ORGANIGRAMA JERARQUICO

CÓDIGO: GAL-P01
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MANUAL DE FUNCIONES
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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO...........................................................................................................4
ALCANCE........................................................................................................... 4
CAPÍTULO 1....................................................................................................... 5
ASPECTOS GENERALES...............................................................................5
1.1. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL..............................................................5
1.2. NIVELES JERARQUICOS........................................................................5
1.2.1. NIVEL DIRECTIVO:............................................................................5
1.2.2. NIVEL ASESOR:................................................................................ 5
1.2.3. NIVEL EJECUTIVO:...........................................................................5
1.2.4. NIVEL PROFESIONAL:......................................................................6
1.2.5. NIVEL TECNICO:...............................................................................6
1.2.6. NIVEL ASISTENCIAL:........................................................................6
1.3. IDENTIFICACION DE LOS CARGOS.......................................................7
1.3.1. DENOMINACIÓN DEL CARGO:........................................................7
1.3.2. NIVEL:................................................................................................ 7
1.3.3. UBICACIÓN:.......................................................................................7
1.3.4. EDUCACIÓN:.....................................................................................7
1.3.5. EXPERIENCIA:...................................................................................8
1.3.6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO:..................................................8
1.3.7. FUNCIONES ESPECÍFICAS:.............................................................9
1.3.8. HABILIDADES Y DESTREZAS:.........................................................9
1.4. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL.............................................................9
CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................11
FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS..............................................12
FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS..............................................13
FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS..............................................14
FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS..............................................15
FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS..............................................16
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PRESENTACIÓN

El manual de funciones y requisitos de funcionarios GALVIS CAFÉ es el

instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen los
deberes de los empleos que conforman la empresa, en particular los
requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos, ellos deben
consultar su propio perfil organizacional. Se constituye en el soporte técnico
que justifica y da sentido a la existencia de los empleos en la Empresa.
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OBJETIVO

El presente manual formaliza las responsabilidades de los funcionarios

vinculados a cada uno de los cargos de GALVIS CAFÉ. El manual tiene los
siguientes objetivos específicos:

• Ser útil para orientar el desempeño de los empleados.

• Precisar de manera clara y concisa la razón de ser de cada cargo.

• Determinar las responsabilidades que debe tener el empleado.

• Especificar los requerimientos de los empleos en términos de educación,

experiencia, habilidades y destrezas, como un medio para objetar otros
procesos como son: Selección y vinculación de personal, inducción,
capacitación, entrenamiento y retroalimentación de la gestión.

• Generar en los funcionarios de GALVIS CAFÉ compromiso en el desempeño

eficiente de los cargos, entregando la información básica sobre los mismos.

ALCANCE

Este manual es aplicable a todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los
cargos, pertenecientes a la empresa GALVIS CAFÉ.
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CAPÍTULO 1

ASPECTOS GENERALES

1.1. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL

La estructura del manual de funciones se presenta por dependencias y niveles

Jerárquicos: Directivo, asesor, ejecutivo, profesional, técnico y asistencial.

Sobre cada nivel jerárquico se describen los requisitos para el desempeño del
cargo como: Educación y experiencia, se hace la descripción de la función
general del cargo, de la función específica, las habilidades y destrezas.

1.2. NIVELES JERARQUICOS

Según la naturaleza general de las funciones, y los requisitos exigidos para su

desempeño, los cargos de la organización se clasifican en los siguientes
niveles jerárquicos: Nivel directivo, nivel asesor, nivel ejecutivo, nivel
profesional, nivel técnico y nivel asistencial.

1.2.1. NIVEL DIRECTIVO: Son los cargos de la alta dirección que cumplen las
funciones de formular y plantear las políticas institucionales, planes, programas
y proyectos.

1.2.2. NIVEL ASESOR: Agrupa los cargos cuyas funciones consisten en asistir,
proponer y asesorar al nivel directivo.

1.2.3. NIVEL EJECUTIVO: Comprende los cargos de la dirección, jefatura,

evaluación y control de las dependencias internas, encargadas de ejecutar y
desarrollar las políticas, planes programas y proyectos.
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1.2.4. NIVEL PROFESIONAL: Agrupa los cargos cuya naturaleza demanda la

ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera
profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la
ley. Adicionalmente y según la complejidad y requisitos exigidos por el cargo, le
puedan asignar funciones de coordinación, supervisión y/o control de
dependencias internas.

1.2.5. NIVEL TECNICO: Comprende los cargos cuyas funciones exigen el

desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de
apoyo. Adicionalmente y, según la complejidad y requisitos exigidos por el
cargo, le puedan asignar funciones de coordinación de dependencias internas.

1.2.6. NIVEL ASISTENCIAL: Comprende los cargos cuyas funciones implican

el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de
los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de
actividades manuales o tareas de simple ejecución.

NIVEL CARGO COMPUESTO

GERENTE
DIRECTIVO
1 ENCARGADO

NIVEL CARGO COMPUESTO

ADMINISTRADOR
EJECUTIVO
1 ENCARGADO
Representante Legal y Fiscal
NIVEL CARGO COMPUESTO

TALENTO HUMANO
EJECUTIVO
1 ENCARGADO
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NIVEL CARGO COMPUESTO

MARKEING DIGITAL
TECNICO
1 ENCARGADO

NIVEL CARGO COMPUESTO

MESERO
ASISTENCIAL
1 ENCARGADO

1.3. IDENTIFICACION DE LOS CARGOS

1.3.1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Hace referencia al nombre del empleo,

el cual debe de estar acorde la nomenclatura establecida en la orden
presidencial, por la cual se ajusta el grupo de trabajadores de GALVIS CAFÉ.

1.3.2. NIVEL: Hace referencia al nivel jerárquico del cargo, según la naturaleza
general de las funciones, y los requisitos exigidos para su desempeño.

1.3.3. UBICACIÓN: Corresponde a la dependencia donde se encuentra el

cargo a desempeñar por el funcionario de la empresa.

1.3.4. EDUCACIÓN: Estudios o conocimientos académicos adquiridos en

instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno
nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria,
media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades
de formación técnica, profesional, tecnológica y profesional, y en los programas
de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y
posdoctorado.
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Los estudios se acreditan mediante la presentación de certificados, diplomas,

grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes. Para su
validez se requiere de los registros y autenticaciones que determinen las
normas vigentes sobre la materia. La tarjeta profesional o matrícula
correspondiente, según el caso, excluye la presentación de cualquier otro
documento.

De acuerdo con la especialidad de las funciones de algunos empleos, con el fin

de lograr el desarrollo de determinados conocimientos, aptitudes o habilidades,
se podrán exigir cursos específicos de educación no formal orientados a
garantizar su desempeño.

Los cursos específicos de educación no formal se acreditan mediante

certificados de aprobación expedidos por las entidades debidamente
autorizadas para ello.

1.3.5. EXPERIENCIA: Se entiende por experiencia los antecedentes laborales

desarrollados en el ejercicio de una profesión, ocupación arte u oficio.

La experiencia se clasifica en: relacionada y específica.

A. La experiencia específica es la adquirida en el ejercicio de empleo que tenga

funciones similares a las del cargo a proveer o en la dependencia de trabajo,
de profesión, ocupación, arte u oficio.

B. La experiencia relacionada es la adquirida en el ejercicio de cualquier

empleo, ocupación, arte u oficio.

1.3.6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Explica la necesidad de la

existencia o la razón de ser del cargo dentro de la estructura organizacional y
misión encomendada a la dependencia a la cual pertenece.

Cada cargo tiene un propósito fundamental y único para el cumplimiento de la

misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su función general.
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1.3.7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Se denominan funciones específicas

aquellas que se requieren para el cumplimiento de la función general del cargo.
las funciones específicas describen lo que el funcionario debe realizar;
garantizando el logro de los objetivos institucionales y de la dependencia.

1.3.8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Talento o capacidad que tiene una

persona para llevar a cabo determinada actividad, trabajo u oficio.

1.4. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Una vez que se cree un cargo nuevo, se lleve a cabo una reorganización de
dependencias o las funciones de los cargos cambien en relación con las
descripciones que aparecen en el manual, las dependencias que requieran los
cambios, lo solicitarán oportunamente y por escrito justificando cada uno de los
cambios, y el grupo gestión del talento humano realizará un análisis con el
objeto de obtener la información necesaria para determinar las funciones o fijar
los requerimientos mínimos de educación y experiencia.

El grupo gestión del talento humano llevará a cabo el levantamiento de

información en coordinación con las dependencias implicadas y presentará la
propuesta de ajuste o adición al manual a la alta dirección para su aprobación,
el cual se modificará intercambiando las hojas para facilitar su actualización al
cambiar únicamente las hojas requeridas. En el control de cambios que se
encuentra en cada uno de los anexos que representan la distribución orgánica
de la empresa, se relacionará el cambio realizado, pero anualmente se
realizará una revisión general del manual y se ajustará el número de la versión
y la fecha de actualización total del documento describiendo en el control de
cambios principal todos los llevados a cabo durante el año.
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Douglaths Manuelle Carrascal Jose Manuel Carrascal Jaime
Valentina Vanessa Velilla Sánchez Hurtado
Carrascal H. Douglaths Jefe de Talento Humano
Sánchez A. Hernando
Velásquez T. Orlando
Practicante Universidad UDES
Programa Ingeniería Industrial

FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE ELABORACIÓN

20 DE SEPTEMBER DE 2021
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CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

CAMBIO FECHA DEL CAMBIO CAMBIO REALIZADO PAG. NOMBRE DEL

NÚMERO RESPONSABLE DE LA
DÍA MES AÑO INSERCIÓN

1 20 09 2021 Versión Original Valentina Vanessa Velilla

Sánchez
Versión Original Carrascal H. Douglaths
1 20 09 2021
Versión Original Sánchez A. Hernando
1 20 09 2021
Versión Original Velásquez T. Orlando
1 20 09 2021
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FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS

1. DENOMINACION DEL CARGO GERENTE

NO. DE CARGOS: 1

2. NIVEL: Directivo 3. UBICACIÓN: Gerencia

4. EDUCACIÓN: Básico en contabilidad, tecnólogo contable, técnico RRHH o

conocimientos.
5. EXPERIENCIA: Experiencia de 1 a 2 años en áreas administrativas.

6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Dirigir y controlar los procesos de mejora de

las actividades internas y externas de la organización.
7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Garantizar condiciones óptimas de trabajo en
cuanto a indumentaria, buen funcionamiento de maquinarias y equipo,
abastecimiento de materia prima como también mantener un equipo integro y
capacitado.
8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Capacidad de gestión y negociación, liderazgo,
trabajo en equipo, comunicación asertiva.
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FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS

1. DENOMINACION DEL CARGO ADMINISTRADOR

NO. DE CARGOS: 1

2. NIVEL: Ejecutivo 3. UBICACIÓN: Administración

4. EDUCACIÓN: Tecnólogo en administración de empresas o un estudio

similar del área, conocimientos básicos de contabilidad, manejo de Excel,
manejo de inventario, administrador de RRHH humanos, curso de
manipulación de alimentos, manejo de caja.
5. EXPERIENCIA: Que tenga de 1 a 2 años en administración de restaurante
o cafetería.
6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Administrar y organizar los recursos
de la organización, al igual que definir una estructura organizacional en
función de la competencia del mercado, y así ser competitivos y diligentes en
cuanto a las proyecciones a corto, medio y largo plazo.
7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Llevar la contabilidad y planeación
financiera, de la organización, tener un control de compras de materia prima,
maquinaria y equipo.
8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Trabajar en equipo, conformación y
desarrollo de equipos de alto desempeño, capacidad de saber tomar de
decisiones, ser capaz de negociar, tener control de las emociones y tener la
capacidad de adaptación.
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FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS

1. DENOMINACION DEL CARGO TALENTO HUMANO

NO. DE CARGOS: 1

2. NIVEL: Ejecutivo 3. UBICACIÓN: Recursos humanos

4. EDUCACIÓN: Especialista en gestión del talento humano, psicólogo o

estudios afines.
5. EXPERIENCIA: No se exige un nivel de experiencia en específico, sin
embargo, este debe contar con una experiencia en las áreas talento humano.
6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Se encarga de evaluar el desempeño
de los colaboradores, prevenir y mitigar los de riesgos laborales,
reclutamiento, manejar un buen clima laboral, motivación y bienestar social
del equipo de trabajo.
7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Fomentar la comunicación interna, integrar y
orientar a los nuevos, dar capacitaciones, llevar registro y documentación de
situaciones administrativas del personal y presentar informes sobre las
actividades desarrolladas en la empresa.
8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Escucha activa, capacidad de
aprendizaje, capacidad de análisis y organización, comunicar correctamente,
trabajo en equipo, controlar las emociones y capacidad de adaptación.
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FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS

1. DENOMINACION DEL CARGO MARKETING DIGITAL

NO. DE CARGOS: 1

2. NIVEL: Técnico 3. UBICACIÓN: Marketing

4. EDUCACIÓN: Curso de Marketing Digital.

5. EXPERIENCIA: 6 meses.

6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Desarrollar la estrategia de marketing

digital de la empresa.
7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Monitorizar los diferentes canales digitales
que se utilizan para la captación de leads y ventas, crear contenido llamativo,
planificación y desarrollo de estrategias de marketing, analizar, medir e
informar los resultados.
8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Creativo, liderazgo, innovador,
conocimiento de las herramientas digitales.
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FUNCIONES DE LOS PERFILES DE CARGOS

1. DENOMINACION DEL CARGO MESERO

NO. DE CARGOS: 1

2. NIVEL: Asistencial 3. UBICACIÓN: Producción

4. EDUCACIÓN: Manipulación de alimentos.

5. EXPERIENCIA: Que tenga 1–2 años de experiencia en restaurante o

cafetería.
6. FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO: Presentar el menú, procesar pedidos
y servirlos en la mesa, administrar quejas y cumplidos, procesar pagos y
facturación, revisar los platos y utensilios de cocina en busca de abolladuras
o roturas.
7. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Limpiar los platos sucios, los cubiertos,
mantener un área de comedor limpia y ordenada, reponer los recipientes de
servilletas, ayudar en la preparación de ensaladas, elaborar salsas y
mezclas, responsable del montaje de las mesas.
8. HABILIDADES Y DESTREZAS: Cooperativo, responsable, agradable,
ordenado, persuasivo, hábil, atento, capacidad para realizar múltiples tareas
y competencias para trabajar en equipo.
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