MÓDULO

Área: NEGOCIOS

1 Curso: BASE DE DATOS APLICADAS A LOS NEGOCIOS

Módulo: Sistemas empresariales y bases de datos para la gestión
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Curso: BASE DE DATOS APLICADAS A LOS NEGOCIOS

Sistemas empresariales y bases de datos para la gestión

Índice

RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MÓDULO ...................................................................................................... 1

Introducción ......................................................................................................................................................... 1
1. Sistemas empresariales .................................................................................................................................... 2
1.1 Módulos de un ERP estándar....................................................................................................................................... 2
1.2. Principales funcionalidades de un ERP ....................................................................................................................... 3
1.3. ERP´S del mercado ...................................................................................................................................................... 5
a. Aplicaciones de clase mundial (World Class) ............................................................................................................ 5
b. Comercializados en Chile .......................................................................................................................................... 6
2. Cuadro de Mando Integral ............................................................................................................................... 6
2.1. Ejemplo de un aserradero .......................................................................................................................................... 7
2.2. Ejemplo de un Cuadro de Mando real para una empresa de la Banca en Chile, año 2009 ........................................ 9
3. Pasos globales para la elaboración de un Cuadro de Mando Integral ........................................................... 11
3.1. Definir las perspectivas a usar en la empresa .......................................................................................................... 11
3.2. Definir los objetivos estratégicos para cada perspectiva ......................................................................................... 12
3.3. Definir los indicadores estratégicos para cada perspectiva ..................................................................................... 13
Cierre .................................................................................................................................................................. 14
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Mapa de Contenido

Sistemas empresariales y bases de datos para la

gestión

Pasos globales para la

Sistemas empresariales Cuadro de Mando Integral elaboración de un Cuadro
de Mando Integral

Módulos de un ERP Definición perspectivas a

Ejemplo: Aserradero
estándar usar

Principales funcionalidades Definición de objetivos

Ejemplo: Banca en Chile
de un ERP estratégicos

Definición de indicadores
ERP'S del mercado
estratégicos
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Explica y reconoce en su empresa, los diferentes sistemas ocupados para la gestión y
RESULTADO DE
planificación de recursos: contable, financiero, presupuesto, ventas, producción,
APRENDIZAJE recursos humanos, materiales, compras y activos.
DEL MÓDULO

Introducción
Una empresa del rubro de manufactura en Chile, durante varios años ha mantenido un crecimiento a un ritmo
del 20% en su rentabilidad anual. La producción y las ventas crecían proporcionalmente, como también la
facturación, lo que impactaba directamente en la calidad de trabajo de las personas, quienes se quejaban a
menudo por el alto volumen de trabajo que implicaba el aumento en las ventas. Por lo general su ornada se
extendía por largas horas debiendo revisar notas de ventas, facturas, boletas, órdenes de compra. Al cabo de
5 años las ventas se duplicaron, sin embargo el personal solo aumentó en un 20%, por decisión del dueño,
hasta que una persona le recomendó invertir en infraestructura, comprar un nuevo terreno, contratar más
gente y un buen sistema de administración, pues de la lo contrario el personal no aguantaría el ritmo de
trabajo.

Luego de 2 años, el dueño efectivamente agrandó la empresa, adquirió un nuevo espacio, hizo buenas
instalaciones para la fábrica y para sus empleados, además renovó la flota de camiones y camionetas, sin
embargo, no cambió los sistemas que apoyaban las labores administrativas, a raíz de eso y pese a las nuevas
modificaciones, los trabajadores continuaban extendiendo su jornada laboral.

Frente a este escenario, nuevamente la misma

persona le recomendó a un profesional para
evaluar el cambio en el sistema… Este asesor le
planteo la posibilidad de comprar un ERP, pues la
empresa había llegado a un “tope” en términos
administrativos, un proyecto que en términos
financieros era mucho más rentable que el actual.
Después de 8 meses de desarrollo en el nuevo
ERP, el dueño se percató que facilitaba las tareas
administrativas, la cobranza, las órdenes de
compra, las conciliaciones bancarias, etc.
Contrató al profesional para que quedase a cargo
del Control de Gestión, coordinando la ejecución
del proyecto, construcción de informes con la información extraída del ERP, y además de no tener que
contratar más personal para la producción, los propios trabajadores no tuvieron que quedarse más allá de su
horario para realizar labores de la empresa.

Este sencillo caso, ejemplifica los beneficios que puede traer para las organizaciones la personalización de un
ERP de mercado, y lo que se puede realizar con la información que genera (informes de gestión, cuadros de
mando, indicadores, análisis de clientes, de cobranza, de ventas entre otros).
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1. Sistemas empresariales
Los sistemas empresariales, Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o en su sigla en inglés ERP
(Enterprise Resources Planning), son el corazón de una empresa que en lenguaje simple, no es más que un
sistema integrado de información por donde pasa y se almacena toda la información que se maneja en una
empresa, organizada en distintas “carpetas”, “temas” o “módulos” en jerga de los proveedores de ERP.

Cuando se adquiere un ERP, la empresa constructora del mismo, suministra el conjunto completo de módulos
parametrizados o configurados de acuerdo a las necesidades, tamaño y/o presupuesto de la organización
donde se implementará.

La ventaja de un ERP es que todos los módulos están integrados entre sí sin necesidad por ejemplo, de crear
códigos de productos para Venta, Inventario, Contabilidad. Es decir, hay una sola “tabla maestra” en el ERP
para un producto que se comercializa, almacena y contabiliza, lo que en general no ocurre cuando existen
diferentes módulos desconectados unos de otros.

1.1 Módulos de un ERP estándar

Es importante conocer cuáles son los módulos más importantes de un ERP, porque como futuros especialistas
en el área, nos encontraremos interactuando con ellos. En el siguiente gráfico indicaremos los más
importantes:
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1.2. Principales funcionalidades de un ERP
El siguiente cuadro define las funciones principales de cada módulo de un ERP.

MÓDULO FUNCIONALIDAD PRINCIPAL

Módulo orientado a llevar la contabilidad de la empresa y se estructura en áreas de
negocio, centros de costos y cuentas contables. Su función principal es proveer en
Contabilidad forma oportuna, toda la información necesaria para un eficaz control, entrega de
información para la contabilidad tributaria, financiera y en general para la
administración de la Contabilidad de la empresa.
Módulo orientado a administrar numéricamente la estrategia de la empresa y poder
comparar en cualquier momento la gestión respecto a los ingresos, gastos, inversiones
versus el presupuesto realizado en la etapa de planificación. Es un módulo que no está
Presupuesto
en todos los ERP, debido a las particularidades propias del presupuesto y su
construcción. Cuando forma parte del ERP, lo mínimo es que este administre el
presupuesto por centro de costo, cuenta contable y por mes.
Permite llevar un eficiente y completo control de las cuentas por pagar, emitir cheques
Tesorería a proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo necesario para la
administración de los acreedores.
Permite llevar una gestión de clientes y del control de las cuentas por cobrar, efectuar
Cobranzas cobranzas y obtener reportes con el fin de lograr una adecuada administración de los
deudores.
Orientado a llevar el control de todas las cotizaciones y notas de venta de la empresa,
Cotizaciones y
así como un seguimiento eficiente de los ejecutivos de venta, en relación a su
Notas de Venta
productividad y efectividad, en cuanto a Cotizaciones y Notas de Venta efectuadas.
Permite llevar el control de las entradas y salidas de mercadería desde y hacia las
distintas bodegas de la empresa, manejar adecuadamente los niveles de inventario y
Inventario y
entregar toda la información para la administración de éstos. Además, permite
Facturación
efectuar todos los movimientos relativos a las ventas, obteniendo las estadísticas
necesarias para la toma oportuna de decisiones.
Permite diseñar, emitir, gestionar aprobaciones y llevar el seguimiento de las compras
realizadas, así como obtener una serie de reportes históricos relativos a volúmenes de
compra por proveedor, por fecha, producto y facilitar la negociación de precios para
Adquisiciones y una eficaz compra. Parte del módulo permite que los proveedores, puedan a través
Proveedores de Internet, por ejemplo, consultar las licitaciones en curso y sus adjudicaciones, lo
que se traducirá en una rápida y oportuna respuesta a las preguntas e inquietudes de
los proveedores y, que impactará en un ahorro de horas hombre, orientado a dar
respuestas por teléfono o correo a respuestas automatizadas.
Módulo que a veces se comercializa aparte del módulo de ventas, permite manejar
Venta On-Line una tienda on-line, vía internet, de los productos de la empresa, sus pagos, rebajas de
stock, facturación e imputaciones contables.
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Permite efectuar las ventas en cada uno de los puntos de venta, con todas las
funciones necesarias para una rápida atención a los clientes, trabajando en línea con
Venta la base de datos central o bien fuera de línea. También facilita la integración con
dispositivos como lectores de códigos de barras y pantallas táctiles, la administración
de pagos en distintas monedas y la posibilidad de realizar ventas a crédito.
O Administración de la relación con clientes. Permite un seguimiento integral de los
CRM (Customer clientes, registrando todas las actividades y dando seguimiento a los compromisos
Relation adquiridos. Entre sus principales características están: el control de los procesos de
Managment) venta e interacciones por cliente, los compromisos y flujos de actividades
configurables, así como la generación de encuestas y campañas de marketing.
Orientado para administrar la información de los activos tangibles y no tangibles de la
empresa y las inversiones de los proyectos en curso. El módulo facilita el manejo de la
Activo Fijo información contable de los activos (en moneda local y en dólares), así como múltiples
tipos de depreciación y reevaluación. También proporciona el control de movimientos,
ubicaciones y responsables de activos.
Permite planificar los requerimientos de materias primas y maquinarias para cumplir
con la producción estipulada, llevar a formula de ingredientes, rebajar inventarios,
manejar el modelo de costos asociados a producciones (materia prima, costos directos
Producción
de fabricación, costos de mano de obra directa y gastos generales). Además, puede
llevar un control exhaustivo de los insumos, tiempos involucrados y costos,
obteniendo las desviaciones respecto a lo presupuestado, entre otros reportes útiles.
Permite controlar en todo momento el status de los proyectos de la empresa,
entregando información global y detallada de los recursos y tiempos involucrados para
Proyectos
un seguimiento eficiente. Dependiendo de ERP, puede administrar carta Gantt, curva
S, costos y recursos involucrados en los proyectos.
Orientado al manejo y administración del personal, tanto en lo relativo al pago de
remuneraciones y leyes sociales, como al control de préstamos, vacaciones y control
de asistencia, entre otros. Algunos ERP incluyen los módulos de auto atención del
Recursos
empleado, disponiendo para ellos todos los documentos de interés relacionados con
Humanos
los recursos humanos de la empresa: organigrama, reglamento, convenios,
certificados de sueldo de cargas, de préstamos, listado telefónico de empleados. Así
como el envío constantemente mensajes con información de la empresa.
Orientado a obtener en forma fácil la información de cualquier módulo y cruzarla con
Inteligencia de diferentes fuentes para obtener reportes y gráficos relevantes para la toma de
Negocios/Business decisiones. Este módulo no es común en todos los ERP, porque requiere de recursos
Intelligence técnicos adicionales, por ejemplo, bases de datos dedicadas y diseñadas para sacar
provecho a la información.

Es muy importante comprender la funcionalidad de cada módulo de un ERP, pues, como lo nombrábamos en
un comienzo, como futuros profesionales del área, deberán interactuar con ellos, tal vez como usuario para
realizar transacciones o bien como usuario clave (o keyuser) que tendrá como función el parametrizar, cargar
datos y realizar un plan de pruebas de todas las opciones del módulo, para luego ser el soporte del módulo
ante cualquier requerimiento de algún colaborador de la empresa.
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En el siguiente apartado mencionaremos los principales ERP existentes en Chile y el Mundo, pero antes,
veamos un listado de algunos de las empresas donde se puede utilizar este sistema:

• Empresas Públicas.
• Transportes. • Logística y • Sanidad.
• Telecomunicaciones. Distribución. • Industria.
• Prensa. • Retail – Alimentación. transformadora
• Servicios y • Fábricas. (química y
consultorías. • Fabricación bajo. farmacéutica).
• Suministro de pedido. • Petróleo y gas.
electricidad, gas, agua, • Industria de Procesos - • Alta tecnología y
etc. Moda y Confección electrónica - Industria
• Publicidad y Medios de • Propiedades automovilística.
Comunicación. inmobiliarias. • Embotelladoras.
• Bienes de consumo. • Automotoras.

1.3. ERP´S del mercado

a. Aplicaciones de clase mundial (World Class)

SAP

•Es un sistema desarrollado en Alemania, viene de la sigla System, Aplication and Program, es el que
tiene más instalaciones exitosas a nivel mundial, pero requiere una inversión más elevada.
•Una de sus ventajas, es que recoge las mejores prácticas en cada módulo (de aquí nace la frase en
inglés World Class Aplication o Aplicación de Clase Mundial), y para esto, escoge, de acuerdo a sus
criterios, la mejor empresa del mundo, analiza sus procesos, procedimientos y los replica en su
sistema. Cada cierto tiempo entrega nuevas mejoras, haciendo que las empresas que lo tienen
contratado, se vean casi en la obligación de hacer un upgrade a su sistema, lo que trae consigo
nuevas inversiones en consultoría.
•SAP es un referente a nivel mundial para la evaluación de cualquier empresa quiera instalar un ERP.

Oracle

•Es otro de los ERP que tiene muchas instalaciones a nivel mundial, principalmente porque su base
de datos, llamada con el mismo nombre, es usada por los otros ERP para el almacenamiento de la
información transaccional.

Microsoft Dynamic 365

•Está en el 3er lugar de las preferencias, por su facilidad de uso y la integración con las
funcionalidades de Office y Windows.
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b. Comercializados en Chile
Aparte de los ERP de clase mundial, en Chile existen diferentes empresas que han creado ERP a medida de los
clientes y que luego de algunos años de desarrollo, han abierto la aplicación para que las pueda usar otra
cualquier empresa independiente del tamaño, a un costo razonable para las pequeñas, medianas y grandes
empresas, requiriendo menores recursos monetarios y técnicos para su personalización. Entre los principales
ERP que se prefieren en Chile están:

Aparte de los ERP de clase mundial, en Chile existen diversas empresas que han desarrollado ERP que se ajustan
a las necesidades de ciertos clientes y que con el paso del tiempo, han ampliado su rango de acción, abriendo
su aplicación a las demás empresas, independiente de su tamaño, requiriendo menores recursos monetarios
y técnicos para su personalización.

Entre los principales proveedores de ERP en nuestro país, podemos destacar:

Word
Chile
class Flexline
SAP DeFontana
Oracle Softland
Microsoft Transtecnia
Dynamic 365 Manager
JDEdwards

2. Cuadro de Mando Integral

Una forma simple de entender un Cuadro de Mando Integral, es imaginarse un tablero de un automóvil donde
se distinguen: un velocímetro, un contador de revoluciones por minuto, el indicador del nivel de gasolina en el
estanque y por último, el indicador de temperatura de un auto. Estos 4 indicadores, revelan cómo está
marchando el auto, a qué velocidad va, cuánta gasolina queda,
si el motor tiene temperatura adecuada para rodar. Ante
cualquier variación de los indicadores, frente a un estándar
definido, hará que tomemos alguna decisión al respecto, por
ejemplo, si la temperatura sube respecto al punto de
comparación que está marcado en el indicador, nos vemos
obligados a parar y analizar del porqué de esta alza. Caso similar
pasa con la gasolina, si el indicador alerta que falta relleno para
continuar, alguna acción voy a emprender frente a esa alerta.
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Con el cuadro de mando integral pasa lo mismo, pero con indicadores propios de la empresa, donde las áreas
encargadas de realizar el diseño, construcción y administración de los indicadores, objetivos e información,
son las áreas de Control de Gestión de la empresas. Es una labor que requiere conocer a fondo la organización,
las bases de datos existentes, las potencialidades de los ERP y un nivel de abstracción alto, para no perder el
foco en lo que se busca: El Control y Seguimiento del negocio en forma simple.

Un cuadro de mando integral, está formado por pocos indicadores y de muchas áreas de las empresas, se
pueden agrupar siguiendo los módulos de los ERP: Financieros, Logística, Procesos, Recursos Humanos,
Responsabilidad Social y Empresarial. Además, se pueden diseñar:

• Como el EBITDA (Earning Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization),

es decir, la ganancia antes de intereses, impuestos, depreciación y
Indicadores de amortización, lo que comúnmente se llama el Margen Operacional (Ingresos
primer nivel menos Costos/Gastos Operacionales).

• Sería por ejemplo el detalle de los Ingresos Operacionales.

Indicadores de
segundo nivel

En el mundo de Planificación Estratégica y Control de gestión, existe una metodología respecto al Cuadro de
Mando Integral, llamada Balanced Score Card (BSC), que consiste en llevar los objetivos estratégicos de las
empresas a un resumen de indicadores dividido en 4 o 5 vistas o perspectivas y dependiendo del tamaño de la
empresa:

Cliente Procesos Aprendizaje

Financiera Clientes
interno internos o innovación

2.1. Ejemplo de un aserradero

La construcción y metodología de BSC da para un curso completo, lo que se analizará en este módulo es la
visión general del tema. Es importante destacar que para llegar a un BSC, se necesita el resultado de la
planificación estratégica en la empresa.

A continuación se revisará un ejemplo simple de un objetivo de un pequeño Aserradero (empresa de corte de

maderas para clientes):
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En el esquema, se pueden apreciar diferentes objetivos, según el nivel donde se encuentre el empleado. Por
ejemplo, la responsabilidad del gerente general es el maximizar la rentabilidad, y una de las responsabilidades
de los objetivos del personal del aserradero es cumplir con el programa de descortezado.

Una vez, estructurado los objetivos estratégicos, corresponde buscar los indicadores asociados a cada objetivo
estratégico, en el siguiente esquema se muestra éstos:
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2.2. Ejemplo de un Cuadro de Mando real para una empresa de la
Banca en Chile, año 2009
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Este es un ejemplo de un Banco orientado al financiamiento de los Microempresarios en Chile, donde se debe
destacar, que previo a este Cuadro de mando, se realizó un taller de Planificación estratégica, donde se
definieron 4 pilares estratégicos:

• Excelencia Operacional.
• Fidelización.
• Desarrollo de Mercados.
• Impacto en la Bancarización.

Luego en cada pilar estratégico, se buscaron objetivos estratégicos a cumplir, por ejemplo, optimizar el GAO
(Gasto de Apoyo Operacional) es un indicador financiero, que debe medirse mensualmente y debe obtenerse
del ERP, en el módulo contable.

Cada indicador del Cuadro de mando, debe poder medirse en forma fácil y oportuna, su información debe salir
del ERP o de un sistema periférico, y deben ser auditables por cualquier persona. A continuación se muestra el
seguimiento del indicado mencionado:

Las cifras del gráfico están en millones de $, la línea roja refleja el presupuesto asignado por mes, y las cifras
en barras muestran el gasto real desde Jul-06 a Mar-07. La lectura para el mes de Mar-07 es que el Gasto de
Apoyo Operacional (GAO) lleva un real acumulado de 3.370 millones de pesos, versus el presupuesto que era
de 3.690 millones de $. Por lo tanto, financieramente el GAO está bajo el presupuesto, o sea está en verde para
el Cuadro de Mando.

De esta forma se detalla para cada indicador del Cuadro de Mando de la empresa ejemplo.
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3. Pasos globales para la elaboración de un Cuadro de
Mando Integral

3.1. Definir las perspectivas a usar en la empresa

Debemos definir las estrategias, tal como lo vimos con anterioridad y como lo muestra el siguiente cuadro.
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3.2. Definir los objetivos estratégicos para cada perspectiva
Para cada perspectiva, se debe definir la visión, objetivos, metas y tareas, como aparece en la imagen.
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3.3. Definir los indicadores estratégicos para cada perspectiva
Para cada perspectiva, se deben definir los indicadores a medir:
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Cierre
Los sistemas ERP son una herramienta fundamental en la empresa, no es tarea fácil para las áreas funcionales
y las de sistemas, llevar a cabo un proyecto de cambio de ERP, lleva meses de trabajo, con equipos
multidisciplinarios que deben estar dedicados un 100% a esta labor.

Los proyectos de cambio de ERP no siempre se logran y terminan con éxito, muchos quedan en el camino por
falta de compromiso de la alta administración o bien porque los costos no eran los del principio o los de la
cotización inicial. Por lo tanto, es fundamental, asegurar los recursos tanto financieros como de personas para
el proyecto de cambio de ERP.

Las empresas que ya cuentan con estos sistemas del mercado, se ven muy beneficiados porque la obtención
de la información es simple y oportuna en estos sistemas, incluso hay algunos ERP que tienen módulos
especiales de reportaría o bien de Inteligencia de Negocios que permiten obtener de forma inmediata
indicadores directamente de las bases de datos, e incluso llegar a un nivel de detalle de la información nunca
antes visto en la empresa.

Por lo tanto, el manejo de la información desde un ERP, o de sistemas periféricos son la base para el diseño de
Cuadros de Mando Integrales, donde la información financiera, de clientes, de procesos y de recursos
humanos, están entrelazadas para formar perspectivas de la información, con el objetivo de hacer seguimiento
a los objetivos estratégicos definidos en el proceso de planificación estratégica.

Diseño de Seguimiento de
Información
Cuadros de objetivos
desde un ERP
Mando Integrales estratégicos
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APORTE A TU FORMACIÓN

Este módulo muestra la importancia de conocer los sistemas empresariales o ERP, porque como futuros profesionales
tendrán que trabajar con ellos, saber cuáles existen, que funcionalidades traen, qué se puede hacer con la
información, es una función y competencia que el ingeniero en control de gestión debe manejar.

El desarrollo de un Cuadro de Mando o de un conjunto de indicadores, es una competencia que se adquiere

trabajando directamente con bases de datos, conociendo cómo se compone un indicador. Un caso típico en las
empresas es cuando la alta administración pregunta ¿cuál es el EBITDA del negocio? Una persona que no conoce a
fondo el funcionamiento de los indicadores, sumar los ingresos y le restará los costos, posteriormente si gerencia le
pregunta sobre los gastos de intereses incluidos en el margen, o si el indicador incluye la depreciación o los gastos
financieros, deberá consultar todos estos datos al contador al contador, perdiendo “le control de los números” y su
labor de experto en control de gestión, pues la información que debe manejar no son datos sueltos, sino que debe
ser una de las bases fundamentales para la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa.