Modelo Conceptual de gestión de activos

Modelo Conceptual
de gestión de activos

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1. INTRODUCCIÓN

Cada activo en una empresa debe poseer un código para su identificación y

registro de información sobre las intervenciones que se le realice, asocio de
documentación, herramientas y repuestos.

Para ello es necesario jerarquizar los activos e instalaciones, logrando una

claridad respecto sobre la relación que tienen entre sí los activos y los procesos
que realiza la compañía.

Para tener estos registros es necesario realizar un listado de recursos físicos de la

empresa, dónde se pueda encontrar información funcional, estructural y
administrativa de los activos, tales como clase, tipo, estado, ubicación, capacidad,
marca, atributos, etc.

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2. JUSTIFICACIÓN Y BENEFICIOS

El ingreso de los activos y su información a infom@nte permite:

 Tener un registro de toda la información técnica en forma detallada

(características estructurales, funcionales, dimensionales, de fabricación y de
instalación) por activo.
 Conocer cuántos recursos físicos e instalaciones existen en la empresa.
 Asociar a los activos los componentes específicos necesarios para su correcto
funcionamiento.
 Asociar los repuestos del almacén necesarios para las labores de
mantenimiento a los activos.
 Asociar a los activos los manuales y planos, necesarios para apoyar las
intervenciones realizadas en mantenimiento.
 Llevar una historia técnica y económica de los activos e instalaciones.
 Consultar información de aquellos activos que son retirados de la planta,
considerados obsoletos.
 Verificar los repuestos instalados en la empresa.
 Identificar los activos que participan en un proceso determinado de la
compañía.
 Agrupar los activos en sistemas con jerarquía.
 Jerarquizar los equipos en activos o subconjuntos, identificando su relación.
 Administrar las actividades sistemáticas con variables de control diferentes a
días transcurridos, por ejemplo metros lineales producidos, kilómetros
recorridos.

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3. OBJETIVO

Definir un estándar para la recopilación, descripción, registro y codificación de

todos los activos de una compañía, de acuerdo a los procesos realizados en ella,
asegurando que los códigos tengan relación con su documentación técnica y
actividades de mantenimiento asociadas a cada activo.

3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Garantizar que los códigos de los activos sean fáciles de recordar, basándose
en la jerarquización de los procesos de la compañía y la función específica que
cada uno cumple.
 Facilitar los asocios de las actividades de mantenimiento a sus respetivos
activos.
 Agrupar los activos en clases de acuerdo a sus atributos funcionales y
estructurales.
 Facilitar el inventario de activos por clases, sistemas o áreas operativas.
 Llevar una ficha técnica y hoja de vida detallada de cada activo.

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4. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

El proceso de jerarquización de los activos y procesos de la compañía permitirá

tener una mejor visualización de la distribución y función de los equipos,
determinando el camino para lograr la codificación correcta de los mismos.

La figura 1 muestra el modelo de jerarquización empleada por infom@nte para

asociar los activos entre sí y los procesos realizados por la compañía.

Figura 1. Modelo de jerarquización de activos. COMPAÑIA

M5 CHINCHA CENTRO DE OPERACION

MOLINO 5 SERVICIOS INDUSTRIAL AREA OPERATIVA

VAPOR
SISTEMA
LINEA GRIS
LINEA TOP
CALDERA 1

ACTIVO 1 ACTIVO 3 ACTIVO 4 ACTIVO EQUIPO X

EQUIPOS

ACTIVO 2 ACTIVO BOMBA X MOTOR Y ACTIVO ACTIVO

ASOCIADO ASOCIADO ASOCIADO SUBCONJUNTO
NTOS

Para facilitar el proceso de codificación y jerarquización, se definirán los conceptos

que están involucrados en los éstos:
 Centro De Operacion
 Área operativa
 Sistemas
 Activos
 Subconjuntos
 Clase de equipo

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 Zonas de máquina
4.1 CENTRO DE OPERACIÓN
Diferentes unidades de negocio que puede tener una compañia
4.2 ÁREA OPERATIVA
Es un agrupador de líneas o sistemas que realizan el mismo macroproceso, indica
las divisiones funcionales de la empresa, tales como distritos, producción, etc.

Ej: Imprentas, Corrugado, Servicios y Preparación.

4.3 SISTEMA
Es un conjunto de activos, arreglados de tal forma que proveen un producto o
servicio determinado. Generalmente Indica los procesos de producción o servicios
que ofrece la empresa.

Ej: Sistema de impresión 1, Sistema de impresión 2, Sistema de corrugado, etc.

4.4 ACTIVO (EQUIPO)

Es un conjunto de componentes, arreglados de tal forma que realizan una función
determinada en un sistema.

Ej: Camión BBZ001, Equipo Introductor, Cuerpo Impresor 1, Cuerpo Impresor 2,

Troquelador, etc.

4.5 SUBCONJUNTO (ACTIVO ASOCIADO)

Activo asociado a un equipo “padre”, puede ser tratado como un componente
porque puede ser reemplazado de la máquina cuando falla, con la diferencia que
éste puede ser reparado y puesto en funcionamiento nuevamente, además es
conveniente registrarles una ficha técnica y llevarles registros de mantenimiento
independientemente del equipo padre.

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Ej: motor, bomba, turbina, etc.

La figura 2 ilustra los conceptos anteriores y el asocio jerárquico que hay entre
ellos.

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Figura 2. Conceptualización jerárquica MACRO PROCESO:

Impresión

Producto impreso 1

Producto impreso 2

D I V IS
IO
N
E
N
A
C
SISTEMA: Sistema de impresión 1 SISTEMA: Sistema de impresión 2 T
ÁREA OPERATIVA: Imprentas I
V
O
S

ACTIVO: Contador ACTIVO: Plegador ACTIVO: Cuerpo impresor

S

SUBCONJUNTO: Motor
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4.6 CLASE DE EQUIPO (FAMILIA DE EQUIPOS)

Concepto que agrupa todos los equipos o subconjuntos que tengan el mismo
número de atributos funcionales y estructurales. Este concepto no se encuentra
dentro de la distribución jerárquica pero de él depende la codificación de activos,
activos asociados (subconjuntos), las actividades estándar de mantenimiento y
documentación técnica (planos y catálogos).

Figura 3. Agrupación de activos por clases de equipo

ATRIBUTOS DE LA CLASE:
 Potencia
CLASE: MOTOR  Eficiencia
 RPM
 Torque
 Amperaje

4.7 ZONA DE MÁQUINA

Sección de un equipo o sistema donde se encuentran los mecanismos o
dispositivos que los componen. Este concepto no se encuentra dentro de la
distribución jerárquica, su función es facilitar la ubicación de un componente a ser
intervenido o definir el lugar de la máquina dónde se encuentra asociado un
subconjunto. No se utiliza para la codificación.

Ejemplos:
 Zona de cajones (en el equipo Introductor)
 Circuito de entintado (en el equipo Cuerpo impresor)

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5. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS

5.1 Centro de Operación

Dos primeras letras del Centro Operativo

5.2 ÁREA OPERATIVA

5.1.1 Código.
Compuesto por las 3 primeras letras del nombre del área operativa a la que
pertenecería un activo. En el caso que para 2 códigos las 3 primeras letras se
repitan, en uno de ellos se cambiará por la cuarta letra del nombre y así
sucesivamente.

Área operativa

5.1.2 Descripción:
Se describirá en un campo de 30 caracteres alfanuméricos el nombre del área
operativa.

Tabla 1. Códigos y descripciones de áreas operativas

Código área operativa (3) Descripción área operativa (30)

MOL MOLINO
SER SERVICIOS
ADM ADMINISTRACIO
TRA TRANSPORTE

5.3 SISTEMA

5.3.1 Código.

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Compuesto por los 3 primeros caracteres del nombre del sistema o la línea de
producción y un consecutivo formado por tres dígitos numéricos, separados por un
guión.

No. consecutivo
Nombre del sistema

 No. consecutivo: se establece de acuerdo a la cantidad de sistemas existentes

en cada sistema operativo.

5.3.2 Descripción:
Se describirá en un campo de 60 caracteres alfanuméricos el nombre del sistema.

Tabla 2. Códigos y descripciones de sistemas

Código sistema (7) Descripción sistema (60)

GRIS-005 Linea de pulpa gris Molino 5
TOP-005 Linea Top Molino 5
PRE-005 Preparación Molino 5
VAP-002 Sistema de Vapor Chincha

5.4 ACTIVO (EQUIPO)

Se sugiere que la forma de codificación de un activo y un subconjunto (activo
asociado) sea igual a la de un sistema, debido a que infom@nte permite que un
sistema se comporte como equipo con la finalidad de generar sólo una OT
(órdenes tipo ruta para el monitoreo de condiciones) para el sistema y no una OT
individual para cada equipo que lo compone. De esta forma, sea sistema, activo o
subconjunto se mantendrá el estándar de codificación.

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Los códigos de los activos no pueden ser afectados por el cambio de posición de
un activo en la planta, deben ser universales y no particulares.

5.4.1 Código.
Compuesto por los 3 primeros caracteres del nombre de la clase de equipo a la
que pertenece el activo y un consecutivo formado por tres dígitos numéricos,
separados por un guión.

No. consecutivo
Nombre de la clase de equipo

 No. consecutivo: se establece de acuerdo a la cantidad de activos existentes de

la misma clase.

5.4.2 Descripción:
Se describirá en un campo de 60 caracteres alfanuméricos el nombre del activo.

Tabla 3. Códigos y descripción de los activos

Código activo (7) Descripción activo (60)
DES-001 Desintegrador Pulper Voiht Molino 5
TRN-003 Faja Transportadora Pulper Molino 5
MCA-003 Motor electrico CA 20 HP
RED-003 Reductor Sew

La figura 3 muestra la jerarquización de la compañía luego de codificar sus áreas

operativas, sistemas, equipos y subconjuntos.

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Figura 3. Jerarquización de activos codificados

PAPELE
RA DEL
SUR -
PLANTA
IMP COR SER PRE

IMP-001 IMP-002 IMP-003 IMP-004 AIR-001 ENE-001 VAP-001 AUT-001

INT-001 CIM-001 CIM-002 SLO-001 TRO-001 PLE-001 CON-001 AMA-001 CAL-001 CAL-002 TAN-001 TAN-002

MOT-002 QUE-001
MOT-001

BOM-001 BOM-002
TUR-001

ARM-001 ARM-002 ARM-003

CON-001

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6. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
La información necesaria para registrar en el sistema y obtener la ficha técnica de
cada activo se consigue en los siguientes documentos:

 Inventario de activos
 Registro del activo o ficha técnica
 Catálogos y manuales del fabricante
 Planos de montaje de activos
 Planos de instalaciones

Esta documentación es propiedad de la compañía, éstos son suministrados con la

compra de los activos y se puede encontrar en el área de mantenimiento o
compras.

El trabajo de captura e ingreso de información requerida en el módulo de activos

del sistema se debe hacer de la mejor manera, por lo que es necesario realizar las
siguientes actividades:

 Definir la codificación de las tablas básicas

 Ingresar al sistema los códigos y descripciones de las tablas básicas
 Definir clases de equipos y sus atributos
 Definir la codificación de los activos
 Realizar el inventario de activos
 Jerarquizar las instalaciones
 Recopilar las fichas técnicas de los activos.
 Jerarquizar los activos (definición los asocios de activos y subconjuntos)
 Realizar el despiece de los activos (asocio de repuestos a activos y subconjuntos)
 Registrar la documentación técnica de los activos (asocio de planos/catálogos)

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Las actividades anteriores tienen sus formatos de registro para facilitar la captura
de la información.

6.1 REALIZACION DEL INVENTARIO DE ACTIVOS

El inventario de activos se realiza con el fin de conocer cual es el total de activos
de la empresa, y sobre este total realizar los indicadores de avance en la
implementación sistema de información para mantenimiento.

Para realizar el inventario se cuenta con el formato “Control de activos” (Ver Anexo
1), en el cual se hará una relación de equipos por sistema definido. Se debe
diligenciar un formato por cada sistema de la compañía.

6.1.1 Formato control de activos.

El formato de control de activos tiene varios campos que se deben llenar, a
continuación se hace un listado donde se explica qué se debe poner en cada uno
de ellos.

 Código del sistema: el código del sistema a inventariar.

 Descripción del sistema: la descripción del sistema/línea de producción/servicio
a la cual pertenecen los activos.
 Descripción: la descripción del activo padre o hijo (subconjunto), según sea el
caso.
 Código: el código del activo padre o hijo.
 Activo padre: una X en el(los) activo(s) principal(es) de la línea de producción. Un
activo padre puede tener uno o más activos hijos.
 Activo Hijo: una X a los activos asociados al activo principal.
 Zona de máquina: la zona de máquina donde se encuentra asociado el
subconjunto al activo principal.

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Los campos a continuación sirven para realizar los indicadores de avance.

 Ficha Técnica: una X a los activos que ya se les haya recopilado la información
de la ficha técnica.
 Características: una X a los activos a los que se les ha recopilado los valores de
los atributos correspondientes a la clase.
 Marcado: una X a los activos que se encuentren marcados físicamente con su
código.
 Asociado: una X a los activos que se les haya realizado la asociación a su activo
padre respectivo.
 Digitado: una X a los activos que se hayan ingresado en infom@nte.

Figura 4. Formato Control de activos diligenciado

6.2 RECOPILACION DE LA FICHA TECNICA

La ficha técnica contiene la información que el software requiere para ingresar el
activo. El registro de un activo es una ficha u hoja que tiene la información general
de cada activo o instalación describiéndolo estructural y funcionalmente; esta

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información se obtiene de manuales, catálogos, placas de activo, información de

planos, información solicitada al fabricante, etc. Se sugiere diligenciar el formato
captura de activos (ver anexo 2) por cada activo.

Cada activo debe poseer una ficha técnica para hacer posible:

 Que cada activo sea identificado e involucrado adecuadamente en los planes e

intervenciones de mantenimiento.
 Tener una fuente de consulta que facilite el conocimiento general de los activos.
 Tener documentos almacenados con toda la información del activo.
 Mantener almacenado la información de los activos asociados y que son
necesarios para el funcionamiento del activo principal.
 Permitir conocer los repuestos necesarios para realizar la labor de mantenimiento.
 Permitir que a un activo se le asocien las actividades estándar de mantenimiento
necesarias para que éste se mantenga en condiciones óptimas.
 Manejar información de aquellos activos que por una u otra razón son retirados de
la empresa y se consideran obsoletos.
 Evaluar automáticamente repuestos con grupos de igual marca y modelo.
 Permitir la verificación de los repuestos instalados en los activos de la empresa.
 Asociar activos y sistemas con jerarquía de activos e interdependencia.
 Asociar catálogos y demás material bibliográfico existente a un activo específico.
 Conocer los requerimientos de mantenimiento programado, preventivo y predictivo
conocido como mantenimiento sistemático.
 Asociar variables de control y desgaste.

6.2.1 Formato de captura de información de activos (Ficha técnica).

Con el fin de evaluar cada activo por separado, se debe diligenciar el formato de
captura de activos (Ver Anexo 2). Este contiene toda la información requerida por
infom@nte para el ingreso de activos. A continuación se hace la descripción de cada
campo.

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6.2.1.1 Datos de cabecera.

Este grupo de datos me definen la compañía a la que pertenece el activo, su
código, descripción y el número del activo fijo.

 Compañía: empresa a la que pertenece el activo, la compañía debe estar

previamente creada en el sistema.
 Código activo: ingresar en este campo el código del activo tal como se define en
la definición de la codificación (numeral 5.3).
 Descripción: ingresar la descripción del activo. Campo de 60 caracteres
alfanuméricos. La descripción se hace de forma que en la unión de las palabras
no se utilicen conectores (de, la, para, lo, el). El siguiente es un modelo de la
estructura que puede usarse para estandarizar las descripciones de los activos.
 Número activo fijo: ingresar el número de activo fijo que le corresponde en
contabilidad. Campo alfanumérico de 15 caracteres.

6.2.1.2 Datos predefinidos.

Este grupo de datos se encuentran previamente creados en el sistema, es decir
que para ingresar la ficha al sistema primero se deben crear los siguientes datos:

 País: código del país de donde proviene el activo, lugar de fabricación. Debe
estar matriculado previamente en las tablas administrativas del módulo de
Instalación.
 Centro de costos: código del centro de costos al cual pertenece el activo
contablemente, es decir, el que va a asumir los costos de mantenimiento del
activo. (el código se toma
 Área operativa: código del macroproceso al que pertenece el activo dentro de la
compañía.
 Proveedor: código del proveedor que suministró el activo a la empresa.

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 Sistema: código de la línea de producción o servicio al que se encuentra

vinculado el activo.
 Prioridad: código que identifica al activo dentro de una clasificación determinada
de criticidad.
 Clase: código de la familia a la que pertenece el activo.

6.2.1.3 Datos funcionales/fabricante

Este grupo de datos identifica el activo, dando información del fabricante y de la
situación del activo dentro de la empresa.

 Ubicación: campo de 60 caracteres alfanuméricos. Sirve para registrar la

localización del activo dentro de la empresa o dentro del proceso. Puede
establecerse una nomenclatura basada en planos, de tal manera que su
secuencia indique un orden lógico físicamente. Esto servirá mas adelante para
imprimir Rutas de Mantenimiento basados en esa secuencia, de tal manera que
las actividades salgan ordenadas por localización lógica.
 TD (Tiempo Disponible): campo de 4 caracteres numéricos. En el se registra el
tiempo diario requerido de funcionamiento del activo (horas - minutos). Es muy
importante registrar este tiempo ya que con el se calculan el indicador de
disponibilidad.
 Tipo: campo alfanumérico de 30 caracteres. Es una subdivisión de la Clase.
Permite agrupar una serie de activos con características similares. Por ejemplo
para la Clase Bomba, aclara si es centrífuga, de desplazamiento positivo,
sumergible u otros.
 Estado (A)ctivo, (I)nactivo o (R)etirado: campo de 1 carácter alfabético, indica
si el activo está: activo que corresponde cuando el activo está en funcionamiento,
Inactivo corresponde cuando el activo no está en funcionamiento pero está apto
para hacerlo y Retirado corresponde si el activo ya no está en servicio, código
alfanumérico así:

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 (A)ctivo: Indica que el activo está en funcionamiento. Se asigna este

estado por defecto al ingresarse cualquier activo al sistema
 (I)nactivo: Indica que el activo no está en funcionamiento pero está apto
para hacerlo. Se asigna este estado cuando se usa el botón de
“Inactivar” de la opción “Actualización activo”. En este estado se pueden
generar órdenes de trabajo al activo.
 (R)etirado: Indica que el activo ya no está en Servicio. Se asigna
cuando se usa el botón de “Retirar” de la opción “Actualización activo”.
 Función: campo de 30 caracteres alfanumérico. Indica la descripción del trabajo
que ejecuta y que justifica su existencia como función primaria para la empresa.
Por ejemplo, para una Bomba específica se podrían colocar funciones como:
Trasegar combustible P/Caldera; Extracción de Agua tanque A.
 Código alterno/placa: campo de 14 caracteres alfanumérico. Sirve para registrar
otros códigos asignados al activo como por ejemplo la placa si es un vehículo, o
un código asociado a otros sistemas de información.
 Responsable: campo de 30 caracteres alfanumérico. Indica el funcionario definido
o cargo del responsable operativo del activo. Describe el nombre del mismo, de la
zona responsable o el cargo que se tiene bajo su responsabilidad.
 Color o forma: campo de 15 caracteres alfanumérico. Identifica el color o forma
de los activos.
 Valor de compra: campo de 12 caracteres numérico, 10 enteros y 2 decimales.
Indica el valor de adquisición del activo.
 Valor actual: campo de 12 caracteres numérico, 10 enteros y 2 decimales. Indica
el costo de reposición del
 Marca: campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica la designación o nombre
dado por el fabricante de la máquina.
 Modelo: campo de 20 caracteres alfanumérico. Indica el código con el que lo
identifica el fabricante dentro de un grupo de fabricación.
 Número de serie: campo de 20 caracteres alfanumérico. Número que el
fabricante asigna a cada máquina o activo según la secuencia de fabricación.

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 Fabricante: campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica la designación de la

empresa dueña de la marca.
 Número de pedido: campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica el contrato,
orden de compra, orden de fabricación para adquirir o fabricar el activo. Es el
código clave para comunicaciones posteriores entre el proveedor o fabricante y la
empresa.
 Año de fabricación: campo de 5 caracteres numérico. Indica el año en que se
fabricó el activo.

6.2.1.4 Datos de fechas y dimensiones.

En este grupo de datos se registran las diferentes fechas que tienen un valor
relevante en el activo, así como las dimensiones correspondientes en caso de que
tenga que ser transportado o movido de un sitio a otro.

 Fecha de pedido: campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en que se

hizo el contrato, orden de compra, pedido del activo.
 Fecha de recibido: campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en que fue
recibido el activo en la empresa.
 Fecha de garantía: campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha hasta
cuando el activo se encuentra en garantía de funcionamiento por parte del
proveedor.
 Fecha de instalado: campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en que el
activo entró en operación. A partir de esa fecha se comienza a contar
automáticamente la Variable de control “DIAS”, que indica los días transcurridos
desde la instalación del activo.
 Fecha de retiro: campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en que se retira
de servicio o se da de baja. Es un campo exigido solo cuando se usa la opción de
Retirar en la opción “Actualización activo”.

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 Unidad de longitud: se selecciona de la tabla de Unidades de Medida definidas

en el módulo de Instalación, la que corresponda a la unidad de longitud con que se
especificarán las dimensiones del activo.
 Ancho: campo de 11 caracteres numérico. Indica el ancho del activo de acuerdo
a la unidad de longitud seleccionada.
 Alto: campo de 11 caracteres numérico. Indica la altura del activo de acuerdo a
unidad de longitud seleccionada.
 Largo: campo de 11 caracteres numérico. Indica la longitud del activo de acuerdo
a las unidades definidas.
 Unidad de capacidad: se selecciona de la tabla de Unidades de Medida definidas
en el módulo de Instalación, la que corresponda a la unidad de medida asociada al
rendimiento o "expresión" de funcionamiento del activo (unidades producidas por
hora).
 Capacidad actual: campo de 11 caracteres numérico. Expresa la capacidad de
funcionamiento del activo en el momento actual, de acuerdo a la unidad de medida
definida en “Unidad de Capacidad”.
 Capacidad máxima: campo de 11 caracteres numérico. Indica el valor que
expresa la capacidad máxima disponible del activo. Datos obtenidos del
fabricante.
 Unidades de peso: se selecciona de la tabla de Unidades de Medida definidas en
el módulo de Instalación, la que corresponda a la unidad de medida en que se
expresara el peso del activo.
 Peso activo: campo de 11 caracteres numérico. Indica del peso del activo de
acuerdo a las unidades definidas en el campo “Unidad de Peso”.

6.2.1.5 Información adicional

Adicionalmente, a los activos se les puede ingresar la siguiente información:
Características Especiales, Observaciones adicionales y documentos anexos.
Esta información complementa los datos técnicos del activo proporcionando una
Ficha Técnica completa, mejorando las consultas y la toma de decisiones.

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 Características especiales: se definen por clase de equipo, y son un conjunto de

atributos que identifican a una familia de equipos en particular. El anexo 3, permite
hacer la captura en campo de dichos atributos para cada clase de activo, según se
describió en el numeral 2.3 de este documento.:
 Observaciones: Campos de 70 caracteres alfanuméricos, cada equipo puede
tener las líneas que se requieran para observaciones adicionales.
 Documentos anexos: Permite establecer un vínculo con otros archivos, sean
planos, informes, catálogos, etc., que se encuentren en el disco duro del
computador o en un servidor de aplicaciones en la red. Consta de los siguientes
campos:
 Archivo: Se debe especificar aquí la ruta exacta del archivo.
 Descripción: Campo de 40 caracteres alfanuméricos, se indica aquí el
tipo de información que se encuentra en el archivo.

6.3 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES

Identifican atributos especiales propios de cada clase de activos, también sirven
para completar la información técnica de los activos. (Ver anexo 3, características
activo).

 Compañía: código y descripción de la compañía a la que pertenece el activo que

se le definen las características.
 Código activo: código del activo que se le definen las características.
 Descripción: descripción del activo que se le definen las características.
 Clase: código y descripción de la clase de equipo a la clase a la cual se le van a
definir los atributos.
 Atributo: palabra que identifica el atributo, consta de un campo de 15 caracteres
alfanuméricos.

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 Descripción: ampliación de la descripción del atributo, o se coloca una ayuda

sobre la forma de ingresarlo, de medirlo en el sitio, o de interpretarlo, consta de un
campo de 60 caracteres alfanuméricos.
 Unidad: indica la unidad de medida de cada atributo, Se selecciona de la tabla de
unidades de medida ingresadas en el módulo de instalación.
 Valor atributo: se asigna el valor del atributo para el equipo.

Figura 5. Anexo 3 (características activo) diligenciado

6.4 ASOCIO ACTIVO/ACTIVO

Esta opción define la jerarquización de los activos, es decir cual es el activo
principal y cuales son los activos complementarios de este. Estos activos
complementarios también pueden tener asociados otros activos que les apoyen en
su función.

Para realizar el asocio de activos se sugiere usar el anexo 4: Formato de Asocio

activo/activo. Esta jerarquización debe hacerse por sistema definido. La
descripción de cada campo es la siguiente:

 Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el activo, la

compañía debe estar previamente creada en el sistema.

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 Sistema: sistema asociado del cual vamos a realizar la jerarquización. 20

caracteres alfanuméricos.
 Activo padre: campo que identifica el código del activo principal del sistema, o
activo donde se encuentran instalados los activos hijos. Generalmente el activo
principal del sistema es el activo que tiene incorporado el dispositivo de medida de
la variable de control del sistema (Horómetro, Contador, etc). Sin embargo, dentro
de un sistema pueden existir varios equipos padre si se requiere hacer fichas
técnicas de varios componentes mayores de los activos.
 Zona de máquina: campo que identifica el código de la zona de máquina en la
que se encuentra el activo hijo dentro del activo padre.
 Activo hijo: campo que identifica el código de cada uno de los activos asociados
a un activo padre.
 Fecha de asocio: campo que identifica la fecha en la que se instaló el activo hijo.
En adelante, se podrán hacer varios desasocios y asocios, según se cambien de
zonas de máquina o activos padre donde estaban instalados inicialmente los
activos hijo. Con esta fecha se podrá hacer un seguimiento histórico de donde han
estado instalados los activos hijo.

6.5 DESPIECE DE LOS ACTIVOS

Con la funcionalidad de Asocio de repuestos a activos, podemos tener una base
de datos muy detallada de los repuestos que usa cada activo, en que zona de
máquina están instalados y la cantidad instalada.

Objetivos del despiece de los activos:

 Información oportuna sobre los repuestos que requiere el activo
 Estandarización de marcas
 Ahorro de tiempo en la planeación
 Determinación de máximos y mínimos en el almacén
 Conocimiento de los activos

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Preliminar al despiece, debe establecerse una metodología aplicada por todas las
personas a las cuales se les asigne el procedimiento de despiece de cualquier
activo en planta. Cuando se desarrolle al interior de empresa el módulo de
repuestos es necesario considerar los siguientes pasos:

6.5.1 Descomposición general del activo.

Es necesario descomponer el activo en zonas de máquina, en las cuales están
ubicados cada uno de los repuestos.

6.5.2 Identificar repuestos de recambio.

Mediante información obtenida de catálogos, manuales, planos o suministrada por
personal que posea una gran experiencia en el activo se seleccionan los repuestos
de recambio ubicándolos en la zona de activo a que pertenezcan.

6.5.3 Recolección de información.

Utilizando un formato como el del Anexo 6, que contenga los datos: Código, marca y
modelo para el activo y código, descripción, cantidad instalada, zona de máquina,
referencia, fabricante, catálogo, plano y número de parte para los repuestos es
posible recolectar la información necesaria para el asocio de cada repuesto de
recambio al activo. Asimismo, estos datos son útiles para el levantamiento de la
ficha técnica de repuestos.

La siguiente es la descripción de cada uno de los campos del Formato de captura

de asocio repuestos a activo (ver anexo 5).

 Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el activo, la

compañía debe estar previamente creada en el sistema.
 Activo: Código del activo al cual se le va a realizar el despiece.
 Repuesto/Material: Código del repuesto asociado al activo

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 Zona de máquina: Campo de 20 caracteres alfanuméricos. Identifica el lugar

físico en el que se encuentra el repuesto en el activo.
 Cantidad: Indica la cantidad del repuesto en la zona de máquina del activo.
 Referencia: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Identifican la referencia
asignada por el fabricante al repuesto. Cuando se está realizando el asocio de
repuesto al activo, se puede colocar diferentes referencias para el mismo repuesto
en diferentes activos. Esto con el fin de que no sea necesario codificar varias
veces el mismo repuesto si en cada activo tiene diferentes referencias.
 Catálogo: Catálogo del fabricante o distribuidor donde se encuentra especificado
el repuesto. Esta información sirve para completar el listado de catálogos.
 Plano: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Plano asociado al repuesto
 Fabricante: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Fabricante del repuesto. Aquí
se puede cambiar el fabricante asociado inicialmente al repuesto, por el fabricante
específico del repuesto para este activo.
 Número de parte: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Número de parte
asignado por el fabricante del activo al repuesto. Cuando se está realizando el
asocio de repuesto al activo, se puede colocar diferentes Números de parte para
el mismo repuesto en diferentes activos. Esto con el fin de que no sea necesario
codificar varias veces el mismo repuesto si en cada activo tiene diferentes
números de Parte.

6.6 DOCUMENTACION TECNICA DE LOS ACTIVOS

La funcionalidad de asocio de planos/catálogos a los activos, permite tener una
base de datos sobre los planos y catálogos correspondientes a cada activo,
obteniéndose los siguientes beneficios:

 Facilidad en la búsqueda de los documentos, mediante la ubicación en la

biblioteca o planoteca.
 Garantizar que se consulten los documentos correspondientes, cuando la
realización de una actividad de mantenimiento lo requiera.

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 Trazabilidad en la documentación requerida por mantenimiento

6.6.1 Formato de captura de asocio de planos/catálogos a activo.

Para capturar esta información y luego ingresarla al sistema, se sugiere el formato
del anexo 6, Es necesario previamente haber inventariado, codificado y
organizado los documentos. La siguiente es la descripción de cada campo:

 Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el activo, la

compañía debe estar previamente creada en el sistema.
 Activo: Código del activo al cual se le va a inventariar los planos y catálogos
 Código plano/catálogo: Código del plano o catálogo relacionado con el activo.
Con este mismo código se ingresará a infom@nte por el módulo de instalación o
de catálogos.
 Descripción: Descripción del plano o catálogo. Se sugiere que se describa
informando si es catálogo o manual, si es de Partes o de Servicio, la clase de
activo y Modelo. Por Ejemplo: manual de taller montacargas Hyster H50.
 Tipo: Indica con una C si es catálogo y con una P si es plano.
 Ubicación: Ubicación física del plano o catálogo dentro de la biblioteca o
planoteca.

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EQUIPOS 7. FLUJOGRAMA
INGRESAR DATOS EN TABLAS DE
* PAISES INGRESAR DATOS EN TABLAS
* CENTROS DE INGRESAR DATOS EN MÓDULO DE DE :
RESPONSABILIDAD ADMINISTRACION Y EQUIPO * SISTEMAS ASOCIADOS
* FUNCIONARIOS * CLASE DE EQUIPOS
* PROVEEDORES * CIRCUITOS DE MANIOBRAS
* PLANOS/CATALOGOS
* PRIORIDAD EN EL MÓDULO DE EQUIPOS
INGRESAR A ACTUALIZACIÓN DE
EQUIPOS

INGRESAR NUEVO CODIGO NO EXISTECODIGO

SI
DE EQUIPO?

INGRESAR PAIS

INGRESAR SISTEMA

DIGITAR INGRESAR PROVEEDOR

OBSERVACIONES
DEL EQUIPO
INGRESAR CENTRO DE
COSTOS
DESEA INGRESAR
SI
OBSERVACIONES?
INGRESAR CIRCUITO DE
MANIOBRA
INGRESAR ATRIBUTOS
A LA CLASE EN EL
MODULO DE EQUIPOS
DIGITAR LAS INGRESAR PRIORIDAD
CARACTERISTICAS
DEL EQUIPO NO
NO
INGRESAR CLASE
EXISTEN
SI ATRIBUTOS POR
CLASE?
DIGITE LOS DATOS
FUNCIONALES.
UBICACION, TIPO, FUNCION,
SALIR NO RESPONSABLE, CODIGO
DESEA INGRESAR ALTERNO, No. DE ACTIVO FIJO,
CARATERISTICAS? COLOR/FORMA,
DISPONIBILIDAD, VLR COMPRA,
VLR ACTUAL

GRABAR
DIGITE LOS DATOS DEL
FABRICANTE
MARCA, MODELO, SERIE,
FABRICANTE, No. DE PEDIDO,
DIGITE LOS DATOS DE AÑO DE FABRICACION
DIMENSIONES:
UNIDAD DE LONGITUD, ANCHO,
ALTO, LARGO, TENSION,
UNIDAD DE CAPACIDAD,
DIGITE DATOS DE FECHAS:
CAPACIDAD MAXIMA, UNIDAD
PEDIDO, RECIBIDO, GARANTIA,
DE PESO, PESO DEL EQUIPO
INSTALADO, RETIRO

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ANEXO 1: FORMATO DE CONTROL DE ACTIVOS

Sistema: _____________________________________________

Descripción: __________________________________________

ACTIVOS FICHA
DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS MARCADO ASOCIADO DIGITADO
CÓDIGO PADRE HIJO ZONA MÁQUINA TÉCNICA

TOTALES

Avance:
TOTAL DE ACTIVOS COFIDCADOS
TOTAL DE ACTIVOS CON FICHA TÉCNICA
TOTAL ACTIVOS CON CARACTERÍSTICAS
TOTAL DE ACTIVOS MARCADOS
TOTAL DE ACTIVOS ASOCIADOS
TOTAL DE ACTIVOS DIGITADOS

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ANEXO 2: FORMATO DE CAPTURA DE ACTIVOS

Compañía

Código activo No activo fijo

Descripción

DATOS PREDEFINIDOS (Ver tablas básicas creadas en el módulo de INSTALACIÓN y EQUIPOS)

País Centro de costos

Área Operativa Proveedor

Sistema Prioridad Clase

DATOS FUNCIONALES Y DEL FABRICANTE

Ubicación

Tiempo disponible

Tipo Estado: Activo (A), Inactivo (I), Retirado (R)

Función Código alterno/ Placa

Responsable Color/Forma

Valor de compra Valor actual

Marca Modelo

Serie Fabricante
No. Pedido Año fabricación

FECHAS Y DIMENSIONES

Fecha pedido Fecha retiro Unidad longitud Unidad capacidad Capacidad máxima

Fecha recibido Ancho Capacidad actual

Fecha instalación Largo Unidad peso

Fecha garantía Alto Peso máquina

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ANEXO 3: CARACTERÍSTICAS DE ACTIVOS

Compañía

Código activo Clase activo

Descripción

ATRIBUTO DESCRIPCIÓN UNIDAD VALOR ATRIBUTO

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ANEXO 4: FORMATO DE ASOCIO ACTIVO/ACTIVO

Compañía

Sistema

ACTIVO PADRE ZONA DE MÁQUINA ACTIVO HIJO/SUBCONJUNTO FECHA DE ASOCIO

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ANEXO 5: FORMATO DE ASOCIO REPUESTO/ACTIVO

Compañía

Sistema

Activo Código alterno/Placa

REPUESTO/MATERIAL ZONA DE MÁQUINA CANTIDAD REFERENCIA FABRICANTE PLANO No PARTE

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ANEXO 6: FORMATO DE ASOCIO DOCUMENTO/ACTIVO

Compañía

Sistema

Activo Código alterno/Placa

PLANO/CATÁLOGO DESCRIPCIÓN TIPO UBICACIÓN

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