Preservación digital

Alexandra Del Carmen Marquez Mendoza

María Del Carmen Calderon Ortiz

Oficinista, Clasificación y archivo

II semestre

Universidad del Magdalena

04 de noviembre 2023

Introducción
En la actualidad, la tecnología digital ha transformado radicalmente la forma en que
creamos, almacenamos y compartimos información. La creciente dependencia de los
archivos digitales en prácticamente todos los aspectos de nuestra vida ha generado una
cantidad sin precedentes de contenido digital, que abarca desde documentos de texto
hasta imágenes, videos, correos electrónicos y registros de transacciones financieras. Sin
embargo, la fragilidad inherente de los medios digitales y las amenazas constantes, como
la obsolescencia tecnológica, la pérdida de datos y los riesgos cibernéticos, plantean
desafíos significativos para la preservación a largo plazo de esta riqueza de información
digital.

La preservación digital se ha convertido en un campo crítico en la gestión de la

información, ya que busca garantizar la integridad, autenticidad y accesibilidad de los
documentos y archivos digitales a lo largo del tiempo. Este trabajo se enfoca en explorar
los fundamentos de la preservación digital, sus desafíos y soluciones, así como las mejores
prácticas que pueden ayudar a las organizaciones a proteger su patrimonio digital, tanto
en el ámbito personal como institucional.

1) ¿Qué es preservación digital?

La preservación digital es la práctica de asegurarse de que la información y los datos en

formato digital se mantengan accesibles, legibles y en buen estado a lo largo del tiempo, a
pesar de los cambios tecnológicos y los riegos potenciales de pérdida o deterioro. Implica
tomar medidas para proteger la integridad y autenticidad de los archivos digitales,
gestionar formatos obsoletos, crear metadatos y documentación, y aplicar estrategias de
gestión de riesgos. La preservación digital es esencial para garantizar que documentos,
archivos históricos, investigaciones científicas y otros recursos digitales sigan siendo
valiosos y accesibles en el futuro.

2) ¿Qué es y para qué sirve un plan y programa de atención de desastres en gestión

documental?
Un plan y programa de atención de desastres en gestión documental es un conjunto de
políticas, procedimientos y estrategias diseñadas para proteger y preservar los
documentos y registros de una organización en caso de desastres naturales, accidentes,
incendios, ataques cibernéticos u otros eventos que puedan poner en peligro la integridad
de la información. Estos planes tienen como objetivo asegurar la continuidad de las
operaciones, la protección de la información valiosa y el cumplimiento de requisitos
legales y regulatorios.

3) Busca un ejemplo en internet de un programa de atención de desastres en

gestión documental.

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://movilidadfutura.gov.co/
wp-content/uploads/PROGRAMA-DE-ATENCI%C3%93N-A-DESASTRES.pdf

4) Nombra las Normas para la conservación y preservación de documentos de

archivo.

En Colombia, las normas y directrices para la conservación y preservación de documentos

de archivo están reguladas principalmente por el Archivo General de la Nación (AGN),
algunas de las normas relevantes son:

 Ley 594 de 2000 (Ley General De Archivos)

Esta ley establece el marco normativo para la gestión de documentos de archivo
en Colombia, incluyendo la creación, organización, conservación y acceso a los
archivos públicos y privados. Establece la obligación de las entidades públicas y
privada de gestionar adecuadamente sus documentos y establece sanciones por
incumplimiento.
 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 30300 (Gestión de documentos)

Esta norma adopta la serie ISO 30300, que proporciona directrices para la gestión
de documentos de archivo a nivel internacional. La NTC-ISO 30300 es relevante
para la gestión de documental en Colombia.
  Norma Técnica Colombiana NTC 5472 (Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos)
Esta norma establece los requisitos para la gestión de documentos electrónicos y
es relevante en un entorno donde los documentos digitales son cada vez más
comunes.
 Norma Técnica Colombiana NTC 5880 (Microfilmación de documentos)
Esta norma establece los requisitos técnicos para la microfilmación de
documentos, un método de preservación utilizado para conservar documentos en
forma físico.
 Lineamientos y guías del Archivo General de la Nación (AGN)
El AGN emite directrices y guías específicas para la conservación, preservación y
gestión de documentos de archivo en el contexto colombiano. Estas pautas se
actualizan regularmente y son fundamentales para las instituciones y entidades
que gestionan archivos en el país.
5) ¿Cuáles son los primeros auxilios en documentos de archivo?

Los primeros auxilios para los documentos de archivo se refieren a las acciones que se
deben tomar de inmediato cuando un documento se encuentra en riesgo de daño o
deterioro. Estas medidas buscan minimizar el daño y preservar la integridad de los
documentos. Aquí hay algunas acciones de primeros auxilios para documentos de archivo:

Limpieza superficial:

Retirar elementos metálicos, eliminar el polvo y suciedad superficial con cepillos o brochas
de cerda suave que no maltrate los documentos.

Para limpiar las carpetas, deberá utilizarse una bayetilla blanca seca, el proceso se debe
realizar por la parte exterior de cada carpeta, adicionalmente se recomienda tomarla de
lomo y sacudirla suavemente.

Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos:

Realizar primero un análisis a los documentos, con el fin de determinar si estos elementos
se pueden retirar sin deteriorar el documento, en caso de que la cinta, etiqueta o
adhesivo se encuentre demasiado adheridos al documento solo se pueden retirar
mediante el empleo de solventes químicos.

Eliminación de pliegues y dobleces:

Esta práctica se debe realizar en documentos que presenten dobleces leves y no muy
marcados. Es importante tener en cuenta:

 Desdoblar levemente (nunca lleve en sentido opuesto al doblez, ya que, si está

muy marcado, podría causar una rotura).
 Se debe revisar que la fricción no esté alterando la apariencia o la estructura del
papel.
 Se debe llegar solo hasta donde el papel lo permita, no debe insistir ya que se
puede deteriorar más el documento.

Unión de roturas y rasgaduras:

Cuando se presente rasgadura por manipulación inadecuada de la documentación es

recomendable:

 Para unir rasgaduras se sugiere utilizar cinta mágica o cinta de lino blanca
autoadhesiva, ya que las cintas pegantes comunes deterioran los documentos, lo
que puede ocasionar un color amarillo, cristalización o también puede
desprenderse ocasionando finalmente pérdida de información.

Limpieza documental y realmacenamiento

El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de conservación

más simples y eficaces, con ella se disminuye en grandes proporciones la posibilidad de
ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los documentos.

6) ¿Cuáles son los elementos de protección personal, los materiales y los equipos
que se deben usar para dar los primeros auxilios en documentos de archivo?
Medidas de higiene y de limpieza que debe aplicar el personal que trabaja en los archivos.
Rutinas de trabajo que incluyen el uso de una dotación de elementos de seguridad
industrial.

Procedimientos de limpieza sobre el material documental y metodologías que, según

estudios de laboratorio, se puedan aplicar sobre los diversos soportes sin alterarlos.

1. Elementos de protección personal

 Overol o Bata manga larga de color blanco (recomendable manga ajustable).

 Tapabocas desechable.
 Gorros desechables.
 Guantes desechables no necesariamente estériles.
 Guantes industriales.
 Gafas transparentes protectoras.

2. Materiales

 Jabón antibacterial líquido.

 Suero fisiológico.
 Gel antibacterial.
 Toallas desechables.
 Bayetilla blanca.
 Traperos.
 Escoba.
 Baldes.
 Desinfectantes a base de amonios cuaternarios.
 Mopa.
 Recogedor.
 Brocha ancha de cerda suave.
 Alcohol Antiséptico al 70%.
 Aspersor.
  Espátula metálica o de madera.
 Colador.

3. Equipos

 Aspiradora (se recomienda con filtro de agua - hidrofiltro) con cepillo redondo de
cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco limpio, debe estar
sujeta con una banda elástica.
 Carro porta libros.
 Cabinas de limpieza.
 Escalera
7) ¿Cuáles son las principales causas de degradación de los documentos físicos y
digitales y de un ejemplo de cada uno?

Las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales varían según el
medio en el que se encuentren. A continuación, se describen algunas de las causas
comunes de degradación en ambos tipos de documentos, junto con un ejemplo de cada
una:

Causas de degradación de documentos físicos:

Luz ultravioleta (UV) y luz visible:

La exposición prolongada a la luz solar y artificial puede causar decoloración y deterioro

del papel y tintas. Ejemplo: Un afiche histórico colocado en una sala con luz solar directa
se desvanece con el tiempo.

Humedad y fluctuaciones de temperatura:

Las condiciones de alta humedad pueden provocar la proliferación de moho y la

degradación del papel. Las fluctuaciones extremas de temperatura pueden hacer que el
papel se expanda y contraiga, lo que lleva a agrietamientos y deformaciones. Ejemplo:
Documentos almacenados en un sótano húmedo pueden desarrollar manchas de moho.
Manejo incorrecto:

La manipulación inapropiada, como doblar, rasgar o tocar documentos con las manos
sucias, puede causar daños físicos directos. Ejemplo: Doblamiento accidental de un
certificado al intentar guardarlo en una carpeta llena de documentos.

Insectos y roedores:

Las plagas como insectos y roedores pueden dañar documentos al morder, rasgar o anidar
en ellos. Ejemplo: Un documento histórico almacenado en un lugar infestado de roedores
puede tener partes roídas.

Causas de degradación de documentos digitales:

Obsolescencia tecnológica:

La rápida evolución de la tecnología puede llevar a la obsolescencia de hardware, software

y formatos de archivo. Ejemplo: Un archivo digital creado en una aplicación de software
obsoleta puede volverse inaccesible debido a la falta de compatibilidad con las versiones
más recientes del software.

Corrupción de datos:

Los archivos digitales pueden dañarse o corromperse debido a errores de hardware, virus
informáticos, fallas de almacenamiento o transferencias de datos defectuosas. Ejemplo:
Un archivo de texto se corrompe debido a un fallo en el disco duro, haciendo que parte
del texto sea ilegible.

Pérdida de metadatos y contexto:

La falta de metadatos o la pérdida de contexto pueden hacer que los documentos digitales
sean incomprensibles o inutilizables. Ejemplo: Un archivo de video sin información sobre
la fecha, el lugar o el evento al que corresponde, pierde su valor histórico.

Acceso no autorizado:
La falta de seguridad y control de acceso puede dar lugar a la manipulación o eliminación
de documentos digitales. Ejemplo: Un archivo de datos confidenciales es eliminado por un
usuario no autorizado.

8) ¿Qué acciones se hacen necesarias realizar con los documentos después de una
inundación u incendio?

Después de una inundación

Seguridad personal

Antes de intentar recuperar documentos, asegúrese de que es seguro acceder al área

afectada y use el equipo de protección adecuado, como guantes y botas de goma.

Retirar el agua

Elimine el agua acumulada tan pronto como sea posible utilizando bombas de agua,
aspiradoras de agua o cubos.

Aislamiento de documentos

Separe los documentos afectados lo más rápido posible para evitar que se dañen aún más.
No permita que los documentos se sequen en montones apilados.

Filtración y limpieza

Si los documentos están cubiertos de barro o suciedad, lave con cuidado con agua limpia y
fría. Evite el uso de detergentes o productos químicos que puedan causar daños
adicionales.

Secado

Coloque los documentos en una habitación con circulación de aire y humedad controlada
para que se sequen lentamente. Use ventiladores y deshumidificadores si es posible. Evite
el calor excesivo, ya que puede dañar el papel.

Conservación profesional
Si los documentos son valiosos o dañados de manera significativa, busque la ayuda de un
profesional en conservación de archivos o restauración. Ellos pueden llevar a cabo
tratamientos especializados.

Después de un incendio

Seguridad personal

Antes de entrar en un área afectada por un incendio, asegúrese de que sea seguro. Utilice
el equipo de protección necesario, como máscaras y guantes.

Retirar hollín y residuos

Los documentos pueden estar cubiertos de hollín y residuos después de un incendio.

Elimine estos contaminantes con cuidado utilizando cepillos suaves o aspiradoras.

Almacenamiento temporal

Traslade los documentos a un área limpia y segura para evitar una mayor exposición al
humo.

Evaluación de daños

Examine los documentos para determinar la gravedad del daño. Algunos documentos
pueden haberse carbonizado y ser irrecuperables.

Conservación profesional

Los documentos seriamente dañados pueden requerir la atención de un profesional en

conservación para estabilizarlos y restaurarlos.

Digitalización

Considerar la digitalización de documentos dañados para preservar la información,

especialmente si los documentos originales están irremediablemente dañados.

En ambos casos, es esencial actuar con rapidez, pero también con delicadeza. Si los
documentos son de gran valor histórico o legal, la consulta con profesionales en
conservación y restauración es crucial para garantizar la preservación adecuada. Además,
es importante documentar todo el proceso de recuperación y los daños sufridos para
futuras referencias.

Conclusión

La preservación digital es una disciplina crítica en la era de la información, que se enfrenta

a desafíos cada vez más complejos a medida que nuestra dependencia de los documentos
y archivos digitales continúa creciendo. En este trabajo, hemos explorado los
fundamentos de la preservación digital, analizado las amenazas y desafíos a los que se
enfrentan los archivos digitales y destacado las mejores prácticas y estrategias que
pueden ayudar a garantizar la supervivencia a largo plazo de nuestra herencia digital.

En un mundo donde la obsolescencia tecnológica, las amenazas cibernéticas y la pérdida

de datos son realidades cotidianas, la preservación digital se convierte en un imperativo
para individuos, organizaciones y sociedades en su conjunto. La necesidad de conservar
documentos y archivos digitales va más allá de su mero valor histórico; se trata de
preservar la memoria y el conocimiento, de salvaguardar registros legales y
administrativos, de mantener la cultura y la ciencia y de asegurar la continuidad de
nuestras instituciones.

A lo largo de este trabajo, hemos subrayado la importancia de la planificación, la gestión

de riesgos, la conservación de metadatos y la adopción de estándares y mejores prácticas
como pilares de un programa efectivo de preservación digital. Hemos discutido la
necesidad de la colaboración y la formación continua en esta área en constante evolución.
Web grafía

ComunidadBaratz. (2020, 8 julio). Las principales causas de degradación de los

documentos físicos y digitales. Comunidad Baratz.

https://www.comunidadbaratz.com/blog/las-principales-causas-de-degradacion-de-

los-documentos-fisicos-y-digitales/

chromeextension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://
www.reincorporacion.gov.co/es/agencia/Documentos%20de%20Siger/Documentos
%20por%20Proceso/9.%20Gesti%C3%B3n%20Documental/4.%20Gu%C3%ADa/GD-G-
01%20Guia%20de%20Prim%20Aux%20Docu%20V2.pdf

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://
www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/6.%20preservacion/
DOCUMENTOS%20TECNICOS/RECUPERACION%20MATERIAL%20DE
%20ARCHIVO%20POR%20INUNDACIONES.pdf