TRABAJO AUTONOMO

Nombre: Jessica Rojas

Ciclo: Segundo “A”

Fecha: 16/02/2018

Organización Aplicada

“Dr. Víctor Hugo Vásquez”

LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL

La empresa, está constituida por un sistema de cometidos funcionales y jerárquicos,

enlazados entre si y orientados hacia el fin común de producir bienes.

Niveles Administrativos

Nivel Legislativo: Su función básica es la

de legislar sobre la política que debe
seguir la organización, normar los
procedimientos, dictar reglamentos,
ordenanzas, resoluciones, etc.
Nivel Directivo: Toma decisiones sobre
políticas generales y sobre las
actividades básicas, ejerciendo a
autoridad para garantizar su fiel
cumplimiento.
Nivel Asesor: Aconseja, informa,
prepara proyectos en materia jurídica,
económica, financiera, técnica, contable,
industrial, etc.
Nivel Operativo: Es el responsable de
ejecutar las actividades básicas de la
entidad o empresa.
Nivel Auxiliar: Ayuda a los otros niveles administrativos en la prestación de servicios con
oportunidad y eficiencia. Es un nivel de apoyo a las labores ejecutivas, asesoras y
operacionales.
Nivel Descentralizado: Surge del mayor o menor grado de centralización o dispersión de la
autoridad ejercido por un centro de poder. Constituyen entidades que tienen cierto grado
de independencia para el cumplimiento de sus funciones, se clasifica en descentralizada,
adscritas y autónomas.
Criterios para organizar:
Proceso: En cualquier caso, es posible establecer un proceso de fabricación en base de los
medios que se disponga y el fin que se persiga, es preferible colocar en un solo
departamento a toda o a la mayor parte del personal que utiliza un mismo equipo.
Funciones: Se encuentra en toda organización, aun cuando exista una separación
rudimentaria de funciones. A medida que una empresa aumenta de tamaño y en radio de
acción existe una tendencia para que cada una de estas funciones básicas se subdivida en
varias funciones altamente especializadas.
Clientes: Corresponde a la agrupación de las funciones de acuerdo con los tipos de
clientes, es una variación de la departamentalización por artículos, pues los clientes en una
negociación no pueden separarse de las mercancías o servicios que ellos patrocinan.
Territorial: Existe en las empresas una tendencia marcada a separarse, siguiendo las líneas
verticales de autoridad. La justificación de esta tendencia es que, en la práctica se ha
obtenido en algunos casos, una mayor eficiencia en las labores de dirección.
REPRESENTACION GRAFICA DE LA ORGANIZACIÓN
Los organigramas son utilizados como herramienta de trabajo del ejecutivo porque le
refleja la autoridad y las unidades que integran la organización.
Según Littlefield y Paterson, el organigrama es: “El cuadro de organización que muestra
ordinariamente los agrupamientos de las actividades básicas en departamentos y otras
unidades y también las principales líneas de autoridad y responsabilidad entre estos
departamentos y unidades”.
El organigrama es considerado como la columna vertebral de una organización.
Objetivo: Representar la estructura administrativa de una empresa, aunque en forma
esquemática e incompleta, su finalidad es meramente informativa.
Características del organigrama:
 Exactitud
 Actualidad
 Claridad y sencillez
 Uniformidad
Elementos: En el diseño del organigrama, el especialista administrativo, no puede
descuidar de tomar en cuenta los siguientes elementos básicos:
 1. Identificación
2. Uso de rectángulos
3. Posición jerárquica
4. Leyendas
5. Líneas
6. Distribución
7. Referencias
8. Elementos gráficos (figuras, casos normales y especiales, dimensión de las figuras,
orden de colocación, representación de la relación principal de autoridad,
relaciones de autoridad funcional.

Clasificación de los organigramas (Convencional):

 Por el fín: Informativos, Analítico, Real, Legal.

 Por el Contenido: Estructurales, Funcionales, de Posición personal.

 Por la Forma: Vertical, Horizontal, Radial, Mixto, AFNOR, en Estandarte, en

Lambda, Escalar, Circular, Bloques.

Ejemplo:
 LAS ÁREAS FISICAS DEL TRABAJO

La eficiencia de una organización radica muchas veces en una distribución racionalizada

del espacio y en la mejor utilización del mismo.

Julián Carrasco define esta como: “La acción de disponer en forma adecuada de los medios
con los que se cuenta, personales y materiales”.

DISTRIBUCIÓN EN PLANTA: Su propósito fundamental es aprovechar al máximo el espacio

físico que se dispone, para que los servicios sean más eficaces, proporcionando la mayor
comodidad a los empleados y al público, a más de garantizar la supervisión y seguridad de
la planta.

-Objetivos de la distribución en planta:

1. Empleo racional del espacio

2. Instalación adecuada del personal

3. Secuencia continua y eficaz del trabajo

4. Control efectivo

Aprovechamiento del espacio: Se precisa usar al máximo la superfie de la cual se dispone,

teniendo en cuenta las áreas y exigencias del personal

División del espacio: La división de las oficinas se hará tomando en cuenta las necesidades
y la importancia de la función de los administrativos.
Ambientación de servicios: Se debe cuidar el ambiente de trabajo ya que los trabajadores
usan el 30 % de su tiempo en dicho lugar, la obligación de los ejecutivos es procurar el
medio ambiente adecuado para salvaguardar la salud física y psicológica de los empleados.
Factores Ambientales Físicos:
1. Iluminación: Ya sea natural o artificial es un factor importante en el trabajo, se
debe considerar la cantidad (depende del tipo de trabajo realizado, y de las
particularidades del ojo: sensibilidad, agudeza, y velocidad de percepción), calidad
(es más importante que la anterior y es uno de los principales reclamos del
personal) y los sistemas de iluminación (Clases de alumbrado: Indirecto,
semidirecto y directo).
2. Colorido: EL color fascina al ser humano debido a su propiedad dinámica que
activa las emociones, hay colores estimulantes, sedantes, deprimentes y los que
producen una sensación calidad o fría.
 3. Acondicionamiento del Aire: Es necesario el estudio de la temperatura (la ideal
sería entre 18° C y 21° C), humedad (La recomendada para la oficina es del 40% al
60%), ventilación (Cada funcionario necesita de 30 a 40 metros cúbicos de aire
fresco por hora) y limpieza.
4. Insonorización: El ruido es causa para producir fatiga y disminución de
rendimiento, puede provocar enfermedades nerviosas. Por lo tanto, es
recomendable: atacarlo en su origen, construir interiores a prueba de ruido o
apartar los equipos ruidosos.
SIMPLIFICACION DEL TRABAJO: Consiste en la mejor utilización de los métodos que
permiten reducir el esfuerzo y el tiempo para ejecutar una tarea.
1. Grafica de Distribución del trabajo: permite conocer en detalle todo el trabajo que
se realiza en una oficina, los empleados que trabajan, las actividades que
desempeñan y el tiempo que requieren para la ejecución del mismo.
2. Grafica del Proceso: Permite desarrollar estudios pormenorizados de cada una de
las fases del trabajo, desde su inicio hasta el final.
3. Medición de Trabajo: Informa sobre el volumen del trabajo en las varias fases del
proceso, además, permite nivelar y tabular el trabajo.
SIMBOLOGIA: Se usa para representar los diagramas de flujo de documentos en las
actividades administrativas principalmente.

Diagrama del Proceso de Operaciones: En la gráfica de este proceso se indican los puntos
de introducción de materiales en proceso y la secuencia de las operaciones e inspecciones.
Diagrama del Proceso del Recorrido: Nos informa pormenorizadamente como se ejecuta
el trabajo. Detalla cada acto que se realiza en cada una de las fases del trabajo hasta que
es terminado, señala la secuencia de los distintos pasos y el método utilizado.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Permiten desarrollar con mayor eficiencia las funciones de cada unidad administrativa.
Contienen información de las tareas que debe cumplir cada puesto de trabajo y cada
unidad administrativa, facilitan una mejor selección del personal para los distintos cargos
de la empresa.
Importancia de los manuales:
 Instrumento de trabajo en la administración moderna.
 Fuente de información interna y externa.
 Facilita el entrenamiento de nuevos empleados.
 Instrumento de coordinación formal.
 Es el reflejo de un organización bien organizada y eficiente.
 Sus fines dependen de lo que se pretende llevar a cabo.
Clases de manuales:
1. Manuales de Organización: M. de organización y funciones, M. de derechos y
deberes del personal, M. de personal, de venta, de capacitación, de servicio social,
comercialización, etc.
2. Manuales de Procedimientos: Se preparan para ser aplicados en toda una entidad,
departamento, sección, etc., describiendo paso a paso las actividades que forman
parte de una función.
Pasos para la elaboración de un manual:
1. Recopilación de Información.
2. Estudio y análisis de la documentación recopilada.
3. Elaboración del proyecto del manual.
4. Dictamen de autoridad competente.
5. Propuesta definitiva del manual revisado.
6. Aprobación por la más alta autoridad de la empresa.
7. Publicación del manual y distribución.
Estructura:
1. Introducción: Explicación esquemática de la filosofía y contenido del manual.
2. Organigramas: Se recomiendan los organigramas de ramificación mixta.
3. Objetivos Generales: Descripción de los objetivos de toda la empresa y de cada
unidad administrativa.
4. Políticas Generales de toda la empresa y de cada unidad administrativa.
5. Funciones Generales: Descripción de funciones a nivel de unidad administrativa.
6. Descripción adecuada de todos los puestos que conforman la empresa.
7. Glosario de términos: Lista de términos de uso general con una breve descripción
de su significado.
8. Detalles del manual: carpeta, separadores, hojas a utilizar, numeración, fecha.
9. Observaciones Generales: Explicación detallada sobre conceptos y contenidos.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Permiten la ejecución adecuada de actividades de la empresa, es importante elaborar
rutinas de procedimientos para demostrar en forma más sencilla cómo se ejecuta una
actividad.
El Manual Administrativo es considerado como una guía flexible y útil, que puede ser
objeto de modificaciones acorde con las necesidades de la empresa.
Estructura de un Manual de Procedimientos:
1. Definición: Contiene información sobre la historia organización y procedimientos
de una empresa
2. Clasificación y estructura de los manuales: Se recomienda la clasificación de
acuerdo a la estructura orgánica de la empresa y los manuales pueden integrarse
por tomos.
3. Estructura de los Procedimientos: Introducción, objetivos, políticas, diagrama
lógico, secuencia de ejecución, descripción de formatos y anexos.
4. Detalles del Manual: Carpeta, separadores, diagrama lógico, secuencia de
ejecución, descripción de formatos, referencias, etc.
5. Detalle del Procedimiento: Titulo, identificación, fecha, hojas a utilizar, logotipo de
la empresa, escritura a doble espacio, etc.
6. Observaciones Generales: Capacitación del personal antes de implantar el nuevo
procedimiento.

Opinión: Pienso que el Dr. Víctor Hugo Vázquez nos ha proporcionado una herramienta
muy valiosa y llena de información para los estudiantes que seguimos la carrera de
Administración de empresas. En este libro podemos encontrar una breve descripción de
los niveles administrativos de una empresa, y algunos temas como: La representación
gráfica de una empresa mediante los organigramas, aspectos que debemos tomar en
cuenta para la distribución del espacio físico, iluminación, colorido, acondicionamiento del
aire, sonorificación, algunas técnicas para la simplificación del trabajo, simbología usada
en los diagramas y en lo personal lo que más llamó mi atención “Los manuales de
organización y procedimientos”, me parecen muy importantes en una entidad o empresa,
ya que son un sencillo documento que nos proporciona información paso a paso de lo que
debe realizar cada autoridad y cada departamento, aprendí mucho porque antes de leer
este libro no sabía que era tan importante cuidar cada detalle en una empresa e inclusive
prestar atención a los colores de una habitación que nos sirven para proporcionar una
buena impresión a los clientes.