichas metas. Siempre lee bien siempre,
los objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos. Te voy a poner un
ejemplo de un objetivo: Aumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un período
de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior.
2. Identificación de los recursos
Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones
financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento. Por ejemplo (basándonos en el
objetivo del paso 1): Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas
personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho objetivo de aumentar
las ventas en un 25%.

3. Establecer las tareas de objetivos

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Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes,
cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con éste paso no solo
lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino que
lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal punto
que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante). Por ejemplo, si
tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las tareas
necesarias para cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde previamente ya
analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las metas trazadas,
perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el personal de ventas por meta
fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación a la motivación de mi personal se puede
complementar con: Desarrollar un plan de capacitación sobre técnicas de entrenamiento de
ventas avanzadas.

4. Priorizar objetivos y tareas

Si ya establecimos las metas, los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos,
identificado las tareas a ejecutar por objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y
tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes
deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también debes
reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas. Por
ejemplo, si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y una tarea asociada es
aumentar el personal de ventas, tu empresa necesitará cuales son los pasos en orden
cronológicos para completar los pasos para lograr ese objetivo general.

5. Crear actividades y calendario

A medida que tus gerentes van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los
proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada
actividad, sino también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su ejecución
y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos generales de la
empresa.

Es indispensable que cada superior conozca y tenga muy identificado las habilidades de cada uno
de los miembros de su equipo de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un individuo
del equipo nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo previsto
sin lograr descontentos dentro del equipo. Por ejemplo, el gerente de ventas puede asignar cuotas
mensuales de ingresos adicional como incentivo para mantener el rumbo para el objetivo de
aumentar las ventas en un 25%.
Yo sé que existen muchos gerentes que están en contra de los planes de incentivos alegando que
porque deben premiar al personal por las funciones y responsabilidades por la que han sido
contratados. Y por eso quiero aclarar que cuando me refiero a desarrollar un plan de incentivo no
es continuo, ¿qué quiero decir con esto?; que no para cada una de las funciones de mi equipo
comercial yo los voy a premiar; éstos incentivos aplicarán en determinados períodos y metas a
conseguir.

Si eres uno de aquellos gerentes que no estás de acuerdo con incentivar con ingresos adicionales a
sus salarios, pueden realizar concursos con premios como viajes para dos personas o con productos
tecnológicos que son tan necesarios para el personal de ventas como smartphones o tabletas de
buena calidad. Te lo menciono porque a mí me ha funcionado muy bien, y no solo lograrás cumplir
el objetivos, mantener motivados a tu personal, sino que crearás un ambiente sano de competencia
con la reglas claras del concurso.

6. Establecer métodos de evaluación

Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia de cómo será la metodología de
evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo
largo del período de tiempo establecido. Una de las principales razones de importancia de éste
paso, es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que si existe
algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento del objetivo general,
podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas. Por
ejemplo: Solicitar un informe mensual de la situación de progreso de cada meta a los jefes de
departamento por equipo establecido.

7. Identificar alternativas de acción

No es que quiera ser pesimista, todo lo contrario con éste último paso lo que te quiero transmitir es
prevención. Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y obtener
acontecimientos imprevistos. Y esto es muy sencillo ¿qué por qué? Porque el mercado es dinámico,
cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu control. Un
plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro
no logran ser alcanzados. Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se puedan
incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en su totalidad.

Pero vamos a estar claros, para lograr que se cumplan estos 7 pasos básico de todo proceso de
planificación, el ingrediente clave para el logro de objetivos son nuestros equipo de empleados que
estén bajo nuestra gerencia. Y te lo juro, que lo mejor es construir un fuerte equipo de trabajo.
Antes de terminar con éste artículo, quiero compartir contigo todo lo que he puesto en práctica a lo
largo de mi trayectoria comercial y de manejo de grandes equipos de trabajo de diferentes países y
culturas.

Cómo construir el trabajo en equipo

fuerte
La construcción de un fuerte trabajo de equipo comienza desde el momento que se establecen
niveles de confianza y políticas claras de comunicación. Cuando cada miembro de un equipo confía
plenamente en sus otros compañeros de trabajo donde siempre se mantiene como prioridad la
comunicación clara y frecuente, te aseguro que esto fortalecerá a todo tu trabajo en equipo. Como
responsable de tu equipo comercial debes asegurarte que cada miembro aporte ideas, comparte y
colabore con el resto de sus compañeros.

Debes estimular y reconocer el trabajo en equipo y te recomiendo que si identificas algún roce o
conflicto entre algunos miembros de tu equipo lo resuelvas de forma inmediata con sinceridad y
honestidad. Crear metas y objetivos claros y reconocibles y siempre escuchar los comentarios de
cada miembro del equipo son claves fundamentales que nunca deben faltar. Fomenta la
cooperación entre los miembros del equipo para asegurar la sinergia de todos los recursos y
materiales que necesitan para tener éxito.

Paso 1
 Si dentro de tu equipo cada miembro conoces cuales son las metas que se deben alcanzar,
cuáles son las expectativas que se depositan en cada uno de ellos, lograrás que todos lleven
su rumbo sin lograr malestares.
 Establece reuniones de equipo para revisión de status y de resultados con una agenda bien
definida y tiempo establecido de cada reunión. No soy partidaria de esas empresas que
emplean horas y horas en reuniones interminables e ineficientes que a la final no llegan a
nada.
 Planifica las actividades por equipos. Crear un sistema de medición y retroalimentación
para cada equipo es indispensable.

Paso 2
  Para poder construir un ambiente de confianza dentro de tu equipo de trabajo lo lograrás
manteniendo una comunicación frecuente y transparente entre todos y con cada uno de
ellos.
 Te recomiendo que mantengas reuniones individuales con cada miembro donde ellos sepan
que cuentan con un jefe que siempre estará dispuesto a escucharlos y de tener algún
inconveniente asistan a ti en el momento indicado.
 Otro método que a mí me ha funcionado es crear mecanismos de retroalimentación, como
encuestas y reuniones focales donde puedan expresarse libremente y hasta colocar un
“Buzón de Sugerencias” es interesante porque creas la participación activa de ideas, no todo
debe salir de ti existen otras personas que estoy segura que te pueden aportar ideas que visto
desde otra óptica pueden ser muy exitoso.
 Como líder de tu equipo debes mantener el ejemplo tanto en puntualidad, compromisos y
hasta en igualdad de condiciones.

Paso 3
 Realizar actividades de integración entre equipos, donde por ejemplo un fin de semana
pueden diseñar actividades donde se mantenga el objetivo de fortalecer los lazos de
compañerismo (no me estoy refiriendo “amiguismos”) y apoyo entre ellos.
 No todo tiene que ser trabajo formal y rígido, puedes contratar una compañía especializada
en integración y motivación de equipo donde fuera de la oficina, en ambientes al aire libre
se diseñan ciertas actividades que sean divertidas, creativas e innovadoras donde por equipo
se establecen tareas y metas, y verás como a la final todos pasarán un día diferente logrando
resultados eficaces para el bienestar de la empresa y para tu equipo de trabajo.
 En muchas empresas se emplean con éxito una reunión mensual para celebrar los
cumpleañeros del mes, y si consideras que hay algún miembro por alguna razón específica
que debe ser reconocido hacer una actividad fuera de la empresa donde entre todos le
realicen un reconocimiento.
 Si estableces metas por equipo de trabajo debes siempre tener la certeza de cuál es el
desempeño de las evoluciones de cada uno de los integrantes, con el fin de poder reconocer
a quien se lo merece.

Paso 4
 Crear programas de incentivos para premiar un buen trabajo en equipo siempre es muy
motivante y lograrás que se fomenta una competencia sana. Como te mencioné
 anteriormente, estos planes de incentivos no son constantes son puntuales con principio y
fin.
 Tu empresa es indispensable que maneje una web con enlaces de Intranet con
comunicaciones internas que se puedan difundir dentro de la empresa, y así poder dar
reconocimiento por logros que se hayan destacado de forma favorable tanto para el
empleado como para los beneficios de la empresa.
 El buzón de sugerencia es un idea fabulosa que cuando yo la implanté en una empresa que
trabajé, los integrantes de mi gerencia no solo compartía ideas y sugerencias en los
proyectos y se lean en las reuniones de status al final los más destacados; sino que también
puede ser un canal para que entre los miembros de los equipos evalúen a otros compañeros,
pueden hasta incluir opiniones de los clientes de la zona de cada uno. Y luego plasmarlo en
una cartelera y premiar al que reciba más estrellas.
 Yo les quiero compartir un programa de incentivo que hice, que como el 100% de mi equipo
eran hombres, puse en la sala de ventas las metas por cada uno de los miembros, y luego al
lado hice el campo de un hipódromo de carreras de caballos, y cada pin (chinche) tenía un
número y era la representación de un caballo, y a medida cada semana que se realizaba la
evaluación de los logros de cada miembro, el caballo avanzaba y así todos de forma pública
se veían como avanzaban o como se quedaban rezagados. Realmente fue muy exitoso.

Paso 5
 Implementar tus programas a través de toda tu empresa.
 Dar a conocer tus reuniones y hablar con el mayor número de socios posible durante estas
reuniones.
 Crea energía en estas reuniones y tener la certeza de las actividades del equipo son una
parte de la puesta en marcha de tu programa.
 Proporcionar tu pleno apoyo y responder a todas las preguntas de cada miembro de tu
equipo.

Paso 6
 Medir y revisar el programa de trabajo en equipo a menudo.
 Obtener retroalimentación de ellos mismos y revisar su medida del programa.
  Ajusta el programa, basado en la retroalimentación y medición.
 Proporcionar recompensas e incentivos adicionales, según sea necesario.
 Comunicarles constantemente sus objetivos de trabajo en equipo, avances y logros.

Para concluir, mi único propósito es que tus proyectos dentro de tu empresa logren un fin exitoso.
Y con el debido proceso de planificación con éstos sencillos 7 pasos básicos y un maravilloso
equipo de trabajo te puedo asegurar que lo lograrás.

Cualquier duda que tengas según sea tu caso o tipo de empresa o proyecto no dudes en
comentármelo y dejarme la pregunta aquí mismo, que te prometo que te lo responderé en un plazo
no mayor a 48 horas…. Y recuerda siempre!!!