a.

Auxiliar de operaciones

Hora Actividades a desarrollar por el Gerente Frecuencia Tiempo Observaciones

Desde Hasta Regional. promedio

1. Registrar las operaciones contables diarias:

facturas de compras de repuestos, gastos
administrativos, ordenes de pagos de
servicios, recibos de egresos, entre otros,
(efectuados el día anterior).

a. Registra las facturas de compra de repuestos

por cada vehículo en la base de datos y
auxiliares contables (cuando sean de crédito).
Las facturas que se
b. Ingresa la información en los auxiliares reciban el día anterior,
correspondientes para su actualización diaria: ordenes de servicios,
(cuentas por cobrar, flujo de Caja con entre otros debe
información de recuperación de cartera, cuenta recibirlos y guardarlos
por pagar a proveedores, pago de en un folder de forma
declaraciones fiscales, tarjetas, préstamos, temporal, para ser
entre otros según aplique). ingresadas a primera
08:00 10:00 Diario Dos horas hora del siguiente día
(a.m.) (a.m.) hábil,
c. Archiva los soportes contables Se deben ingresar
todas las operaciones
d. Registra cuentas por cobrar, y su cancelación. del día anterior sin
excepción, y
e. Preparar asientos contables, del mes. garantizando que no
existan errores de
digitación u omisión.
f. Registra pagos de alquiler, ordenes de
servicios, planillas, horas extras, combustible,
etc.

g. Generar informes, semanales, mensuales o, a

solicitud del jefe inmediato, director general o
socio del negocio.

h. Ordena la documentación de forma cronológica

y archiva en los ampos correspondientes.
10:00 10:30 2. Llevar Registro y control de los movimientos a. Y b. 30 min Esta información debe
(a.m.) (a.m.) de personal y pago de prestaciones. Cuando se registrarse diario, sin
presente el excepciones para
evento evitar atrasos a la hora
a. Llenar el formato de servicio del personal de de elaborar la nómina o
nuevo ingreso, validación del inventario de
c. Diario
d. Sábado suministrar información
herramientas (si aplica) abrir expediente y
e. 13 y 28 sobre proyecciones de
mantenerlo actualizado con su CV, cédula de
de cada pagos.
identidad, permisos, constancias, liquidaciones,
mes Los adelantos de
etc.
salario se registran los
sábados cuando se
b. Preparar la liquidación de personal y presentarla tenga certeza que se
al jefe de operaciones para su revisión y visto autorizaron.
bueno, informar a los socios cuando se tenga el
autorizado cuando se envíe la solicitud de
fondos a través de caja chica.

c. Registra el horario de entrada y salida de los

trabajadores, permisos a cuenta de vacaciones,
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d. Registrar los adelantos de salarios (otorgados a

los trabajadores los días sábados)

e. Proporcionar la planilla de pagos al Jefe de

operaciones para su revisión y visto bueno,
posteriormente la envía a los socios para su
autorización.
3. Gestionar la recuperación de cartera

a. Revisar en los auxiliares los clientes (de

proyectos, empresas y particulares) con factura
en fecha de recuperación, y anotar en agenda #
de factura, monto y fecha de vencimiento.

b. Realiza llamadas telefónicas para seguimiento

al trámite de facturas por vencer, verificando
fecha de pago, monto del cheque para cotejar
las facturas que nos pagaran y confirma la fecha
para el retiro de cheque o pago de efectivo. Si no existe
información que
Martes y
10:30 11:00 c. Anota los acuerdos de pagos en una agenda registrar,
Jueves de 30 min
(a.m.) (a.m.) para la posterior actualización del reporte de cada semana correspondiente al día
servicios, informa al jefe inmediato si se anterior, continúa con
requieren gestiones para retirar los pagos. la siguiente actividad

d. Informa por el chat de WhatsApp los pagos

recibidos detallando el nombre del cliente,
monto recaudado, forma de pago (cheque o
efectivo) y n° de placa del vehículo pagado.

e. Retirar cheques y recibir pago de clientes,

soportando la recepción en los recibos de caja
correspondientes (el dinero recaudado se
entrega los días viernes al director
administrativo).
4. Actualizar el Reporte de servicios brindados.

a. Anotar en agenda la entrada y entrega de

10:30
11:15 vehículos de proyectos, empresas y particulares
(a.m.)
(a.m.) consultar si su ingreso es por reclamo o por
Lunes, Esta información se
Lunes, servicio nuevo, e informar a través de chat
miérco debe manejar al día.
miércole grupal inmediatamente que se presente el
les, La persona que ingresa
s, evento.
vierne Incisos a- d los datos debe realizar
viernes
sy Diario verificaciones para
y b. Registra en el archivo de Excel, los vehículos de
sábad 45 min garantizar que no hay
sábado nuevo ingreso o que han sido entregado a los
o Inciso e los errores, campos vacíos
clientes, correspondiente al día anterior, días viernes u omisión de
11:45 garantizando que toda la información que se
11:00 información por
(a.m.) conozca a la fecha sea detallada en el reporte.
(a.m.) documentación
Martes y
Martes traspapelada.
jueves
y c. Actualiza los presupuestos de cada vehículo
jueves suministrado el día anterior en el campo de
observaciones anota si es un presupuesto
preliminar y una nota cuando se actualice el
presupuesto conforme el presupuesto final

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aprobado.

d. Actualiza los pagos recibidos en concepto de

abono o cancelación de servicios, detallando la
fecha en que se recibió el cheque o efectivo, en
el campo de observaciones anota las gestiones
de clientes con facturas pendiente y que aún no
realizan pagos, adicionalmente lo reporta a su
jefe inmediato para reforzar la gestión de
recuperación.

e. Envía el reporte de servicios al jefe de

operaciones para su revisión y posterior envío a
los socios del negocio.
5. Llevar el control de garantía de vehículos. Esta actividad se
realizará siempre y
11:45 cuando el día anterior
11:15
(a.m.)
a. Registrar en el reporte de garantía toda la Diario 30 min se hayan entregado
(a.m.) descripción del vehículo y fecha de entrega para
(m.d.) vehículos. Caso
que, en caso de reclamo, se valide si la garantía
contrario se pasa a la
aún está vigente.
siguiente actividad
6. Gestionar la solicitud de fondos para para
cumplir con los compromisos de pagos y
notificar a los proveedores para que retiren
sus pagos

a. Revisa en cuentas por pagar, fechas de

compromiso de pagos a proveedores con los
que tenemos crédito, pago de órdenes de
servicios de trabajos finalizados o pagos
parciales autorizados por el director general,
solicitudes de adelantos de salarios, pago de
alquiler, pagos de compras de materiales de
oficina o de limpieza, entre otros. (corte de
sábado a viernes)
Incisos a-e
b. Selecciona la información que puede pagarse se realiza los
por medio de tarjetas de crédito y enlistarla en días jueves
11:15 12:00
un recuadro con el detalle correspondiente. 45 minutos 
(a.m.) (m.d.)
Inciso f. se
realiza el día
c. De las ordenes de servicios para trabajadores
sábado
subcontratados, consulta previamente al
Gerente administrativo si se pagaran parcial o
total.

d. Elaborar el reporte de detalles de pagos por

caja chica, indicando nombre de la persona o
empresa, número de orden de servicio o factura
a pagar, monto y cualquier otra información
relevante.

e. Presenta propuestas al Jefe de operaciones

para su revisión, de los pagos a realizar por
medio de tarjetas de crédito y las que se
realizan con fondos en efectivo a través de caja

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chica.

f. Previa coordinación con el jefe inmediato,

realiza llamada a los proveedores para que se
presenten a retirar los cheques o efectivo por
servicios brindados el día estipulado en este
manual.
7. Solicitud, compra y control de papelería,
útiles de oficina y materiales de limpieza

a. Realiza inventario de papelería y materiales de

limpieza para determinar las cantidades a
solicitar y para registrar el gasto del mes.

b. Elabora solicitud para realizar compra de:

papelería membretada, insumo de oficina (papel
en blanco y membretado, lápiz, tinta para
La compras, control y
impresoras, grapas, folder etc.) suministros
suministro de
limpieza de oficina (ambientadores, escobas,
materiales, estará a
lampazo, mechas para lampazo, papel
cargo del oficial de
11:15 12:00 higiénico, otros) garantizando no solicitar 25 de cada
45 min operaciones,
(a.m.) (m.d.) excesos que impacten en el gasto del mes. mes
garantizando que el
personal siempre
c. Envía la solicitud de papelería y útiles de oficina disponga de ellos
al jefe inmediato para su visto bueno y posterior cuando los requiera.
autorización del Director general.

d. Solicita fondos al jefe inmediato y realiza

compras de acuerdo a lo autorizado, presenta
compras y facturas al jefe de operaciones y
resguarda la factura para su posterior registro.

e. Resguarda materiales y estará atenta a

proveerlos al personal cada vez que éstos se
agoten.
01:00 5:00 8. Elaborar el detalle de las operaciones 1er día hábil Este día en particular
(p.m) (p.d) contables para las actividades de cierre de de cada mes se suspenden las
mes (Estados financieros y declaraciones actividades habituales
fiscales). para atender estos
temas de prioritarios
Actividades de cierre: para evitar multas y la
a. Realiza una revisión integral a los auxiliares de toma oportuna de
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, decisiones
préstamos, asientos contables y base de datos relacionadas al
para garantizar que todo esté correctamente negocio.
ingresados, y le notifica al jefe inmediato para
que prepare los estados financieros.
Declaraciones Fiscales:
b. Elabora el detalle de ventas, del IVA y de las
retenciones del 2% para las declaraciones
fiscales (DGI) y lo suministra al jefe inmediato
con los soportes correspondiente para su
revisión y solicitud de fondos a los socios para
su pago correspondiente.
c. Prepara las constancias de retención del 1% en

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físico correspondiente al mes anterior, y se

presenta a la alcaldía declarar las retenciones y
verificar su grabación.
d. Archiva y resguarda las declaraciones, soporte y
pagos de impuestos (DGI y Alcaldía). Estos
documentos se archivan en folder
independientes y en orden cronológico
9.1. Archivar la documentación de los vehículos
a. Recibe documentación aprobada de los
proyectos y archiva en el ampo correspondiente
de forma cronológica y en el siguiente orden:
 Copia de factura recibida por el
MINED
 Acta de recepción de vehículo
(MINED)
 Orden de servicio adicional
 Acta de entrega de vehículo al
taller
 Hoja de diagnóstico vehicular
(MINED)
 Hoja de diagnóstico Taller técnico
Al siguiente
automotriz día hábil de
01:00 02:00  Presupuesto aprobado recibir la 1 hora Es de vital importancia
(p.m) (p.m)
 Inspección vehicular(MINED) documentaci
 Orden de servicio adicional ón
 Acta de entrega de repuestos

b. Recibe documentación aprobada de los

servicios a clientes particulares y empresas,
archiva en un ampo por tipo de cliente y de
forma cronológica y en el siguiente orden:
 Control de recepción
 Orden de trabajo
 Detalle de servicios por
mantenimiento (cuando aplique)
 Diagnostico vehicular del Taller
técnico automotriz

1.1. Elaborar ordenes de servicios y

comprobantes de cheques

2. Elabora orden de servicio conforme las

orientaciones del jefe inmediato, y la Cuado se
02:00 03:30
presente el Lunes 
(p.m) (p.m) presenta de forma electrónica al jefe evento
inmediato para su revisión.
3. Elabora comprobantes de cheques,
adjuntar detalle de facturas, constancia de

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retención del 2% y entregarlo al jefe de

operaciones para su revisión, solicitud de
firmas y entrega a proveedores

3.1. Elaborar facturas de clientes y cartas de

garantías
Si es factura de
a. Elabora factura a los vehículos que tienen la clientes particulares,
conformidad por parte del cliente de proyectos, debe estar pendiente
tomando como base el presupuesto aprobado, de cuando se
la información a reflejar en la factura se registra entregará el vehículo
en el mismo orden del presupuesto, cuando los para que la factura sea
ítems a facturar no puedan reflejarse en una revisada previa a que
misma factura, se realiza en facturas el cliente sea citado
independiente en una se detalla la mano de En la para recibir el vehículo.
obra y en otra los repuestos. En caso que los semana Las facturas deben
03:30 05:00 ítem de cualquiera de los conceptos anteriores 1 hra y 30
previa a la elaborarse con
(p.m) (p.m) no alcancen se hace varias facturas. min horas
entrega de suficiente anticipación,
b. Envía las facturas de forma electrónica al Jefe vehículos para ello debe dar
de operaciones y/o Director general para su seguimiento y consultar
revisión. la fecha probable de
c. Imprime las facturas y detalle de facturas entrega para avanzar
cuando le sea orientado por el Jefe de con su elaboración, el
operaciones o Director General. día que se entreguen
d. Elaborar cartas de garantía de calidad de valida si hubieron
servicios y garantía de calidad de repuesto cambios y realiza
repuestos y se adjuntan a las facturas y detalles ajustes.
de facturas

3.2. Pago de nómina:

a. Enviar al jefe inmediato la planilla preliminar
para su revisión con tres días de
05:00 05:30 anticipación. 15 y 30 de Sábados al finalizar las
(p.m.) (p.m.) b. Solicitar al Jefe de operaciones los fondos cada mes labores.
para pagos de salarios
c. Realizar el pago a los trabajadores, solicitar
firmas en los comprobantes de pagos y
archivar los soportes correspondientes.

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