DEME – Capítulo 10

El proceso de formalización

Desarrollo de técnicas para normalizar los puestos de trabajo y las relaciones interpersonales dentro de la
organización.

La formalización debe someterse a constante revisión, a que depende del aumento de tamaño, de la complejidad
tecnológica y de las características de los miembros de la organización. El grado de formalización tiene una
influencia importante sobre el individuo en cuanto a su comportamiento, mucha o poca formalización puede
afectar negativamente en toda la organización.

Manuales 🡪 Instrumentos de comunicación.

Aquellas organizaciones que no los utilizan suelen canalizar las normas mediante comunicaciones aisladas que no
logan integrarse al cuerpo orgánico.

Son más usados en empresas grandes, ya que la necesidad de manuales se ve cuando el tamaño y la complejidad
de la organización requieren normalización. Sería cuestionable su utilidad en empresas pequeñas debido a que es
factible la adaptación mutua como medio de coordinación.

▪ Ventajas
o Función unificadora.
o La gestión y la toma de decisiones no son improvisadas.
o Instrumento de comunicación.
o Evita conflictos.
o Entrenamiento y capacitación del personal, evaluación objetiva del desempeño.
▪ Limitaciones
o No considera aspectos informales.
o Confección y actualización requieren esfuerzo y costo.
o Una redacción defectuosa puede dificultar su uso.
o En caso de ser muy detallados limitan la iniciativa individual.
o Difíciles de revisar.

El manual de organización

Distintos tipos de manuales

⮚ De normas 🡪 definiciones

⮚ De organización 🡪 gráficos de organización y detalle de la estructura.

⮚ De procedimientos 🡪 sistemas y técnicas específicos para la realización de las tareas.

⮚ De calidad 🡪 establecer e implementar las normas de calidad según normas ISO-9004.

Cuando el tamaño o la complejidad generan superposición de las tareas y funciones, se hace necesario
institucionalizar la estructura, y el manual de organización es adecuado para este fin.
El IRAM 🡪 hizo un estudio y elaboración de normas sobre manuales, norma Iram 34.505 establece lo que debe
incluir un manual. Independientemente de las diversas formas se suele construir a partir de los organigramas y las
descripciones de cargos.

Organigrama

Es la representación clásica gráfica, que indica la forma en la que se relacionan los distintos departamentos por
medio de líneas de autoridad.

Descripción de cargos 🡪 complementa la falta de información, permite precisar el contenido y las relaciones de las
distintas posiciones del organigrama.

Townsend 🡪 los critica, diciendo que se abusa del uso de estos y considerándolos impersonales.

Realizando la tarea

● Detección de la necesidad real de una nueva estructura o una modificación. La relación entre necesidad y
respuesta es fundamental, las tareas generan conflictos por lo que debe haber un requerimiento real que
las justifique.
● Quién será responsable del proyecto.
o Si la tarea recae sobre personal propio puede:
❖ Se centraliza en el sector de sistemas o de organización, asegurando uniformidad.

❖ Descentralizar la tarea bajo la responsabilidad de cada jefe departamental.

❖ Que se encargue a un equipo de proyecto que integre a los analistas y a los sectores
usuarios.
o Si recae sobre analistas externos
❖ No reciben ni dan instrucciones, ya que no forman parte del sistema de autoridad de la
organización.
❖ El analista necesita interés conjunto de parte de la organización.

El método a seguir

Pasos a seguir:

1. Definición del plan de trabajo:

Contactos con los niveles supriores de la organización para definir objetivos y el alcance de la tarea. Deben
ser compartidos y apoyados, además de comunicados a las personas afectadas. Definir un cronograma.
2. Relevamiento de información:
se toma contacto con la realidad existente en términos de la estructura vigente. Para la ejecución pueden
utilizarse en forma alternativa o conjunta distintas técnicas:
- Recopilación de antecedentes.
- Cuestionarios (gran cantidad de información en un tiempo breve).
- Entrevistas (permiten el intercambio entre el analista y el usuario, corriente dual de información).
- Observación directa (complementario).
3. Análisis:
la información resultante del relevamiento debe compatibilizarse entre sí establecer su validez y llegar a
una única conclusión. La realización de esta etapa permitirá realizar un diagnóstico sobre la situación.
 4. Diseño:
propuesta de la nueva estructura materializada en el manual de organización. Requiere:
-participación de los responsables de los distintos niveles.
-Preparación del proyecto.
-discusión del proyecto final.
5. Implementación:
tareas necesarias para la puesta en funcionamiento:
- coordinar la disposición del tiempo.
- Presentación a los responsables.
- Capacitación del personal.
En esta se controla la ejecución.

Anexos

❖ Pautas para diseñar el formulario: hay características uniformes.

❖ Cuestionario de relevamiento: guía de preguntas para la entrevista

❖ Pautas para la capacitación: aspectos a considerar

DEME 11 – El organigrama
Organigrama 🡪 representación gráfica de la estructura de una organizaron.

● No es la organización propiamente dicha sino una representación analógica.

● La correspondencia entre la gráfica y la realidad está dada por una serie de reglas y referencias.

● En algunos casos es producto de la planificación y representa la estructura deseada; en otro, se lo realiza

luego de formular la estructura y ponerla en práctica.
● Puede comprender la estructura total o parte de ella.

● Sólo indica aquella de dependencia formal.

Propósito y Uso

Objetivos del organigrama

Reducir el espacio. Representar adecuadamente relaciones complejas.

Comparar dos sistemas.

Actualizar fácilmente la situación representada.

- Como medio de información

o Ubican la posición y su relación con el resto.
o Facilitan la instrucción de quienes ingresan.
o Muestran los puestos, sectores y departamentos y los órganos colectivos.
o Definen los niveles de la jerarquía formal.
o Identifican las relaciones de autoridad lineal y de asesoramiento.
o Especifican divisiones geográficas, por productos o mercados.
 - Como medio de análisis
o Visión global de la org.
o Revelar la estructura vigente y proyectar nuevas estructuras.
o Facilitan la comparación de distintas estructuras.
o Ponen de manifiesto debilidades estructurales.

¿Se usan los organigramas? Las razones para el uso de éstos se hallan presentes tanto en la pequeña como en la
gran empresa.

Técnicas de representación

Formas usuales 🡪 geométricas triangulares o circulares y, la más difundida es la pirámide vertical. Es la

representación más simple y de mayores posibilidades.

Elementos a representar 🡪 símbolos más o menos convencionales, permiten confeccionar el organigrama. Los
elementos que se representan son:

o Posición o cargo: actividades agrupadas de acuerdo con algún criterio de departamentalización y que se
asignan a una unidad orgánica o persona. Mediante un rectángulo. De acuerdo a la jerarquía puede variar
el tamaño del rectángulo.
o Relaciones entre cargos: la relación de autoridad. Corresponde diferenciar:
● Autoridad lineal o jerárquica: se representan mediante líneas continuas, y se unen formando un
ángulo recto.
● Autoridad funcional o “staff”: línea de trazo partido.

Normalización de organismos

Definición de términos

● Organigrama: representación gráfica de la estructura formal de la org.

● Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura. (se representa con un
rectángulo)
● Línea de dependencia jerárquica: relaciona jerárquicamente los entegramas.

● Línea de dependencia funcional: relaciona funcionalmente los entegrmas.

● Nivel: distinta importancia relativa, de acuerdo con los siguientes tipos: jerárquico, de dependencia y de
autorización.
● Nivel jerárquico: el rango del responsable y por el nivel de área o cargo.

● Nivel de dependencia: cantidad de instancias que existen ente el área y el máximo nivel.

● Nivel de autorización: régimen de autorización específica de organización y/o disposiciones.

● Sector: área de cualquier nivel jerárquico.

● Responsable: rango de cualquier nivel.

Ejemplos

Estructura Simple -> pirámide vertical.

La máquina burocrática -> pirámide horizontal.

La burocracia profesional -> forma de pirámide vertical.

La forma divisional -> forma circular u técnica Afnor.

La adhocracia -> representa solamente la matriz formada por las distintas funcionalidades y las responsables de las
divisiones de producto.

DEME – 12
Descripción de cargos: proveen definiciones adecuadas de los puestos de trabajo de la organización. Se centran en
cambios de conducción y especialistas.

Se describe al cargo y no a la persona que lo desempeña. Debe ser impersonal y centrada en la tarea, definiendo
sus deberes, relaciones con otros cargos, decisiones a tomar, controles a realizar y órdenes a emitir.

Propósito y uso

Para el empleado: le permite ver con claridad su misión, de qué es responsable, de quien depende y cuáles son sus
relaciones con otros.

Para el jefe: provee un estándar para valorar la actuación de sus subordinados.

Para el análisis organizacional: apreciar la adecuación de la división del trabajo.

Para la planificación de recursos humanos: provee información acerca del perfil de los puestos, permite advertir
cuales son los requerimientos de personal a incorporar y capacitar.

Contenido

Distintas propuestas 🡪 distintas propuestas acerca de los aspectos que debe incluir la descripción de un cargo

❖ Ader
o Descripción de funciones
o Definición de responsabilidades y autoridad
o Relaciones
o Sistemas de información.
❖ Gelinier
o Función general
o Importancia
o Objetivos generales y responsabilidades
o Relaciones de dependencia frente a los otros servicios
o Límites de competencia
❖ Solana y Pienovi
o Denominación del sector
o Nivel
o Dependencia
o Autoridad
o Responsabilidad principal
o Funciones
Un contenido básico 🡪 las descripciones de cargos dependen de que estén completas y adecuadamente tituladas y
redactadas.

▪ Misión:
la definición más generalizada del área de responsabilidad y hacia cual convergirán las tareas que se
describen posteriormente. Establece un campo de actividad y debe apoyarse en etas específicas.
▪ Funciones:
enunciado de las tareas asignadas por la empresa y cuya responsabilidad se imputa al titular del cargo.
Implica dos aspectos:
Administrativo: trabajo común que se refiere a las funciones de planeamiento, control y mando.
Especializado o Técnico: tareas relacionadas con la profesión.
Las tareas estarán referidas básicamente a:
Planeamiento de las actividades de su área
Definición de tareas y asignación de responsabilidades
Formación y dirección del equipo
Contribución al mejoramiento de métodos y procedimientos.
Desarrollo del personal
Incumbencia en la definición de sistemas de información necesarios para la función.
▪ Autoridad
La amplitud de la autoridad del cargo debe guardar relación con las responsabilidades asignadas. El manual
indicará de quien recibe autoridad y especificará su alcance con referencia a las siguientes materias:
- Preparación del presupuesto y control presupuestario.
- Autorización de compras, gastos y servicios.
- Manejo de fondos.
- Personal: despidos, ascensos, contratación.
- Solicitud de nuevas inversiones y equipos.
▪ Relaciones
Relaciones de autoridad y canales de información disminuyen la necesidad de relaciones informales. Debe
explicar dos tipos de relaciones, las que son dentro de la empresa y las externas.
▪ Requisitos para el cargo
El cargo es una necesidad que debe ser cubierta por una persona con determinada capacidad técnica y
experiencia. Debe definir el perfil del responsable teniendo en cuenta:
✔ Conocimientos técnicos formalizados

✔ Experiencia laboral

✔ Condiciones personales.

Preparación de la descripción de cargos:

Redacción 🡪 medio para transmitir información, debe ser realizada por personas con experiencia y atendiendo
ciertos criterios:

● Lenguaje claro.

● Estilo formal pero no aburrido.

 ● Los títulos asignados a cada cargo deben relacionarse claramente con la misión y funciones que le
competen.
● Las frases deben ser concisas.

● Las descripciones no deben ser extensas y tiene que ser uniformes.

Formato y presentación 🡪 Tamaño de hoja normalizado, que pueda encuadernarse y que la tipografía y el
especiado faciliten su lectura así será dinámico y fácil de modificar.

Distribución y uso 🡪 se distribuirá a aquellos que son usuarios directos, no a todo el personal.

Revisión y actualización 🡪 el valor de un manual depende de la validez de la información que contiene. La tarea de
actualización es el principal deber del analista, además con cierta periodicidad o cuando sea aconsejable deberá
proceder a una revisión integral.