7.5.3.

2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las

siguientes Actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;

b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

Procedimiento para el control de la Codigo P-DG-01

información documentada
Logo
empresarial Version 00
Fecha emisión 26 de marzo 2020

1. OBJETIVO : Establecer una metodología para el manejo, control, revisión, aprobación,

actualización y distribución de los documentos del Sistema de Gestión (SG) de la
empresa, con el fin de garantizar su disponibilidad y la realización de las actividades
bajo las disposiciones vigentes.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno desde su
generación o ingreso hasta la distribución, y a los de origen externo que hacen parte del
SG de la empresa.

3. RESPONSABLES
Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento son: la Alta Dirección, Líderes de Proceso, Equipos de Trabajo de los
Procesos y la Administración del Sistema Integrado de Gestión.

4. DEFINICIONES

● Acceso: Conjunto de medidas establecidas para consultar los registros de solamente a

las
personas autorizadas. Aplica para los registros diligenciados en papel y para los
registros
que se llevan en bases de datos.

● Almacenamiento
Especifica el quien, dónde y cómo se deben almacenar los registros de tal manera que
se garantice su integridad y protección. Está conformado por los siguientes atributos:
 Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se garantice la
conservación del registro y de la información Ej.: se pueden almacenar en archivador,
gaveta, en el disco duro entre otros.

Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada caso: Ej.: En

papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros.

● Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio definido.

Especifica la manera como se deben organizar u ordenar los registros para facilitar su
almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil, depende de cada caso.

Se puede tener en cuenta la manera de archivar por ej. Por carpeta, por orden
cronológico, por orden alfabético, por proveedor, por fecha, por tipo de
servicio/producto, etc.la documentación relacionada que se utiliza en el Proceso, las
referencias normativas que le afectan, así como las definiciones de la terminología
utilizada en la ficha y los riesgos identificados en el Proceso.

A la hora de redactar estas fichas hay que tener en cuenta que quede reflejado todo el
Proceso. Siempre que haya una modificación en el mismo, debe reflejarse en la ficha

● Documento
Información y el medio en el que está contenida.

● Documento Externo
Documento que describe y regula actividades relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestión de la empresa , generados al exterior del Sistema Integrado de Gestión. Estos
documentos corresponden a Normas Obligatorias, Leyes, Decretos, Resoluciones,
Acuerdos, Manuales de Proveedores y demás, relacionados con los Procesos del
Sistema Integrado de Gestión. Los nombres utilizados en las publicaciones
originales de estos documentos se conservan en el Sistema Integrado de Gestión.

● Documento Interno
Documento que describe el que hacer de los Procesos del Sistema Integrado de
Gestión nde la empresa ; son elaborados y generados al interior de la organización
con el fin de mejorar la funcionalidad de sus Procesos, dentro de ellos se contemplan
los manuales de calidad, los procedimientos, instructivos, protocolos, guías, fichas de
caracterización, formatos, planos.

● Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

● Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión
inicial( o cuando se anecesario).
● Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto
de vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.

● Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

● Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a

los interesados
para su aplicación.

● Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

● Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o

contenido.

● Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

● Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético

entregado a un tercero
con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO
CONTROLADA”,
sobre estas no hay responsabilidad de actualización.

● Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.

● Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

● Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es

recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo.

● LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA INTERNA Y EXTERNA:

relación
de la información documentada vigente, clasificada por procesos, publicada en la
intranet,
junto con la resolución reglamentaria o acta de comité que la aprueba y la relación de la
base
legal aplicable.
22. ALMLa ENAMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
El almacenamiento de la información documentada es fundamental para mantener
las evidencias de conformidad y seguimiento del Sistema de gestión de calidad.
La información documentada del Sistema de gestión de calidad, se protege contra
su pérdida, deterioro o adulteración; se tiene en cuenta las siguientes
disposiciones:
El almacenamiento de la información documentada impresa se efectúa en
carpetas, folder o cualquier otro medio que garantice su conservación y fácil
recuperación.
La información documentada debe ser archivada o almacenada en lugares
seguros contra robo o incendio.
La información documentada en papel se debe mantener en lugares limpios
y en condiciones apropiadas que no permitan el deterioro del archivo, esto
es, libre de polvo, humedad o cualquier otro elemento que afecte su
legibilidad y conservación.
Para la información documentada en soporte electrónico, se debe hacer un
respaldo electrónico diario, en aquellas computadoras que no lo realizan
automáticamente, el cual se debe mantener en un lugar seco y seguro
contra robo o incendio.
Los discos externos se deben mantener libres de polvo y humedad.
Cada departamento es responsable de almacenar la información
documentada de calidad por un período mínimo de dos años o lo que
establezca la ley.

Cuando se cumpla el período de almacenamiento o tiempo de

conservación, la información documentada en papel se debe destruir, para
lo cual utilizar trituradoras de papel o guillotinas.
En caso de información documentada en formatos electrónicos, se eliminan
del disco en que estén almacenados.