EVIDENCIA 3

Nombre: Mabel Alejandra Villota Muchachasoy

Profesora: Gissela del Carmen Alvis Ladino
- El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para
la organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico
que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación y
conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo
encontrado.

Para analizar el sistema de organización documental de un archivo y la preservación y

conservación documental se eligió la empresa COMINAGRO ubicada en la ciudad de
Pasto, la cual se encarga de crear materias primas para construcción.
En cuanto al sistema de ordenación documental la empresa utiliza el orden cronológico ya
que los documentos están ubicados uno tras otro de acuerdo a la fecha en que se realizó el
trámite.
De acuerdo con la definición de cada una de las características expuestas en la guía de
aprendizaje vamos analizar qué aspectos cumple y aquellos en los cuales debe mejorar.
La ubicación: el archivo está ubicado en un lugar en donde hay buena ventilación, no hay
humedad alguna que pueda afectar. Hay buena estabilidad y lejos de contaminantes.
Aspectos estructurales: No cumple con este aspecto ya que no se tuvo en cuenta la
resistencia de las placas o pisos diseñados para cargar dicha cantidad y los techos, puertas y
pintura tampoco cuentan con materiales ignífugos.
Área de depósito o de almacenamiento de
documentos: El área de almacenamiento varía
respecto a los temas. Por ejemplo, en la imagen
podemos observar que los documentos manejan
aspectos de contabilidad y están empastados. En
cuanto a la adecuación climática se ajusta a las
normas.

- En estantería es de madera con el diseño que vemos en la imagen con secciones

para guardar los archivos, pero no cumple con condiciones acordes para la correcta
organización de los documentos de la empresa por ej. Volumen o peso de los
archivos.
Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental en
distintos soportes: Este espacio destinado en su mayoría no cumple con las condiciones
ambientales para una buena organización de los archivos.
Las recomendaciones que se puede dar a la empresa es que se preste más atención y
cuidado al archivo ya que no cuenta con las condiciones óptimas para la buena gestión y
organización documental, en su aspecto estructural el lugar no cuenta
con materiales destinados para lo que exige la construcción de un
archivo, se corre riesgo de que en algún descuido pueda presentarse
un accidente debido a los materiales que se usaron para la
construcción de los muebles y estanterías, debería implementarse
estantes construidos en láminas metálicas sólidas con tratamiento
anticorrosivo que es mucho más recomendable que el mueble de
madera como el que actualmente maneja el archivo, por otra parte, le
hace falta un poco de ventilación y aseo en general ya que en
ocasiones hay presencia de roedores en el lugar por falta de limpieza.