SENA

TALLER No.2
GESTION DOCUMENTAL - CONSERVACION DOCUMENTAL

GESTION ADMINISTRATIVA ID FICHA: 959160-2

Nombre: JOSE JHONATTAN MANIOS

Con el presente taller se pretende identificar los componentes fundamentales

referentes a las directrices que establecidas por la normatividad colombiana para la
conservación de los documentos desde su producción hasta su disposición final,
garantizando su integridad física y funcional

Para la realización del presente taller se deberá consultar la siguiente normativa,

Acuerdo 006 del 2014, Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del
2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia). Y desarrollare
los siguientes interrogantes:

¿CUÁL ES LA DEFINICIÓN DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS?

Según el acuerdo 006 del 2014 la conservación de documentos se define como el

conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo.

En este acuerdo se dictan las medidas para la implementación del SIC que es el
sistema integrado de conservación que tiene como finalidad garantizar la
conservación y preservación de cualquier documento ya sea físico o digital
manteniendo unos principios como la originalidad, fiabilidad, inalterabilidad y
accesibilidad de toda la documentación desde el momento de la producción hasta
la disposición final del documento.

En el capítulo 2 de este acuerdo se realizan los lineamientos con el plan de

conservación documental a los archivos físicos, que son el conjunto de acciones a
corto, mediano y largo plazo con el fin de mantener en óptimas condiciones físicas
y funcionales los documentos de archivo.

En el capítulo 3 de este acuerdo se implementa el plan de preservación digital a

largo plazo donde se dictan medidas con el fin la implementación de programas,
estrategias y procedimientos para asegurar la preservación de todos los
documentos digitales.
Recordemos que el ámbito de aplicación de este acuerdo se rige por la Ley 594 de
2000 que toma como referencia todas las instituciones públicas de Colombia y las
empresas privadas que cumplen funciones públicas.

• Describir los lineamientos generales para la protección y conservación del

archivo referentes a:

1. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO:

Según el acuerdo 037 de 2002 en su artículo 1, el primer lineamiento requerido para

la capacidad de almacenamiento dice que el área de depósito o almacenamiento
debe garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la
documentación, poseer adecuación climática según las normas de conservación y
contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la conservación
documental.

La dimensión de los depósitos es determinada por el Grupo de Gestión Documental,

teniendo en cuenta la disposición de espacio suficiente para albergar la
documentación acumulada y su natural incremento, de acuerdo con los parámetros
establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo
necesarios, atendiendo la normativa vigente.

Para aplicar estos procesos referente a la capacidad de almacenamiento se deben

tener en cuenta:

Distribución.

• Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con

los Elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
• Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
fuera de Las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y Mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.

Estantería:

• Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o Aristas que produzcan daños sobre los documentos.
 • Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y Estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.
• Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de
100kg/mt Lineal.
• La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
• Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se
deben utilizar Los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se Deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
• La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la
manipulación y El acceso del operario a la documentación.
• La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
• Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,
para Posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduación cada 7 cm. o menos.

Distribución de Estanterías.

• La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

Mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
• El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
• La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
Documentación acorde con la signatura topográfica.
• Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el Empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la Deformación de la documentación almacenada.

2. CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES

Según el acuerdo 049 de 2000 dictan las siguientes medidas sobre las condiciones
ambientales generales:

Material Documental: Soporte en papel.

o Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.

o Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
o Material documental: Fotografía.
o Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.
o Humedad relativa de 40% a 50%
o Color: Temperatura menor a 10 oC.
o Humedad relativa de 25% a 35%
o Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC
 o Humedad relativa de 40% a 50%
o Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC.
o Humedad relativa de 40% a 50%
o Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC.
o Humedad relativa de 35% a 45%
o Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC.
o Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación

o El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de

una a dos
o Veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales
o Internas que se quieren mantener y al espacio.
o La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una
o Adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire.

o Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de

partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles
de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la
edificación.

Iluminación en depósitos.

o Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

o Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
o Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y
contenedores.
o Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de
baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
o Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN

De acuerdo al documento de la Republica de Colombia encontramos una guia para

la conservación de documentos, donde nos hablan de las unidades de
conservación, para este debemos seguir unas recomendaciones, las cuales las voy
a enumerar a continuación:
 Se recomienda que las Carpetas, deban ser de yute desmasificada en
tamaño oficio, de mínimo 240 g/m2. Para la transferencia de los documentos
históricos al Archivo General de la Nación se utilizan las carpetas tipo cuatro
(4) aletas en propalcote.
Se recomienda utilizar gancho legajador plástico para las carpetas.
Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-100,
cuyas medidas son: 12 x 26 x 42 cms. Las cajas son suministradas por el
Grupo de Gestión Documental únicamente para las transferencias
documentales. (Ver M-GD-01 Manual del Sistema de Gestión de
Correspondencia y Archivos Oficiales)
No se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados así como otros
sistemas de almacenamiento, que afecten la integridad física de los
documentos en los Archivos de Gestión. (Ver Acuerdo AGN 002 de 2014,
artículo 27, parágrafo)

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas,

cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales
como disquetes, CD y DVD., se tendrá cuenta lo siguiente:

Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres

individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor

elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los disquetes, CD y DVD. podrán contar con una unidad de conservación

plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete, CD o
DVD.

Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda

emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico
Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).

4. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

La limpieza y el saneamiento básico constituyen dos de las principales estrategias,

dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación
y de la conservación preventiva en nuestro país, dadas las características
geográficas de su territorio y las particularidades administrativas tan heterogéneas.
Según la guía para la conservación de documentos de la Presidencia de la
Republica el grupo de Gestión Documental debe hacer recorridos periódicos de
inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en
excelentes condiciones de aseo y seguridad. Las rutinas de limpieza se deben
efectuar de acuerdo con lo establecido en la Normatividad Vigente del Archivo
General de la Nación, relacionada con la Limpieza y Desinfección de Áreas y de
Documentos de Archivo.

• Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no

incremente la humedad ambiental.
• Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco
y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

5. CONDICIONES FUNCIONALES

Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el

aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución
del mobiliario, su característica y disposición, estas condiciones deben ser
verificadas por el Grupo de Gestión Documental. Para cumplir las
condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:

Estantería

El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades

que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre
los documentos.
Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas
metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo.
Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros
y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un
peso de 100kg/mt lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías,
se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas
de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener
un mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación

Mobiliario

• Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en

materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de
acuerdo con la producción documental.
• Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros
y digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar sistemas
de almacenamiento especiales como gabinetes, armario estantes con
diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a
almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.

Condiciones de seguridad La seguridad para los depósitos de Archivo, comprende

lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad
física de la documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:

• Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental son los únicos

autorizados para el ingreso permanente a las instalaciones del Archivo
Central.
• Para el personal ajeno al Grupo de Gestión Documental que requiera
ingresar a las instalaciones del Archivo Central, se debe contar con
autorización expresa del Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
• En cada dependencia, los funcionarios son responsables de velar por la
seguridad y accesibilidad a los documentos del Archivo de Gestión. (Ver G-
GD-02 Guía para la Clasificación de la Información de acuerdo a sus niveles
de seguridad).

6. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

Existen diversas estrategias de preservación digital, aunque no todas ellas

son apropiadas, por lo cual se debe tener en cuenta en el momento de hacer
una selección, factores como el económico, el tipo de dato que se va a
almacenar, y el estado del material:

Conservación: es la parte de la gestión de documentos digitales que trata

de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos.

Copias de seguridad: se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del

objeto digital.
Actualización: se refiere a la copia de información digital de un soporte de
almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en
los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

Metadatos: descripciones estructuradas y opcionales que están disponibles

de forma pública para ayudar a localizar objetos. Pueden ser de dos tipos:
•Descriptores de objetos (permiten su recuperación).
•De conservación (describen como acceder a los datos) con dos tipos de
información necesaria:

1. De contenido: detalles sobre cómo representar el formato del documento

(estos metadatos de representación cambian y se actualizan).
2. Descriptiva: incluye identificadores y detalles bibliográficos, propietarios,
historia, validación de formatos y nexo con demás formatos.

Preservación de la Tecnología:
Consiste en el mantenimiento de la máquina con la que fueron creados los
documentos, incluyendo software, hardware, entre otros.

Migración: se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a

otra, conservando las características esenciales de los datos.

Conservación de soportes o medio físico: es el medio donde se almacena

la información, estos presentan una rápida obsolescencia y vulnerabilidad
ante la degradación física.