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1. Narrativas o descriptivas
Resulta muy funcional en pequeñas empresas; también por su facilidad puede ser realizado por
diferentes personas aunque no todos pueden redactar sus ideas en forma clara y entendible para
terceros por lo cual se necesita un cierto grado de experiencia.
Lamentablemente no permite la comparación con otras áreas por lo cual presenta una visión
pequeña del entono, ocasionando dificultad para detectar áreas críticas.
Ejemplo:
1
AUDITORES INDEPENDIENTES S.A.
De la entrevista realizada con el Contador, el día 10 de septiembre de 2016, con la finalidad de conocer en forma global el
Sistema aplicado en Contabilidad para el tratamiento contable de los contratos, viáticos y vehículos, se desprende:
Contratos
Los registros contables con relación a los contratos se los realiza con el método del devengado, cuyo reporte debe ser
emitido por Gestión Talento Humano.
Anticipo de Viáticos
En el caso de anticipo de viáticos y subsistencias, llega a contabilidad el Formulario de Viáticos juntamente con el
cronograma de actividades (en el caso de Ministro, Subsecretarios y Directores no necesitan cronograma de actividades),
se realiza el cálculo de los valores que corresponde a cada caso de acuerdo al Reglamento Interno de Viáticos que el
Ministerio posee y se procede a realizar el registro como cuentas por cobrar por el anticipo; esta documentación se envía
a Presupuesto para la disponibilidad presupuestaria y de allí a tesorería.
La ubicación de los Comprobantes de pago por anticipos de viáticos, están ubicados en el archivo de contabilidad, los
cuales se hallan ordenados en forma secuencial conforme al número del respectivo comprobante bajo la responsabilidad
del encargado del archivo. Existen dos secuencias de documentos, como se describe:
- Los que se hallan comprendidos en Comprobantes de Pago, que incluyen los desembolsos a personal que se
encuentra laborando bajo la modalidad de contratos sea cual fuere su naturaleza, los anticipos por viáticos que los
funcionarios reciben y las liquidaciones por este concepto cuando existe valor a cancelar por parte del Ministerio.
- La otra secuencia de archivo se da con los Comprobantes de Diario, en los que se encuentra las liquidaciones de
viáticos que no tienen valor a pagar o cobrar por parte del Ministerio.
PRINCIPALES OBSERVACIONES
2. Cuestionarios
Tipos de preguntas
Pregunta cerrada simple. - Las respuestas están limitadas a dos o tres posibilidades: SI, NO,
N/A (No Aplicable). Proporciona respuestas específicas que no permiten reflexión. El objetivo es
diseñar preguntas con respuestas afirmativas que indique un punto sólido dentro del control
interno y por ende una respuesta negativa significa una debilidad. Al ser un cuestionario
previamente elaborado existe la posibilidad de preguntas que no tengan respuesta lo cual será
N/A, lo ideal es que no existan respuestas N/A ya que previamente hubo un conocimiento de la
entidad.
Ejemplo:
2
¿Presentan un juego completo de estados financieros de manera mensual?
Pregunta cerrada con respuestas múltiples. - Al tipo anterior, se adiciona una serie de
alternativas que den mayor opción de respuesta.
Ejemplo:
Pregunta abierta. - Pregunta formulada para conseguir una respuesta infinita ya que se deja a
libre razonamiento del entrevistado.
Ejemplo:
Ejemplo:
Disminuye costos por su aplicación que puede ser estandarizada. Otorga una pronta detección
de deficiencias aunque no todas las preguntas las abordan. Siempre procura una respuesta. Se
limita la iniciativa tanto del entrevistador como del entrevistado. No permite observa el proceso
en conjunto ni la naturaleza de las operaciones. Cuando está confeccionado y aplicado el
cuestionario no siempre permite incluir otras preguntas.
Ejemplo:
3
AUDITORES INDEPENDIENTES S.A.
Respuesta Puntuación
N Pregunta Observaciones
Si No N/A Obtenida Óptima
1 ¿Mantienen un fondo de Caja Chica? X 10 10
¿Hace uso de una caja principal diferente a la Caja
2 X 8 10
Chica? Fondo Rotativo
3 ¿Se hacen arqueos sorpresivos de Caja Chica? X 8,6 9
¿Recae en una sola persona la responsabilidad de la
4 X 3 4
Caja Chica? Secretaria
Lo realiza el
¿Hay una persona encargada de hacer los arqueos de
5 X 6,5 7 auxiliar de
Caja Chica?
contabilidad
¿Están los pagos de Caja Chica, soportados por
6 X 7,45 8
documentos debidamente aprobados?
¿Los comprobantes de caja menor tienen la firma del
7 X 3,5 5
beneficiario?
¿Se comparan los comprobantes que soportan las
8 operaciones con el saldo existente en el fondo de Caja X 0 8 Cheques en
Chica? blanco
¿Se lleva un control adecuado de los gastos hechos
9 X 6,3 8
por Caja Chica para evitar salida duplos?
La secretaria
pide la
10 ¿La reposición de la Caja Chica se hace con cheque? X 5 5
restitución de
Caja Chica
Suman: 58,35 74
Firmas de responsabilidad:
RESPONSABLE AUDITOR
Puntaje Obtenido
Nivel de Confianza= ------------------------ X 100
Puntaje Óptimo
58.35
NC= ------------------------ X 100
74
NC= 78.85%
Puntaje Obtenido
4
Riesgo de Control = 1 - ------------------------ X 100
Puntaje Óptimo
58.35
RC= 1 - ------------------------ X 100
74
RC= 21.15%
INTERPRETACIÓN:
MATRIZ DE RIESGO.- El nivel de confianza es alto-medio con el 78.85% y su riesgo de control es bajo
medio con el 21.15%
MATRIZ DE COLORIMETRÍA.- El nivel de confianza es alto con el 78.85% y su riesgo de control es bajo
con el 21.15%
Riesgo de Control
Es el riesgo que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o
irregularidades significativas en forma oportuna.
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo de control se pueden mencionar:
Matriz de riesgo
Confianza
NIVEL DESDE HASTA
ALTO
ALTO 88,89% 99,99%
MEDIO 77,78% 88,88%
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO
ALTO 55,56% 66,66%
MEDIO 44,45% 55,55%
BAJO 33,34% 44,44%
BAJO
ALTO 22,23% 33,33%
MEDIO 11,12% 22,22%
BAJO 0,01% 11,11%
Riesgo
La colorimetría consiste en el uso de colores para reflejar de mejor manera los resultados de
mediciones realizadas fundamentalmente agrupándolos por niveles o rangos. Se han definido
básicamente escalas colorimétricas de 3 y 5 niveles.
5
Riesgo de Colorimetría – 3 escalas
Puntaje
Colores Riesgo Confianza
Inferior Superior
Verde 15% 35% Bajo Alto
Moderado Moderado
Amarillo 36% 75%
Moderado Moderado
Rojo 76% 95% Alto Bajo
Puntaje
Colores Riesgo Confianza
Inferior Superior
Verde 15% 35% Bajo Alto
Celeste 36% 50% Moderado Bajo Moderado Alto
Amarillo 51% 65% Moderado Moderado Moderado Moderado
Tomate 66% 75% Moderado Alto Moderado Bajo
3. Flujogramas
Los flujogramas es una herramienta técnica para la evaluación en comparación con otros
procedimientos.
Los flujogramas evalúan en una secuencia lógica. Necesita conocimientos sólidos de control
interno. Requiere entrenamiento la aplicación de esta herramienta por lo cual personal inexperto
no podría comprenderlo. Localiza desviaciones en procesos así como ausencia de controles.
Símbolo Significado
Documento
Operación
6
Conector en una misma hoja
Inició / Fin
Decisión
Archivo
Ejemplo:
7
INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS POR TRANSFERENCIA GRATUTITA (DONACIÓN)
ENTIDAD DONANTE ENTIDAD BENEFICIARIA ENTIDAD BENEFICIARIA COMISIÓN CONTABILIDAD ACTIVOS FIJOS Dirección
TITULAR MÁXIMA AUTORIDAD FUNCIONARIO DELEGADO ESPECIALIZADA JEFE JEFE Administrativa
Inicio
1 4 2 6 7 8 8
2 Reporte de
Ingresos con el 9
código definitivo
FIN de los Bienes
3
Recibe informe y
FIN
analiza el contenido
Comunica
convenie donante
nte
archivo
Sumilla direc
financiero para
que intervenga
en la entrega fin
Delega funcieonario
para recepcion de
bienes
8
EL EJEMPLO S.A.
COMPRA DE MERCADERIA
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CON FLUJOGRAMAS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIAGRAMA DE DOCUMENTO
No. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE CONTROLES OBSERVACIONES
FLUJO RELACIONADO
1 Inicio
7 Fin
9
Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:
Se entiende a una matriz de riesgo como una forma de pensar, de planificar, de delegar, de
adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.
10
EL EJEMPLO S.A.
COMPRA DE MERCADERIA CI-MR
MATRIZ DE RIESGOS Elab: BPAV Fecha:
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Rev: Fecha:
ANALISIS
IDENTIFICACION AUDITORÍA
CALIFICACION EVALUACION
DESCRIPCION O DETALLE CAUSAS (Factores EFECTOS P R O B A B ILID N IV E L D E L Z ON A D E
RIESGO IM P A C T O PRUEBAS
DEL RIESGO internos y externos) (Consecuencias) AD R IE S G O R IE S G O
Compra de
productos de
* Análisis de
Cuando se requiere No se ha definido el rol forma empírica y
rotación de
adquirir mercaderia el que debe llevar acabo que no obedece a
Solicitud de inventarios
bodeguero con su el departamento de un criterio técnico
compra por parte 4 5 20 * Verificación de
experiencia realiza la ventas a fin de verificar de requerimiento
del bodeguero la mercaderia que
solicitud de compra los productos con de mercaderias
tiene menos
de inventario mayor demanda Stock de productos
estock
que no tengan
salida real
Realizar compras * Verificación
Aprobación de
El Gerente realiza un que no requiera la física de los
compra de
revisión sencilla al Confianza en el trabajo empresa y por inventarios
mercaderias sin 4 4 16
pedido de compra del bodeguero consiguiente tener * Análisis de los
un análisis
emitido por bodega inventario en kárdex de
previo
stock sin moverse mercaderias
* Análisis de las
La compañía debe facturas pagadas a
asumir el valor de proveedores para
La compañía en la
las retenciones así verificar si se
compra de inventario
Pago de facturas El tesorero desconoce como las realizo
no realiza las
de proveedores la normativa tributaria sanciones correctamente las
retenciones en la
sin realizar relacionada a las determinadas por 2 3 6 retenciones
fuente tanto del IR
retenciones en la retenciones en la la autoridad * Cálculo de las
como del IVA y
fuente fuente de impuestos tributaria por retenciones que
cancela la factura
incumplir con el debe asumir la
sobre el total
marco fiscal empresa por
aplicable. aplicarlas al
proveedor
11
TABLA DE PROBABILIDAD
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
El evento puede ocurrir solo en No se ha presentado en el último año.
1 Raro
circunstancias excepcionales.
El evento puede ocurrir en algún Al menos de 1 vez en el último año.
2 Improbable
momento
El evento podría ocurrir en algún Al menos de 10 veces en el último año.
3 Posible
momento
El evento probablemente ocurrirá en la mayoría De 11 a 30 veces en el último año.
4 Probable
de las circunstancias
Se espera que el evento ocurra en la mayoría Más de 30 veces en el último año.
5 Casi Seguro
de las circunstancias
TABLA DE IMPACTO
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN
Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos mínimos sobre la
1 Insignificante
entidad.
2 Menor Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad.
4 Mayor Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad
TABLA DE RIESGOS
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN
1 Bajo 1 - 8 (verde)
2 Medio 9 - 18 (Amarillo)
3 Alto 19 - 25 (Rojo)
12
Empresa ABC
TESORERIA AP
Lista de verificación 5/7
31/12/2012
Cumplimiento Observaciones
N: Controles
Si No
1 Conocimiento sobre el vencimiento de las facturas emitidas x
11 4
Ninguno de los métodos por sí solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de control
interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos, por ejemplo los flujogramas con
cuestionarios.
7. Manual de Referencia
Referirse al libro Control Interno Informe COSO, de Samuel Alberto Mantilla, Cuarta Edición, año
2005, español de la Editorial Kimpres; ahí encontrará el Manual de Referencia.
Ejemplo:
13
N° COMPONENTES DEL COSO ERM OBJETIVO O. F. C. RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL
1) Exigir el cumplimiento de las
actividades designadas para la
1.- La administración no
administración.
desea asumir
AMBIENTE INTERNO.- La empresa 2) Establecer normas y políticas de
Definir adecuadamente responsabilidades.
"ABC" debe contar con una sancionamiento al no
quienes son los
1 estructura orgánica que viabilice O;C cumplimiento de las mismas.
responsables de la emisión
la emisión y la responsabilidad 1) Realizar una estructura orgánica
de los estados financieros.
de los estados financieros. 2.- La empresa no cuenta de la empresa.
con una estructura 2) Investigar estructuras orgánicas
orgánica. de empresas similares que
pueden servir de referencia.
Establecer adecuadamente 1.- No se cuente con las 1) Capacitar al personal
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.-
las políticas que mejoren el personas adecuadas para 2) Contratar a un profesional.
2 Mejorar la emisión de los estados O;C
cumplimiento de la emisión 2.- El personal deconoce 1) Comunicar los objetivos
financieros
de los Estados fianancieros. los objetivos establecidos
1) Capacitando al personal de la
1.- No cuente con un
empresa enfocandolo a alcanzar el
IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.- personal idóneo para la
éxito.
La empresa debe elaborar un creación de un buen
2) Contratando a un profesional
3 procedimiento que facilite la O;C procedimiento.
para que lo realice.
identificación de los riesgos al
1) Realizar un análisis F.O.D.A.
emitir los estados financieros. 2.- No tenga la
2) Contratemos a un especialista
información necesaria.
para que nos capacite.
1) Evaluar con el Dpto.
Administrativo los parámetros a
1.- Los parámetros no
tomar.
EVALUACIÓN DE RIESGOS.- La estén bien tomados.
Establecer el nivel de 2) Capacitar al auditor para que
empresa debe evaluar a los
4 probabilidad e impacto de O;C maneje un buen criterio.
posibles responsables que
ocurrencia de los riesgos. 1) Contratar a un personal que
requieren de mayor control. 2.- La valoración de los
evalúe hasta qué punto la
parámetros sea
empresa puede aceptar el riesgo.
exagerada.
2) Capacitar a su propio personal.
1) Controlar que el personal esté
capacitado ante la presencia de
1.- Que no se pueda
los riesgos
contrarrestrar el riesgo.
1) Contratar a una Compañía de
RESPUESTA AL RIESGO.- La
Determinar estratégias para Seguros.
empresa debe elaborar un plan
5 contrarestrar a los riesgos O;C 1) Realizar un estudio para
de contingencia para evitar que
presentados. 2.- Que no se cuente con determinar si la empresa cuenta
se presenten riesgos futuros.
la suficiente información con el personal capacitado.
para elaborar el plan de 2) Tener en cuenta todas las
contingencia. precauciones para minimizar el
riesgo, en lo más mínimo.
1.- No contar con un 1) Prevenir que una misma
Realizar actividades de
ACTIVIDADES DE CONTROL.- La sofware de seguridad que persona controle todo un ciclo.
control a lo largo de toda la
empresa debe ayudar a asegurar impida el acceso no 2) Buscar asesoramiento en
organización, a todos los
6 que las respuestas a los riesgos O;C autorizado al sistema. sofware de seguridad.
niveles y en todas las
se lleven a cabo adecuada y 2.- Que las actividades no 1) Mantener una ejecución
funciones, enfatizando en
oportunament. lleguen a todos los eficiente.
el Dpto. de Administración.
niveles. 2) Coordinar las funciones.
1) Incentivos que los motiven a
1.- Falta de compromiso
INFORMACIÓN Y trabajar en equipo.
de los miembros de la
COMUNICACIÓN.- La empresa Crear una fuente de 2) Promover actividades de
entidad.
debe procurar que la información información confiable en integración.
7 O;C
sea efectiva en un sentido amplio donde todos los 2.- Falta de coordinación 1) Trato equitativo a todos los
fluyendo hacia abajo, a través y trabajadores tengan acceso. en las disposisicones que empleados.
hacia arriba de la entidad. creen conflictos por no 2) Actividades de segregación de
transmitir una buena funciones.
1.- Actualizar el sistema.
MONITOREO.- La empresa debe Evaluar y mejorar la eficacia 1.- Sistema de monitoreo
2.- Comprar o adquirir otro
garantizar todos los requisistos y eficiencia de las activiades en una base extensa.
sistema.
8 que un sistema informático realizadas dentro del Dpto. O;C
2.- No contemos con el 1.- Capacitación al personal
requiere para que pueda cumplir como soporte a la mejora
personal idóneo para
con su misión. de los procesos del negocio. 2.- Contratación de un profesional
mejorar dicho sistema.
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