ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

PRESENTADO POR:

DIANA CONSTANZA GARCIA JAIMES

MIGUEL ANGEL DIAZ TOLAZA

YARILEIDI ASCANIO ASCANIO

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento de recepción, distribución y envió de las comunicaciones oficiales

y la correspondencia de la Alcaldía de Ragonvalia.

2. ALCANCE

Aplica a las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas y a la correspondencia que llega a

la Alcaldía de Ragonvalia.

3. RESPONSABLE

Técnico Administrativo Archivo y Comunicación

Jefe de Control Interno
Todos los funcionarios de la Entidad

4. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de

su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)

Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable
del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de
las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier
administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada
organismo.

4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Comunicaciones oficiales Técnico Administrativo GED F15 V1
 RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
1. Recibir el correo que ingresa a la unidad de
correspondencia (correspondencia Externa)
ya sea a través de servicios mensajería, en
forma personal, correo electrónico o por fax.
2. Clasificar la correspondencia de acuerdo a los
siguientes grupos
Correspondencia Personal
Correspondencia Confidencial
Comunicaciones Oficiales de la Alcaldía de
Ragonvalia.

Registro y control de
3. Si se trata de correspondencia Personal o
comunicaciones
Confidencial, sin destapar el sobre recibidas.
identificar la correspondencia como Personal
o Confidencial según el caso y entregarla
directamente.

Si no se trata de correspondencia personal o Archivo y Comunicación

confidencial radicar con la fecha, hora, # de
radicación, firma de recibido y registrar en el
formato control de correspondencia recibida y
continuar con la actividad 5.

Comunicaciones vía fax y correo electrónico

4. Recibir los faxes y correos electrónicos

verificar los datos del corresponsal y
funcionarios a quien está dirigido.
Imprimir los correos electrónicos
radicarlos diariamente y seleccionarlos
según la importancia del asunto y
Pasar al paso 5.
Si el fax llega en papel químico, sacar
Copia, Radicarlo y pasar al paso 5.
 RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
5. Enviar la correspondencia recibida Una
vez asignado el responsable se debe
formalizar la entrega en el Formato GED
F1 V2 “Registro entrega de GED F1 V2
Técnico Administrativo “Registro entrega de
correspondencia” lo cual evidencia la
Archivo y Comunicación correspondencia”
entrega del documento al funcionario.
Estos formatos se archivan en la carpeta
“Correspondencia interna recibida”

6. Cuando los oficios deban ser contestados

por varios funcionarios, la persona que
recibe inicialmente el oficio es
responsable de entregarles las remisorias Cada funcionario Remisoria
personalmente a los encargados de
contestar o complementar la respuesta de
la correspondencia recibida.

7. Si no se requiere el trámite de otro

funcionario verificar si se requiere
proyectar respuesta, si es cierto,
proyectar la respuesta respectiva con la
información solicitada y remitirla con los
Cada funcionario
soportes del documento al Funcionario
responsable de la firma.

Una vez firmada las respuestas de los oficios,

pasar Nº 8

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
 RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTO

8. Verificar que la correspondencia generada

por la Alcaldía y entregada a la unidad de
correspondencia cumpla con las normas de
calidad establecidas para la elaboración de
Técnico Administrativo
comunicación externa. Comunicado externo
Archivo y Comunicación
9. Los oficios para el envío de
correspondencia se deben generar con un
código de radicación de acuerdo al
consecutivo existente.

10. Diligenciar las guías postales, organizar

sobres, cajas y demás soportes Técnico Administrativo orden de servicio del
necesarios para el envío de la Archivo y Comunicación correo certificado

correspondencia.

Correo Nacional:

Registrar la correspondencia que será enviada

GED-F14-V1 “Registro y Radicación de
correspondencia enviada” y al entregar solicitar
OK, del responsable de la unidad de GEDF14-V1
Técnico Administrativo Registro y Radicación
correspondencia. Archivo y Comunicación de correspondencia
enviada

Entregar a la empresa de mensajería

especializada los sobres con destino nacional con
su respectiva copia del remisorio con el fin de que
la empresa de mensajería lo firme.

Devolver la copia del documento enviado con la

fecha, firma y registro del envió al respectivo
funcionario.
 RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
10. Archivo Tablas de retención documental

La Copia original del recibido de la

correspondencia enviada debe ser Seleccionada y GED GU2 V1
clasificarla según tablas de retención documental Cada funcionario Guía Gestión
responsable de las documental
para los archivos de gestión aplicando la Guía de series
gestión documental

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

TECNICO ADMINISTRATIVO
JEFE DE CONTROL INTERNO ALCALDE
ARCHIVO Y COMUNICACION

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN SOLICITUD NO. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
REVISIÓN

01 17/11/2016 __ Emisión inicial, según resolución N° 181 de 2016