ACTIVIDAD EN CLASE - ARCHIVO

18/06/2022

Consultar los siguientes temas:

1. Importancia de llevar un archivo.

La importancia de llevar un archivo de manera correcta son múltiples. Se consigue un ahorro de

dinero, tiempo y espacio. Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la
localización de datos por parte de los trabajadores. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en
el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla.
Llevar un archivo consigue evitar la pérdida de documentación y datos, ya que todos los ficheros
están identificados siguiendo patrones establecidos e integrados en un mismo sistema.
Paralelamente, se establece una colaboración entre los distintos departamentos y órganos de la
empresa que facilita e incrementa la comunicación. También permiten seguir el control de accesos y
de seguridad de los archivos. Así se puede identificar fácilmente quién ha consultado o modificado
un elemento, y evitar que personas no autorizadas accedan al fichero. Por último, se puede seguir el
ciclo de vida de los documentos, facilitando su destrucción cuando dejan de ser útiles o cuando es
requerida por las autoridades.

2. Objetivos y características del archivo.

OBJETIVOS
 El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los
documentos.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

 Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación
de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por
esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente
cualquier información que se requiera.
 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe
permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la
acción de la humedad, fuego, aire... y evitar su pérdida.
 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos
están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se
proporcionan los datos en forma oportuna.
 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como
contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO

 Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a sus
objetivos o fines. Por ejemplo, si la actividad principal de una empresa es la
construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos, contratos. Si la
empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.
 La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El sistema
de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su
consulta inmediata y agilice el trabajo.
 Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.
  El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los documentos
deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser encontrados por toda
persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo deben quedar escritas, con
el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo
conocimiento del archivista.
 Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.

3. Condiciones físicas, ambientales y de seguridad de un archivo.

a. Condiciones ambientales:
i. Ventilación
 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio
del mismo, garanticen la conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
 En los archivos de gestión que comparten su espacio con las oficinas y puestos de trabajo,
es importante que el mobiliario cuente con adecuada ventilación, proporcionada por
ventanas que se encuentren cercanas y que se puedan abrir con facilidad en los momentos
en que hay mayor ocupación de los funcionarios. No se recomienda la ubicación de
archivos en espacios como sótanos que no cuenten con ventilación adecuada.
ii. Iluminación
 Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea
posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben
estar en perfectas condiciones.
 Mantener un control sobre la instalación eléctrica.
 Los depósitos de archivo requieren iluminación adecuada para la conservación de los
documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los
depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de
baja intensidad.
iii. Temperatura:
 Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
 Fotografías impresas: 15°C a 20°C. Para fotografía a color se debe mantener una
temperatura menor a 10°C.
 Archivos de audio o video (grabaciones): En las áreas donde se almacenan archivos de tipo
grabación, se recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.
 Para las fichas en microfilm que se encuentren en los archivos del DAPRE, la temperatura
es recomendable entre 17°C y 20°C.
iv. Humedad
 Soporte en papel: Entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
 Fotografías impresas: Para fotografías en blanco y negro, la humedad relativa debe
mantenerse entre 40% y 50%. Cuando sean a color la humedad relativa debe mantenerse
entre 25% y 35%.
 Archivos de audio o video: En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la
humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.

b) Condiciones de seguridad:
Comprende lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de
la documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:
 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflam o
Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar.
  Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación
deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de
almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.
 En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el depósito.
 Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir
conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar
conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades
documentales, etc.)
 Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estén
fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

c) Condiciones físicas:

Estantería
 Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de
4 cm.  El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y
un corredor central mínimo de 120 cm.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde
con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de
separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la
documentación
Mobiliario
 Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas
de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digital como disquetes, CD,
principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo
de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Mantenimiento de instalaciones
 Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la proliferación de
roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
 Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.

4. Clases de archivos según su uso y su organización.

Según su organización:
 
 Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera
específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse
propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal
especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y
destrucción del archivo. Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a
esta dependencia para solicitarlo.
 Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu
compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y
manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias
internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos
humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado. Por su
independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y unifique los
métodos de manejo documental en cada área de la empresa.
 Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un
organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo
tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».
Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en cada área de tu
empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo histórico central donde se almacenen
los papeles menos            inmediatos.

Según su uso:

 Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se

utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay
documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes.
Es por eso que deberán permanecer accesibles.
 Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de
una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del
archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.
  Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo
valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político,
documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de
conservación.

5. Sistemas de organización de archivos.

Una de las formas de archivar documentos de oficina más extendida es, valga la repetición, los
archivadores de oficina. Estas carpetas permiten guardar y conservar todo tipo de documentos. Aquí
la clave está en hallar el método de clasificación más pertinente para cada empresa. Puede ser
alfabético, puede ser cronológico, puede ser temático, puede ser por niveles de seguridad… El
único problema es que, al tener una única copia, solo puede registrarse un documento en un sistema
de clasificación. Esto puede restarnos muchas capacidades.
En este sentido, y ateniendo a obligaciones como las que mencionamos antes de destrucción
documental o de conservación documental, la mejor organización de archivos de gestión es la
temática. Por ejemplo, aunando todos los documentos que incorporan datos personales. Luego,
dentro de cada archivador, pueden aplicarse las pertinentes subcategorías. Lo importante es crear un
árbol temático fácil de entender, con todas sus ramas muy localizadas. De esta manera todos los
trabajadores sabrán cómo relacionarse con los documentos organizados.
Por otro lado, tenemos otra forma de archivar documentos de oficina: los muebles con cajones.
Estos tienen la ventaja de que todos los documentos están localizados en unos mismos
emplazamientos. No obstante, pueden incrementar el riesgo de desorganización si no se realiza un
estricto mantenimiento de los mismos. Sea como sea, lo más importante en la organización
documental física es el sistema interno. Repetimos: hay que analizar en profundidad los documentos
que maneja una empresa antes de establecer el criterio de clasificación idóneo.

Organización de Archivos:
Organización lógica
Pilas
Archivos secuenciales
Archivos secuenciales indexados
Archivos indexados
Archivos directos o de dispersión
Organización Física
Cinta Magnética
Discos magnéticos

6. Concepto de registro, inventarios, índices y guías.

Concepto de registro: Encontramos para este término dos acepciones:

 Lugar. - donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
  Libros u otros medios. - donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o
salida que tiene lugar.
 La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos
que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Concepto de Inventarios: es un proceso de descripción de la información almacenada en los

archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar de manera exacta la recuperación y
acceso a la información en el momento en que se requiera para su consulta.

Concepto de índices: Es un instrumento de descripción de archivos que define los documentos

mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas y
materias. El índice acompaña unas veces como ayuda de guías, inventarios y catálogos, y otras se
intitula como instrumento autónomo. Su finalidad esencial es la busca directa por palabras de
personas, lugares o temas que remiten a una signatura topográfica. Este instrumento, también
llamado prontuario por los antiguos, se realiza alfabéticamente definiendo los documentos en
conceptos por medio de epígrafes, títulos o rótulos, es decir, enumeraciones muy breves y
primordiales, o encabezamientos más indicativos que explicativos.

Concepto de guías: La guía es un instrumento de referencia que describe globalmente fondos

documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos:
organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de
la documentación.

7. Clasificación cronológica/numérica.

 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los

documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente.
Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Se ordena de acuerdo a la
fecha en que la documentación ha sido tramitada. Principio de secuencia útil que
consiste en la ordenación de conceptos conforme a su ocurrencia dentro de un período
temporal. Es una forma de organización similar a la que ofrece el principio de orden
evolutivo, particularmente aplicable en disciplinas como HISTORIA. Este sistema de
ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de
acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales
simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de
Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así: 2002, 02, 28 -
2002, 03, 01 - 2002, 03, 02 - 2002, 03, 03
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro
correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. Consiste en la
ordenación de documentos de acuerdo con números de código. El número de
código puede ser una parte del documento en sí mismo (=directo), o puede asignarse al
documento por la persona responsable del archivo (=indirecto o
codificado).  (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden
numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas. Consiste en asignar
números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando
consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace
una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en
orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo
encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el
archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas)
y las fichas pueden utilizarse para otros fines.