ASISTENTE EJECUTIVA I

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I. IDENTIFICACIÓN DE LA CLASE DE PUESTO:

Título de la Clase de Puesto: Ubicación Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Supervisa a:

Direcciones del Registro Nacional de Directores, Sub Director,
Asistente Ejecutiva I No ejerce supervisión
las Personas Jefes de Departamento

II. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE LA CLASE DE PUESTO:

2.1 NATURALEZA DEL TRABAJO

Brindar atención al público que visita las diferentes dependencias administrativas, en cuanto a la entrega o recepción de documentos y registro
y anuncio de visitantes externos.
2.2 FUNCIONES ESPECÍFICAS

Realizar las llamadas telefónicas que le sean solicitadas por

Brindar atención y servicio eficiente a usuarios internos y/o
1. 2. funcionarios o empleados de la dependencia donde esté
externos.
asignado.
Administrar de forma física y electrónica, documentos operativos Crear y mantener actualizada la lista de contactos y su
3. y/o administrativos, recibidos o generados en su Departamento. 4. información correspondiente: teléfonos, direcciones, correos
electrónicos, institución, puesto, etc.
Archivar de forma ordenada y periódica los documentos físicos o
Recibir, clasificar y distribuir documentos impresos o contenidos
5. 6. electrónicos, velando por su disponibilidad, resguardo y
en medios electrónicos.
vigencia.
Realiza y da seguimiento a trámites propios de la dependencia
7. asignada en instituciones externas. 8. Fotocopiar documentos cuando le sea solicitado.

Diseñar y mantener actualizados los registros de controles que Apoyar en la atención a los usuarios y público en general.
9. se le asignen llevar. 10.

Registrar llamadas telefónicas entrantes y salientes de su Brindar la correspondiente información y orientación a

11. Departamento. 12. Funcionarios, Empleados o usuarios que acuden a su área de
trabajo.
Crear, redactar, transcribir o revisar documentos, impresos o
13. 14. Atender línea o planta telefónica de su área de trabajo.
electrónicos.
Facilitar la disponibilidad de insumos y suministros de oficina en Recibir y distribuir las llamadas dirigidas a las líneas o planta
15. los Departamentos de la Dirección. 16.
telefónica a su cargo.
Resguardar los secretos técnicos así como la información
administrativa, técnica y de cualquier índole manteniendo la
Realizar otras funciones afines al puesto y correspondientes al
17. confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma de 18.
Departamento.
acuerdo a la política de seguridad de la información establecida
por la Dirección Ejecutiva del RENAP.

2.3 REQUISITOS MINIMOS DEL PUESTO

2.3.1. EDUCACIÓN FORMAL

Acreditar título o diploma de nivel medio en carrera de Secretaria o similar.

Otros estudios y/o conocimientos requeridos:

Conocimientos en manejo de paquetes de computación, internet y correo electrónico.

2.3.2. EXPERIENCIA PREVIA

Acreditar 1 año de experiencia en tareas de apoyo secretarial, en jefaturas de unidad ó sección.

2.3.3. OTROS REQUISITOS

- Disponibilidad de horario y para viajar

2.3.4. COMPETENCIAS INSTITUCIONALES

a Planificación de Actividades f Servicio al Cliente

b Calidad en el Trabajo g Productividad en el Trabajo

c Administración de Actividades h Innovación en el Trabajo

d Administración de la Información i Uso de la Tecnología

e Trabajo en Equipo j Conciencia Institucional

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