ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL

GUIA 2

ELABORADO POR: DIANA CAROLINA ORTIZ BARRIENTOS.

FICHA: 2560195.
INSTRUCTORA ZORAIDA CONTRERAS.

SENA
13-9-2023
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION

Caso 1.

La empresa para la cual trabajas te asigna como actividad a ejecutar la organización

del archivo para que usted la organice topográficamente en toda la empresa
aplicando el ciclo vital de los documentos como realizarías ese procedimiento
explíquelo y justifique cada respuesta

RTA: Teniendo en cuenta que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer

de la documentación organizada, de tal forma que la información sirva de apoyo en
el servicio de la empresa en la que estemos, secuencial y uniforme en la cual se
deben organizar los archivos atendiendo las políticas, así como también la forma de
prevenir su deterioro aplicando normas y procedimientos establecidos por el Archivo
General de la Nación. Para la organización de los archivos de acuerdo con las
tablas de retención documental. También Establecer los lineamientos generales
para la organización, conservación y consulta de los documentos.

Caso 2

Una vez observado el material de acuerdo con cada ciclo documental, considera
usted que es importante identificar las estanterías, como las ubicaría para agilizar
los procesos de consulta de los documentos.

RTA: “SI”
Conviene precisar en primer término, que es de suma importancia el buen orden e
identificación de las estanterías. Para que cuando haya algún tipo de consultas
que se presenta en la entidad, se resuelvan de manera general rápida y
oportunamente, de acuerdo con las funciones conferidas, de la función archivística
expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, de acuerdo con el asunto que se
trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la
materia. Para iniciar con la organización y diseño se debe contar con mobiliario
adecuado para la conservación de los archivos, el Acuerdo 049 de 2000 se refiere
a las “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos” Igualmente
podemos consultar y guiarnos por Norma Técnica Colombiana NTC 5921 donde
encontraremos “Información en cuanto a la documentación. Y Requisitos para
almacenamiento de material documental” que puede adquirir en el ICONTEC. En
estos documentos se establecen las características principales del mobiliario y las
consideraciones para su instalación espacial al interior de los depósitos de
archivo. La estantería debe ser metálica con una adecuada resistencia mecánica
donde así les proporcione a los documentos las condiciones básicas para evitar su
deterioro y garantizar su integridad

Para agilizar los procesos de consulta de los documentos. Señalaría los pasillos,
la estantería y las bandejas. También desarrollaría un inventario
  Archivadores verticales en madera y/o metálicos de gavetas.
 Archivadores rodantes de acuerdo con el volumen de documentos que se
generen en las dependencias.
 Cajas de archivo x 100, X200, x 300
 Carpetas colgantes, legajadoras, Carpetas celuguías verticales y/o
horizontales. carpetas blancas cuatro aletas.
 Ganchos de legajar plásticos (Solo para las áreas autorizadas por el
Comité respectivo).
 Separadores para identificar las series y/o subseries según tabla de
retención documental.
 Rótulos para carpetas y muebles de archivo.

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE

CONOCIMIENTO PREVIOS PARA EL APRENDIZAJE.

La empresa Cerámica Corona desea probar su conocimiento como futuro

archivista para dejarlo a cargo de todo los procedimientos relacionados con la
gestión documental de la empresa, para ello le entregan el organigrama, los
manuales de funciones y procedimientos de cada dependencia, para que
procedas a crear el archivo central de la empresa, teniendo en cuenta que la
empresa en estos años ha acumulado un volumen aproximado 500 metros
lineales y requiere transferir todo el material de manera urgente. (Un estante
tiene 6 bandejas, una bandeja tiene 5 cajas X200, una bandeja hace un metro
lineal).

Un estante tiene 6 bandejas

Una bandeja tiene 5 cajas X200,

RTA: 30 cajas que equivale a 6 metros linéales x15 = 90 metros lineales. 500
metros lineales / 6 = 84 estantes .84 = 30 cajas =2.520 cajas.

Por lo tanto el Gerente le solicita:

a. Realizar un recorrido por la empresa y seleccionar un área para la

ubicación del archivo central y le establezca los requisitos a cumplir en su
construcción.

ÁREA PARA LA UBICACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

ALMACENES CORINA S.A.S.

NIT. 860.500.480-8,
Correo: contactenoscorona@corona.com.co
Avenida Calle 26 # 86 - 85
Línea de Atención Nacional 018000 512 030 En Bogotá 404 88 84
Ciudad de Bogotá, Colombia

DEPÓSITOS DE ARCHIVO CENTRAL CORONA S.A.S.

La empresa Cerámica Corona, salvaguardia documentos producidos y recibidos en el

ejercicio de sus funciones, con el fin de ser utilizados como recursos de información y patrimonio
documental al servicio de la misma entidad y ciudadanos en general; la permanencia de estos
documentos en el tiempo se garantiza aplicando métodos que promuevan la conservación y
preservación a través de actividades administrativas y técnicas contempladas dentro del proceso
de Gestión Documental. En términos generales la conservación preventiva de los documentos
contempla la estructura física, el monitoreo, control ambiental, riesgo biológico y la seguridad de
estos; razón por la cual es necesario construir o adecuar un espacio físico de manera permanente
para la documentación en los diferentes soportes (papel, CD, USB, digital, microfilm) área de
limpieza, área de procesos técnicos y área de reprografía para el Archivo Central. Por lo
anteriormente expuesto, me permito hacer las siguientes recomendaciones para el proyecto
de Archivo
EN CUANTO EL EDIFICIO:

 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento. (20 a 25 años).

LOS ASPECTOS ESTRUCTURAES:

 Si se utilizan estantería de 2.20 más de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para
la documentación.

LA DISTRIBUCCIÓN:

 Además del área del depósito, se deben prever las siguientes áreas: Zona
de procesos técnicos, área de consulta, reprografía, área de cuarentena para
documentos biodeteriorados, limpieza de documentos, área de microfilmación, la oficina
del jefe de archivo, área de digitalización, sala de organización, sala de limpieza, baño,
almacén, ventanilla única, sala de comité.

Por lo tanto se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales

destinados para sedes de archivos.
De esta manera se da a conocer el acuerdo 049 de 2000 donde nos habla de
Edificios de Archivo.

ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados. Como

sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen
la adecuada conservación de los acervos documentales.

ARTICULO 2º: Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los

siguientes aspectos:
 Ubicación.

 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas

de inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento.
 Establecer la ubicación física de cada área a construir, el tipo y la cantidad
de mobiliario y equipos a comprar, la cantidad de unidades de conservación
y el personal a contratar para agilizar estas actividades.

Aspectos Estructurales.

 Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos

deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra
que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor
tamaño señalado.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener
el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento.

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

 La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

 La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
 El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Distribución.

 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.
 Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización
y tratamiento de los documentos.

ARTICULO 3º: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá

establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales,
considerando los siguientes aspectos:

Estantería:

 Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente
estable:
 Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de
100kg/mt lineal.
 La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
 Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación
cada 7 cm. o menos.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentación.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.

Distribución de Estanterías.
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo
de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.

Mobiliario para Obras de gran Formato

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un
número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas
de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos. Cada una de ellas
debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones,
eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

Archivadores verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para

la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Mobiliario para documentos en otros formatos.

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas,

cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como
disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento
especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes
con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos
antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Contenedores

 Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y
función.
 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por
contacto.
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento
debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación
a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm.
 Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas
de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
 Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
 Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones
requeridas para garantizar su preservación.
 Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores
ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un disquete o C.D.

Artículo 5o: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados

a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que
incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes
atmosféricos e iluminación, así:

Condiciones Ambientales

Material Documental: Soporte en papel.

 Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C.

 Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.

 Blanco y Negro:
 Temperatura 15 a 20 °C.
 Humedad relativa de 40% a 50%
  Color: Temperatura menor a 10°C.
 Humedad relativa de 25% a 35%
 Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C
 Humedad relativa de 40% a 50%
 Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10°C.
 Humedad relativa de 40% a 50%
 Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20°C.
 Humedad relativa de 35% a 45%
 Microfilm: Temperatura 17 a 20°C.
 Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación.

 El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a

dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir
una adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire.

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas
como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el
sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación En Depósitos.
- Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

-Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

–Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

-Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja

intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

–Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

–Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

-Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan
o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar.
Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

–Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá

estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

–Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

–Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.

Mantenimiento.

- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no

incremente la humedad ambiental.

- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y

para el efecto se deben emplear aspiradoras.

Se requiere garantizar espacios e instalaciones necesarias para el correcto

funcionamiento de los archivos, así como proporcionar adecuadas condiciones
ambientales, mobiliario.

Elementos de trabajo : Almacenamiento en unidades de conservación como cajas

x 100 x 200 y x 300, también carpetas legajadoras, hojas resma tamaño carta y
oficio, hojas mantequilla, sobres de papel manila, carpetas 4 aletas, lapiceros,
lápices mongol, tijeras, borradores, colbon, papel japonés, resaltadores, cinta hoja
papel, cinta adhesiva, cintas de faya (2 cms.) para evitar deterioro en los
documentos, brochas y pinceles, sacapuntas, ganchos legajadores, rótulos para las
cajas y carpetas, y prácticas de manipulación y mantenimiento. También se hace
necesario de comprar guillotinas, impresoras, computadores, fotocopiadoras,
escáner, microfilmadoras, termómetros perforadoras, saca ganchos, ext.

Litados inmobiliarios: Estantes, escritorios, sillas, mesas, estantes, archivos

rodantes, extintores, aires acondicionados, carretilla, carro para trasladar los
documentos, escaleras, termómetros, deshumidificadores y extractores de agua,
sistemas de señalización ext.

Instrumentos de medición: (termómetros y termohidrógrafos) ext.

ELEMENTOS DE VIOSEGURIDAD: Tapabocas, guantes, bata, cofia, careta, lentes,

alcohol, gel antibacterial ext.

Equipos de aseo: aspiradoras, toallas para limpiar, escobas, varsol, baldes,

recogedor, traperos ext.

Todo Con el fin de llevar a cabo este precepto legal, la Ley General de Archivos 594
de 2000, en el título XI., promulga la obligación de implementar un Sistema
Integrado de Conservación, en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos. Este sistema se define como el conjunto de estrategias y procesos de
preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la
entidad,

Adjunto plano para el depósito de archivo central

PLANO ARCHIVO CENTRAL