ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 3

Informe sistema para organización de documentos.

PRESENTADO POR:
ALEXANDRA ROCIO ORIZ GONZALEZ

PRESENTADO A:
RONALD ANDRES TELLEZ VIVANCO

SENATRO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2019
 ORGANIZACION DOCUMENTAL ALCALDIA DE PASTO

Funciones del Área de Archivo General Es la Dependencia de la Secretaría

General encargada de generar los lineamientos en materia de Gestión Documental,
administrar y conservar la documentación de carácter histórico de todas las
dependencias de la alcaldía de Pasto.

Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.

Grupo de Información y Consulta. Es la Dependencia encargada de atender los

requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos,
relacionados con el Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.

Grupo Archivo. Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que

permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo
General, los cuales corresponden a la Memoria Histórica de la Alcaldía de Pasto

Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de

preservación y conservación documental, generar recomendaciones de
mejora respecto de lo encontrado.

Conservación de Documentos El proceso de conservación documental consiste

en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC
de este documento, el cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.
La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación - Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o

problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que
disminuyan en lo posible, el riesgo por atentados.
Aspectos Estructurales - Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de
alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar
una carga mínima de mil doscientos (1.200) k/m2, cifra que se debe incrementar si
se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.

Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en

cuenta: - La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los
procesos de retención y valoración documental.

Distribución
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad
como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas
de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como
las 100 relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y
tratamiento de los documentos.
 - El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar
dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando
arriba hacia abajo.

Áreas de Depósito
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características técnicas de los soportes documentales.

Actividades
- Actividades de Inspección. Para las actividades de inspección de áreas, es
necesario crear un cronograma semestral y diligenciar el formato de Inspección
Áreas de Archivo. Teniendo en cuenta que esta actividad define los requerimientos
para el mantenimiento, reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado
con un espacio de tiempo de no más de treinta (30) días hábiles respecto al
cronograma de mantenimiento, con el fin de dar espacio a las contrataciones y/o
consecución de insumos y personal.

Actividades Previas al Mantenimiento.

Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan suciedad,
polvo y en el caso del mantenimiento de la estantería puede requerirse la
reubicación temporal de la documentación, es necesario minimizar los riesgos
asociados al traslado de documentos.
Asimismo, como la inspección permite definir las reparaciones que deben realizarse
con una periodicidad específica, es posible anticiparse y coordinar la reubicación o
el aislamiento de la documentación para desarrollar las actividades de reparación
y/o mantenimiento, asegurando la conservación de la documentación, por lo que las
acciones previas al mantenimiento deberán registrarse en el formato de Registro de
Mantenimiento de Áreas de Archivo.

Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:

- Proteger la documentación. Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas,
ventanas, tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo
que es necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables
o plástico, hasta que terminen las operaciones.
- Reubicación de la documentación.
En caso de que el mantenimiento de la estantería o archivadores requiera reubicar
la documentación, es necesario buscar una estantería provisional con el propósito
de no ubicar la documentación en el suelo.