Capítulo 5

Organización
27 de Mayo

Se pregunta ¿cómo hacerlo?

Naturaleza de la organización
Muchas veces usamos de forma imprecisa el concepto organizar.

• Implica una estructura intencional formalizada de roles y puestos. Alguien

tiene que liderar y designar ciertas cosas.
• Los roles que se les pide a las personas que desempeñen deben estar
diseñados intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades
requeridas y que éstas se acoplen.
• Definición: es determinar las funciones necesarias para lograr los objetivos,
estableciendo líneas de autoridad y asignando responsabilidades a las
personas.
• La estructura debe reflejar los objetivos y estrategias definidas, porque de
aquí se derivan las actividades.
• Las personas trabajarán de un modo más eficaz si conocen los roles que van
a desempeñar y la forma en que sus roles se relacionan con los demás.
• Organizar es diseñar y mantener estos roles.

Conceptos claves
A. La lógica de la organización:
• El establecimiento de los objetivos de la empresa supone la planificación
como etapa previa y fundamental ya que, antes de organizar, debemos saber
para que hacerlo.
• Identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para cumplir esos
objetivos viene después
• Esas actividades deben ser descritas con cierto detalle, desligándose en
tareas concretas.
• Estas pueden agruparse, luego delegarse y enlazarse.

Identificar y clasi- Agrupar Delegar Coordinar

ficar

Formular un con- Agrupar las activi- Delegar al respons- Enlazar horizontal y

junto de actividades dades en unidades o able de cada grupo verticalmente los
o trabajos necesar- centros de op- la autoridad nece- distintos grupos por
ios de realizar para eración. saria para el desem- reacciones de au-
cumplir los obje- peño de las mismas. toridad y flujos de
tivos; describir las información.
actividades con
cierto detalle y des-
glosar en tareas.
B. Estructura organizacional:
• Enlaces horizontales y verticales existentes en la organización.
• Es la distribución ordenada de funciones y cargos que determinan las
relaciones de dependencia y funcionalidad al interior de la organización.
• Herramienta: el organigrama ayuda a que se comprenda, facilita ,a visión
global y departamental de la empresa.
• Organigrama: representación gráfica de las relaciones entre los cargos de
una organización. Fotografía de la estructura organizacional. Rectángulos
representan los cargos. Los niveles altos se ubican en la parte alta del
gráfico. Se unen por líneas que definen relaciones entre cargos: líneas llenas:
autoridad de línea; línea punteada: funciones asesoras.
• Limitaciones del organigrama: solo muestra las relaciones formales de
autoridad, omite las múltiples relaciones informales importantes. No muestra
cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

C. Organización formal e informal:

• Formal: estructura intencional de funciones en una empresa formalmente
organizada.
• Informal: todo lo que hay detrás. Red de relaciones personales y sociales
surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.
• Las interrelacionadas individuales y de grupos informales dentro de la
empresa hacen que la real estructura organizativa difiera del organigrama.

ORGANIZACIÓN INFORMAL:
• Es más fácil solicitar ayuda en la organización a alguien que se conoce
personalmente, aunque sea de un departamento diferente, que a alguien que
solo se conoce como un nombre en el organigrama.
• La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no
establecidas o requeridas por la organización formal, sino que se producen
espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

D. Descripción de cargos:
• Es un resumen escrito del puesto de trabajo (actividades, equipo, condiciones
laborales).
• Expone la función básica del puesto, las principales áreas de resultados y las
relaciones de dependencia:
- Aclara las autoridades de un puesto
- Expone los objetivos verificables
- Sirve para la planificación
- Sirve para el reclutamiento de nuevos empleados y su capacitación
- Guía el desempeño de las personas
- Permite una asignación justa y eficiente de remuneraciones, entre otros.

Temas adicionales
1. Organización con tramos estrechos y con tramos amplios
 Tramos estrechos Tramos amplios

Ventajas Ventajas

Estrecha supervisión Los supervisores se ven obligados a dele-

gar

Estricto control Obliga establecer políticas claras

Rápida comunicación entre subordinados Genera selección cuidadosa de los subor-

y supervisores dinados

Desventajas Desventajas

Excesivo involucramiento de los superi- Superiores sobrecargados de trabajo son

ores cuellos de botella en las decisiones

Muchos nivel s administrativos Riesgo de pérdida de control para el supe-

rior

Altos costos por numerosos niveles Difícil conseguir administración de cali-

dad excepcional

Excesiva distancia entre el nivel más alto

y el más bajo

2. Errores al organizar:
• Planificación inadecuada
• Relaciones confusas
• Renuencia a delegar autoridad y facultar al personal
• Desequilibrio en la delegación de autoridad
• Confusión de líneas de autoridad con líneas de información
• Atribuir responsabilidad a quien carece de autoridad
• Conceder autoridad sin exigir responsabilidad
• Subordinación y autoridad funcional múltiples
• Sobre y sub organización

3. Diseños organizacionales
• La limitación del número de subordinados que se pueden dirigir directamente
restringiría el tamaño de las empresas
• Se puede departamentalizar, agrupando las actividades y a las personas en
departamentos
• No existe una única y mejor manera de departamentalizar, depende de la
situación y de la empresa
• Más usados:
A. Funcional:
• Se agrupan las actividades de acuerdo con las funciones de una
empresa.
• Divide las unidades de modo que cada una cuente con un conjunto
diferente de deberes y responsabilidades.
• Tiende a mermar la cooperación interdepartamental porque no hay
incentivos y es poco flexible, por lo que se recomienda en entornos
estables.
B. Por producto
• Agrupa las actividades en base a productos o líneas de productos.
• Se delega en un ejecutivo de división amplia autoridad sobre las distintas
funciones en esta línea o producto
• Ha crecido en las empresas de líneas múltiples y de gran escala.
• Establece dentro de la empresa una división, una unidad estratégica de
negocios (UEN), que le permite cumplir mejor con los plazos y el control
de costos. Es una mini compañía.
• Funciona en entornos dinámicos, pero los empleados son menos fieles a
la empresa y se debilitan las especialidades.
C. Por mercado
• Divide las unidades de modo que cada una sirva a un cliente o un
mercado distinto.
• Organismos de gobierno versus empresas comerciales, pues requiere de
distintos métodos de venta, características del producto y servicios.
• Muestra claro enfoque al cliente.
• Resulta difícil la coordinación entre estos departamentos y los
organizados sobre otras bases.
D. Matricial
• Es una combinación de la estructura funcional y por producto o por
mercados.
• Toma las ventajas de cada uno y disminuye las desventajas
- Genera conflictos entre los gerentes funcionales y los de proyectos,
pues compiten con recursos limitados.
- Hay conflicto o ambigüedad de roles y sobrecarga de trabajo para
algunos.
- Sensación de que nadie está bajo las órdenes de alguien.
- Muchas reuniones y excesivas tomas de decisiones en equipo.