TERCER PARCIAL TEMAS DE ADMINISTRACION

PROCESO ADMINISTRATIVO (LOURDES MUNCH GALINDO)

Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad,

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo,

empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización. (Lourdes Munch
Galindo)

FASES ELEMENTOS ETAPAS

-OBJETIVOS
-INVESTIGACIONES
PLANEACIÓN -ESTRATEGIAS
-POLÍTICAS
-PROCEDIMIENTOS
-PROGRAMAS
MECÁNICA -PRESUPUESTOS

-JERARQUIZACIÓN
-DEPARTAMENTALIZACIÓN
ORGANIZACIÓN -DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES Y
OBLIGACIONES

PROCESO ADMINISTRATIVO:
-RECLUTAMIENTO
-SELECCIÓN
-CONTRATACIÓN
INTEGRACIÓN -INDUCCIÓN
-CAPACITACIÓN Y
DESARROLLO

DINAMICA -AUTORIDAD
-COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN -SUPERVISIÓN

-ESTABLECIMIENTO DE
ESTÁNDARES.
-MEDICIÓN DE
RESULTADOS
CONTROL -CORRECCIÓN
RETROALIMENTACIÓN(
nuevo objetivo)
N
Filosofía organizacional: Es el conjunto de valores, creencias, compromisos que orientan la vida de
una organización. La filosofía empresarial es primordial para darle sentido y finalidad a todas las
acciones futuras de la empresa. Comprende: Credo, valores y compromiso. Los valores son pautas
de comportamiento o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización.

Ejemplo: “La filosofía de FEMSA: Respaldar la calidad de los productos y servicios que
proporcionamos a nuestros clientes”.

En ella se concentran los más altos valores que el corporativo busca, promueve y defiende entre
su gente: pasión por el servicio, enfoque al cliente/consumidor, innovación y creatividad, calidad y
productividad, respeto desarrollo integral y excelencia del personal. Por esta razón nuestros
colaboradores son hombres y mujeres capacitados y motivados hacia una mejora continua”.

Misión: Es la razón de ser de la organización, es la definición amplia del propósito y la actividad

fundamental de carácter permanente de la empresa.

La misión responde a las preguntas: ¿Para qué y por qué existe la empresa? ¿Cuál es su propósito?
¿A quién sirve? A qué se dedica la organización?¿En qué sector productivo se está? ¿Cuál es
nuestro valor agregado? ¿Cuáles son o deberían ser nuestros productos principales presentes y
futuros? ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?

Visión. La visión es el enunciado que describe el estado al que aspira la organización en el futuro.
Provee dirección y forja el futuro de la empresa, estimulando acciones concretas en el presente.

El proceso administrativo según Lyndall F. Urwick se divide en 2 fases: Mecánica y

Dinámica
Mecánica: Estructura la empresa, aquí se determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas
para conseguirlos.

Dinámica: Hace operar la empresa, aquí se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
que se planeó en la fase mecánica.

PLANEACIÓN

Objetivos: Una vez que se ha establecido la filosofía, la visión y la misión, se determinan los
objetivos que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo
determinado para cristalizar la misión y la visión.

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
determinados cuantitativamente y establecidos para realizarse en un tiempo específico.

Los objetivos deben reunir las siguientes características:

 Establecerse en un tiempo específico(años, meses, días etc)

 Determinarse cuantitativamente (en cantidad)
 Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.(obtener, producir, vender etc.)

Ejemplo: Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los próximos 2 años.
Investigaciones: A través de algunas técnicas se debe conocer las necesidades y deseos de los
clientes. Observación y encuesta.

Estrategias: Son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y recursos que deben
emplearse para lograr los objetivos.

Mediante las estrategias se plantea como lograr específicamente y de la mejor manera los
objetivos. Por ello existen tantas estrategias como objetivos se definen en una organización.

Ejemplo: Objetivo: Lograr ventas de 1 millón de dólares anuales, se podría plantear la estrategia de
mercadotecnia que se enlistan a continuación:

 Diseñar una campaña publicitaria en los siguientes medios durante todos los meses del
año:

Radio: Spot comercial con canción de la marca en las 3 estaciones principales de la radio juvenil,
en sus 4 programas de mayor raiting, con una frecuencia de 6 spots por programa y una duración
de 30 segundos por mensaje.

Televisión: Incluir 2 spots en el programa de mayor audiencia juvenil, durante los siguientes 3
meses, con el fin de entrar en el mercado.

Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:

 Cada decisión conlleva un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse con mucho
cuidado.
 Para cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes.
 Las estrategias deben promover la creación de ventajas competitivas.

Políticas: Son guías para orientar la acción, son criterios y lineamientos generales para observar en
la toma de decisiones.

En ocasiones se confunden las políticas con las reglas, la diferencia entre ellas es que las reglas
son estrictas y las políticas son flexibles.

Ejemplo de regla:” Las operaciones de ventas se realizarán únicamente al contado”

Política: Es preferible que los ejecutivos de ventas sean mayores de 25 años.

Tanto las políticas como las reglas, determinan un esquema de conducta que debe seguir el
personal, su diferencia radica en que las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección,
mientras que las reglas dejan margen de interpretación.

Procedimientos: Serie de pasos que se llevan a cabo para realizar una actividad.

Programas: Una vez que se han determinado los objetivos y estrategias del plan es necesario
elaborar un programa.

Un programa define el tiempo requerido, la secuencia de actividades específicas y los responsables

para alcanzar los objetivos.

Ejemplo de una gráfica de Gantt

Presupuestos: El presupuesto determina por anticipado en términos cuantitativos (monetarios y/o
no monetarios) el origen y la asignación de los recursos para un periodo específico.

ORGANIZACIÒN: Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos y sistemas

tendientes a la simplificación y optimización del trabajo. Las etapas son:

División del trabajo y coordinación

La división del trabajo consiste en la delimitación de las actividades, con el fin de realizar el
trabajo con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo. Para ello se requiere:

Descripción del proceso

-Jerarquización

-Departamentalización

-Descripción de funciones

Descripción de procesos

 Elaborar una lista que incluya todas las funciones de la empresa.

 Una vez definidas las funciones, las funciones similares se clasifican y agrupan en
departamentos o áreas de la empresa.
 Posteriormente, se analizan las funciones y determinan los grandes procesos que se
llevan a cabo.

Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, conocidos como departamentos.

Al departamentalizar es conveniente seguir el siguiente proceso:

 Definir los procesos

 Listar todas las funciones
 Clasificarla de acuerdo con su similitud
 Agruparlas según orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: Departamentos o áreas
funcionales.

Descripción de actividades y obligaciones.- Después de haber establecido los niveles jerárquicos y

departamentos o áreas de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y
actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo, o puestos, de los
distintos departamentos o áreas de la organización.

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

 ORGANIGRAMAS: Vertical, horizontal, circular.

 MANUALES: De organización, de bienvenida, de procesos etc.
 DIAGRAMAS DE PROCESOS O DE FLUJO
 CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO O DE ACTIVIDADES
 ANÁLISIS DE PUESTOS

ORGANIGRAMAS
 GERENTE
GENERAL

AUX. GERENCIA

GERENTE GERENTE DE GERENTE

MERCADOTECNIA RREC. HUMANOS FINANZAS

GERENTE GENERAL
GERENTE
MERCADOTECNIA
GERENTE REC.
HUMANOS
GERENTE
FINANZAS

DIAGRAMA DE PROCESO O DE FLUJO

 ACTIVIDAD VENDEDOR HRS. ANALISTA HRS. CRÉDITO HRS.

PEDIDO RECIBE Y CAPTURA 4

REVISA Y RECOGE REVISA Y RECOGE 2
AUTORIZA CRÉDITO AUTORIZA 8
ARCHIVA ARCHIVA 6
4 8 8

CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES

INTEGRACIÓN: En esta etapa se eligen los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones

En esta etapa se adquieren los recursos necesarios para que la empresa opere. Aunque
tradicionalmente se descuidaba esta función, tanto la experiencia como las investigaciones
demostraron que los insumos son uno de los aspectos más importantes para cualquier
organización. Mediante la integración, la empresa obtiene ´personal y los recursos para el
desempeño de las actividades.

 Reclutamiento: Medios y fuentes (Medios: De comunicación y fuentes: Sindicato,

recomendación, puerta de la calle.
 Selección: hoja de solicitud, entrevista, pruebas psicotécnicas y/o prácticas, referencias y
examen médico.
 Contratación: Pasar a firmar su contrato.
 Inducción: Realizar un recorrido para conocer las instalaciones así como a las personas con
las que laborará.
 Capacitación y Desarrollo (Capacitación: adiestramiento, Desarrollo: Ejecutivo

DIRECCIÓN:

 Autoridad: Es la facultad de dar órdenes y la correlativa obligación de ser obedecido.

Existen diversos tipos de Autoridad:

Formal: Es la que otorga la empresa.(jefe)

Técnica o staff: Surge de los conocimientos especializados de quien la posee.(Abogado, contador)

Personal: Se origina de la personalidad del individuo.(líder, compañero, amigo)

 Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información.

Por su sentido puede ser:

*Vertical: Ascendente y descendente:

Ascendente en forma de sugerencias, quejas, reportes. Descendente en forma de órdenes e

instrucciones, información.

Horizontal: Entre los de un mismo nivel jerárquico.

Por su contenido puede ser:
Formal e informal-. Formal: Lo que la empresa desea dar a conocer, a través de órdenes,
instrucciones, sugerencias. Informal: Lo que se da a conocer aunque la empresa no lo desee, a
través de rumores, comentarios etc.

Por su forma puede ser: oral y escrita

 Supervisión: Ver que las cosas se hagan como se ordenaron

Un supervisor tiene una doble formación: como jefe: Recibe reportes, quejas, sugerencias,
resuelve problemas.

Como empleado: Hace reportes y presenta resultados ante sus jefes.

CONTROL: Es la evaluación y medición de los resultados, para detectar, prever y corregir

desviaciones, con la finalidad de mejorar continuamente los procesos

 Establecimiento de estándares: Un estándar es la unidad de medida que sirve como

modelo, guía o patrón para efectuar el control.
 Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la
aplicación de unidades de medida. Se utilizan primordialmente los sistemas de
información: por lo tanto la efectividad del proceso dependerá directamente de la
información recibida. Esta debe ser oportuna (a tiempo), confiable, válida (que mida
realmente el fenómeno que se intenta medir) con unidades de medida apropiadas y fluida
(que utilice los canales de comunicación adecuados) Alcanzamos el estándar? De no ser
así, habrán de buscarse las desviaciones.
 Corrección.- Antes de una acción correctiva, es de vital importancia reconocer la causa de
las desviaciones, por ejemplo: si detectamos que no logramos nuestro objetivo porque
nuestras ventas disminuyeron habrá de analizar si fue debido a la baja calidad de nuestros
productos o por la ineficiencia de la fuerza de ventas.
 Retroalimentación: De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que
se retroalimente el sistema. A partir de lo que se detecte y se corrija , se vuelven a
establecer los objetivos.