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Atentamente,
Juan Pablo Cobos
Gerente General
Fenix Hotel
MANUAL ORGANIZACIONAL FENIX HOTEL
FENIX HOTEL:
Somos una empresa con tradición hotelera, renacida con el propósito de posicionarnos como marca en el
mercado.
En Fenix Hotel, la inclusión, hospitalidad y atención personalizada son nuestros baluartes más preciados;
es por ellos que en nuestras instalaciones ofrecemos habitaciones y áreas diseñadas a proveer
accesibilidad, confort, descanso y seguridad. Brindando las más apropiadas soluciones a las necesidades
y requerimientos de nuestros clientes.
Al mismo tiempo, contamos con Bennu Restaurante. Donde nuestros huéspedes y comensales pueden
deleitarse gastronómicamente a través de exquisitos platos nacionales e internacionales.
Creemos en la mejora continua lo cual nos compromete con excelencia al servicio. Para ello, contamos
con un capacitado equipo de trabajo que, con su pasión brinda un trato cálido y cordial, maximizando el
valor de satisfacción al cliente.
Misión:
Ofrecer servicios de calidad a nuestros clientes nacionales e internacionales. Con espacios diseñados
para el descanso, actividades empresariales y turísticas. Asistidos, por un equipo de trabajo capacitado y
comprometido con excelencia en el servicio, orientado hacia la hospitalidad y atención personalizada.
Visión:
Consolidarnos como la primera opción de hospedaje en nuestros clientes por nuestro compromiso a la
excelencia, hospitalidad y atención personalizada.
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Compromiso: Nuestro compromiso como principio más destacado, compromiso con nosotros mismos,
nuestros clientes, nuestros compañeros de trabajo y superiores.
Excelencia: Como sinónimo de Calidad, nuestro norte es esmerarnos en cada uno de los procesos de
trabajo para entregar a nuestros clientes un servicio de excelencia. Optimizando los recursos y
enfocándonos en la mejora continua y la innovación.
Respeto: Consideración y valor especial positivo con nosotros mismos, nuestros clientes y
compañeros de trabajo. El respeto con quienes se encuentren en un proceso de aprendizaje, con
nuestros proveedores, nuestra comunidad y el medio ambiente.
Puntualidad: Respetar las pautas y horas para tiempos de los compromisos adquiridos.
Pasión: En brindar a nuestros clientes una atención de calidad, garantizada a través de la mejora continua.
Mejora Continua: Trabajamos por la excelencia, evaluando constantemente nuestros procesos y servicios
para cumplir con los estándares nacionales e internacionales.
Atención personalizada: Pasión en brindar un trato cálido y cordial a nuestros clientes, escuchando y
respondiendo a sus requerimientos, dando el paso extra para satisfacerlos con eficacia y
eficiencia.
Calidad: Aportar el máximo valor a nuestros productos y servicios con importancia máxima al huésped
como propósito común. Garantizando así, los estándares de excelencia.
Transparencia: Mostramos nuestras actividades y objetivos de forma clara y honesta a todas las partes
involucradas.
PERSONAL EVENTUAL
- El uniforme temporal para el personal eventual será el siguiente:
✓ Camisa blanca de vestir, manga larga para el personal administrativo y de
servicio
✓ Camisa blanca de vestir, manga corta para el personal de habitaciones
- Evitar el uso de gorras o sombreros de cualquier tipo, con excepción de que sean
entregadas como un tema promocional y bajo las indicaciones del jefe departamental
correspondiente.
- Se debe portar el distintivo de personal de apoyo, en todo momento de manera
visible durante su jornada laboral. Si este sufre algún daño, debe ser reportado de
manera inmediata al supervisor correspondiente.
Todo personal eventual o nuevo ingreso debe presentarse con el uniforme anteriormente descrito, caso
contrario no se permitirá asistir a su turno de trabajo.
PERSONAL MASCULINO
El Personal masculino deberá ser formal y su presentación bien cuidada.
- Mantener una apariencia aseada y pulcra.
- Lávese las manos regularmente.
- Los cortes de cabello deben ser formales.
- Mantenerse siempre bien afeitado o con barbas bien definidas y pulcras.
Para áreas operativas como: Habitaciones, lavandería, servicio y cocina el uso de barbas,
candados o bigotes no está permitido.
- Las manos, y uñas, deben estar limpias
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2. Todas las áreas públicas y de servicio del Hotel se mantienen en perfecto estado de limpieza,
presentación y mantenimiento
3. Todo el personal de Ama de Llaves y ý áreas públicas debe estar uniformado y llevar el name tape
con su nombre
4. El estándar de montaje de habitaciones, se debe cumplir al pie de la letra en cada uno de los
diferentes tipos de habitaciones del Hotel
5. Se debe llevar una bitácora de control de las llaves maestras, donde los camareros firman el
recibido al inicio de su jornada y el entregado al final de la misma
6. Los camareros traerán consigo su llave maestra todo el tiempo, por ningún motivo podrán
prestarla o dejarla en otro sitio incluyendo el carro de limpieza
7. Las llaves maestras serán guardadas en un gabinete con llave, ubicado en la oficina del Ama de
Llave, cuando no estén en uso
8. Todos los blancos entregados y recibidos de la lavandería serán contados y registrados en una
hoja de control
9. La mantelería será entregada y recibida por medio de una hoja de control
10. Los carros de camareros se mantendrán en perfecto estado de limpieza, orden y mantenimiento
11. Los carros de limpieza nunca se dejarán desatendidos en los pasillos
12. La lavandería siempre se mantiene limpia y ordenada
13. Los linos de cada piso se mantendrán siempre limpios y ordenados
14. La oficina de Ama de llaves se mantendrá siempre limpia y ordenada
15. Cuando un camarero está haciendo una habitación la puerta de esta se mantendrá siempre
abierta, bloqueando el acceso a la entrada con el carro de limpieza
16. No debe haber malos olores en las áreas públicas ni en las habitaciones
17. Los siguientes aspectos de limpieza de habitaciones y áreas públicas deberán ser contempladas
diariamente:
✓ Pisos
✓ Espejos
✓ Paredes
✓ Ventanas y Ventanales
✓ Botes de basura
✓ Cabeceras
✓ Focos
✓ Cajones
✓ Closets
✓ Tv
✓ Teléfonos
✓ Vasos y lavabos
✓ Excusados
✓ Tinas y duchas
✓ Jaboneras
18. Las camas serán hechas de manera profesional, cuidando el tendido y evitando la existencia de
manchas, cabellos, arrugas y cualquier detalle que no cumpla con el estándar. Cama limpia,
tendida y blanca
19. Las cortinas, tapicería y sobrecamas deben estar limpios, ordenados y en perfecto estado de
mantenimiento
20. Los muebles de la habitación siempre deben estar en buen estado y limpios
21. Todas las lámparas, focos y tomacorrientes de cada habitación deben funcionar perfectamente
22. Todas las toallas del baño deben estar limpias, sin manchas y presentados de manera profesional
23. La ropa de cama estará limpia, sin manchas y presentados de manera profesional
24. Las rejillas entre la ventana estarán limpias y en buen estado
25. Los ganchos, visillos y demás accesorios de las cortinas (Habitación y baño) estarán completos,
limpios y en buen estado. Haciendo juego con el diseño de las cortinas
26. Los camareros no abrirán las puertas de las habitaciones de huéspedes a nadie sin previa
autorización
27. Los camareros utilizaran nudillos para llamar a las puertas de las habitaciones, no llaves u otros
objetos
28. Todos los colaboradores del departamento de ama de llaves conocen a fondo los procedimientos
correspondientes a su área que están plasmados en el manual de políticas y procedimientos del
Hotel
29. El jefe departamental de ama de llaves emitirá al menos 02 reportes diarios del estado físico de
las habitaciones del hotel
30. Todas las discrepancias en los reportes de ama de llaves son aclarados antes de la finalización
del turno del jefe de ama de llaves
31. Todos los artículos olvidados son entregados al jefe de ama de llaves quien debe registrar
inmediatamente estos en la hoja de control respectiva
32. El almacén de artículos olvidados debe estar siempre al día con respecto a la hoja de control y a la
política de depuración del mismo
33. Con frecuencia se harán pruebas con nuevos productos de limpieza con el objetivo de probar su
efectividad y evaluar si se puede mejorar la limpieza del hotel, mantenimiento del costo de
operación dentro de los parámetros señalados en el presupuesto de operación
34. Los inventarios de blancos y mantelería deben estar al día y son exactos
35. Los blancos fuera de servicio se reciclarán en la medida de lo posible, según el estado en que se
encuentren
36. Los trabajos que el departamento de mantenimiento lleve a cabo en las habitaciones y áreas
públicas del hotel son supervisados por el ama de llaves o su auxiliar al momento de su conclusión
para constatar que todo haya quedado bien
37. Establecer y cumplir un programa anual de volteado de colchones de habitaciones
38. Establecer y cumplir un programa diario de supervisión de habitaciones
39. Ninguna habitación podrá ser entregada sin haber cumplido con la debida supervisión de la misma
ÁREAS PRINCIPALES
El departamento abarca 4 áreas principales, las cuales son:
- Habitaciones
- Pisos
- Linos
- Lavandería
✓ El área de camareros
✓ El área de lavandería.
Aunque las funciones no son directamente con el huésped, es de gran importancia cumplir con el aseo,
higiene y presentación en general
- Planifica y asigna tareas a sus colaboradores, asegurándose que las habitaciones se limpien a
tiempo para la llegada de nuevos huéspedes y que se atiendan las solicitudes de los huéspedes a
tiempo
- Planifica y organiza la limpieza y mantenimiento de las habitaciones, asegurándose que se cumpla
los estándares de calidad y que se utilicen los procedimientos y productos adecuados
- Supervisa el trabajo del personal de camareros de piso y el personal de lavandería, para
asegurarse que cumplan con los estándares del hotel en cuanto a limpieza y presentación
- Verifica que las habitaciones y áreas comunes estén limpias y en condiciones óptimas para los
huéspedes y que cumplan con los estándares del hotel, inspeccionando habitaciones, corredores,
escaleras, etc. Y chequeando las habitaciones para verificar que no falte ningún suministro
- Mantiene registros precisos del trabajo realizado por sus colaboradores a cargo y genera reportes
para la gerencia en cuanto a la productividad del departamento y el desempeño de los
colaboradores
- Selecciona y entrena al personal en los estándares del Hotel en cuanto a limpieza y presentación,
así como en los procesos de seguridad y protocolo de atención al cliente
- Gestiona las vacaciones, días libres de los colaboradores
- Mantiene el control en los uniformes, garantizando que se cumplan según los estándares del hotel
- Gestiona y tiene al día el inventario, con la finalidad de mantener un stock adecuado de
suministros y equipos para el departamento, asegurando que se reabastezcan cuando sea
necesario
- Realiza una revisión periódica de las partidas figuradas en inventario y las reposiciones necesarias
- Garantiza que las habitaciones se limpien en el horario debido
- Elabora y solicita al jefe de operaciones los programas de mantenimiento en habitaciones y áreas
públicas
- Realiza ordenes de trabajo para solicitar mantenimiento de alguna área bajo su responsabilidad
- Elabora y ejecuta programas de limpieza, tales como: limpieza exterior, lavado de ventanas y
demás áreas
- Informa a su jefe inmediato cualquier anomalía encontrada en las habitaciones o áreas públicas
del hotel
- Asegura que los huéspedes estén satisfechos con la limpieza y presentación de sus habitaciones
y garantiza que cualquier problema sea atendido de inmediato con el fin que la atención al cliente
en su departamento sea una extensión de la política del hotel y garantizando que esta sea una
actitud permanente dentro de su equipo
- Trabaja en estrecha colaboración con los departamentos para garantizar que el hotel funcione de
manera eficiente y que las necesidades de los huéspedes se satisfagan
- Asiste a los comités realizados por el hotel
- Lleva control sobre las llaves maestras que entrega a los colaboradores de su departamento.
CAMAREROS:
Los camareros son supervisados por ama de llaves, su responsabilidad es mantener en el mejor estado la
limpieza, funcionamiento y orden de las habitaciones, garantizando la calidad y cumplimiento de sus
servicios acorde a los estándares establecidos por el Hotel.
Recomendaciones:
- Usar tono de voz adecuado en los pisos
- Evitar dejar el carro desatendido o abandonado en los pasillos
- Cuidar los suministros a su cargo
- No dejar objetos ni ropa en los muebles de los pasillos
- Promover los servicios del Hotel
- Elaborar los reportes que el Ama de Llaves solicite.
FUNCIONES:
- Recibe, revisa y cumple con la planificación de operaciones del jefe de ama de llaves en
asignaciones de habitaciones (hoja de tareas), respetando estrictamente el área y piso asignado.
- Mantiene el carro de servicio adecuadamente ordenado y portando todos los elementos de
limpieza entregados y asignados.
- Cuando el departamento de recepción, o ama de llaves reporte ¨check out¨ el camarero debe
suspende su actividad, se dirige inmediatamente a la habitación indicada, y realizar la verificación
visual de los bienes y condiciones de la habitación en un plazo no mayor a 5 minutos.
- Entrega diariamente al ama de llaves los informes detallados de las habitaciones que fueron
limpiadas durante su jornada
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- Realiza la limpieza respectiva de las habitaciones que han sido ocupadas por los clientes,
verificando el estado en el que se encuentren en las mismas, incluidos sus bienes muebles
accesorios y en caso de existir novedades al respecto deberán reportar de manera inmediata a
recepción para su cobro.
- Reporta a Ama de llaves, cualquier novedad correspondiente de los materiales a su cargo tales
como sábanas, toallas, manteles, edredones (duvets), etc.
- Estar siempre abastecidos con todos los implementos de trabajo y limpieza.
- Reportar a ama de llaves, en caso de verificar la existencia de novedades que requieran la
atención del departamento de mantenimiento.
- Cumple con los tiempos establecidos para la limpieza de las habitaciones. (30 min por habitación
aprox)
- Acata y da fiel cumplimiento a los protocolos de limpieza, estando prohibido mezclar los utensilios
y/o trapos de limpieza, evitando en todo momento la contaminación cruzada entre áreas o zonas
de limpieza.
- Coloca las bolsas de basura en los lugares determinados sin derramar líquidos y evitar accidentes
al momento de retirar la basura, así como la penetración de malos olores en las áreas de limpieza.
- Diariamente se debe quitar el polvo y manchas de muebles y demás accesorios que se
encuentren en las habitaciones
- Limpia, ordena y acondiciona habitaciones, pasillos y lugares de acceso del Hotel
- Comprueba el funcionamiento de los equipos que garantizan la comodidad en las habitaciones,
tales como; iluminación, suministro de agua, teléfono, televisor, ventanas, puertas, baños,
secadoras, muebles, entre otros
- Controla la lencería e insumos que se utilizan en las habitaciones
- Comprueba en la salida de los huéspedes el estado de las habitaciones e informa sobre las
anomalías o novedades que observe
- Verifica si el huésped dejó algún objeto olvidado y entrega este a su jefe inmediato o lugar
indicado
- Manipula diferentes equipos de limpieza
- Registra y entrega el reporte de las habitaciones ocupadas y limpias, así como demás reportes de
trabajo que se exijan
- Traslada cunas, mobiliarios, camas, lencería, insumos y otros equipos que se requieran
- Auxilia, asiste y participa en la ejecución de actividades tales como el cambio y atención de
plantas u/y otros objetos de decoración interior en el Hotel
- Limpia y cuida utensilios de cocina y vajillas que se utilicen en las habitaciones, controlarlos y
cuidarlos o entregarlos al colaborador de servicio
- Satisfacer y atender cualquier solicitud de información, necesidad pedida por los huéspedes o
tramitarla con las instancias pertinentes
- Realiza otras tareas afines según se requieran
LAVANDERÍA
Supervisados por ama de llaves, su responsabilidad es el servicio de lavandería y planchado tanto para
clientes externo como para el cliente interno
FUNCIONES:
- Antes de iniciar con el lavado de las prendas es obligación del colaborador revisar las prendas,
verificando su estado, reportando inmediatamente las rupturas, agujeros, manchas, desgarres o
cualquier daño a la ama de llaves
- Recolectar, almacenar y clasificar en la forma y modo establecido por el hotel los diferentes tipos
de lencería para proceder a su lavado
- Separar las prendas que presentan manchas en el lugar autorizado para su posterior tratamiento,
de acuerdo a los procesos establecidos por el hotel y uso de los químicos o técnicas autorizadas
para cada tipo de mancha
- Durante el lavado de las prendas entregadas a lavandería, el trabajador deberá aplicar los
elementos químicos de limpieza y desmanche de acuerdo a las medidas, gramajes, mililitros, litros
o cualquier medida indicada
- Hacer uso de la maquinaria de lavado siguiendo las recomendaciones del proveedor, evitando la
sobrecarga en peso, debiendo llenarla a un máximo de 70% para la correcta rotación de la
lencería
- Programar la maquinaría de lavado de acuerdo al tipo de prendas y las condiciones propias de
cada tejido
- Evitar la mezcla de lencería y tejidos diferentes, siguiendo las normas indicadas, para evitar la
contaminación de la prenda.
- Cumplir con el tiempo de lavado de acuerdo a cada prenda de acuerdo a las características
propias de la máquina, quedando prohibido interrumpir el ciclo de lavado, centrifugado o secado
- Verificar que las prendas que han culminado su ciclo de secado se encuentren listas
completamente secas, antes de proceder al planchado
- Hacer uso de la maquinaria de planchado de manera correcta, verificando y utilizando
correctamente su temperatura, para evitar la quema o mancha de las prendas
- Doblar y almacenar la lencería limpia de acuerdo a los requerimientos del hotel y almacenarla en
los estantes definidos para estos
- Mantener el inventario actualizado de toda la lencería limpia que se almacena y recepta para su
lavado
- Hacer uso del equipo de seguridad pertinente y necesario para el tratamiento de las manchas,
aplicar técnicas, procedimientos y usos de químicos
- Lavar las prendas del hotel o restaurante de forma autónoma y separarla, estando prohibido
mezclar estas prendas con las prendas de los huéspedes