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COMO ELABORAR UN PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA

CARTERA DE CRÉDITOS.

El manejo de la cartera de una entidad que en muchos casos se convierte en el

activo más importante requiere de una atención permanente, no solo de la
Dirección General sino específicamente de los directores de las oficinas y en
general de todo el personal de la entidad.

 Es importante tener en cuenta que la cartera forma parte del capital de trabajo de
la institución, lo cual genera un costo financiero oculto, un costo de oportunidad,
que como tal requiere de la mejor administración.

Dentro del marco de una Moderna Administración Empresarial, la correcta

administración de la cartera es un proceso básico y representa para la empresa
una herramienta fundamental para su desarrollo y éxito económico.

La administración de la cartera tiene características especiales: Sus

procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo
en cuenta los elementos que conforman su engranaje.

Esto exige  que la administración de la cartera sea eficiente. Esta eficiencia se

puede lograr mediante una administración científica en donde se integren las
funciones del proceso administrativo: Planeación, Organización, Ejecución,
Dirección y Control.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy
ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta
respuesta a sus inquietudes.

Estos procesos administrativos deben ser objeto de una revisión permanente, a

través de procesos de mejoramiento continuo, con el fin de garantizar su agilidad
y eficiencia.

Uno de los factores fundamentales y quizá el más importante de las funciones de

la administración de la cartera es la Planeación. A través de ella es posible
determinar hacia donde se quiere llegar y la manera de hacerlo, es decidir
determinar con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quiénes
deberán hacerlo.

Para elaborar un plan de administración de la cartera además de las etapas y

principios generales de la administración es importante tener en cuenta las
normas institucionales y el perfil de las personas que se desempeñan en esta
área.

En concordancia con los preceptos anotados anteriormente a continuación

presentamos una serie de variables que permitan en esta etapa el seguimiento del
cliente, observando el desarrollo de sus actividades y detectar las dificultades que
presenten su debida oportunidad a fin de aplicar los correctivos que faciliten el
retorno del crédito concedido. Veamos algunas de ellas:

 
El programa de administración de cartera debe prepararse mensualmente con las
siguientes premisas;

1-    Es necesario establecer un objetivo general y uno o varios específicos,

estos elementos nos establecen determinadas bases de los resultados que
buscamos.

2-    El programa de administración de cartera debe ser preparado con la

intervención directa de los funcionarios que lo van a desarrollar, Es
prudente escuchar las diversas opiniones de  cada uno de ellos. Una vez
concertado debe iniciarse su desarrollo y los directores del área o director
de oficina ejercer los controles que se hayan establecido.

3-    tome de la base de datos todos los créditos que tengan vencimiento en
el mes siguiente.

4-    Con quince (15) de anticipación al vencimiento prepare una

comunicación escrita en la cual registre el vencimiento y el valor de la cuota
respectiva (Recordatorio del vencimiento) y remítala al deudor. No olvide
insertar un párrafo que motive al deudor a atender oportunamente el pago
respectivo. Esta acción debe realizarse entre el 20 y 22 de cada mes para
vencimientos que ocurren entre el 1 el 15 del mes siguiente y entre el 1 y 2
para créditos con vencimientos entre el 16 y el 30 del mes.

5-    Seleccione los créditos teniendo en cuenta los siguientes factores:

          Calidad del cliente y actividad que realiza

         Vencimiento

         Valor

         Historial crediticio del cliente.

6-    Para los créditos de cuantía intermedia realice una llamada telefónica
dos días antes del vencimiento invitando al cliente a efectuar el pago
correspondiente. Recuerde, el mensaje entregado  debe ser conciliatorio y
motivante encaminado a estrechar las relaciones comerciales con el
cliente.

7-    Distribuya entre todos los funcionarios del área del cartera, vale la pena
tener en cuenta la experiencia del funcionario, la calidad del cliente y la
cuantía para hacer la asignación respectiva.

8-    Para créditos de cuantía significativa prepare una visita comercial a las
instalaciones del cliente encaminada a observar el comportamiento de la
actividad del cliente, adicionalmente para invitarlo a cumplir el compromiso
adquirido y como en el caso anterior para estrechar las relaciones
comerciales con el cliente y en lo posible para incrementar los negocios
entre las dos partes
  

9-    Verifique diariamente el pago de las cuotas, si el deudor  no cumple el

compromiso al día siguiente o a más tardar el segundo o tercer día proceda
a realizar una llamada telefónica recordándole el compromiso adquirido y la
importancia de atender el crédito oportunamente,

10- Si con las acciones anteriores no se obtiene el pago, insista por todos
los medios hasta conseguir el objetivo propuesto, el cual no es más que
conseguir el pago y mantener en un alto nivel las relaciones comerciales
con el deudor, fuente fundamental del  negocio.

11- El programa de administración de la cartera en todos los casos debe

estar sujeto a las etapas de la administración: Planeación, Ejecución
Dirección y Control. Los directores de las oficinas, del área de crédito y
cartera y en general todos los funcionarios de la entidad deben participar
activamente en el desarrollo del programa.

12- El programa debe contener acciones de motivación y porque no

incentivos económicos para los funcionarios que intervienen en su
desarrollo, es importante establecer metas claras, flexibles y realizables,
esto con el propósito de mantener un adecuado clima laboral.

Para cumplir con las exigencias y normas para la administración y recuperación

de la cartera es necesario que esta área sea dotada de recursos humanos físicos :
 

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

El departamento de crédito y cartera en la mayoría de empresas depende

funcional y administrativamente de la Gerencia General o Gerencia Financiera,
por cuanto tienen que ver con el uso y aplicación de fondos y el recaudo de los
mismos.

El área de cartera debe estar dotado de las siguientes  áreas funcionales:

      Atención al cliente.

      Cobranza telefónica y escrita.

      Localización de clientes.

      Controles estadísticos.

      Manejo de documentos por cobrar.

      Cobranza prejudicial.

      Cobranza judicial y su control.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

Una de las principales funciones del Departamento de Cartera es la

administración de la cartera; es decir, que ésta se recupere dentro de los plazos
establecidos, además debe realizar las siguientes:

      Elaboración de informes que reflejen los estados de la cartera.

      Manejo de las relaciones con las demás áreas de la compañía.

      Realizar la cobranza en las diferentes etapas del crédito.

      Servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago
irregular.

      Elaboración de informes a las centrales de riesgo.

      Control de acuerdos de pagos que se pacten con los clientes.

      Elaborar la programación de actividades que tengan interrelación con las

demás áreas.

      Traslado oportuno de las obligaciones en mora para su cobro jurídico.

      Control estadístico de la cartera, tanto vigente como vencida.

      Control de las obligaciones al cobro jurídico.

      Responder en coordinación con la persona encargada del archivo por la

carpeta del cliente que contiene toda la información, desde la solicitud de
crédito hasta la información  total de la administración del crédito

      Vigilar permanentemente el buen recaudo de la cartera.

      Actualizar diariamente el sistema de cartera con base en los pagos

efectuados.
      Conciliar con el cliente su estado de cuenta en caso de requerimientos

      Enviar periódicamente el estado del crédito al cliente

      Preparar y coordinar el desarrollo de los programas de cobranza jurídica

      Atender a los clientes que vayan diariamente a pagar sus cuentas
directamente a la oficina

      Elaborar mensualmente un presupuesto de recaudos, con base en los

informes generados por el sistema y pasarlo a la gerencia financiera para su
evaluación, aprobación y control

      Dar las referencias solicitadas por los clientes, siempre sometidas
estrictamente al manejo real de su crédito

      Obtener los documentos necesarios para respaldar el castigo de la cartera

anual acordado con la Dirección General.

      Revisar cuidadosamente toda la correspondencia recibida de los clientes y

dar el trámite correspondiente controlando  su atención en el menor tiempo
posible.

      Atender de manera oportuna, precisa y amable toda la información que

reclamen los clientes en relación con el manejo de sus cuentas con la entidad.

      Mantener actualizada en forma permanente toda la información del cliente:

Razón  Social, dirección, teléfono, cupo, Nit, socios o accionistas, certificado de
Cámara de Comercio, información financiera (Balance General y Estado de
Resultados), garantías, etc.

      Determinar las cuentas de difícil recaudo y presentar el informe a la

dirección general.
       Sugerir la actualización de los manuales de cartera y cobranza y en general
de las políticas del área.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

El departamento de cartera debe  tener trazados unos objetivos claros que le

permitan medir  la efectividad de su labor, los más importantes, pueden ser:

      Rotación de cartera.

      Monto de recaudos (Presupuesto de cobranza)

      Racionalización de los costos de cobranza.

      Disminución de cuentas incobrables.

Uno de los principales objetivos de la administración de la cartera es lograr la

oportuna rotación de la cartera; es decir, que ésta se recupere dentro de los
plazos establecidos.

De los costos depende, en el curso futuro, los procedimientos que se hayan de

implantar para la recuperación de la cartera.

Los principales rubros que se deben tener en cuenta son:

      Salarios
      Honorarios

      Portes

      Arriendos

      Servicios Públicos

      Útiles de oficina

      Pérdida de cuentas

El director de cartera mensualmente debe obtener el monto de las cuentas

incobrables y analizar;  porqué se presentan, cómo disminuirlas, están dentro de
los márgenes aceptables;  han decrecido o aumentado, y cuál es la comparación
con períodos anteriores semejantes.

Debe analizar cómo se está decidiendo el crédito;  si los estudios son deficientes,
si se están realizando, o sencillamente existe mal otorgamiento.

Igualmente debe observar cómo está funcionando la administración de cartera:

Existe o es deficientes en su análisis. ¿Existen adecuados planes y programas de
recuperación de cobranzas utilizadas? ó sencillamente no se han implementado?

¿Los controles establecidos son suficientes y eficientes? ¿La cobranza se realiza

con la participación de todo el equipo de la administración? ¿La acción de los
cobradores  es eficiente?  Como son las técnicas

Una de las mejores formas de disminuir la cartera vencida se puede dar

mejorando:

      La calidad de los préstamos.

      La administración de la cartera.

      La buena gestión de cobranza.

A continuación presentamos  una base de datos, con ella debe  prepararse un

programa de administración de cartera. Aplique en lo posible todas las
recomendaciones anteriores.

NOMBRE DEL CLIENTE         ACTIVIDAD              VENC.           VALOR 

Leonor Restrepo                        Comerciante            2-04-08         10.000.000.

Camilo Camargo                                    Industrial                   2-04-08        

25.000.000

Distribuidora Comercial                        Comerciante            1-04-08        

30.000.000

Isabel Ariza                                 Empleada                 2-04-08           8.900.000

Abraham Restrepo                    Empleado                   3-04-08          5.000.000

Ricardo Sarmiento                     Comerciante            15.04-08        17.000.000

Ernesto Camargo                       Independiente         22-04-.08         5.000.000

Carmen León                             Abogada                   13-04-08       10.000.000

Patricia Valderrama                   Comerciante              8.04.08           6.800.000

Paola Quiroga                            Estudiante                  6.04.08              500.000

Luz Marina Ariza                                   Empleada                 20.04.08          

3.000.000

Distribuidora Electrolux                        Comercio                  19-04-08       

28.000.000  

Agustín Pardo                            Independiente           5-04-08           4.000.000

Hugo Hinostroza                                   Comerciante              7.04.08       

30.000.000

Pasto Cisneros                           Industrial                   28-0408        50.000.000