MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Y FLUJOGRAMAS

GRUPO INFINITY
S.A.C.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONES

PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Y PAGO DE REMUNERACIONES

RESPONSABLE:

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Y ADMINISTRACIÓN, Personal encargado.

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del 1. Procedimiento para convocatoria de trabajo
área de recursos humanos 1.1. En coordinación con la gerencia se realizará un
y área administrativa proceso de convocatoria de nuevo personal para
cubrir las necesidades de la empresa.
2. Procedimiento para reclutamiento de
empleados y obreros:
2.1. Si son trabajadores del régimen de construcción
civil deben ingresar a planilla. Este hecho se debe
comunicar al área de contabilidad.
2.2. Si se trata de trabajadores que han estado
laborando por 2 meses con recibos por
honorarios, al tercer mes deben ser ingresado a
planilla. Este hecho se debe comunicar al área de
contabilidad.
2.3. Nuevos trabajadores deberán emitir sus recibos
por honorarios por un trabajo no permanente.
Este hecho se debe comunicar al área de
contabilidad.
3. Procedimiento para realizar el contrato:
3.1. Solicitar los documentos personales y relación de
derechohabientes si corresponde.
3.2. Realizar el contrato de locación de servicios para
los que emitan recibos por honorarios y contrato
para los que entran a planilla, estos deben estar
debidamente legalizados y firmados dentro de
los (02) días hábiles siguientes a la fecha del
acuerdo con los trabajadores u obrero. (los
contratos deberán tener 3 copias notariales)
3.3. Luego de tener los contratos debidamente
firmados y legalizados se procederá a archivar y
 custodiar, siendo este acto de responsabilidad
del personal encargado.

3.4. Informar al área de contabilidad la relación de

trabajadores en planilla y recibo por honorarios
para que puedan inscribir dentro de los 2
primeros dias hábiles del acuerdo con los
trabajadores.

4. Procedimiento para realizar el tareo:

4.1. Realizar el calculo respectivo a los días y horas
trabajadas por el personal en general, asi mismo
calcular las tardanzas e inasistencias.
4.2. Reportar al área de contabilidad la hoja de tareo
de todo el personal dentro de los 2 primeros días
del mes.
4.3. Se revisa con contabilidad y se aprueba para su
posterior declaración y pago.

5. Procedimiento para realizar el pago:

5.1. Verificar si los recibos por honorarios cuentan
con suspensión de 4ta categoría y realizar la
retención de 8% en el caso de no tener
suspensión y superar el monto de 1500 soles.
5.2. Realizar el pago con las boletas de pago y con
recibo por honorarios según corresponda, donde
debe estar debidamente firmado por el
trabajador y el gerente. (considerar si los pagos
superan los 3500 soles o 1000 dolares se deberá
realizar la bancarización)
6. Procedimiento para realizar el
archivamiento:

6.1. Las boletas de pago y recibos por honorarios se

deben archivar con su respectivo voucher de
pago (este acto será de responsabilidad del
encargado).
6.2. Enviar copia de recibos por honorarios y voucher
al área de contabilidad
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

RESPONSABLE:

Personal encargado del área de administración

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del 1. Procedimiento para realizar compras:
área de administración. 1.1. Solicitar cotizaciones o proformas de
adquisición de bienes o servicios a 3
proveedores cuando el monto supero los 3500
soles o 1000 dólares, en caso contrario se
realizara compras directas.
1.2. Elegir la mejor propuesta técnica y económica
solicitar autorización de la gerencia.
1.3. Realizar la compra de materiales
1.4. Solicitar factura y a esta debe estar adjuntada la
guía de remisión, voucher y detracción si
corresponde.
1.5. Sacar copia del comprobante y sus documentos
adjuntos y enviar a almacén
1.6. Enviar materiales a almacén.
1.7. Enviar factura y sus documentos adjuntos al
área de contabilidad.
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PROCEDIMIENTO DE VENTAS

RESPONSABLE:

Personal encargado del área de administración.

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del 1. Procedimiento de ventas:
área de administración. 1.1. Enviar el avance de obra firmado por el
supervisor de obra y residente de obra a la
entidad contratante, enviar copia inmediata a
contabilidad para su declaración.
1.2. Emitir factura electrónica de acuerdo al avance
de obra.
1.3. Solicitar pago, verificar que este el medio de
pago bancario, revisar la detracción, revisar el
estado de cuenta y confirmar el pago (enviar
copia a contabilidad).
1.4. Verificar que los datos del comprobante de
detracción sean correctos (periodo tributario,
numero de factura, código de actividad, entidad
y monto). En caso contrario de encontrar una
anomalía avisar al área de contabilidad para
solicitar el documento de corrección y realizar
las coordinaciones necesarias para remediar tal
hecho.
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PROCEDIMIENTO DE RECORD DE OBRAS

RESPONSABLE:

Personal encargado del área de administración

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del 1. Solicitar contrato de obra, contrato de consorcio y
área de administración. enviar copia a contabilidad de manera inmediata.
2. Solicitar acta de inicio de obra, enviar copia a
contabilidad de manera inmediata.
3. Solicitar valorización de obra firmado por el
supervisor de obra y residente, enviar copia a
contabilidad de manera inmediata.
4. Si la valorización es incorrecta realizar el pago
para la rectificación de declaración de osce en
coordinación con contabilidad (90 soles).
5. Solicitar la valorización correcta dentro de los 10
primeros días hábiles de cada mes, enviar copia a
contabilidad de manera inmediata.
6. Solicitar el acta de termino de obra y enviar copia
a contabilidad.
7. Solicitar acta de recepción de obra y enviar copia a
contabilidad
8. Archivar los documentos, siendo este acto de
responsabilidad del administrador.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SEGUROS

RESPONSABLE:

Personal encargado del área de administración

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del área de 1. Solicitar cotización a las empresas
administración. aseguradoras como SCTR, Seguro CAR.
Seguro contra todo y entre otros.

2. Comunicarse con el asesor de ventas de las

entidades aseguradoras.

3. Llenar el formato de acuerdo al tipo de

seguro.

-Seguro SCTR se realizará el llenado del

formato con la lista de trabajadores.
-Seguro CAR se realizará el llenado del
formato de acuerdo al seguro,
-Seguro contra todo riesgo se realizará el
llenado del formato con la cantidad de
trabajadores y de acuerdo a la cotización.

4. Las entidades aseguradoras emitirán las

facturas correspondientes. Se entregará las
copias correspondientes al área contable
para su respectivo archivamiento y registro.
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PROCEDIMIENTO DE FINANCIAMIENTO

RESPONSABLE:

Personal encargado del área de administración

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Personal encargado del área de 1. Solicitar el financiamiento a las
administración. diferentes entidades financieras.
2. Consultar la aprobación del
financiamiento.
3. Gestionar el contrato y el desembolso si
corresponde.
4. Solicitar el cronograma de pagos
5. Enviar inmediatamente copia a
contabilidad del contrato y cronograma
de pagos.
6. Pagar las cuotas correspondientes y
bancarizar.
7. Enviar a contabilidad la copia de los
voucher de pago.
8. Informar a contabilidad el término del
pago.
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