TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

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CDATTG
Regional Guaviare Evidencia: AA1-EV01_REFLEXION_Y_CONTEXTUALIZACION Fecha:

ACTIVIDAD

Reflexión inicial

En el diario acontecer del ser humano, esté se ve enfrentado al constante manejo de documentos de
diversas características y, si bien en los hogares se tienen políticas de control y archivo, estas no son
consecuentes con la normatividad a la cual nos enfrentamos a nivel personal y laboral.

Analizar desde su experiencia laboral, social, formativa y personal la importancia que tiene el adecuado
manejo del archivo de documentos.

Descripción de la actividad:

1. Realice una lluvia de ideas en la cual de respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar?

RTA: no hay lugar de almacenamiento adecuado, no hay clasificación de documentos, no hay

persona encargada del manejo de documentos, no digitalizamos los documentos, no hay orden
en los documentos, no existe confidencialidad en los documentos.

 ¿De qué manera clasifica e identifica los documentos como la factura, comprobante de egreso,
recibo de caja y cartas, informes, memorandos, actas, circulares?

Facturas canceladas y sin cancelar como la de compras, servicios públicos, facturas de pago;
comprobante de egreso como venta de un inmueble, soporte de un servicio o producto pagado;
recibo de caja, factura de venta, desprendibles de pago de nómina, desprendibles bancarios;
cartas documentos como el extracto de pensiones que nos permite recibir información o cartas
de amor que nos permiten comunicar ideas historias, sentimientos etc., informes, no hay
clasificación alguna todos quedan almacenados en la misma caja.

Socialice los resultados de la lluvia de ideas con sus compañeros

2. Lea comprensivamente los elementos informativos que contiene, el programa de Gestión Documental
(PGD): Introducción, Propósito, Gestión Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de
Información y conteste las siguientes preguntas y guarde las en su carpeta de evidencia.

 ¿Para qué se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o privada? ¿Qué
recursos se deben asegurar para su eficaz aplicación?

RTA: asegurar que el manejo y la organización de la documentación que es producida por las
entidades sea llevado acabo de manera eficiente eficaz y efectiva, con el objeto de cerciorar la
producción, tramite, utilización y durabilidad de la misma. Recursos económicos, instalaciones,
muebles, sistemas de tecnología, recurso humano.

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¿Cuáles son los objetivos del Programa de Gestión Documental?

 orientación a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos,

procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con
organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de
transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de
la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado


Determinar las acciones necesarias que permitan al Ministerio de Educación Nacional dar
cumplimiento a las reglas y principios que regulan la función archivística para disponer de la
documentación y la información institucional organizada para la toma de decisiones en
cumplimiento de sus funciones y puesta al servicio del ciudadano.
Analizar el contexto legal, funcional, administrativo e institucional de la Gestión Documental
para elaborar los instrumentos archivísticos y demás herramientas que fijen las directrices a
seguir para la consolidación del macroproceso de gestión documental.

 La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de Archivo Total ¿Por qué
es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías?

Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos

archivísticos, y la difusión de los archivos, Sirven como soportes de conservación más no
de sustitución de los documentos. Evita el gasto del papel.

Contextualización

Estructura Organizacional en la empresa:

La estructura organizacional es esencial en todas las organizaciones, define los elementos y

características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía,
cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.
En este sentido, las empresas deben contar con una estructura organizacional de acuerdo con todas los
procesos, actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le
permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos,
mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

Concepto de empresa:

● Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes
y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital).

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● Terry (1973), define a la organización como el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para
lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

● Sheldon (1985), considera que es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben
efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se
ejecutan, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada del
esfuerzo disponible. La organización es la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un
conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto.

Las empresas puedan clasificarse según:

● La actividad económica
● La constitución jurídica
● Titularidad del capital
● De acuerdo a su tamaño

CONCEPTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización.
Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta
dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla
para establecer cómo opera una organización y ayudar a
lograr las metas para permitir un crecimiento futuro. La
estructura se ilustra utilizando una tabla organizacional.

Kast & Rosenzweig (1974), definen a la estructura como

el patrón establecido de relaciones entre los
componentes o partes de la organización. No obstante,
la estructura de un sistema social no es visible de la
misma manera que en un sistema biológico o mecánico.
No puede ser vista, pero se infiere de las operaciones
reales y el comportamiento de la empresa.
Una estructura social formal, racionalmente organizada, implica normas de actividad definidas con
claridad en las que, idealmente cada serie de acciones está funcionalmente relacionada con los
propósitos de la organización= (Merton, 2002, p.275).

3. Conforme equipos de trabajo de 3 aprendices.

Consulte y elabore gráficamente, la clasificación de las empresas según las 4 clasificaciones dadas
anteriormente (la actividad económica, la constitución jurídica, titularidad del capital, De acuerdo a su
tamaño).
Utilice el organizador grafico de su preferencia.

Socialice estos cuestionamientos mediante un debate con sus compañeros e instructor de formación

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EXITOS.

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