Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad,

Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.

- Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones
funcionales

Primeros auxilios para los documentos:

 Este primer caso se han definido tres niveles para abordar de los cuales se definen los
siguientes:

Limpieza superficial: Para la limpieza superficial, se debe hacer un barrido con un

cepillo de cerda suave para retirar el polvo en las dos caras del papel. Se debe hacer una
presión muy leve con el borrador de forma que la limpieza sea solo superficial. Para la
limpieza en los bordes, la limpieza deberá ser del centro hacia afuera. Si un documento
se encuentra muy debilitado, no realices el proceso de borrar con goma, de lo contrario
utiliza una goma suave de “nata”, coloca la mano sobre el papel como soporte y
empieza a borrar de abajo hacia arriba.

Eliminación de pliegues y dobleces: Para los documentos que presenten dobleces

leves, coloca un papel tipo filtro de manera que abra el doblez. Luego, presiona con una
espátula el doblez con movimientos circulares. Llega solo hasta donde el papel lo
permita. Nunca intentes desdoblar un pliegue en sentido opuesto ya que puede causar
una rotura.

Unión de roturas: Disponer el documento sobre un papel tipo filtro. Sirviéndote de

negatoscopio, empata los bordes de la rotura. Aplica una pequeña cantidad de adhesivo
sobre la rotura en los bordes y únelos. Coloca encima el acetato y adiciona peso por un
tiempo.

Depósitos de archivo:

Definición:
Un depósito de archivo es un lugar destinado exclusivamente para la
administración, organización y conservación de los documentos. La ubicación
del depósito es un factor importante para la conservación de la masa
documental. El depósito debe estar ubicado en un sitio exclusivo, aislado de la
acción de agentes físico-químicos. Además, se deben tener en cuenta las
condiciones estructurales del depósito, como la capacidad, el área y el espacio
para prestación de servicios. La seguridad del depósito depende en gran medida
de la calidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento
de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de
prevención. Al establecer normas de acceso, se asegura aún más su integridad y
conservación.
 Principios:

Los principios del depósito de archivo, están diseñados a un sistema de

almacenamiento, organización de acuerdo a la gestión de los documentos almacenados
en un archivo. Los cuales se definen de la siguiente forma:

 Principio de independencia: Este principio nos dice que la unidad de archivo debe ser
independiente de las demás unidades administrativas.
 Principio de amplitud: Todo depósito de Archivo debe ser un lugar amplio para la
conservación de los documentos.
 Organización: Los documentos deben estar organizados de manera lógica y coherente.
Utilice un sistema de clasificación y etiquetado que permita la rápida identificación y
recuperación de documentos.
 Control de acceso: Si la entidad a la que corresponde dicho documento debe cumplir
con sus respectivas restricciones.
 Catalogación: Cada documento debe estar catalogado
 Conservación adecuada: Mantener
 Rastreo y auditoría: Registrador quién accede a los documentos
 Cumplimiento legal y normativo: Cumplir con las leyes y
 Recuperación eficiente: Teniendo en cuenta el documento y su deterioro.
 Eliminación segura: De acuerdo al archivo en donde se encuentre guardado el
documento se debe tener en cuenta en no dejar ningún tipo de evidencia.
 Formación y concienciación: Capacitar al personal que trabaja dentro de la
organización.
 Escalabilidad: El sistema de depósito de archivos debe ser escalable para poder
acomodar un aumento en la cantidad de documentos que se generan con el tiempo.

Condiciones:

Las condiciones de un depósito de archivo, ya sea físico o digital, son

fundamentales para garantizar la preservación, seguridad y accesibilidad de los
documentos y registros. Estas condiciones pueden variar según el tipo de archivo y los
requisitos específicos de la organización, pero generalmente incluyen los siguientes
aspectos:
Para un Depósito Físico de Archivos:
Control ambiental:
Temperatura y humedad controladas: Mantenga un rango de temperatura y humedad
relativa adecuado para evitar la degradación de los documentos. Idealmente, una
temperatura alrededor de 20°C y una humedad relativa del 40-50% son recomendables.
La temperatura ideal para los depósitos de archivo es entre 15°C y 20°C con una
fluctuación diaria no mayor a 4°C.
Control de la luz:
Evitar la exposición a la luz solar directa y minimizar la exposición a la luz artificial,
ya que puede causar decoloración y daños. La ventilación el caudal debe garantizar la
renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Además, se
debe contar con un sistema de filtrado del aire.

Control de plagas y polvo:

Protección contra plagas, implementar medidas para prevenir la infestación de
plagas. La humedad relativa ideal para los depósitos de archivo es entre 45% y 60% con
una fluctuación diaria no mayor al 5%.
Estructurales:
Para construir un depósito de archivo, es importante tener en cuenta los requisitos
estructurales y ambientales que deben cumplirse para el funcionamiento del archivo. La
guía de condiciones físicas y ambientales para depósitos de archivo del gobierno
colombiano establece los requisitos estructurales y ambientales que deben cumplir los
depósitos destinados al funcionamiento de archivo.
Así mismo Un depósito de archivos, ya sea físico o digital, consta de diversas partes
estructurales que son fundamentales para su funcionamiento y organización. Estas
partes varían dependiendo su funcionamiento y requerimiento de acuerdo a la normativa
según Normas internacionales de descripción documental.
Así mismo decimos que un depósito Físico de Archivos, está compuesto:
Estructura física:
Espacio de almacenamiento: Las estanterías, archivadores, cajas y muebles son
esenciales para organizar y almacenar los documentos físicos.
Espacio de trabajo: Se necesita un área donde el personal pueda clasificar, catalogar
y archivar los documentos.
Sistemas de organización:
Estantes y archivadores: Permiten la organización y almacenamiento eficiente de
documentos. Los archivadores están etiquetados y clasificados para facilitar la
búsqueda.
Cajas de almacenamiento: Se utilizan para preservar y almacenar documentos en
condiciones óptimas.
Control de temperatura y humedad:
Sistemas de control ambiental: Como la ventilación, el control de la humedad y la
temperatura, son esenciales para mantener los documentos en buen estado.
Seguridad física:
 Cerraduras y sistemas de seguridad: Se utilizan para proteger el acceso no autorizado
a los archivos. Esto puede incluir sistemas de alarma, cámaras de vigilancia, cerraduras
y controles de acceso.
Áreas de trabajo:
Espacios designados para la catalogación, clasificación y mantenimiento de
documentos. Estos lugares deben contar con mesas, sillas, equipos de archivo y
suministros de oficina.
Ubicación:
Para la ubicación de los depósitos de archivo, es importante tener en cuenta los
requisitos estructurales y ambientales que deben cumplirse para el funcionamiento del
archivo. La guía de condiciones físicas y ambientales para depósitos de archivo del
gobierno colombiano establece los requisitos estructurales y ambientales que deben
cumplir los depósitos destinados al funcionamiento de archivo.
Para un Depósito Físico de Archivos:
Accesibilidad: Es fundamental que el depósito de archivos físicos sea accesible para
el personal que necesita acceder a los documentos con regularidad. Debe estar ubicado
de manera que el tiempo y los esfuerzos requeridos para acceder a los archivos sean
mínimos.
Seguridad: La úbica
Condiciones ambientales: El lugar elegido debe permitir el control de las
Espacio disponible: El depósito debe tener suficiente espacio para acomodar los
documentos de manera eficiente.
Acceso a servicios de seguridad contra incendios: La ubicación
Proximidad a la organización: Aunque debe ser segura, la ubicación ideal estaría
relativamente cerca de la organización para facilitar la gestión y el acceso a los
archivos.

Para un departamento:
Seguridad física de los servidores: Si los archivos digitales se almacenan en
servidores locales, la ubicación debe ser segura y protegida contra el acceso no
autorizado. Esto puede incluir la instalación de sistemas de control de acceso y medidas
de seguridad física.
Redundancia y copias de seguridad: En el caso de archivos digitales, es importante
considerar la redundancia geográfica. Esto implica tener copias de los archivos en
ubicaciones diferentes para garantizar la recuperación de datos en caso de desastres.
Acceso a servicios de conectividad de red: La ubicación debe
 Cumplimiento legal y regulaciones: Debe cumplir con las regulaciones y leyes
locales, nacionales e internacionales relacionadas con la privacidad y
Capacidad de expansión: Si
La elección de la ubicación del depósito de archivos depende en gran medida de las
necesidades específicas de la organización y de las regulaciones que deba cumplir. En el
caso de un depósito digital, la ubicación puede ser más flexible, ya que se pueden
utilizar centros de datos externos o servicios en la nube, lo que a menudo proporciona
redundancia y seguridad adicionales.
En las instalaciones de la organización: Ubicar el depósito de archivos en el mismo
edificio o campus donde se encuentra la organización puede ser conveniente en
términos de acceso. Sin embargo, se deben considerar las condiciones ambientales, la
seguridad y el espacio disponible.
Instalaciones externas: Si la organización no tiene espacio adecuado o condiciones
ambientales ideales
Ubicación central o regional: En el caso de organizaciones con
Consideraciones de seguridad: Independientemente de la ubicación, la seguridad es
esencial. Los depósitos de archivos deben estar protegidos contra el acceso no autor.

Para Depósitos Digitales de Archivos:

Centros de datos locales: Algunas organizaciones optan por mantener sus servidores
y archivos digitales en centros de datos locales o instalaciones de servidor en sus
propias instalaciones. Esto proporciona un mayor control sobre la infraestructura.

Centros de datos externos: Otra opción es utilizar centros de datos externos o

servicios en la nube para alojar archivos digitales. Esto puede ofrecer beneficios de
redundancia, escalabilidad y seguridad.
Redundancia geográfica: Para una mayor seguridad y recuperación de desastres,
algunas organizaciones almacenan copias de sus archivos digitales en ubicaciones
geográficas separadas. Esto garantiza que los datos estén respaldados.
Acceso a servicios de conectividad: La ubicación debe permitir una conexión
confiable a la infraestructura de red, incluyendo acceso a servicios de alta velocidad y
una conexión segura.

Estructura:
La organización del fondo documental se realiza en tres etapas: clasificación,
ordenación e instalación.
La clasificación;
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original. Los documentos se clasifican por fondos,
conjunto documental producido por una institución o entidad; por series, dentro de los
fondos; por expedientes, dentro de las series; y por documentos sueltos.
La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

 Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que

represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el
proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
 Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir,
aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los
documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única
ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo
documental.

La ordenación e Instalación de los documentos:

Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante
unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones,
series, subseries o numeración correlativa.
http://repositorio.uac.edu.co/

Capacidad:
La capacidad de un depósito de archivo depende de varios factores, como el espacio
disponible, la cantidad de documentos que se desean almacenar y el tipo de estanterías
que se utilizarán. En general, se recomienda que el depósito tenga suficiente espacio
para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
En cuanto a la capacidad de almacenamiento, esta puede variar según el sistema de
almacenaje instalado. Por ejemplo, un depósito con estanterías de 2.20 metros de alto
puede soportar una carga mínima de 1200 kg/m². Además, se recomienda que la
longitud total de la estantería no supere los 100 metros.
IBM proporciona una métrica llamada “Capacidad utilizada” que indica la cantidad
de capacidad de almacenamiento utilizada por el conjunto de archivos. La “Capacidad
disponible” indica la cantidad de capacidad de almacenamiento que está disponible en
un sistema de archivos. La Capacidad (%) es el porcentaje del total de espacio de
almacenamiento en el sistema de archivos que están utilizando los archivos y
directorios.
Consistencia:
La consistencia de los depósitos de archivo es un tema importante para garantizar la
conservación y el acceso a los documentos. La organización del fondo documental de
un archivo responde a dos necesidades: proporcionar una estructura lógica al fondo
documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que
reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Para facilitar
la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir, aquella que permite
conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder
físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento
dentro de la estructura organizativa del fondo documental.
La consistencia en un depósito de archivo también se puede referir a la capacidad de
mantener la integridad y la uniformidad de los documentos y registros a lo largo del
tiempo. Un depósito de archivo consistente es aquel en el que se aplican procedimientos
y políticas adecuadas para garantizar que los documentos se mantengan en buenas
condiciones y se puedan acceder de manera confiable en el futuro.

Distribución:
La distribución de un depósito de archivo es un tema importante para garantizar la
conservación y el acceso a los documentos. La distribución se debe tener en cuenta
factores como el tamaño y peso de las unidades de almacenamiento (cajas, legajos y
libros), la altura y profundidad de las estanterías, la anchura de los pasillos entre las
estanterías y la ubicación estratégica de las áreas comunes (mesas de trabajo,
fotocopiadoras, etc.).
En la distribución se debe tener en cuenta los siguientes factores:
1. Organización y Clasificación: La organización es fundamental para la
distribución efectiva. Los documentos deben clasificarse en categorías lógicas,
como por fecha, tema, tipo de documento o departamento. La organización
puede implicar la creación de carpetas, estantes, cajones o directorios digitales
específicos.
2. Etiquetado: Cada unidad de archivo o documento.
3. Jerarquía y Acceso Fácil : Los documentos más utilizados o importantes deben
estar ubicados en lugares
4. Sistemas de indexación: En un entorno digital, la distribución efectiva puede
depender de sistemas de indexación y búsqueda eficaces.
5. Políticas de Retención : La distribución puede estar relacionada con las
políticas de retención de documentos. Los documentos que deben mantenerse
durante un tiempo
 6. Seguridad y Control de Acceso : Los documentos confidenciales o importantes
deben almacenarse de manera segura y con un control de acceso adecuado. Esto
implica áreas de acceso restringido,
7. Flujo de Trabajo y Procesos : La distribución también puede estar relacionada
con el flujo de trabajo de la organización. Los documentos deben estar
disponibles en las ubicaciones adecuadas para las personas que los necesitan en
su archivo.
8. Tecnología de Gestión de Documentos : En un entorno digital, las
herramientas de gestión de documentos desempeñan un papel fundamental en la
distribución eficaz. Estos sistemas permiten un control más granular sobre la
distribución y el acceso a documentos electrónicos.
9. Sistema de Control de Versiones : Si se manejan documentos con Múltiples
versiones, es importante mantener un sistema de control de versiones que
permita la distribución de la versión correcta de un documento.
10. Espacio de Trabajo: En la distribución adecuada de un depósito de archivo es
esencial para asegurar de que los documentos estén disponibles cuando se
necesiten, se mantengan organizados.
http://repositorio.uac.edu.co/

Condiciones de seguridad:
Es de vital importancia tener en cuenta todos los aspectos de seguridad en torno a los
depósitos de archivo. Se deben determinar las exigencias de protección contra las
agresiones externas que puedan presentarse. Entre ellas se encuentran los hurtos,
vandalismo, pero también negligencia y manipulaciones indebidas de la información.
 Los accesos a los depósitos se deben instalar sistemas anti intrusión (sistemas de
control de elementos magnéticos, detectores y sensores de rotura de cristales). Se
recomienda que preferiblemente se implemente una conexión de comunicaciones no
eléctrica con la central de seguridad lo anterior para garantizar un buen nivel de
protección cuando el edificio esté cerrado. El acceso a las áreas de archivo debe ser
restringido para personal ajeno a la misma.
La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad
para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para
cumplir con esto se debe tener en cuenta:

 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o

Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar.

 Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación

debe estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de
almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.

 En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el

depósito.

 Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir

conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar
conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades
documentales, etc.)

 Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de

servicios estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad
como la regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito
https://laguiadelarchivista.wordpress.com/

Instalaciones eléctricas:
Garantizar la limpieza de pisos y estantería teniendo en cuenta el protocolo de
limpieza y desinfección documental. Se aconseja hacer recorridos periódicos de
inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en
excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras
que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los sistemas de
señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de
medición estén funcionando correctamente.
https://laguiadelarchivista.wordpress.com/
Instalaciones hidráulicas:
Las instalaciones hidráulicas en los depósitos de archivos son sistemas de tuberías y
accesorios que se utilizan para suministrar agua y drenar aguas residuales. Estos
sistemas incluyen tuberías de suministro de agua, tuberías de drenaje, tuberías de
ventilación y accesorios como válvulas, grifos y trampas de agua. Los depósitos de
archivos necesitan instalaciones hidráulicas para garantizar que el agua esté disponible
para la limpieza y el mantenimiento del edificio, así como para la prevención de
incendios. Además, las instalaciones hidráulicas también se utilizan para eliminar las
aguas residuales del edificio.
https://www.calameo.com/

Equipos para atención de desastres:

Los equipos para atención de desastres son grupos de personas que se encargan de
brindar ayuda y asistencia en situaciones de emergencia. Estos equipos están
compuestos por profesionales capacitados en diferentes áreas, como la medicina, la
ingeniería, la logística y la comunicación. Los equipos para atención de desastres
pueden ser organizados por el gobierno, organizaciones no gubernamentales o empresas
privadas. Los equipos para atención de desastres pueden proporcionar una variedad de
servicios, como atención médica de emergencia, búsqueda y rescate, distribución de
suministros y alimentos, alojamiento temporal y apoyo psicológico. Además, estos
equipos también pueden ayudar en la evaluación de daños y en la planificación de la
recuperación después del desastre.
https://safetyculture.com/

Alarmas contra incendios:

Es importante tener en cuenta que el depósito debe contar con sistemas de alarma
contra incendios y robo; y en general, el espacio de almacenamiento debe contar con
rutas de evacuación, rescate y señalización adecuada para la ubicación de equipos y
documentación prioritaria de salvamento.

Condiciones funcionales:
Las condiciones funcionales de un depósito de archivos se refieren a los requisitos
necesarios para que el depósito funcione correctamente. Estos requisitos pueden incluir
la temperatura, la humedad, la ventilación, la iluminación y la seguridad.
Según una guía de la Universidad Industrial de Santander, las condiciones
funcionales para los depósitos de archivo deben tener en cuenta la distribución del
mobiliario y su disposición para aprovechar los espacios físicos. Además, se
recomienda que la altura máxima recomendada para cada planta del depósito no sea
mayor de 2.70 metros y que las dimensiones no sean mayores de 100m2 o el
equivalente a 300m3 por depósito.
https://www.buenastareas.com/