PRINCIPIOS DE

ADMINISTRACIÓN

CLASE 9:
 El Organigrama
“El organigrama es una representación gráfica simplificada, total o parcial de la
estructura de una organización, en términos de unidades, departamentos,
sectores o puestos de trabajo, y de las relaciones existentes entre ellos”

Como medio de información, se caracteriza por lo siguiente:

● Define las áreas de acción de cada integrante de la organización
● Sirve como medio de inducción para el personal nuevo
● Brinda una idea general de cómo está compuesta la organización
● Identifica las relaciones de autoridad lineal y de asesoramiento
● Sirve como herramienta para capacitar al personal
● Se pueden identificar los departamentos, sectores, áreas, etc.
● Sirve como instrumento para la confección del análisis y la descripción de
puestos.

Como desventaja de esta representación, podemos mencionar:

● No se puede representar la estructura informal, ya que posee como
característica su complejidad, y si se dibujaran las diferentes líneas de las
relaciones informales y de canales de información, el organigrama sería
demasiado complejo y perdería su utilidad.
● No se puede representar ninguna situación que no esté definida con
claridad, ya que se haría dificultosa su diagramación.

El organigrama debe ser considerado una herramienta a través de la cual

puede lograrse:
1) Mostrar las áreas de actividad que componen la organización: esto otorga
información a los miembros de la organización, la posición relativa que ocupa y
la relación con el resto de la estructura.
2) Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar deficiencia de
estructuración, a través de los principios básicos de dicha organización, que
determina formalmente las pautas a que deben ajustarse las entidades en cuanto
a la distribución de las funciones y responsabilidades.
3) Facilitar a las personas que se incorporan a la organización la toma de
contacto con la estructura de la misma.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 2
4) Facilitar la comprensión acerca de de las posibilidades que tiene cada persona
de ascender a otras posiciones de la estructura organizativa.
5) Informar a terceros interesados (instituciones bancarias, financieras,
accionistas, proveedores, deudores y consultores) en la organización cómo se
encuentra estructurada la misma.

Como herramienta de análisis, permite detectar fallas de estructuración, como

por ejemplo:
1) Fallas de control interno, cuando un cargo tiene asignadas funciones
incompatibles desde el punto de vista del control interno, como por ejemplo,
funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo.
2) Falta de unidad de mando: cuando dos o más personas supervisan a un
mismo cargo.
3) Situaciones de subordinación unitaria, es decir, cuando un cargo depende de
un único subordinado del cual a su vez depende uno o varios cargos.
4) Estructura desequilibrada, situación que se presenta cuando un área tiene
exceso de niveles o personas con respecto a otra área.
5) Alcance de control excesivamente amplio, o sea, cuando a un cargo se le
asigna un mayor número de subordinados de los que puede supervisar
eficazmente.
6) Designación confusa de las funciones, categorías o nombre de los cargos.
7) Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha indicado al cargo: lineal,
asesora, funcional.

Limitaciones:
La principal limitación de los diagramas de estructura está constituida en
su misma definición, cuando se expresa que es una representación gráfica
simplificada; ya que se debe asumir con el riesgo de que la información acerca
de la estructura sea incompleta.
Un organigrama solo muestra las relaciones formales de autoridad y omite
algunas múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una
empresa típicamente organizadas. Muestra también las relaciones importantes
de líneas o formales, sin especificar cuánta autoridad existe en cualquier punto
de la estructura.
Otra dificultad con los organigramas es que quizás las personas confundan las
relaciones de autoridad con la posición en la empresa.
Otra limitación del organigrama se origina en la necesidad de que el mismo debe
estar permanentemente actualizado, si así no lo hiciera se corre el riesgo de
convertirlo en una herramienta de resultados negativos.

Elementos de un organigrama:

*Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura. Se

refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y a la inscripción
contenida en los mismos.

Se utilizan para representar cargos, funciones, categorías.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 3
 Los cuerpos colegiados, como los comités y las comisiones, se grafican
con un rectángulo de doble trazo.

*Línea de dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan jerárquicamente

los entegramas. Vinculan entegramas que ocupan un lugar jerárquico superior
con otro/s inferiores, siguiente el concepto de Cadena de Mando (es de trazo
mas grueso)

*Línea de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente

los entegramas, esto es en razón de asistencia técnica o de asesoramiento.

*Concepto de Staff en los Organigramas: es una ayuda para el ejecutivo, es una

extensión de su personalidad, son especialistas (abogados, contadores,
ingenieros especializados, contratados por un período de tiempo y que perciben
honorarios), respondiendo directamente a su ejecutivo. No existe relación
jerárquica ni cadena de mando, solo asesoran a la organización en algún aspecto
especifico, pero es importante incluirlos en el grafico para que se conozcan las
asesorías externas. Se une al entegrama con una línea de puntos o trazo partido.

-----------

*Nivel: mide los niveles jerárquicos.

Pautas para la confección de Organigramas

 Las pautas de diagramación que se utilizan para dibujar los

organigramas no son universalmente aceptadas, pero en nuestro país existe una
norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM), la
34.504, sobre la confección de organigramas.

 Otras pautas a considerar

● Los niveles jerárquicos se indican expresamente al costado izquierdo del
diagrama y se separan entre sí con líneas de puntos.
● El tamaño de los rectángulos debe ser igual para las posiciones que se
encuentran a un mismo nivel de estructura.
● Cada rectángulo debe incluir la denominación de la posición o cargo,
jerarquía y función.
● Los distintos rectángulos deben ser vinculados por líneas llenas, en forma
vertical y horizontal, unidas por ángulos rectos.
● Los diseños deben ser simples, facilitando la interpretación.
● Equilibrio: el diagrama debe ser equilibrado y simétrico. Esto no significa
la posibilidad de tergiversar la realidad con el propósito de lograr un
diagrama equilibrado.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 4
Tipos de representación:
a) Representación vertical: donde la jerarquía de mayor rango se
encuentra en la parte superior de la gráfica.

b) Representación horizontal: donde la jerarquía de mayor rango se

encuentra a la izquierda de la gráfica.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 5
c) Representación mixta: se representa la estructura de una organización
utilizando combinaciones verticales y horizontales.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 6
MANUALES ORGANIZACIONALES.
Los manuales son herramientas que utilizan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus
funciones administrativas y operativas. Son una fuente
de comunicación dentro de la organización.
Pueden caracterizarse como un cuerpo sistemático en
el que están descriptas las actividades que deben
desarrollar los integrantes, así como también los procedimientos necesarios a
través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas en el uso de manuales:

✓ El manual es un resumen de la totalidad de las funciones y procedimientos
que se desarrollan en una organización
✓ Determina la responsabilidad para asumir en situaciones que las que se
puede generar el interrogante de qué área debe actuar y a qué nivel
alcanza la decisión o ejecución de esa área
✓ Sirve como elemento de evaluación entre la actuación del empleado y lo
descripto en el manual
✓ Se logra la eficiencia con respecto al tiempo, ya que brinda soluciones a
situaciones sistematizadas que de otra manera habría que analizar,
evaluar o resolver cada vez que se presentan.

Desventajas en el uso de manuales:

✓ El manual genera un costo de redacción y confección
✓ Es difícil determinar el nivel óptimo de síntesis o de detalle a los efectos
de su entendimiento
✓ Exige una permanente actualización
✓ No incorpora los elementos de la organización informal, que si bien existe,
los manuales no la toman en cuenta.

Existen diferentes clases de manuales:

● Manual de organización: describe cada puesto de trabajo, los objetivos el
mismo, las funciones, la autoridad y la responsabilidad
● Manual de políticas: es la descripción detallada de los lineamientos
básicos a ser seguidos por los ejecutivos en la toma de decisiones
● Manual de normas y procedimientos: detalla los procedimientos
administrativos de la organización en un orden secuencial de ejecución y
las normas que deben cumplir los integrantes
● Manual de funciones: describe específicamente las funciones que deben
desarrollar los integrantes de la organización, a quien deben reportarse o
quiénes son sus subordinados
● Manual del empleado: contiene la información que se utilizara para los
nuevos ingresantes a la organización y se aplica durante el periodo de
inducción.
● Manual para especialistas: es aquel que agrupa normas de aplicación
específica a determinado tipo de actividades o tareas. Se aplica para
unificar la actuación de los empleados que desarrollan iguales funciones
o actividades.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 7
 MANUAL DE FUNCIONES:

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 8
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 9