MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

TALLER DE
SERVICIO

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 ÍNDICE

Índice
Introducción
1. Diagrama Flujo General Taller Servicio
2. Acceso al Sistema AutoPro
3. Agendamiento de Visita al Taller de Servicios
4. Generación de Presupuesto
5. Recepción de Vehículos
6. Asignación de Trabajos y Torre de Control
7. Asignación de Repuestos
8. Liquidación de OT
9. Facturación
10. Venta de Repuestos por Picking (Mesón
11. Generación Informes de Gestión
12. Mantenedores Sistema AutoPro Taller de Servicios y Repuestos

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 INTRODUCCIÓN

Junto al crecimiento sostenido de Retail Indumotora, resulta necesario seguir

manteniendo una experiencia de servicio significativa y diferenciadora hacia nuestros
clientes, es por eso que se ha determinado la necesidad de establecer y estandarizarlos
procedimientos de la gestión de los Talleres de Servicio que acompañan a la actual
expansión, en este manual.

La presencia de procesos definidos, responsabilidades claras y una gestión eficaz, son

pilares fundamentales para la consecución de un servicio de calidad y ayudar a concentrar
los esfuerzos en la atención y satisfacción de nuestros clientes, en torno a sus necesidades,
y a su vez continuar con un capital humano comprometido y orgulloso de pertenecer a
nuestra organización.

Este manual recopila las mejoras practicas que se llevan a cabo dentro de la red, con el
objetivo de expandirlas y darlas a conocer dentro del personal, con el objetivo de integrarlas
a la rutina diaria y cotidiana, reflejando y corroborando los estándares de una atención de
calidad a todos nuestros clientes.

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 1.Diagrama Flujo General Taller Servicio

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 2. Acceso al Sistema AutoPro

AutoPro es un sistema administrativo, cuyo objetivo es articular las distintas gestiones y

procesos que se llevan acabo dentro de la empresa, entorno a un control y registro de
éstas, centralizando y estandarizando procedimientos y responsables entre las distintas
sucursales o unidades.
Dado la definición anterior, resulta importante comprender de los siguientes conceptos:
Empresa: Este concepto vendrá definido como una entidad conformada por personas,
gestiones, servicios o productos, a la cual se encuentra asociada un Rut y un Giro.
Sucursal: Este concepto vendrá definido como el lugar o la unidad donde operara
físicamente la persona o Usuario.
A continuación, se presenta el proceso de Acceso al Sistema AutoPro, mediante el
siguiente diagrama de flujo:

2.1. Diagrama Flujo Acceso Sistema AutoPro

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 2.2. Como obtengo acceso a Sistema AutoPro

El requerimiento de acceso a AutoPro, debe ser realizado por el Jefe de Local o Jefe de
Área directo del futuro usuario, mediante vía Email a los siguientes administradores del
sistema:
Administrador del Sistema, Encargado Password Conexión Terminal Server,
Encargado Password Sistema. La solicitud vía mail debe contener:

• Nombre Completo del Usuario

• Rut del Usuario
• Perfil Requerido
• Sucursal de Trabajo
• Resumen de Funciones asignadas

La solicitud enviada debe contar con el visto bueno del subgerente o Gerente del área
respectivo según sea el caso, por lo que debe ser copiado a éstos.

Una vez gestionada la solicitud de usuario y password correspondiente, esta es enviada

vía mail al usuario correspondiente.

Para ingresar al sistema AutoPro hacer doble clic sobre el icono AutoPro que está en
el escritorio de su computador.

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 Presionando el icono anterior, el programa desplegará la siguiente pantalla:

En la pantalla desplegada aparecerán 8 íconos, de los cuales solo 4 están habilitados:

• AutoPro: El objetivo de esta sección es articular todas las actividades y recursos

asociados a la venta de vehículos, incorporando y gestionando todos los procesos
correspondientes (Cotización, Reserva, Nota de Venta, etc).

• TallerPro: El Objetivo de esta sección es llevar un control de las actividades y

recursos asociados a un taller o sucursal, incorporando todas las gestiones o
procesos internos (Agendamiento o Reserva de Hora, Presupuesto, Orden de
Trabajo, etc).

• VentasPro: El objetivo de esta sección es articular todas las gestiones pertinentes

a Facturación y Caja.

• StockPro: El objetivo de esta sección es llevar un control físico y valorizado de la

gestión entorno a repuestos e inventario, registrando las correspondientes entradas
y salidas de bodega.

En el Documento actual de Procedimiento de Servicio Taller, se dará un principal énfasis

en TallerPro, pero siempre interactuando e integrando las demás secciones de AutoPro.

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 2.3. Ingreso Sección TallerPro

Del menú principal, presionar el icono correspondiente a TallerPro.

El programa pre-seleccionará automáticamente las opciones Empresa y Sucursal.

Seleccione su nombre desde la opción Usuario y escriba su Contraseña personal. Presione
Aceptar.

La aplicación desplegada cuenta con el siguiente menú principal en la parte superior:

• Sección Sistemas: En esta sección son definidas los parámetros que son parte
de la información permanente que poblará el sistema, permitiendo su utilización
y operación. Para mayores detalles visitar capítulo 13 sección 1, Mantenedores
Sistema AutoPro Taller de Servicios y Repuestos
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 • Sección Maestros: Esta sección permite el ingreso de todas las tablas del sistema,
es muy importante ya que constituye la información que se presentará a modo
de consulta cada vez que exista una tabla asociada. Para mayores detalles visitar
capítulo 13 sección 2, Mantención de Especialidades.

• Sección Operaciones: En esta sección se ingresa toda la información operativa

de los procesos de Post Venta, se maneja el proceso completo (Reserva de
Hora, Presupuesto, OT, Recepción de Vehículo, etc). Para mayores detalles visitar
capítulos 3-9.

• Sección Informes: Esta sección permite la generación de informes de gestión,

a partir de la información ingresada en Operaciones. Para mayores detalles visitar
capítulo 12, Generación de Informes de Gestión.

A continuación se describirán los temas relacionados con la operación del taller de servicios
que involucran las distintas opciones del menú principal de Sección Operaciones.

2.4 Rol y Responsabilidades Acceso Sistema AutoPro

Responsabilidades/Acciones Rol/Actor

Solicitud acceso Auto Pro. Jefe de Local o Jefe de Área.

Inicio Sección Auto Pro. Usuario Correspondiente.

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 3.Agendamiento de Visita al Taller de Servicios

El agendamiento o Reserva de hora tiene como objetivo el logro de una distribución

óptima en la capacidad del taller y las cargas de trabajo de mecánicos, con el objetivo
de ofrecer una atención más expedita y de calidad a nuestros clientes. La asignación
de reserva de horas, estará condicionada por la disponibilidad horaria y recursos del
taller durante el mismo día, o bien, para los días siguientes (Por lo general las horas
son reservadas de un día para otro). En cada local de servicio debe existir uno o más
responsable de la realización de la reserva de horas, los cuales serán designados por el
jefe de taller o sucursal respectivo. La o las persona responsables deberán seguir todos
los procedimientos considerados en este manual al igual que los protocolos establecidos
y exigidos en retail indumotora.

3.1. Diagrama Flujo Reserva Hora Taller

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 El agendamiento de visita al taller de servicios ocurre cuando el cliente toma contacto
con la sucursal para solicitar y reservar una hora de atención, este contacto puede ser
mediante 3 canales:

• Vía Telefónica: Mediante esta vía el cliente se contacta vía telefónica con la mesa
de reserva de la sucursal seleccionada.

• Presencial: El cliente se dirige en forma presencial al responsable de la reservas

de horas.

• Vía email: Para la reserva de una hora vía mail, el cliente ingresa al sitio Web de
la sucursal

En esta ocasión se utilizara ejemplo.

En la venta desplegada seleccionar la opción de servicio, desplegándose la siguiente ventana:

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 En la ventana desplegada presionar la opción Solicitar Hora, desplegando la ventana
correspondiente a Outlook, con la cual se tomara contacto con la persona responsable
del taller:

La persona encarga del contacto de la página Web, deberá informar durante los
siguientes 30 minutos de haber recibido el mail al responsable del agendamiento de
hora para iniciar el proceso correspondiente a la reserva, este puede continuar vía mail
o vía telefónica de acuerdo como lo solicita el cliente.

Para la asignación en la reserva de hora, el responsable cuenta con una hora segmentada
en periodos, la cual refleja la capacidad del taller, y es actualizada diariamente con
retroalimentación de la torre de control, modificando la capacidad de acuerdo a los
recursos disponibles, ésta se encuentra conformada por los siguiente campos:

• Nombre Cliente: Representa el nombre de la persona que asistirá con la hora

reservada.

• Vehículo: Modelo de vehículo a atenderse.

• Patente: Patente correlativo al vehículo a atenderse.

• Mantención: Mantención programada a que asistirá.

• Detalle: Observaciones o razones de la visita (cuando no es mantención programada).

• Teléfono: Número de contacto del cliente.

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 3.1.1. Hoja Reserva Horas Servicio

A su vez el responsable de la reserva de hora, deberá contar con la lista de precios

de servicios más comunes y tiempos esperados correspondiente a su sucursal, al
igual que antecedentes de accesos expeditos en caso que el cliente lo solicite. Para ver
mayores detalles dirigirse al manual de protocolos Retail Indumotora.

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 3.2. Ingreso Reserva de Hora al Sistema AutoPro

Para ingresar un agendamiento o reserva de hora, se debe seleccionar Operaciones

Reserva de Hora desde el menú principal.

El programa desplegará la siguiente pantalla:

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 La aplicación se encuentra dividida en tres secciones:

1. N° de Reserva: Conformado por antecedentes propios de la reserva (el sistema lo

genera automáticamente).

2. Datos de Vehículo, Cliente y Reserva: Conformado por antecedentes del vehículo

y cliente. Al igual que los datos correspondientes a la reserva realizada (Motivo, Fecha,
etc).

3. Detalle de Servicios: Detalle de Servicios a aplicar en primera instancia (No se

aplica en esta sección, posterior ingreso en OT).

3.2.1 Sección N° de Reserva

Esta sección se encuentra conformada por los campos correspondientes a los

antecedentes propios de la reserva, estos son:

• Reserva N°: corresponde al número correlativo a la hora de reserva agendada.

• Fecha Atención: Corresponde a la fecha de emisión o atención de la reserva.

• Estado OT: indica el estado correspondiente de la Orden de Trabajo, existen 3

estatus:

− Vigente: Reserva vigente

− Confirmada: Hora de reserva confirmada.
− Recepcionada: reserva de hora con una OT en recepción.
− Cancelada: Indica una reserva que fue confirmada, pero cancela
posteriormente.
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 Los parámetros recién mencionados se actualizan automáticamente al completar la sección
Datos de Vehículo, Cliente y Reserva.

El día anterior a la visita programada el responsable del Agendamiento deberá confirmar las
visitas pre-agendadas y será la responsable de señalar el estatus de la reserva.

Para mayor información dirigirse a protocolos establecidos Retail Indumotora.

3.2.2 Sección Datos de Vehículo, Cliente y Reserva

En esta sección se deben especificar los antecedentes relacionados al vehículo y cliente, los
campos a completar son:

A. Antecedentes del Vehículo

1. Patente: este campo presenta tres opciones:

a. Si la patente no se encuentra ingresada en el sistema, presionar en ingresar

manualmente la patente.
b. Si la patente se encuentra ingresada en el sistema, presionar  . Seleccionar la
patente desde la lista desplegada y clic en Aceptar. Los campos Marca,
Modelo, Año, Color, Fecha de Venta, Chasis, Nro Motor y VIN se actualizarán
automáticamente.

c. Si no se desea ingresar patente, presionar el botón Sin Patente.

Es de suma importancia el ingreso de la patente con el objetivo de agilizar los

ingresos y búsquedas en Sistema AutoPro
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 2. Sección: seleccionar la opción Mecánica si se trata de un trabajo mecánico, o Carrocería
si se trata de un trabajo de desabolladura y pintura.

3. Nro OT: el campo es actualizado automáticamente por el sistema.

4. Marca: ingresar la marca del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada en el

campo Patente.

5. Modelo: ingresar el modelo del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada en el

campo Patente.

6. Año: ingresar el año modelo del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada en el

campo Patente.

7. Color: ingresar el color del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada en el

campo Patente.

8. Km. Act.: ingresar el kilometraje actual del vehículo, dependiendo de la opción

seleccionada en el campo Patente.

9. Fecha Venta: dependiendo de la opción seleccionada en el campo Patente, presionar

para seleccionar la fecha de venta del vehículo desde el calendario desplegado.
Presionar Aceptar.

10. Chasis: ingresar el N° de chasis del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada

en el campo Patente.

11. Nro Motor: ingresar el N° de motor del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada
en el campo Patente.

12. VIN: ingresar el VIN del vehículo, dependiendo de la opción seleccionada en el campo
Patente.

B. Antecedentes clientes

13. Cliente: formato NOMBRES APELLIDOS para cliente persona; NOMBRE EMPRESA
para clientes empresa.

14. Fonos: número de teléfonos de contacto.

15. Observaciones y/o Reparación: en el cuadro de diálogo ingresar la razón de la

visita al taller de servicios. También en esta sección se debe incorporar el correo
electrónico del cliente. Cabe destacar la no existencia de códigos estandarizados
para el ingreso de observaciones o reparación.

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 C. Antecedentes Reserva

16. Recep. Llamada: presionar para seleccionar el nombre de la persona que

recibe la llamada desde la lista desplegada.

17. Fec. Reserva: presionar para seleccionar la fecha de agendamiento de visita al

taller de servicios desde el calendario desplegado, dependiendo de la disponibilidad
de horas de la sucursal. Presionar Aceptar.

Posteriormente de ingresar la fecha deseada se procede a seleccionar el recepcionista y la

hora, desde la pantalla desplegada (el recepcionista ingresado es solo referencial):

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El sistema vuelve automáticamente a la página principal al hacer doble clic sobre la hora
seleccionada.

18. Hora Reserva: Este campo se completa automáticamente del proceso anterior.

19. Recepcionista: este campo es actualizado automáticamente por el sistema del

proceso anterior.

Posteriormente al ingreso de todos los campos solicitados, se procede a presionar el icono

superior   para grabar la hora, y de esa forma se le asignará automáticamente un Número de
reserva correlativo.

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 Luego Para confirmar la hora agendada, presionar desde el menú de opciones.

Si se desea eliminar la hora agendada, presionar desde el menú de opciones.

Para grabar la hora agendada, presionar desde el menú de opciones.

Para imprimir la nota de reserva, presionar desde el menú de opciones. El sistema solicitará
la confirmación de la impresión. En la ventana desplegada presionar Aceptar.

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 Luego de completar la reserva de hora, se procede a completar en forma manual, los primeros
campos de datos del documento de Ingreso de Vehículos, con el objetivo de agilizar y hacer
más grata la visita del cliente.

Ya cerrando el día y con las reservas de horas ya impresas, la persona responsable del
agendamiento debe generar la lista de horas tomadas para el día siguiente y entregársela
(junto a la impresión de reserva correspondiente y el papel de recepción de vehículo pre
llenado) a los responsables de recepción en portería. Para esto se debe presionar el
icono   en la parte superior de pantalla principal, desplegándose la siguiente imagen:

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 La pantalla desplegada permitirá buscar todas las reservas correspondiente a un periodo de
tiempo ingresado en el campo F.Reserva (ini) y luego presionar el botón Buscar en la parte
inferior.

Al buscar la fecha ingresada, se generara la siguiente lista de horas reservadas:

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 Luego se procede a imprimir los agendamientos presionando el botón inferior Imprimir
Informes y Posteriormente OK en la segunda pantalla desplegada que se muestra a
continuación.
 

4. Rol y Responsabilidades Reserva de Horas

Responsabilidades/Acciones Rol/Actor

Atención telefónica y presencial clientes Secretaria o responsable agendamiento.

para reserva de hora.

Informar reservas vía mail. Secretaria agendamiento o responsable

contacto Web.

Ingreso Reserva Auto Pro. Secretaria o responsable agendamiento.

Informar capacidad y disponibilidad diaria del Torre de Control.

taller.

Confirmar Reservas 24 horas antes. Secretaria o responsable agendamiento.

Completar datos clientes documento recepción Secretaria o responsable agendamiento.

de vehículos.

Entregar documentos de reserva de hora día Secretaria o responsable agendamiento.

anterior a portería.

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 4. Generación de Presupuesto

La finalidad del presupuesto, es entregar una valorización estimativa de los servicios que
busca el cliente, tanto en mecánica como carrocería. Los recepcionistas de vehículos son los
responsables asignados de la realización del presupuesto.

4.1 Diagrama Flujo Proceso Presupuesto

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 4.2 Generación Presupuesto

Para ingresar o generar un presupuesto, ingresar desde menú principal a Sección

Operaciones Generar Presupuestos desde el menú principal. El programa desplegará
la siguiente pantalla:

La pantalla inicial cuenta con 9 pestañas en la parte superior, las cuales se utilizarán para
ingresar la información relacionada con los servicios que el cliente desee presupuestar:

• General: en esta sección se hace referencia a los datos del cliente, del vehículo,
atención y compañía de seguro.

• Inv. Recepción – Comentario: Hace referencia al inventario y estado de entrada del

vehículo. Esta sección es utilizada en el capítulo 5, Recepción de Vehículos.

• Servicios Mecánica: No utilizado, los servicios de mecánica son ingresados en

Otros Servicios.

• Servicios Carrocería: Permite ingresar el detalle de los servicios de carrocería a cotizar.

• Otros Servicios: Permite ingresar el detalle de los servicios de mecánica a cotizar.

• Servicios de Terceros: Hace referencia a la externalización de los servicios. Esta

sección es utilizada en el capítulo 5, Recepción de Vehículos.

• Repuestos: Hace referencia a los repuestos a utilizar en el servicio del vehículo.

• Fotos: Permite cargar fotos del estado o trabajo del vehículo. Esta sección no es utilizada.
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 En la pantalla anterior, se comienza completando la sección correspondiente a la pestaña
General, la cual se encuentra conformada por los siguientes campos:

• Sección: Indica tipo de servicio a presupuestar: Mecánica o Carrocería.

• Presupuesto N°: Número correlativo al presupuesto en curso.

• Fecha Atención: Indica la fecha de solicitud del Presupuesto.

• Estado OT: Por defecto indica estado de PRESUPUESTO.

• Tipo de OT: Indica el tipo de la Orden de Trabajo, en este caso por defecto es
PRESUPUESTOS

• OT asociada: Indica si existe alguna OT generada asociada al presupuesto.

• Patente: Indica patente del vehículo.

• Marca: Marca del vehículo.

• Modelo: Indica Modelo del vehículo.

• Año: Indica año del vehículo.

• Color: Indica color del vehículo.

• Chasis: Indica el número de chasis del vehículo.

• Nro.Motor: Indica el número de motor asignado el vehículo.

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 • VIN: Indica el número VIN asignado al vehículo.

• DAM: Indica el número DAM asignado al vehículo (no es utilizado).

• Km. Act: Kilometraje actual del vehículo.

• Km. Sal: Kilometraje de salida del vehículo.

• Concesionario: Nombre del concesionario que vendió el vehiculo.

• F.Factura VH: Fecha de facturación (venta) del vehículo.

• Cliente: indica el nombre o razón social del dueño del vehículo.

• E-Mail: Indica el mail del cliente.

• Fonos: Muestra el teléfono de contacto del cliente.

• Cono: Color del cono asignado al vehículo cuando es ingresado a taller para presupuesto.

• N° Cono: Número del cono asignado al vehículo cuando es ingresado a taller para
presupuesto.

• Recepcionista: Indica el recepcionista quien se hace responsable del presupuesto.

• Solicita: Indica solicitante del presupuesto.

• Fecha Ent.: Fecha entrega del presupuesto.

• Hora Entrega: Hora entrega del presupuesto.

• Fecha real: Fecha real de entrega de presupuesto.

Para completar los campos anteriores, se comienza con Sección de la pestaña General,
seleccionando la opción Mecánica y/o Carrocería, dependiendo de la solicitud generada
por el cliente.

- Mecánica: se refiere a servicios de mecánica o revisiones programadas en general.

- Carrocería: se refiere principalmente a servicios de Desabolladura y Pintura (DyP).

Luego, se debe ingresar el número de patente en el campo Patente y presionar el icono

Es de suma importancia el ingreso de la patente con el objetivo de agilizar los ingresos

y búsquedas en Sistema AutoPro

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 Si la patente se encuentra ingresada en el sistema, los campos relacionados con los
datos del vehículo y los datos del cliente se actualizarán automáticamente, tal como
lo muestra la siguiente imagen.

Si la patente no se encuentra ingresada en el sistema, presionar frente a campo Patente

e ingresar los datos del vehículo y los datos del cliente de forma manual (los datos
solicitados son los mismos detallados anteriormente). El ingreso de los datos relacionados
con los servicios (mecánica o carrocería) se realiza de forma análoga en todas las
pestañas. Por ejemplo, para ingresar un Servicio de Mecánica, seleccionar la pestaña
Otros Servicios desplegándose la siguiente ventana:

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 Posteriormente presionar el botón inferior Agregar, para ingresar el servicio
correspondiente, tal como lo muestra la siguiente imagen:

En el cuadro desplegado, se debe incluir el servicio a realizar a la lista, bajo los siguientes
parámetros:

- Código: Representa al número correlativo asociado al servicio o trabajo a realizar.

- Descripción: Detalle general del servicio o trabajo a realizar.
- Valor: Valor Hora Hombre.
- Tiempo: Tiempo realización trabajo.
- Subtotal: Producto entre Tiempo y Valor.

Una vez completado todos los campos se procede a presionar el icono . Autopro actualizará
automáticamente este servicio en la lista.

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 Si se desea incluir nuevos servicios a la lista, repetir el paso anterior.

Para finalizar la inclusión de servicios a la lista, presionar el icono . El sistema retornará

a la pantalla inicial.

AutoPro actualizará automáticamente los servicios seleccionados en la lista.

Para grabar el presupuesto generado, presionar desde el menú de opciones.

Para imprimir el presupuesto generado, presionar desde el menú de opciones. El sistema

solicitará la confirmación de la impresión. En la ventana desplegada presionar Aceptar.

Si el cliente acude físicamente a la sucursal, la copia impresa deberá ser entregada

al cliente. En otro caso, el documento debe ser escaneado y enviado vía email o carta
según acuerdo con el cliente. El recepcionista es la persona encargada de generar el
presupuesto y de que éste llegue al solicitante.

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 4.3. Rol y Responsabilidades Generación Presupuesto

Responsabilidades/Acciones Rol/Actor

Atención cliente y realización presupuesto. Recepcionista.

Ingreso Presupuesto Taller Pro. Recepcionista.

Hacer llegar presupuesto realizado a manos del Recepcionista.

cliente.

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 5. Recepción de Vehículos

El objetivo de este proceso es la recepción de vehículos para su reparación o mantención, en

la cual se debe captar los requerimientos y necesidades del cliente en torno a su vehiculo. En
esta etapa es crucial la calidad del servicio y atención, ya que es el primer contacto presencial
entre el cliente y el taller, por lo que se deben cumplir los estándares de protocolos de atención
establecidos en Retail Indumotora.

5.1 Diagrama de Flujo Recepción de Vehículos

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 El inicio del proceso comienza con el ingreso del cliente y su vehículo por la puerta
principal del taller, donde se ubica el Portero o Responsable designado por el Jefe
de Taller o Sucursal, encargado de darle la bienvenida al cliente bajo los protocolos
establecidos en Retail Indumotora.

El portero o responsable designado, debe contar con los siguientes documentos antes
de la llegada de los clientes:

• Hoja de reservas del día correspondiente.

• Hoja de Reservas Individuales.
• Papel de Recepción de Vehículos Pre-llenado.

Al ingresar el vehículo, el Portero o Responsable, verifica si el cliente posee reserva en

la Hoja de reserva del día correspondiente, en caso de existir, éste le entrega al cliente
una carpeta de apoyo con el papel de Recepción de Vehículos pre-llenado, con el
objetivo de corroborar los datos y con la Hoja de Reserva individual corcheteada, para
luego ser invitado a pasar con el recepcionista disponible.

En el instante en que el cliente se dirige hacia el recepcionista, el portero o responsable

debe instalar sobre el vehículo el cono correspondiente al servicio de ingreso, los colores
correspondientes son:

• Color Azul: Ingreso por servicios de mecánica.

• Color Verde: Ingreso por servicios de DyP.
• Color Amarillo: Interno
• Color Rojo y Amarillo con advertencia de No Mover: vehículo solo debe
ser movido con autorización de Jefe Taller.

Nota: el cono debe ser puesto en el capo del vehículo, en señal que aun no se encuentra emitida
su OT, una vez emitida la Orden de Trabajo el cono pasa a colocarse sobre el techo del vehículo
e ingresado al taller.

A su vez, el Portero o Responsable debe instalar los protectores plásticos de volante, piso
y asiento, cumpliendo siempre los estándares de servicio de la marca correspondiente.

Si el cliente que ingresa no posee agendamiento de hora, el portero o responsable

deberá dirigirse a los recepcionistas y consultar respecto a la disponibilidad de atención
en el día, de acuerdo a capacidad del taller. En caso de existir disponibilidad el Portero
o responsable, entrega al cliente el Papel de Recepción de Vehículos (esta vez no
pre-llenado), para que proceda a ingresar sus datos y luego pasar con el recepcionista.
En caso de no existir disponibilidad de atención, el cliente debe ser invitado a reservar su
hora con la responsable del agendamiento de visitas para una fecha posterior .

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 Documento Recepción de Vehículos con antecedentes del cliente y trabajos a realizar
(solo en caso de mantenciones programadas) pre-llenados.

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 Datos a completar por cliente sin reserva pero con disponibilidad de ingreso

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 Una vez el cliente con el recepcionista, esté debe darle la bienvenida al taller bajo los
protocolos de atención establecidos por Retail Indumotora. Junto al cliente, el recepcionista
procede a realizar el inventario del vehículo registrándolo en la sección Inventario,
correspondiente al Documento de Recepción de Vehículos, en caso que existan otras
pertenencias no consideradas en el listado, estas deben ser ingresadas a la sección Otros,
detallándolas en las líneas posteriores. También debe ingresar la cantidad de combustible
con que ingresa el vehículo, al igual que los detalles o daños correspondientes (sección
derecha).

A su vez el recepcionista, debe proporcionarle al cliente una bolsa donde guardar sus
pertenencias en caso que las desee dejar, para posteriormente ofrecerle un servicio de
lockers para su resguardo. El cliente debe colocar sus pertenencias en el locker y cerrarlo,
llevándose la llave con el para su mayor seguridad, en ese momento es responsabilidad
del recepcionista anotar en la parte superior del Documento Recepción de Vehículos,
el número de locker correspondiente al cliente. Si al momento de retirar el vehículo y sus
pertenencias el cliente olvida o extravía la llave, el recepcionista debe comentarle que el
Jefe de Taller o Sucursal posee una llave maestra, la cual debe ser solicitada únicamente
por el cliente respectivo.

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 Finalmente el recepcionista, junto con el cliente, ingresa los trabajos a realizar o
adicionales, junto al número de cono. Una vez acordados los trabajos a realizar, ambos
deben firman el Papel de Ingreso en señal de aceptación, entregándole al cliente el original
y quedándose el recepcionista con 2 copias y la Hoja de reserva individual.

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 5.2 Carga de Datos Recepción de Vehículos

L u ego de la fi rma del Documento de Recepción de Vehícu l o s , e l

Recepcionista procede a cargar los datos respectivos en Sistema AutoPro.
Para la carga de datos, se debe seleccionar del menúprincipal la sección:
Operaciones Recepción de Vehículos. El programa desplegará la siguiente
pantalla:

La pantalla desplegada consta de 9 pestañas, ubicas en la parte superior:

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 • General: en esta sección se hace referencia a los datos del cliente, del vehículo,
atención y compañía de seguro.

• Inv. Recepción – Comentario: Hace referencia al inventario y estado de entrada

del vehículo. Esta sección es utilizada en el capítulo 5, Recepción de Vehículos.

• Servicios Mecánica: No utilizado.

• Servicios Carrocería: Permite ingresar el detalle de los servicios de carrocería a realizar.

• Otros Servicios: Permite Ingresar el detalle de los servicios de mecánica a realizar.

• Servicios de Terceros: Hace referencia a la externalización de los servicios a realizar.

• Repuestos: Hace referencia a los repuestos a utilizar en el servicio del vehículo.

• Fotos: Permite cargar fotos del estado o trabajo del vehículo. Esta sección no es utilizada.

El primer paso corresponder a completar en la pestaña General el tipo de OT por que

viene el vehículo, puede ser CLIENTE, GARANTIA O INTERNA, tal como lo muestra la
lista desplegable de la figura anterior. Por defecto el sistema asume el valor CLIENTE,
dado que es el más ocurrente.

• Cliente: hace referencia cuando el vehiculo o los trabajos son ingresados por
motivos particulares de un cliente.

• Garantía (Fabrica/Taller): Los trabajos a realizar se encuentra baja garantía

de la marca o del taller.

• Interno: el cliente a realizar el trabajo es interno a la empresa.

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 Para comenzar la recepción del vehículo, se debe completar la Pestaña General, la
cual se encuentra conformada por lo siguiente campos:

- Sección: Sección de la OT (Mecánica-Carrocería).

- N° Recepción: Número de la recepción del vehículo.
- Fecha Atención: Fecha de Ingreso del Vehículo a taller.
- Tipo OT: Tipo de la Orden de Trabajo (Cliente, Garantía, Interno)
- Folio Gtia: Especifica el folio de registro de una garantía de fabrica.
- Presupuesto N°: Muestra el número y la fecha del presupuesto de origen.
- Sub Estado: Indica un sub-estado de la OT.
- Patente: Patente del vehículo.
- Documentos: Muestra los documentos (facturas o boletas) asociados a la OT.
- N° Referencia: Es un texto donde se puede ingresar algún número de formulario
con el que se trabaje paralelamente a la OT.
- Liquidador de la OT: Muestra el Liquidador de la OT.
- Fecha Liq: Muestra la fecha de liquidación de la OT.
- Marca: Marca del vehículo.
- Modelo: Modelo del vehículo.
- Año: año del vehículo.
- Color: Color exterior del vehículo.
- Chasis: Chasis del vehículo.
- Nro. Motor: Número de motor del vehículo.
- Vin: Número de vin del vehículo.
- DAM: Número DAM del vehículo.
- Km. Act: Kilometraje actual del vehículo.
- Km. Sal.: Kilometraje de salida del vehículo.
- Concesionario: Concesionario que vendió el vehículo.
- F.Factura VH: Fecha de facturación (venta) del vehículo.
- Cliente: Muestra el Nombre o razón social del dueño del vehículo.
- E-mail: Muestra el mail del cliente.
- Fonos: Muestra el teléfono de contacto del cliente.
- Cono: Color del cono asignado al vehículo cuando es ingresado al taller.

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 - Recepcionista: Nombre del Recepcionista del vehículo.
- Solicita: Solicitante del Trabajo.
- Fecha Ent.: Fecha de entrega del vehículo.
- Hora Entrega: Hora de entrega estimada del vehículo reparado.
- Fecha Real: Fecha real de entrega del vehículo reparado.
- Hora Apertura: Hora apertura de la OT.
- Fecha Apt: Fecha de apertura de la OT.
- Lavador: Mecánico que lava el vehículo.
- Post. Venta: Texto que indica si hay que realizar algo después de la entrega del
vehículo.
- Trab.Extras: Texto para indicar si tuene algún trabajo extra el vehículo.
- Elevador: Indica si es usado el elevador para la reparación del vehículo.
- Compañía de Seguro: identifica la compañía de seguros que envía a reparación
el vehículo.
- Deducible: Indica el monto del deducible que debe pagar el cliente al momento
de retirar el vehículo.
- U.F.: Monto del deducible en UF.
- Pesos: Monto del deducible en pesos o moneda nacional.
- Documento: Número de factura o boleta con que fue cobrado el deducible.
- N° Siniestro: Número del siniestro del vehículo:
- N° Poliza: Número de Póliza del Seguro del Vehículo.
- N°O.Reparación: Número de la Orden de Reparación de la compañía de seguros.
- Liquidador: Nombre del Liquidador de la compañía de seguros.
- Seguro Taller: Monto del seguro de Taller cobrado en la OT.
- Rut Asegurado: Rut del cliente asegurado.
- Nombre del Asegurado: Nombre del cliente asegurado.

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 A continuación se analizaran los procesos, de acuerdo a cada tipo de OT.

5.2.1 OT Cliente

Esta opción hace referencia cuando el vehiculo o los trabajos son ingresados por motivos
particulares de un cliente. En la pestaña General, presionar desde el campo Tipo OT y
seleccionar la opción Cliente desde el menú desplegado.

Ingresar número de patente correspondiente en el campo Patente y presionar el icono .

Si la visita al taller de servicios se encuentra previamente agendada, Autopro
desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

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 Presionar sobre el botón Yes. El sistema completara los datos del vehículo y los datos
del cliente automáticamente. Si la visita al taller de servicios no se encuentra
previamente agendada, los datos del vehículo y los datos del cliente deben ser
ingresados de forma manual.

En la ventana desplegada, se procede a seleccionar el color y número de cono

correspondiente al ingreso, el nombre del recepcionista y el solicitante.

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 Con los datos anteriores ya completados, se procede a ingresar en la pestaña Inv.
Recepción – Comentario. En la ventana desplegada se deberá ingresar el inventario
del vehículo completado en el Documento Recepción de Vehículos, seleccionando
los ítems desde la lista desplegada en la sección Inventario Recepción (se deben
marcar realizando clic sobre el cuadrado o área correspondiente, generando un visto
bueno).

Luego Presionar desde el campo Estanque para seleccionar el nivel de combustible

desde la lista desplegada.

En la sección Comentario, se deberá ingresar el teléfono de contacto del clientes,

al igual que cualquier observación que se desee registrar tal como: hora de entrega
programada con el cliente, detalles de accesorios, etc. (este ingreso se realiza de forma
manual, pinchando sobre el campo en cuestión)

Luego de llenado la sección anterior, se procede a seleccionar las, Servicios Carrocería

y/o Otros Servicios (servicios de mecánica) de acuerdo a las razones de ingreso del
vehículo (Mecánica y/o carrocería), para luego ingresar los detalles de los servicios
solicitados por el cliente.

El procedimiento anterior es análogo en los tres tipos de clientes (Cliente, Garantía,

Interno).

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 5.2.2 Trabajos de Mecánica (Otros Servicios)

Esta sección permite el ingreso y registro de los servicios de mecánicas a realizar, en

vehículo asociado a la Orden de Trabajo.

De la pantalla principal, seleccionar la pestaña Otros Servicios, desplegándose la

siguiente pantalla.

Para agregar un servicio de mecánica, como por ejemplo una revisión de 15.000 Km., se
debe presionar el botón inferior Agregar, desplegándose la siguiente secuencia:

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 El cuadro desplegado (Figura anterior) cuenta con los siguientes parámetros a ser
completados:

• Código: Indica código correspondiente al servicio a ingresar.

• Descripción: Frase que describe el servicio a ingresar.

• Valor: Valor de servicio a ingresar.

• Tiempo: Tiempo establecido por servicio ingresado.

• Sub-Total: Valor del servicio (producto entre Valor y Tiempo).

Como se menciono anteriormente, se realizara de ejemplo una mantención de 15.000

Km, por lo que los campos anteriores son completados de la siguiente forma:

Una vez ingresado los campos obligatorios (Código, Descripción y Valor), se procede
a ingresar el servicio presionando el icono , grabando el servicio en la lista trasera, tal
como lo muestra la siguiente imagen:

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Una vez validado el ingreso del servicio de mecánica anterior, se procede a cerrar al
cuadro de dialogo presionando el icono   . Si se desean ingresar o otros servicios, se
hace de forma análoga al caso anterior. Una vez ya ingresados los servicios de mecánica
 
respectiva, se procede a guardar el documento, presionando el icono superior ,
generándose la siguiente pantalla:

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 Inmediatamente al guardar los cambios anteriores, se le asigna un número de OT o
Recepción correlativo al vehículo en cuestión. Este número se ve reflejado en la parte
superior de la pantalla.
Si la OT se desea imprimir, se debe presionar sobre el recuadro desplegado el botón
Yes. (Ejemplo al final del capítulo)

5.2.3 Trabajos de Carrocería

Esta sección permite el ingreso y registro de los servicios de carrocería (DyP) a realizar
en vehículo asociado a la Orden de Trabajo.

Del menú principal se debe seleccionar, la opción de Carrocería en la parte superior de

la pantalla, tal como lo muestra la imagen de a continuación:

Una vez ya seleccionada la Opción de carrocería y completado el resto de los campos

de la pestaña general (análogo a la sección anterior de mecánica), se procede a abrir la
pestaña Servicios de Carrocería, desplegándose la siguiente pantalla:

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En la pantalla desplegada, se procede a presionar el botón Agregar, ubicado en la parte

inferior, generándose el siguiente cuadro de dialogo:

El recuadro desplegado cuenta con los siguientes campos:

• Proveedor: Indica el proveedor que realizara el trabajo (por lo general se deja en

blanco), en caso de tercerizar el servicio debe ser ingresado en Servicios de Terceros.

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 • Código: Indica el código del servicio, en este caso carrocería el cual aparece por
defecto.

• Descripción: Texto el cual describe los servicios a realizar. Muy importante de

completar (obligatorio).

• Cantidad: Cantidad de objetos o zonas a trabajar, Ej;1 puerta. (obligatorio)

• $ Unitario: Precio unitario del servicio. (obligatorio)

• % Descuento: Porcentaje de descuento a aplicar.

• $ Dcto: Descuento aplicado en cantidad.

• Precio Final: Precio Final del servicio de carrocería.

• Sub Total: Sub Total del servicio (puede ser más de 1 los ingresados)

• Costo %: porcentaje que representa los costos del total.

• Tipo de Cargo: tipo de cargo al que se emitirá el cobro.

Se completan los campos obligatorios anteriores, en este caso se utilizara como ejemplo
el servicio de DESABOLLAR PTA DEL IZQ (desabollar puerta del costado izquierdo),
tal como lo muestra la siguiente imagen. Una vez ingresado los parámetros requeridos,
el servicio se ingresa presionando el icono superior , incorporando el servicio en la lista
trasera.

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Si se desea ingresar otro servicio de carrocería, este se realiza de forma análoga al anterior.
Si se desea terminar con el ingreso de servicios, se debe presionar el icono para volver
a la pantalla inicial, pero ahora con los servicios grabados.

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Una vez ya ingresados los servicios respectivos se procede a grabar, presionando el icono
superior   desde la misma pantalla o volviendo a la pestaña General y presionando
  , tal como lo muestra la siguiente figura:

Una vez grabado, se le asignara automáticamente el número de OT o recepción respectivo,

en la parte superior de la pantalla. Si la OT se desea imprimir, se debe presionar Yes sobre
el cuadro de dialogo desplegado.

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 5.2.5 Servicio a Terceros

Esta sección permite el ingreso y registro de los servicios a tercerizar para realizar al
vehículo asociado a la Orden de Trabajo. Estos trabajos son aquellos que no se realizan
en los talleres o en algunos de ellos tales como: DyP de mayor envergadura, Alineamiento,
Balanceo, etc.

Para el ingreso de servicios tercerizados, se debe ingresar en la pestaña Servicios de

Terceros se deberá agregar los servicios de Desabolladura y Pintura solicitados por el
cliente. Presionar Agregar en el botón de la parte inferior y se desplegara la siguiente
pantalla:

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 Presionar desde el campo Proveedor, para buscar un proveedor de servicios,
seleccionar el campo Proveedores y luego presionar Cadena.

En el cuadro de diálogo desplegado, ingresar la secuencia de caracteres

correspondiente al nombre del proveedor de servicios a buscar y luego presionar
Aceptar.

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 AutoPro actualizará automáticamente la lista de proveedores de servicios, en base a la
secuencia de caracteres previamente ingresada, luego se debe seleccionar un nombre
desde la lista y presionar Seleccionar.

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 En la pantalla mostrada, se deben completar los siguientes campos:

1. Código: ingresar código de servicio de terceros a realizar.

2. Descripción: ingresar la descripción del servicio de terceros a realizar.

3. Cantidad: ingresar la cantidad de servicio de terceros a realizar.

4. $ Unitario: ingresar el valor unitario del servicio de terceros a realizar.

5. % Recargo / $ Recargo: ingresar el porcentaje / valor de recargo a aplica

en el servicio de terceros.

6. % Dscto / $ Dscto: ingresar el porcentaje / valor de descuento a aplicar en

el servicio de terceros, según las políticas comerciales de la compañía.

7. Precio Final: este campo es actualizado automáticamente por el sistema,

en base a los datos ingresados en los campos Cantidad, $ Unitario, % Recargo
/ $ Recargo y % Dscto / $ Dscto ingresados anteriormente.

8. Tipo Cargo: presionar para seleccionar desde la lista desplegada el tipo de

cargo a aplicar en el servicio de terceros.

Para grabar el servicio de terceros seleccionado, presionar desde el menú de

opciones.

Si se desea agregar otro servicio de terceros a la lista, presionar desde el menú de

opciones y repetir los pasos anteriores.

Para finalizar, presionar desde el menú de opciones.

55
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 Impresión Documento OT

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 El recepcionista debe ingresar manualmente el Número de OT que aparece en la OT
impresa, en el Papel de Recepción de Vehículos.

Finalmente, la OT impresa deberá ser corcheteada junto a la Reserva de Visita al Taller

y el Papel de Ingreso por el recepcionista, pare ser entregado a torre de control o
responsable similar si no hubiese.

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 5.2.2 Garantías

Esta selección permite cargar trabajos y repuestos a ordenes de trabajo asociadas a

garantías del vehículo. Dentro del Menú Principal, en pestaña General, presionar
desde el campo Tipo OT y seleccionar la opción Garantía Fábrica o Garantía Taller
desde el menú desplegado.

Ingresar número de patente en el campo Patente y presionar . Si la visita al taller

de servicios se encuentra previamente agendada, Autopro desplegará el siguiente
cuadro de diálogo:

Presionar Yes. El sistema actualizará los datos del vehículo y los datos del cliente
automáticamente. Si la visita al taller de servicios no se encuentra previamente
58 agendada, los datos del vehículo y los datos del cliente deben ser ingresados.

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 En la pestaña Inv. Recepción – Comentario, ingresar el inventario del vehículo,
seleccionando los ítems desde la lista desplegada en la sección Inventario Recepción.

Presionar desde el campo Estanque para seleccionar el nivel de combustible desde

la lista desplegada.

En la sección Comentario, ingresar el detalle del trabajo a realizar. En caso que la

visita al taller de servicios se encuentre previamente agendada, dicho campo se
actualizará automáticamente.

En la pestaña Repuestos, ingresar los datos asociados a los repuestos necesarios

para el trabajo de garantía, presionando Agregar. Se mostrará la siguiente pantalla:

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 Los campos relevantes a llenar son:

1. Código Item: ingresar el código de repuesto. Para obtener el código

correspondiente, inserte el CD Labor Time Standard en la unidad óptica de su
computador (Para caso Kia).

El programa desplegará automáticamente la siguiente lista temática:

Los campos relevantes a llenar son:

1. Language: ingresar el idioma que el utilizará el programa como interfaz
con el usuario.

2. Type: ingresar el área del vehículo para la cual se solicitará la SR.

3. Vehicle Type: ingresar el tipo de vehículo.

4. Model: ingresar el modelo del vehículo.

Para continuar, presionar GO!. El programa desplegará la siguiente pantalla:

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