MODULO: MANEJO DE LA CARTERA FINANCIERA

DOCENTE: JENNY SUSANA AFANADOR FUENTES

MATERIAL DE APOYO, TALLER 1

COMO ELABORAR UN PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITOS.

El manejo de la cartera de una entidad que en muchos casos se convierte en el activo más importante requiere de una
atención permanente, no solo de la Dirección General sino específicamente de los directores de las oficinas y en general
de todo el personal de la entidad.

Es importante tener en cuenta que la cartera forma parte del capital de trabajo de la institución, lo cual genera un costo
financiero oculto, un costo de oportunidad, que como tal requiere de la mejor administración.

Dentro del marco de una Moderna Administración Empresarial, la correcta administración de la cartera es un proceso
básico y representa para la empresa una herramienta fundamental para su desarrollo y éxito económico.
La administración de la cartera tiene características especiales: Sus procedimientos son específicos; en ellos se deben
seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.

Esto exige que la administración de la cartera sea eficiente. Esta eficiencia se puede lograr mediante una administración
científica en donde se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación, Organización, Ejecución, Dirección
y Control.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al
deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes.

Estos procesos administrativos deben ser objeto de una revisión permanente, a través de procesos de mejoramiento
continuo, con el fin de garantizar su agilidad y eficiencia.

Uno de los factores fundamentales y quizá el más importante de las funciones de la administración de la cartera es la
Planeación. A través de ella es posible determinar hacia donde se quiere llegar y la manera de hacerlo, es decidir
determinar con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quiénes deberán hacerlo.

Para elaborar un plan de administración de la cartera además de las etapas y principios generales de la administración
es importante tener en cuenta las normas institucionales y el perfil de las personas que se desempeñan en esta área.

En concordancia con los preceptos anotados anteriormente a continuación presentamos una serie de variables que
permitan en esta etapa el seguimiento del cliente, observando el desarrollo de sus actividades y detectar las dificultades
que presenten su debida oportunidad a fin de aplicar los correctivos que faciliten el retorno del crédito concedido.
Veamos algunas de ellas:

El programa de administración de cartera debe prepararse mensualmente con las siguientes premisas;

1- Es necesario establecer un objetivo general y uno o varios específicos, estos elementos nos establecen
determinadas bases de los resultados que buscamos.

2- El programa de administración de cartera debe ser preparado con la intervención directa de los funcionarios
que lo van a desarrollar, Es prudente escuchar las diversas opiniones de cada uno de ellos. Una vez
concertado debe iniciarse su desarrollo y los directores del área o director de oficina ejercer los controles que
se hayan establecido.

3- tome de la base de datos todos los créditos que tengan vencimiento en el mes siguiente.

4- Con quince (15) de anticipación al vencimiento prepare una comunicación escrita en la cual registre el
vencimiento y el valor de la cuota respectiva (Recordatorio del vencimiento) y remítala al deudor. No olvide
insertar un párrafo que motive al deudor a atender oportunamente el pago respectivo. Esta acción debe
realizarse entre el 20 y 22 de cada mes para vencimientos que ocurren entre el 1 el 15 del mes siguiente y
entre el 1 y 2 para créditos con vencimientos entre el 16 y el 30 del mes.

5- Seleccione los créditos teniendo en cuenta los siguientes factores:

 Calidad del cliente y actividad que realiza
 Vencimiento
 Valor
 Historial crediticio del cliente.

6- Para los créditos de cuantía intermedia realice una llamada telefónica dos días antes del vencimiento invitando
al cliente a efectuar el pago correspondiente. Recuerde, el mensaje entregado debe ser conciliatorio y
motivante encaminado a estrechar las relaciones comerciales con el cliente.

7- Distribuya entre todos los funcionarios del área del cartera, vale la pena tener en cuenta la experiencia del
funcionario, la calidad del cliente y la cuantía para hacer la asignación respectiva.

8- Para créditos de cuantía significativa prepare una visita comercial a las instalaciones del cliente encaminada a
observar el comportamiento de la actividad del cliente, adicionalmente para invitarlo a cumplir el compromiso
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adquirido y como en el caso anterior para estrechar las relaciones comerciales con el cliente y en lo posible
para incrementar los negocios entre las dos partes

9- Verifique diariamente el pago de las cuotas, si el deudor no cumple el compromiso al día siguiente o a más
tardar el segundo o tercer día proceda a realizar una llamada telefónica recordándole el compromiso adquirido
y la importancia de atender el crédito oportunamente,

10- Si con las acciones anteriores no se obtiene el pago, insista por todos los medios hasta conseguir el objetivo
propuesto, el cual no es más que conseguir el pago y mantener en un alto nivel las relaciones comerciales con
el deudor, fuente fundamental del negocio.

11- El programa de administración de la cartera en todos los casos debe estar sujeto a las etapas de la
administración: Planeación, Ejecución Dirección y Control. Los directores de las oficinas, del área de crédito y
cartera y en general todos los funcionarios de la entidad deben participar activamente en el desarrollo del
programa.

12- El programa debe contener acciones de motivación y porque no incentivos económicos para los funcionarios
que intervienen en su desarrollo, es importante establecer metas claras, flexibles y realizables, esto con el
propósito de mantener un adecuado clima laboral.

Para cumplir con las exigencias y normas para la administración y recuperación de la cartera es necesario que esta área
sea dotada de recursos humanos físicos :

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

El departamento de crédito y cartera en la mayoría de empresas depende funcional y administrativamente de la Gerencia

General o Gerencia Financiera, por cuanto tienen que ver con el uso y aplicación de fondos y el recaudo de los mismos.
El área de cartera debe estar dotado de las siguientes áreas funcionales:

 Atención al cliente.
 Cobranza telefónica y escrita.
 Localización de clientes.
 Controles estadísticos.
 Manejo de documentos por cobrar.
 Cobranza prejudicial.
 Cobranza judicial y su control.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

Una de las principales funciones del Departamento de Cartera es la administración de la cartera; es decir, que ésta se
recupere dentro de los plazos establecidos, además debe realizar las siguientes:

 Elaboración de informes que reflejen los estados de la cartera.

 Manejo de las relaciones con las demás áreas de la compañía.
 Realizar la cobranza en las diferentes etapas del crédito.
 Servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago irregular.
 Elaboración de informes a las centrales de riesgo.
 Control de acuerdos de pagos que se pacten con los clientes.
 Elaborar la programación de actividades que tengan interrelación con las demás áreas.
 Traslado oportuno de las obligaciones en mora para su cobro jurídico.
 Control estadístico de la cartera, tanto vigente como vencida.
 Control de las obligaciones al cobro jurídico.
 Responder en coordinación con la persona encargada del archivo por la carpeta del cliente que contiene toda la
información, desde la solicitud de crédito hasta la información total de la administración del crédito
 Vigilar permanentemente el buen recaudo de la cartera.
 Actualizar diariamente el sistema de cartera con base en los pagos efectuados.
 Conciliar con el cliente su estado de cuenta en caso de requerimientos
 Enviar periódicamente el estado del crédito al cliente
 Preparar y coordinar el desarrollo de los programas de cobranza jurídica
 Atender a los clientes que vayan diariamente a pagar sus cuentas directamente a la oficina
 Elaborar mensualmente un presupuesto de recaudos, con base en los informes generados por el sistema y pasarlo a
la gerencia financiera para su evaluación, aprobación y control
 Dar las referencias solicitadas por los clientes, siempre sometidas estrictamente al manejo real de su crédito
 Obtener los documentos necesarios para respaldar el castigo de la cartera anual acordado con la Dirección General.
 Revisar cuidadosamente toda la correspondencia recibida de los clientes y dar el trámite correspondiente
controlando su atención en el menor tiempo posible.
 Atender de manera oportuna, precisa y amable toda la información que reclamen los clientes en relación con el
manejo de sus cuentas con la entidad.
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 Mantener actualizada en forma permanente toda la información del cliente: Razón Social, dirección, teléfono, cupo,
Nit, socios o accionistas, certificado de Cámara de Comercio, información financiera (Balance General y Estado de
Resultados), garantías, etc.
 Determinar las cuentas de difícil recaudo y presentar el informe a la dirección general.
 Sugerir la actualización de los manuales de cartera y cobranza y en general de las políticas del área.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

El departamento de cartera debe tener trazados unos objetivos claros que le permitan medir la efectividad de su labor,
los más importantes, pueden ser:

 Rotación de cartera.
 Monto de recaudos (Presupuesto de cobranza)
 Racionalización de los costos de cobranza.
 Disminución de cuentas incobrables.

Uno de los principales objetivos de la administración de la cartera es lograr la oportuna rotación de la cartera; es decir,
que ésta se recupere dentro de los plazos establecidos.

De los costos depende, en el curso futuro, los procedimientos que se hayan de implantar para la recuperación de la
cartera.

Los principales rubros que se deben tener en cuenta son:

 Salarios
 Honorarios
 Portes
 Arriendos
 Servicios Públicos
 Útiles de oficina
 Pérdida de cuentas

El director de cartera mensualmente debe obtener el monto de las cuentas incobrables y analizar; porqué se presentan,
cómo disminuirlas, están dentro de los márgenes aceptables; han decrecido o aumentado, y cuál es la comparación con
períodos anteriores semejantes.

Debe analizar cómo se está decidiendo el crédito; si los estudios son deficientes, si se están realizando, o sencillamente
existe mal otorgamiento.

Igualmente debe observar cómo está funcionando la administración de cartera: Existe o es deficientes en su análisis.
¿Existen adecuados planes y programas de recuperación de cobranzas utilizadas? ó sencillamente no se han
implementado?¿Los controles establecidos son suficientes y eficientes? ¿La cobranza se realiza con la participación de
todo el equipo de la administración? ¿La acción de los cobradores es eficiente? Como son las técnicas
Una de las mejores formas de disminuir la cartera vencida se puede dar mejorando:

 La calidad de los préstamos.

 La administración de la cartera.
 La buena gestión de cobranza.

TALLER
A continuación presentamos una base de datos, con ella debe prepararse un programa de administración de
cartera. Aplique en lo posible todas las recomendaciones anteriores.

NOMBRE DEL CLIENTE ACTIVIDAD VENC. VALOR

Leonor Restrepo Comerciante 2-04-08 10.000.000
Camilo Camargo Industrial 2-04-08 25.000.000
Distribuidora Comercial Comerciante 1-04-08 30.000.000
Isabel Ariza Empleada 2-04-08 8.900.000
Abraham Restrepo Empleado 3-04-08 5.000.000
Ricardo Sarmiento Comerciante 15.04-08 17.000.000
Ernesto Camargo Independiente 22-04-08 5.000.000
Carmen León Abogada 13-04-08 10.000.000
Patricia Valderrama Comerciante 8-04-08 6.800.000
Paola Quiroga Estudiante 6-04-08 500.000
Luz Marina Ariza Empleada 20.04.08 3.000.000
Distribuidora Electrolux Comercio 19-04-08 28.000.000
Agustín Pardo Independiente 5-04-08 4.000.000
Hugo Hinostroza Comerciante 7-04-08 30.000.000
Pasto Cisneros Industrial 28-0408 50.000.000