República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

I.U.P Santiago Mariño – Extensión Maracaibo

Cátedra: Sistemas y procedimientos administrativos

Informe sobre Los

Manuales

(Br): Oscar Sánchez

C.I.: 26.514.747

Carrera: #47

Maracaibo, 14 de noviembre de 2020

Manual

El autor Duhalt K. M. define al manual, como “un documento que contiene

en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia,
políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

Mientras que Gómez, lo define como: “un instrumento de apoyo en el que se

encuentran de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las
actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad
administrativa”.

Un manual es un documento ordenado de manera sistemática, el cual

contiene información, datos e instrucciones para la ejecución de las
actividades y funciones de una empresa u organización para su correcto
funcionamiento.

Manual de organización

Según Rodríguez (1995):

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura

organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe
entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las
funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa.
Generalmente contiene graficas de organización y descripción de puesto.

Por su parte, Franklin (2004) lo describe como: “Estos manuales contienen

información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones,
estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales”

Los manuales de una organización poseen información detallada de todos

los aspectos legales y técnicos (como la jerarquía, valores, misión, visión,
entre otros) de dicha organización.
Manual de procedimientos

Torres Álvarez (1996) explica que desde su punto de vista: “Los manuales
de procedimientos son una herramienta eficaz para transmitir conocimientos
y experiencias, porque ellos documentas la tecnología acumulada hasta ese
momento sobre un tema”.

Palma (2005) lo explica de la siguiente forma:

El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control

Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Los manuales de procedimientos es un documento utilizado para transmitir

de una forma ordenada y detallada, los conocimientos, responsabilidades,
funciones, y procedimientos que ocurren en los distintos departamentos de
una organización o de las operaciones y actividades que ocurren en el
interior de la misma.

Manual de funciones

Para Chiavenato (2009, p. 156) un manual de funciones es un documento

donde se detallan las actividades; “un proceso que consiste en enumerar las
tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de
la empresa, es la enumeración detallada de las funciones del cargo que hace
el ocupante, la prioridad de la ejecución y los objetivos del cargo”

Gómez (1997) menciona que un manual de funciones es el “documento que

contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad. Incluye además los cargos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participación” (p. 47).

Un manual de funciones, es aquel documento que enumera y describe las

tareas o actividades que deben realizarse y que cargos deben cumplir ciertas
funciones dentro de la organización.

Explique las ventajas y desventajas del uso de manuales dentro de una

organización

Ventajas:

 Mantienen la organización dentro de la empresa.

 Asegura que todos los empleados conozcan sus deberes y
responsabilidades dentro de la empresa dependiendo del cargo que
posean.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Pone en claro el grado de autoridad y responsabilidad de los diversos
niveles.
 Sirven como una guía de ayuda para los nuevos empleados de la
empresa u organización
 Sirven como fuente de información sobre las actividades a realizar, así
como de las responsabilidades, cargos, puestos, y operaciones a
realizar.
 Ayudan al cumplimiento de las normas.
 Disminuyen los fallos o errores en las operaciones a realizar.
 Aseguran continuidad de los procedimientos y normas.
 Aumentan la coordinación y el trabajo en equipo de los empleados en
la realización del trabajo.

Desventajas:

 Existen compañías, empresas u organizaciones que se catalogan

como “muy pequeñas” como para tener manuales.
  Algunas empresas creen que es un gasto fuerte e innecesario la
elaboración de manuales.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
 Si no se actualizan con cierta frecuencia, pierden parte de su
efectividad.
 Muchos manuales, al ser muy detallados suelen resultar complicados
o confusos para ciertos empleados.

Explique la diferencia entre un manual de organización y de

procedimientos.

El manual de procedimiento tiende a ser mucho más específico, ya que se

utiliza para saber detalladamente cómo, cuándo y por qué se ejecuta un
proceso o situación dentro de la empresa. Mientras que el manual de
organización es utilizado para aprender o entender cómo funciona una
empresa de forma jerárquica.

Explique lo relacionado a el costo de los manuales en cuanto a su

elaboración e implementación dentro de las organizaciones y en la
actualidad con la digitalización de las actividades de la empresa, como
se llegaría a cabo el proceso de implantación de los mismos
(considerando la reducción de cotos)

Explique y defina que son los procedimientos organizacionales y su

importancia

Los procesos organizacionales son un conjunto de pasos, los cuales

deben llevarse a cabo por todos los miembros de una organización, para
poder lograr los objetivos y las metas que tienen pautadas.

Dichos procesos son los siguientes:

 Autoridad: Se basa en el puesto que ocupa una persona dentro de la
organización. Cada puesto jerárquico, le otorga a la persona cierto
derecho gerencial para dar órdenes y ver que estas sean cumplidas.
 Poder: según Mintzberg: “Es la capacidad para generar efecto o
afectar los elementos de la organización, es decir, es cualquier
cualidad que posee una persona sobre los demás miembros de la
organización, quien ejerce el poder se considera un líder”. Quiere
decir, que es el efecto que tiene una persona en el resto o en los
elementos de la organización, normalmente los líderes o jefes son
aquellos que tienen el poder de ejercer decisiones y cambios,
buscando mejoras o el bienestar para la organización.
 Liderazgo: “Es el proceso de dirigir e influir en las actividades de los
miembros del grupo” (Stoner. 1996 p. 513). Es decir, es aquella
persona con la mentalidad capaz de dirigir, motivar, ayudar, y dar el
ejemplo a las personas dentro de la organización.
 Toma de decisiones: Es aquella elección entre dos o más variables.
La o las personas a cargo de esto, buscan siempre la mejor vía para
su organización, respetando sus reglas internas, metas, costos y
beneficios.
 Comunicación: Es el proceso encargado de transmitir la información
a quienes tienen que tomar las decisiones, a su vez posibilita la
coordinación y el control de las actividades de la organización, siendo
importante en todas sus maneras.
 Conflicto: Surge cada vez que los interés de las personas son
distintos y se enfrentan, creando conflicto.
 Innovación: es el resultado de la imaginación, se basa en la
transformación de una idea en un producto negociable o en otro caso
en un proceso eficiente para la organización.
  Cambio: Es la modificación de normas, costumbres, valores, incluso
hasta de personal. Para seguir evolucionando junto con el mercado y
lograr las metas establecidas.

Explique la importancia de las Normas de Calidad y su relación con los

Manuales de Organización y el control de los procesos
organizacionales

Tener una empresa u organización basada en las normas de calidad es

algo fundamental, un elemento indispensable para poder participar en el
mercado con plenas garantías de éxito. En definitiva, las normas de calidad
son importantes en la empresa porque mejoran la confianza de las relaciones
transaccionales, mejoran la capacidad de la empresa para producir sus
bienes o servicios, para satisfacer la demanda de sus clientes potenciales o
reales, y ayuda a la consecución de los objetivos empresariales.