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1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental
Administración
Etapas de un plan
dede
la cartera
comunicación
estratégica
Contenido
1 Actualización de la información
2 Cobranza
3 Calificación de la cartera
Cada etapa tiene unos procesos claramente definidos. Por esto, se analizará en detalle la
administración de la cartera en sus primeras etapas de vencimiento, la evaluación y la calificación de la
cartera y el procedimiento a efectuar cuando el cliente cancela la totalidad de la obligación y, si es el
caso, liberar o cancelar las garantías dadas por el cliente (hipoteca, prenda, etc.).
1. Actualización de la Información
Es necesario que las entidades financieras mantengan actualizada la información de los clientes, por
tal motivo, es muy importante conservar un contacto directo con el cliente y que cualquier cambio
que este presente sea notificado inmediatamente. La actualización debe corresponder a los siguientes
aspectos:
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Si es el caso de una persona jurídica, validar periódicamente la existencia de la misma en el sitio
físico de la empresa, revisar si al realizar la visita se detecta alguna irregularidad que implique
riesgo para el establecimiento bancario (instalaciones para uso diferente a su objeto social,
cambio en la infraestructura de las instalaciones etc.) o cualquier otra circunstancia que implique
mayor vulnerabilidad en el cumplimiento de las obligaciones de los clientes, así como identificar
los clientes de difícil localización o de los cuales no se puede obtener información que permita
efectuar algún seguimiento, traslado de ciudad o de país, etc. También es importante tener la
información actualizada de las referencias personales, familiares, comerciales, financieras, que
faciliten el contacto con el deudor.
»» Información financiera: es necesario que los clientes actualicen la información financiera (se
recomienda una vez al año) ante hechos que afecten su condición económica. Por ejemplo,
despido de trabajo, renuncia, menores ingresos, cambio de empresa, cambio de actividad
económica, etc. Ante deterioro en la situación financiera de los clientes, los bancos deben
actuar diligentemente, con el fin de poder ofrecer diferentes alternativas de acuerdo con su
condición actual y su flujo de efectivo para el pago de los créditos. Actualmente se contempla
la redefinición de los créditos (no es obligatorio que los bancos la apliquen), en la cual se
contempla que las obligaciones se puedan ajustar a la nueva situación financiera de los deudores
sin que esto conlleve a una reestructuración del crédito, es decir que lo que se busca es
flexibilizar el pago de las obligaciones, con modificaciones en las condiciones (por ejemplo, a
través de mayores plazos, cambio de periodicidad en el pago de las cuotas, etc.). Esta medida
también favorece a los bancos en la medida en que no implica un deterioro en los índices de
cartera vencida. Si el cliente incumple las nuevas condiciones y presenta una mora de treinta
días o más, se considera una reestructuración del crédito, con los reportes negativos en las
centrales de riesgo.
»» Con relación a la situación financiera de los clientes, es importante revisar aquellos aspectos
más representativos, entre los cuales se pueden destacar los siguientes: en el caso de una
persona natural, el nivel actual de ingresos, si presenta un crecimiento o una reducción en los
pasivos, el total de activos y en que están representados (inmuebles, inversiones, vehículos,
etc.) y si son consistentes con el valor de mercado. Para el caso específico de las empresas, la
actualización de la información financiera debe ser más rigurosa, por lo cual se deben exigir los
estados financieros del último periodo gravable y de corte intermedio no mayor a tres meses,
si bien el cliente puede estar al día con las obligaciones (con la misma entidad o con otras) se
deben examinar aquellas razones financieras o variables cuantitativas que permitan realizar un
diagnóstico financiero más amplio mediante los indicadores o razones financieras de liquidez,
actividad, rentabilidad, endeudamiento, variaciones o tendencias en ventas, gastos, utilidades,
activos, pasivo, patrimonio, ebitda, y cualquier indicador macroeconómico que incida en el
desarrollo de la empresa o del sector económico. De igual forma, es fundamental revisar
cambios presentados en la legislación nacional o cambios presentados en las operaciones de
comercio exterior si la empresa realiza ventas al exterior o compra materias primas importadas.
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2. Cobranza
Con el propósito mantener la cartera al día y evitar impactos negativos en los estados de
resultados, los bancos deben emprender una gestión proactiva y efectiva desde el momento del
desembolso del préstamo hasta la cancelación total del mismo. La labor de la cobranza corresponde
a un conjunto de acciones y medidas para ser aplicadas adecuadamente y oportunamente, con el fin
de recuperar rápidamente los créditos, de tal manera que se pueda continuar con la dinámica del ciclo
de crédito y las entidades puedan conceder nuevos créditos a los actuales o potenciales clientes. En la
administración de la cartera se consideran las siguientes etapas:
2.1.
2.2.
Administrativa: una vez el cliente presente incumplimiento en el pago de las obligaciones, se debe
entablar un contacto directo con el deudor (correo electrónico, mensaje de texto, llamada telefónica,
visita), con el fin de conocer las causas o razones que originaron el no pago de la obligación; esta labor
generalmente recae en los funcionarios de la propia entidad financiera. Se le informa al cliente que
ya se generan los intereses de mora, pero no incurre en gastos de honorarios y tampoco se originan
reportes negativos en las centrales de riesgo (si no presenta mora mayor a treinta días); es importante
acordar una fecha de pago y que exista el compromiso por parte del deudor.
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Los establecimientos bancarios deben capacitar a los funcionarios para garantizar una labor efectiva
en la recuperación de los préstamos, entablar un trato adecuado y respetuoso con los clientes, aplicar
tácticas y técnicas de cobranza, saber manejar las argumentaciones y objeciones de los clientes,
distinguir los diferentes tipos de clientes, utilizar un lenguaje adecuado y con pleno dominio de los
aspectos legales.
Se debe realizar una segmentación adecuada de los clientes, la cual no está solo en función de la mora
de las obligaciones, sino también del monto de la deuda, el conocimiento que tengan los funcionarios
de los clientes (no todos son iguales), la capacidad de pago y la solvencia que posea el deudor.
Si en un comienzo, el objetivo principal es la retención del cliente, en la medida que pasen los días
y este incumpla con los acuerdos, el objetivo se direcciona a la recuperación de la cartera. Una
clasificación general de los clientes que los funcionarios deben diferenciar para realizar una efectiva
labor del cobro de la cartera está conformada así:
»» Los clientes que quieren pagar y pueden pagar: son los clientes más fáciles de tratar; la labor
de la cobranza se encamina a una adecuada negociación (de acuerdo con las herramientas y
mecanismos que tenga el banco), en las cuales se busca ajustar las condiciones de pago del
deudor (fechas de vencimiento, cambio de periodicidad en el pago). En este caso existe una alta
probabilidad del pago total de la deuda.
»» Los clientes que quieren pagar y no pueden pagar: para estos clientes se puede redefinir el
crédito; el incumplimiento en sus obligaciones generalmente obedece a causas o hechos
imprevistos y/o a factores externos, por ejemplo, desempleo, calamidad familiar, gastos
imprevistos, etc. Es el caso de las empresas con bajo nivel de ventas, aumento de cartera
vencida de los clientes, mayor competencia, inversiones erradas, los gastos son mayores a sus
ingresos, etc. En estos casos es necesario tomar oportunamente una decisión rápida y efectiva,
que se ajuste a las nuevas condiciones financieras del cliente; si estas no cambian, existe también
buena probabilidad del pago de las obligaciones.
»» Los clientes que no quieren pagar y pueden pagar: esta circunstancia se puede presentar
por un problema de calidad de servicio o de atención al no brindarse toda la información
oportunamente al cliente. Por ejemplo, en el cobro que por diferentes motivos no se le
comunicó en el otorgamiento del préstamo y antes del desembolso, tales como el pago de
seguros, comisiones por FNG o FAG, comisiones por asistencias técnicas, estudios de títulos o
jurídicos, pagos de cuotas no aplicadas, etc., los cuales generan malestar e inconformidad en los
clientes.
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Para estos casos se deben adoptar medidas conducentes a evitar estas situaciones y que pueden
conducir a riesgos de tipo legal y/o reputacional. En el caso de que el motivo del no pago de los
clientes simplemente obedezca a falta de voluntad de pago y/o negligencia del deudor, la entidad
debe emprender acciones drásticas conducentes a recuperar a la mayor brevedad la cartera
vencida; este precedente se debe considerar si el cliente vuelve a realizar una nueva solicitud de
crédito.
»» Los clientes que no quieren pagar y no pueden pagar: en estos casos se pudo presentar el
problema en el otorgamiento del crédito al tomar una decisión errada en la aprobación del
crédito (monto mayor a su capacidad de pago, flexibilidad en las políticas de crédito, no
se exigieron las garantías necesarias, etc.). También puede obedecer a la presentación de
información y/o documentación falsa o a clientes que no cuentan con la suficiente experiencia
crediticia y tienen mal comportamiento de pago. Antes de iniciar una acción jurídica se deben
validar los activos y/o fuentes de ingresos del deudor, que correspondan a la realidad y que
conlleven al pago parcial o total de la deuda, con el fin de evitar costos innecesarios en un
proceso jurídico que implique mayores gastos y no se recupere la cartera.
En esta etapa administrativa se ofrecen algunas ventajas para las instituciones y para los clientes, tales
como:
• Se involucra al personal del banco alineando los objetivos de este; al tener la información de los
clientes se puede efectuar una cobranza predictiva.
2.3.
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Si bien es cierto que el principal activo de un banco está en la cartera de crédito y se requiere de un
adecuado y estricto seguimiento para evitar deterioro y que se eleven los montos y los índices de
cartera vencida, que afectan los resultados financieros de los establecimientos bancarios, es muy
importante que la labor de cobranza efectuada por las firmas especializadas y/o funcionarios de la
entidad correspondan a buenas prácticas y que no impliquen estrategias inapropiadas para el recaudo
de las obligaciones. Es importante entonces evitar llamadas a horas inadecuadas, medidas de presión
e intimidación como la fuerza física, la humillación, uso de lenguaje soez y ofensivo, publicaciones en
diferentes medios de amplia circulación, envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones
comerciales con el deudor o aquellos terceros que no son parte de la relación crediticia. Si se acude
a localizar al deudor a través de las referencias dadas por este en la solicitud de crédito, no se debe
suministrar ninguna información sobre la mora y el proceso de la gestión de la cobranza; la legislación
protege a los consumidores financieros para que sean respetados y no sean víctimas de estas
prácticas.
Los bancos deben comunicar a los clientes que se dará inicio (ante el no pago de la obligación) al
proceso de gestión para la recuperación de la cartera, la cual debe contener los siguientes datos:
el valor adeudado, fecha de vencimiento de la obligación, el nombre y el teléfono de la empresa
y/o persona encargada de la gestión, informar los gastos de la cobranza y si se efectúa reporte a las
centrales de información.
Para poder efectuar el cobro de gastos de cobranza, se debe evidenciar y sustentar la acción
emprendida por la empresa y que implique una actividad real que conlleve a la recuperación de la
cartera. Estos cobros deben ser proporcionales a la gestión realizada. Si no se observa una actividad
tendiente a procurar el pago de la cartera, no se autoriza el cobro de los gastos de cobranza (el solo
hecho de registrar la mora no implica el pago de honorarios automáticamente).
Cuando el deudor efectúe el pago de la obligación, si este lo solicita, se debe expedir la aplicación del
pago en forma desagregada; así mismo, si es por cancelación total de la deuda, la entidad financiera
le expide el paz y salvo, aclarando que la permanencia del reporte negativo en las centrales de
información serán los establecidos por la ley (el doble del tiempo de la mora de la obligación, sin que
exceda a cuatro años). Si el deudor efectúa un abono de la obligación, se debe informar el orden en la
aplicación del pago.
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Si las empresas están facultadas por la entidad financiera para realizar acuerdos con los deudores,
estos deben ceñirse a la situación financiera del cliente; se deben respetar los términos acordados,
dar constancia al cliente del acuerdo de pago a través de cualquier medio verificable legalmente y en
el que consten las condiciones. Se deben acatar los plazos y verificar el cumplimiento en el pago por
parte del deudor y comunicar de dicho acuerdo inmediatamente a la entidad financiera.
Los establecimientos bancarios deben llevar un registro actualizado de los clientes que fueron
remitidos a las empresas de cobranza externas y a su vez deben guardar los informes y/o reportes
enviados por dichas empresas con las acciones emprendidas y los resultados obtenidos de su
gestión (está prohibido que estas empresas subcontraten para realizar el cobro de las obligaciones).
De otra parte, si el deudor manifiesta alguna inconformidad o desacuerdo con la liquidación de la
obligación vencida por cualquier concepto, o manifiesta que se le están vulnerando los derechos, la
entidad financiera y/o la empresa de cobranza le debe comunicar que puede acudir al defensor del
consumidor financiero del banco para exponer los motivos de su petición y/o desacuerdo, y cuáles son
las pretensiones de este, tales como reintegro de sumas que considere se pagó de más por liquidación
errada, retiro en el reporte suministrado a las centrales de información, mal trato por parte de los
funcionarios, etc.
Para los créditos de vivienda, la ley establece que los gastos inherentes en la etapa prejudicial están a
cargo de las entidades financieras y que el deudor debe asumir los gastos a partir del momento en el
cual la entidad financiera presente la demanda y el cobro judicial estará a cargo del deudor.
¿Sabía que...?
La Superintendencia Financiera recomienda a las entidades financieras vigiladas como
una buena práctica que incluya en los contratos de una manera explícita con lenguaje
claro y sencillo que, en caso de incurrir en mora en el pago de las obligaciones, los
deudores deberán asumir los costos propios de la gestión de la cobranza (por empresas
externas o si es realizada por la propia entidad). También es pertinente para las entidades
publicar, a través de diferentes medios, las tarifas diferenciadas según la altura de mora
y/o los montos de capital vencido.
Los deudores solidarios, avalistas o codeudores, deben responder y asumir las
obligaciones contraídas por el deudor principal en caso de incumplimiento de los
créditos, con el consecuente reporte negativo en las centrales de información.
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3. Calificación de la cartera
Como parte integral en la administración de la cartera en la implementación del Sistema de
Administración de Riesgo Crediticio, la Superintendencia Financiera exige que las entidades
financieras realicen la calificación de la cartera. Para tal efecto, las modalidades contempladas por la
SFC son las siguientes:
»» Créditos de consumo.
»» Créditos comerciales.
»» Créditos de vivienda.
»» Microcréditos.
Cada una de estas modalidades de crédito se puede subdividir en portafolios.
Las entidades financieras deben realizar un permanente y continuo monitoreo a los créditos, así como
a la calificación que se le otorgue. Los establecimientos bancarios son autónomos en la adopción de
modelos internos que apliquen las metodologías con criterios técnicos para su aplicación; no obstante,
debe establecer el cálculo de la pérdida esperada por la exposición al riesgo. Así mismo, a través del
comportamiento histórico de los diferentes portafolios ofrecidos por la entidad con su respectivo
comportamiento de pago, estos modelos deben ser autorizadas por la SFC para su implementación.
Los modelos deben apuntar a dar señales de alerta temprana a través del análisis de diferentes
variables que conlleven a que las entidades financieras reduzcan las provisiones de cartera, lo
cual ocasiona un gasto en el estado de resultados integral. Por tal motivo, es necesario efectuar
seguimiento en el comportamiento de pago de las obligaciones (internas y externas), en el
desempeño del sector económico y en las variables macroeconómicas más representativas, como la
trayectoria de la empresa en el mercado, la vigencia de las garantías constituidas y su valor comercial
(si aplica), los estados financieros actualizados con las respectivas notas y evidenciar algún deterioro
que pueda significar una cesación de pagos del deudor, ya sea en la estructura financiera si ha
presentado cobros prejurídicos, reestructuraciones u otras consideraciones.
De acuerdo con el ente regulador, estas metodologías se deben evaluar dos veces al año (mayo-
noviembre), con el propósito de establecer la idoneidad y relevancia de las variables analizadas. De
igual manera, se debe probar en escenarios de condiciones extremas y medir si son suficientes los
niveles de cubrimiento de las provisiones ante eventuales situaciones adversas y con respecto a las
pérdidas efectivamente presentadas. Los resultados obtenidos deben ser presentados a la junta
directiva del establecimiento bancario por parte del representante legal, con las conclusiones, análisis
y recomendaciones. Por regla, los bancos deben efectuar como mínimo una provisión del 1% del total
de su cartera.
Los deudores de los créditos se califican en cada una de las siguientes categorías, de acuerdo con lo
establecido por la SFC, así:
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»» Categoría A - Riesgo Normal, corresponde a aquellos créditos que reflejan una estructuración y
atención apropiadas. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja de las empresas
o proyectos, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada
en términos de monto, plazo y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender
los pagos requeridos.
»» Categoría B - Riesgo Aceptable, corresponde a aquellos créditos que están aceptablemente
atendidos y protegidos, pero existen debilidades que potencialmente pueden afectar transitoria
o permanentemente la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja de la empresa o
proyecto. De esta forma, de no ser corregidas oportunamente, estos riesgos llegarían a afectar
el normal recaudo del crédito.
»» Categoría D - Riesgo Significativo, corresponde a aquellos créditos de difícil cobro y que tienen
la característica de ser deficientes en mayor grado, de tal manera que la probabilidad de recaudo
es altamente dudosa.
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Tabla 3. Condiciones para estar en categoría D
Las entidades financieras deben clasificar en categorías de mayor riesgo a los deudores si estos
presentan mayor riesgo por otros factores, independientemente de que cumplan las condiciones
anteriores. De otra parte, se dejarán de causar intereses y no se reflejarán en el estado de resultados
integral de los bancos hasta tanto el deudor haya cancelado la obligación (se deberán registrar en
cuentas de orden), según las siguientes alturas de mora:
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4. Cancelación de la obligación - liberación de garantías
Si el deudor cancela de manera normal la totalidad de la obligación, se cumple con el ciclo perfecto
de crédito y el establecimiento bancario continúa con su proceso y vuelve a otorgar préstamos.
Si el deudor así lo estima, se le expide certificación de paz y salvo por todo concepto; si se tienen
constituidas garantías a favor del banco se debe solicitar la liberación de la misma. En aquellos casos
en los cuales se registró para darle prelación al acreedor, tales como la hipoteca, la prenda, los títulos
valores, las garantías mobiliarias, etc., y que los activos no presenten limitación alguna, con lo cual los
propietarios de los activos los puedan enajenar u ofrecer a otros acreedores sin ninguna restricción,
se informa a dichas entidades por parte del banco de la cancelación de la obligación del deudor y no
puedan ser utilizadas posteriormente.
Cómo mejorar...
En el riesgo de crédito es importante para los establecimientos de crédito la
administración de la cartera a través de un seguimiento y control eficaz que permita
mitigar el riesgo, mediante unas metodologías que incluyan diversas variables para su
análisis (financieras, económicas, cualitativas, etc.) y que pueden afectar la capacidad de
pago del deudor o que definitivamente este entre en cesación de pagos, lo que afecta
negativamente a los bancos en sus estados financieros.
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Referencias
Córdoba, P. (2015). Mercado de Valores. Recuperado de https://ebookcentral-proquest-com.
loginbiblio.poligran.edu.co
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