Nombre del alumno Boduhandi Gayathri Dhanushika De Silva

Número de estudiante 100148

Unidad de SITXINV003 Adquisición de bienes
competencia/Código
Formador/Asesor Rojita

Evaluación 1
(01) Proyecto
Tus tareas:
1. Elija un área de operaciones relevante para su puesto de trabajo, que puede
incluir:
 Operaciones alimentarias
 Alimentación y bebidas
 Limpieza
 Recepción
 Punto de venta turístico
 Servicios de viaje
 Gestión de eventos

Operación/Departamento: Organización de eventos Puesto: Director

2. Proporcionar una breve visión general de la zona de operaciones, la jerarquía de

mando y los procedimientos básicos establecidos para la obtención de nuevos
suministros y proveedores. Si no trabaja en la industria, explique cómo se aplica
esto en su entorno/departamento de formación.
Las operaciones de eventos se consideran el departamento que ayuda a integrar y coordinar
todas las operaciones de un evento y los lugares asociados al mismo (Getz & Page, 2016).
Los gestores de operaciones de eventos reciben ayuda para organizar un evento tras
planificar los requisitos básicos del mismo. Entendiendo los requisitos esenciales de un
evento, se adaptan metodologías flexibles e innovación para ofrecer los mejores servicios de
eventos a los clientes. Además, un organizador de eventos también ha cumplido las normas
sobre actividades autorizables y seguridad en el lugar del evento. El objetivo del éxito de las
operaciones de eventos es mejorar las cuestiones operativas de un evento en el lugar de
celebración.
La jerarquía de mando en el sector de la organización de eventos puede resumirse del
siguiente modo
 Gestor de eventos
 Jefes de equipo de la prueba individual
 Coordinador de seguridad de eventos
 Funcionarios del evento
  Servicios de urgencia
 Coordinador de espectáculos
 Servicios generales
 Proveedores y contratistas
 Gobierno Regional
 Desarrollador o coordinador de competencias lingüísticas
Por lo que respecta a la industria de la organización de eventos, los materiales básicos de las
operaciones de eventos, incluidos los alimentos y los materiales decorativos, se recogen
siempre de los comerciantes, distribuidores y mayoristas de alimentos del mercado. Por
otro lado, a la hora de gestionar eventos es necesario contar con permisos del gobierno
regional desde todas las perspectivas (Daviset al.2018). En cuanto a la normativa de
seguridad en caso de emergencia, en este sector de la organización de eventos se requiere
una respuesta especializada.

3. Identifique y enumere 6 tipos diferentes de bienes relevantes para su área de

operaciones que deban comprarse en un futuro próximo. Los productos deben
seleccionarse entre las siguientes categorías:
En una empresa de gestión de eventos, diferentes tipos de bienes son necesarios para ser
comprados en un futuro próximo se enumeran a continuación:
 Bebidas alcohólicas y no alcohólicas
 Productos químicos y de limpieza
 Productos alimenticios que incluyen:
 Alimentos congelados
 Productos lácteos
 Frutas y hortalizas
 Productos cárnicos
 Frutos secos
 Almacén
 Personal de limpieza e instalaciones
 Uniforme para el personal

4. Enumere los requisitos específicos que requieren la compra de estos productos

en función, por ejemplo, de una próxima función, una hoja de banquete,
requisitos especiales de los clientes, un evento, existencias escasas, reservas o
según proceda, incluido el orden de urgencia para solicitar estos suministros.
Indique cómo ha identificado estas necesidades, teniendo en cuenta las
existencias que tenga almacenadas.
Pregunta de reflexión crítica: ¿Cómo determinar las necesidades de existencias
de un restaurante?
Para el desarrollo de la gestión de eventos, relacionados con un Banquete asociado a una
ceremonia de matrimonio en Australia se necesitarán diferentes bienes para un arreglo
como sillas, mesas, artículos de catering, productos químicos de limpieza, productos
químicos de limpieza orgánica, luces. Aparte de eso, se necesitarán flores para la
decoración, el vestido, así como servicio de coche para el novio. Además, el arreglo será
necesario para una bienvenida musical del novio. Para este arreglo, es necesario contratar al
músico junto con el equipo eléctrico. Además, en el almuerzo se entregarán diferentes
platos a los comensales, por lo que en este caso será necesario disponer de materias primas.
Las alfombras de suelo pueden considerarse como otro requisito de decoración que será
necesario en este sentido (Gluckstern, 2018).

5. Póngase en contacto con los jefes de departamento/supervisores o personas

pertinentes para estas necesidades de productos y aclare las especificaciones
concisas y las cantidades requeridas. Detalle con quién se ha comunicado y qué
se determinó.
Escriba un correo electrónico solicitando especificaciones sobre las existencias
Con el fin de gestionar las funciones de eventos de matrimonio en Australia, la empresa de
gestión de eventos necesidad de determinar el precio de los requisitos. En este sentido,
unas 100 mesas, 500 sillas, 1000 platos de comida, 5 sets de catering, 1000 luces, 35 coches
alquilados, 2 músicos y una sala alquilada. Tomando como referencia este material conciso
de los próximos acontecimientos matrimoniales, se hace posible la comunicación con el
supervisor (Jones, 2017). No obstante, en función de los materiales necesarios, es necesario
analizar su precio de forma adecuada.

6. ¿En qué métodos de previsión se basa el cálculo de las cantidades necesarias?

¿Cómo se establece la elección del método de previsión?
Pregunta de reflexión crítica: ¿Cuáles son los métodos de previsión de
existencias para un restaurante?
Las técnicas de previsión cualitativas utilizan datos cualitativos para realizar previsiones. El
cálculo de variables o cantidades requiere recopilar datos cualitativos. Existen tres tipos de
técnicas de previsión (Brindley & Oxborrow, 2014).
La elección de la técnica de previsión se determina en función de las fases del ciclo de vida
de un producto en cada etapa. Para una organización de organización de eventos, será el
evento y la duración de su evento.
7. Identifique las existencias disponibles, enumere las cantidades disponibles e
indique si deben tenerse en cuenta en su pedido de compra.
Hoja de inventario
Para una industria de organización de eventos, los materiales relacionados con el catering,
la decoración y los productos químicos de limpieza estarían fácilmente disponibles. Por lo
tanto, estos materiales se denominan existencias disponibles. A continuación figura la lista
de cantidades disponibles (existencias disponibles):

Categoría Artículo
 Artículos de catering Equipo de buffet

Productos químicos Productos de limpieza ecológicos

de limpieza

Decoración Artículos relacionados con la decoración de eventos, como luz,

podio

8. Determine las limitaciones de precio de 3 productos que ha incluido en su lista

de la compra utilizando los costes de trabajo de su organización. ¿Cómo afecta
esto al precio máximo que puede pagar por la compra del producto? ¿Por qué?
¿Existen procesos para ello en su lugar de trabajo o en la OTR? ¿Qué es esto?
Preguntas de pensamiento crítico: Determine cuál es el precio máximo de un
artículo de almacén tras calcular el precio de menú y el precio de venta.
Entre las órdenes de compra, las bebidas alcohólicas, el uniforme del personal y los platos
continentales de alimentos se mantienen al margen del presupuesto ordinario. El uniforme
del personal puede ser fijo o no y puede fijarse en función de las necesidades instantáneas.
Las bebidas alcohólicas quedan fuera de la lista de gestión de eventos debido a la demanda
variable de los clientes. Algunos clientes prefieren los refrescos, mientras que otros
prefieren las bebidas fuertes. Por lo tanto, sin pedido previo, no pueden incluirse en el
presupuesto. Los clientes no suelen pedir platos continentales en todo el mundo (Guizzardi
& Stacchini, 2015). Por lo tanto, sin orden previa, estos pedidos no pueden realizarse; de lo
contrario, la empresa sufrirá una gran pérdida.
La incertidumbre de la fluctuación del producto y la fijación dinámica de precios afectan a la
capacidad máxima de fijación de precios de una organización de organización de eventos.
Por lo tanto, puede deducirse que la limitación de precios afecta negativamente al precio
máximo de los productos adquiridos, ya que su rendimiento se ve limitado por la limitación
de precios.
Sí, el proceso de previsión se utiliza para eliminar la limitación de precios en la RTO. El
método de previsión se utiliza a menudo para eliminar el proceso de limitación de precios
en RTO (Adobor & McMullen, 2014). Se utilizan técnicas cualitativas y métodos de
proyección para eliminar la limitación de precios.

9. Redacte la lista de la compra en función de sus necesidades y de las existencias

disponibles.
Lista de la compra

 Alimentos (congelados, carne, aves)

  Bebidas (té, café, bebidas alcohólicas y otras bebidas no alcohólicas)
 Artículos de catering (incluidos los del bufé)
 Almacén
 Artículos de decoración
 Mano de obra cualificada y sus requisitos

10. Enumere los proveedores a los que recurre su establecimiento para abastecerse
de estos productos.
En cuanto a la comida y la bebida, el mobiliario, el material de limpieza y la decoración, las
empresas organizadoras de eventos tendrán que buscar proveedores de estos sectores en el
mercado australiano. En el entorno competitivo de Australia, las distintas empresas de
organización de eventos deben centrarse en lo siguiente

 Para las necesidades de mobiliario, el grupo Areli es elegido como el fabricante

especialista en las próximas funciones de la boda australiana.
 Además, en el sector de la alimentación y las bebidas, Metro Beverage co es su
proveedor actual en la región australiana.
 En cuanto a la disponibilidad de productos de limpieza ecológicos, Abco Product Pty
Ltd se presenta como su proveedor de productos de limpieza en la región australiana
 Sin embargo, para disponer de los principales materiales de decoración en la región
australiana, HVG decorative building products es su proveedor de materiales de
decoración en la región australiana específica.

11. Identifique los procedimientos de compra de la organización que constituyen la

base para la adquisición de bienes y la contratación de proveedores en su
establecimiento y proporcione los detalles de los mismos.
Pregunta de reflexión crítica: ¿Qué procedimiento sigue la organización para
identificar a los proveedores?
En la región australiana para la compra de bienes y materiales, se necesita el presupuesto
comprado principalmente para determinar y la recepción de la solicitud de compra en
función de los próximos eventos. A través de la determinación de la requisición de los
próximos eventos en el mercado australiano, los materiales son necesarios para comprar en
consecuencia. Aparte de eso, mediante el seguimiento de la orden de compra global y la
realización de un pedido de los próximos eventos, se necesitan bienes y materiales
específicos para comprar a los proveedores (Adobor & McMullen, 2014). Principalmente
mediante la comprobación de las facturas de los productos requeridos en términos de
cantidad, precio y términos relacionados con la compra del producto es necesario para la
visión general. Al establecer una relación contractual entre la empresa organizadora del
evento y los proveedores, resulta esencial comprar los productos en función de su interés.
 12. Busque 2 proveedores (distintos de los que utiliza actualmente) en su zona o
región y obtenga información sobre precios y prestaciones de servicio para los 6
productos que ha identificado para su compra en la Pregunta 3. (la información
puede introducirse en una tabla) - Debe enumerar sus fuentes de información
3RT Holding Pty Ltd y Australian Beverage Corporation son dos proveedores. El primero
suministra muebles, mientras que el segundo suministra bebidas. Obviamente, los muebles
se clasifican dentro de los artículos de decoración (australianfurniture.org.au, 2019).
Australian Beverage Corporation suministra máquinas de café (ausbeverage.com.au, 2018).
Además, los mercados australianos de bebidas alcohólicas se encargarán de suministrar
bebidas duras (almliquor.com.au, 2018).

13. En la tabla siguiente, introduzca los datos de las especificaciones de los

productos y los precios de su proveedor actual y los de sus dos nuevos
proveedores.

Precio Condiciones, por ejemplo,

plazos de entrega
Disponibilidad
Requisitos de la cuenta
Condiciones de pago

Artículo/ Cantidad Cantidad Especificación Existe. X Z Proveedo Proveed Provee

Producto En stock de r or X dor Z
Tamaño
compra existente
comparable/Ca
ntidad/Calidad

Muebles 2000 250 Estilo chino Arteil 3RT Artifex Disponibl 50 $ por 58 $
Holding Pty e. mueble por
Ltd 30$/mue mueble
bles

Bebidas, 75 y 125 225 Europea Metro Australian

máquina Beverag Beverage
e Co. Corporatio
n

14. Analiza y compara los precios y las condiciones y presenta un resumen de tus
conclusiones (dado que tendrías que tomar una decisión basándote en la mejor
oferta y las mejores condiciones de suministro).
 Por ejemplo:
a) ¿Cuáles son las diferencias de precio en función de las cantidades de los distintos
proveedores?
b) ¿Cuáles son las condiciones de pago y de compra? Por ejemplo, efectivo.
c) Cuál es la disponibilidad de existencias.
La comparación de precios es una exigencia abrumadora para una empresa de organización
de eventos. Según los resultados de la tabla anterior, la cantidad de artículos de decoración,
es decir, muebles, es adecuada. Puede justificarse por la exigencia de su número de
muebles. Sólo necesitan 250 muebles. Desde el punto de vista de las bebidas, se observa en
la tabla que el equipamiento para la elaboración de bebidas duras y refrescos es bastante
bajo en cantidad. Sólo 75 marcas de bebidas fuertes y 125 máquinas expendedoras de café
están disponibles en el stock la empresa de gestión de eventos. Tienen que comprar o
importar más bebida categorizada como bebida dura. Además, tienen que comprar más
máquinas expendedoras de café o té para aprovechar mejor el tiempo.
Por lo tanto, la optimización de los precios es necesaria en el proceso empresarial de las
empresas de gestión de eventos (Krumeichet al.2014). Algunos de los productos figuran más
allá de la limitación de precios, como los platos continentales y el uniforme del personal,
fuera de su lista de equipamiento. Surge así la limitación de precios. Para limitar la
limitación de precios, hay que plantearse la negociación de precios.

a. La empresa de organización de eventos compra muebles a Arteil y cuesta 30

$ por mueble. Las dos nuevas empresas suministran muebles a 50 y 58
dólares respectivamente. Las máquinas de bebidas y café deben gastar 116 y
200 dólares respectivamente. Actualmente, se han estimado 225 por coste
unitario.
b. Se van a gastar 50 dólares por mueble y 58 dólares por mueble, mientras que
se van a gastar 316 dólares por necesidad de bebidas.
c. Hay que crear una cuenta corporativa para pagar a los proveedores con las
tasas necesarias. Se recomienda la venta en efectivo junto con eso
d. Disponen de existencias de material de catering, productos químicos y
artículos de decoración. Se requieren otros artículos según la demanda del
cliente.

15. ¿Qué métodos utilizará para garantizar la calidad de las existencias?

La calidad de los productos se ajusta a las normas del sector y a su precio. Se utiliza una
mayor calidad de los productos. Una mayor calidad de los productos garantiza su éxito.
Además, se recomienda una estrategia de negociación de precios para aprovechar mejor los
materiales. La empresa de gestión de eventos aprovecha bien las materias primas para
generar mayores beneficios (Müller, 2015). La gestión de los próximos eventos debe contar
con el apoyo de la empresa de gestión de eventos para una mejor captación de clientes. El
artículo que se ha traído se utilizará en próximos eventos.
 16. Lleva tus conclusiones a tu formador o supervisor y discute las opciones para
negociar más el precio. ¿Qué se ha debatido y determinado, y cómo encaja esto
con los requisitos establecidos en la pregunta 11?
Pregunta de reflexión crítica: Cómo negociar un mejor precio con el proveedor.
Al compartir información con expertos del sector de la organización de eventos, se convierte
en la principal preocupación negociar el precio de toda la gama de productos. Por otra
parte, a través de la revisión de los gastos reducidos de los clientes en el mercado
australiano, el precio del producto se negocia en consecuencia de manera avanzada
(Musgrave & Henderson, 2015). De acuerdo con la orden de compra facilitada por la
organización del evento, puede observarse que el nivel de precios de las sillas alquiladas es
muy elevado y que el valor esperado puede ser de 5500 AUD. Por otro lado, la tarifa de los
artículos de mesa y catering también es elevada y, en este caso, la tarifa prevista será de
3500 Aud. Sin embargo, el precio de los vestidos de los novios se ajusta al precio de
mercado, por lo que no es necesario negociar la tarifa de estos artículos.

17. Redacte la(s) orden(es) de compra tras el análisis y la discusión con su formador
y especifique el orden de prioridad según las necesidades identificadas en la
Pregunta 4.
Orden de compra
Nombre de la empresa:
Fecha: 23/03/2019
Proveedores: Proveedores
Enviar a:

Requisidor Enviar vía F.O.B Condiciones de

envío
Artículo Descripción Cantidad Precio Total
unitario (AUD)
(AUD)

Sillas Las sillas son necesarias para 500 15 7500

sentar a los invitados

Tablas Se necesitan mesas para 100 60 6000

colocar los objetos de valor

Artículos de Diferentes juegos de 5 200 1000

catering cubiertos y otros productos
necesarios para la
preparación de la comida

Luces Las luces son obligatorias 1000 45 45000

para la iluminación del
auditorio

Productos de Los productos de limpieza 5 25 125

limpieza reducirán la suciedad de la
habitación

Flores Las flores son obligatorias 10 80 800

para la decoración del salón
de bodas y el novio

Vestido Se requerirá vestido para el 4 750 3000

maquillaje de la novia y el
novio

Coche de alquiler El coche se utilizará durante 35 100 3500

el transporte de personas

Músicos Los músicos crearán un 2 1000 2000

ambiente agradable para la
recepción

Alimentos y Se necesitarán alimentos y 1000 60 60000

bebidas bebidas para la recepción

Alquiler de la sala Se necesitará un salón de 1 250 250

recepciones para organizar el
programa

Total 129175
 18. Redacte correos electrónicos para cada uno de los proveedores que haya
determinado para abastecerse e informe a cada uno de ellos de los requisitos y
especificaciones que haya determinado. Asegúrese de que los datos de su
organización y del proveedor aparecen claramente en el correo electrónico,
incluidos los datos de contacto, el saludo, las fechas/plazos, etc. Cree una hoja
de pedido y rellénela con los artículos que desea pedir. Adjunte la(s) orden(es)
de compra correspondiente(s) a cada proveedor, según proceda.

A
supplier_firm@email.com

Estimados proveedores,
Este correo es para informarles sobre los productos que quiero vender en mi empresa. Tiene
que suministrar productos de primera calidad con gamas de productos exclusivas, para
convertirse en nuestro proveedor de confianza. He agarrado una orden de uno de mis clientes
potenciales para proporcionar alimentos y bebidas de buena calidad en su ceremonia de
matrimonio el 23/03/2019. Tienen que asegurarme que no van a comprometer la calidad de
los productos y que los precios serán razonables. El apoyo de su parte puede influir en mi
forma de pensar para nuestros futuros desarrollos empresariales. He adjuntado una orden de
compra con este correo electrónico así que por favor desenvuélvalo y envíeme los productos
necesarios con las especificaciones del producto.
Gracias

Desde
ceo_company@email.com