PG-01 Control de Documentos y Registros - Rev. 07

Área
PROCEDIMIENTO GENERAL Calidad
Código Título Versión Vigencia
PG-01 Control de Documentos y Registros Rev. 07 Feb-2022
PG-01
Control de Documentos y Registros
El presente Documento es de uso interno de Esco Argentina S.A.

Cualquier copia impresa sin la leyenda "COPIA CONTROLADA" se considera OBSOLETA.
Pág. 1 de 12
Área
Contenido
1. OBJETO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES 3
4. DESCRIPCIÓN 3
5. DIAGRAMA DE FLUJO 11
6. DISTRIBUCIÓN 11
7. REGISTROS 11
8. REVISIONES 12
9. CONTROL Y APROBACIÓN 12

Pág. 2 de 12
Área
1. Objetivo:
Garantizar la correcta elaboración, revisión, aprobación, difusión y archivo de la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad de ESCO Argentina.
2. Alcance
Se aplica a toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de ESCO Argentina: Manual,
procedimientos, instrucciones, formularios, registros y documentos externos.
3. Definiciones
3.1 – Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
organización.
3.2 – Procedimiento: Es el documento donde se identifica la actividad, el modo, orden en el que se
desarrolla la misma, por quién y cómo, relativa a un proceso general.
3.3 – Instructivo: Es el documento donde de forma detallada se describe una actividad específica,
pasos para su realización, responsabilidades, etc.; Relativa a un proceso específico. Por ejemplo:
Instrucciones concretas sobre manipulación de cargas, sobre embalajes, instrucciones de
mantenimiento, etc.
3.4 – Formulario: Es el soporte en el cual apunta la realización de las actividades consignadas en un
procedimiento o instrucción.
3.5 – Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
4. Descripción
4.1 Manual de gestión
Es el documento donde se especifican el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad

de la organización, los procesos de operación y de apoyo, su interacción, y la justificación de la no
aplicabilidad a los requisitos de la Norma ISO 9001 – ISO 45001 – ISO 14001.

Pág. 3 de 12
Área
4.2 Procedimientos y formularios
Procedimientos Generales (PG):
Son documentos generales que contienen información de guía para gestionar un proceso: secuencia
de actividades, responsables, documentos de referencia, registros generados, etc.
En Listado Maestro de Documentos Emitidos (Form.-16) se incluye el listado de los Procedimientos
Generales que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, y se asignan las áreas
responsables de su realización, control y aprobación.
Publicaciones (PB):
Son documentos del Sistema de Gestión Integrado utilizados para la comunicación externa con las
partes interesadas (Clientes, Proveedores y otras partes interesadas), se tratan en el Procedimiento
de “Comunicaciones internas y externas” (PO-10), y se clasifican entre otros en:
• Folletos.
• Catálogos.
• Brochures institucional.
• Publicidades.
• Página Web.
• Protocolos de Calidad.
• Publicaciones de Especificaciones Técnicas y hojas de Seguridad de Productos Terminados.
Formularios de Registros (Form.-):
Son documentos en forma de plantilla, que se utilizan para generar registros o evidencias de una
actividad.
Los procedimientos y/o instructivos son los que generan y hacen referencia de los formularios
necesarios para garantizar una efectiva evaluación del funcionamiento del Sistema de Gestión
Integrado.
En el Listado Maestro de Documentos Emitidos (Form.-16) se listan los Formularios asociados a los
Registros vigentes.

Pág. 4 de 12
Área
Registros:
Los “Registros” son un tipo especial de documentos que presentan los resultados obtenidos o
proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.
Los procedimientos son los que generan y hacen referencia para garantizar una efectiva evaluación
del funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado.
En el Listado Maestro de Documentos Emitidos (Form.-16) se listan los Formularios y Registros
vigentes.
El tratamiento de los mismos se define en este procedimiento.
FORMATO DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS
La codificación de los documentos se efectúa en los encabezados de cada uno, respetando la

siguiente regla:
Tipo de Documento Numeración Revisión

1 2 3 4 5
Número correlativo del
Número correlativo que
PG:Procedimiento General documento, dentro del área
indica la revisión.
de emisión del SGI.
PO:Procedimiento
Operativo
IT: Instructivo de Trabajo -
PB: Publicaciones 01......99 Rev. 00......99
Form.-:Formulario de
Registro
El formato de los procedimientos y/o instructivo cumple con los siguientes requisitos:
• Encabezado de cada página:
Área
[TIPO DE DOCUMENTO] [DEPARTAMENTO]

[N° DE
[CÓDIGO] [TÍTULO] VERSIÓN]
[MES-AÑO]

Pág. 5 de 12
Área
• Pie de cada página:
El presente Documento es de uso interno de Esco Argentina S.A. Pág. [N°] de

Cualquier copia impresa sin la leyenda "COPIA CONTROLADA" se considera OBSOLETA. [TOTAL]
• Conformación de un procedimiento e instructivos:
1. OBJETIVO: Se describe el fin o el motivo que se persigue con el procedimiento.

2. ALCANCE: Se establecen los límites de aplicación: destinatarios, objetos como documentos, etc.
3. REFERENCIAS: Se citan aquellos documentos, actas, resoluciones, normas o legislación;
utilizados de base para la confección del procedimiento, o relacionados con el mismo.
4. DEFINICIONES: Se definen aquellos términos o abreviaturas útiles para una correcta
comprensión del procedimiento o instructivo.
5. DESARROLLO: Se describe el proceso en cuestión: secuencia de actividades (¿Qué? /
¿Cómo?), responsables (¿Quién?), tiempos (¿Cuándo?), formularios o registros y documentos
relacionados (¿Dónde?).
6. LISTA DE DISTRIBUCIÓN: Es el “Cuadro” donde figuran las áreas donde se debe distribuir en
formato "Digital" y/o “papel”, para este último, según la cantidad de copias definidas. Este punto
se aplica para todos los documentos.
Copia
Recibido Fecha Ubicación
"Digital" Área
por
Controladas
[Cant. [Recibido] [Ubicación del
Copias / [Área correspondiente] [Nombre] registro informático]
Original]
Copia
Área Recibido Fecha Firma
"Papel"
por
Controladas
[Cant. [Área correspondiente] [Nombre] [Recibido] [Firma]
Copias]

Pág. 6 de 12
Área
7. REGISTRO Y ARCHIVO: Se enumeran sintéticamente los formularios y/o registros donde se

guarda evidencia de la implementación del proceso descripto.
Registro
Formulario
Nombre Ubicación Medio Tiempo de Retención Disposición final
Registro
[Código del [Nombre del [Área o Ruta [Papel o [Período de archivo en la [Destino vencido el
Formulario] Registro] de acceso] Digital] ubicación] tiempo de retención]
8. REVISIONES: Es el “Cuadro de revisiones” donde se detallan los tres últimos cambios de los
documentos, fin de poder conocerlos sin necesidad de leer todo el documento. Este punto se
aplica para todos los documentos.
Revisión
Fecha Modificaciones
N°
[Nº de
[dd/mm/aa] [Detalle de la descripción]
revisión]
Las correcciones de un documento debido a errores ortográficos, de sintaxis o cambios de forma, no

son consideradas revisiones.
Es obligatorio realizar una revisión de los documentos una vez que haya pasado 2 años de su
aprobación, de manera de mantener todos los documentos actualizados a las condiciones vigentes
en ESCO Argentina SA.
9. CONTROL Y APROBACIÓN: Es el cuadro de “Control y Aprobación” donde queda registrado: el

nombre, cargo y fecha de quienes: realizaron, controlaron y aprobaron el documento. Este punto
se aplica para todos los documentos.
Fecha Nombre Cargo
Realizó
Controló
Aprobó
Frente a un cambio del documento, el control y aprobación la realizan las mismas áreas que
emitieron la primera versión.

Pág. 7 de 12
Área
La evidencia de la realización, control y aprobación se realiza mediante la firma del “Listado de

Aprobación de Documentos” (Form.-72), de manera de evitar la impresión y firma de aquellos
documentos relacionados con áreas que tengan acceso digital en la carpeta compartida del SGI.
Asimismo, el presente documento vale como modelo para la elaboración de los otros procedimientos.
DOCUMENTACION EXTERNA
El Responsable del SGI conserva copia de todos los Documentos Externos (como por ejemplo: ISO
9001, leyes, normativas, reglamentaciones, etc.), y en el “Listado Maestro de Documentos Emitidos”
correspondiente (Form.-16) se listan los Documentos Externos aplicables al SGI, que se actualiza a
medida que se producen nuevas revisiones. El Responsable del SGI se mantiene informado sobre
los posibles cambios que puedan ocurrir, y ante cualquier novedad ésta es informada a todos los
sectores para que tomen las previsiones que correspondan
Asimismo, el Dpto. de Calidad mantiene actualizado el “Listado Maestro de Documentos Emitidos”
correspondiente (Form.-16), donde se definen los documentos generales de origen externo al SGI.
A su vez, las distintas áreas gestionan su documentación externa, la cual se encuentra en la carpeta
SERVIDOR disponible en la red informática de ESCO ARGENTINA S.A. a saber:
TIPO DE DOCUMENTO EXTERNO UBICACIÓN

CATÁLOGOS \\PEGASUS\10_Ventas\11_Catálogos
MANUALES \\PEGASUS\10_Ventas\10_Manuales
DOCUMENTOS EXTERNOS DE
\\PEGASUS\06_Ingenieria\01_Proyectos
PROYECTOS
MODIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Las revisiones validas están disponibles en la Red Informática Interna. En caso de alguna futura
modificación, el Representante de la Dirección dará aviso de la misma vía e-mail a las partes
interesadas de ESCO ARGENTINA S.A.
Ante la necesidad de realizar un alta o modificación de un documento, el Responsable del área
correspondiente o el Director de la misma, evalúa la pertinencia o no del alta o modificación, y en caso
de realizarla, confecciona o modifica el documento junto con el Responsable del SGI, quien además
se encarga de:

Pág. 8 de 12
Área
1. Respetar el formato definido por el presente procedimiento: encabezado y pie de página,

identificación y otros detalles.
2. En el caso de una modificación, cambiar la revisión y vigencia del encabezado, y completar la
descripción de los cambios en el “Cuadro de Revisiones”.
3. Hacer firmar el “Listado de Aprobación de Documentos ” (Form.-72) a los responsables de
las mismas áreas, como evidencia de la realización, control y aprobación del alta o
modificación de/los documentos en cuestión.
4. Colocar en las copias la leyenda "COPIA COTROLADA" en Color ROJO, para permitir su
identificación ante eventuales copias no autorizadas.
5. Distribuir las copias “papel” controladas, en caso de haber, a las áreas que figuren como
responsables del documento en cuestión y retirando la versión anterior para su destrucción.
Documentos Obsoletos: El archivo informático deberá borrase o copiarse en una carpeta
separada de los documentos vigentes. Las copias en “papel” se destruirán o, en caso de ser
necesario, se archivarán con una marca roja en cada hoja:
6. Actualizar el Listado Maestro de Documentos Emitidos (Form.-16) y reemplazar la anterior

versión, siguiendo los mismos pasos definidos anteriormente.
7. Guardar en la Red Interna, el Archivo actualizado, asegurando que todas las Áreas tengan
acceso al mismo, sin poder modificarlo (Por ejemplo: Formato PDF).

Pág. 9 de 12
Área
8. Notificar, mediante utilizando el medio más conveniente (definido por la Dirección) de los
Procedimientos actualizados
9. Archivar el Documento en formato Office, en una Carpeta Privada, en donde solamente los
Directores y el Responsable del SGI tienen acceso, con el fin de salvaguardar la
Documentación, ante cualquier inconveniente.
Todo cambio de formato o cualquier modificación que no afecte la esencia o el “fondo” del
documento, no se considera como otra revisión.
Asimismo, cualquier modificación o alta de un formulario, se notifica a las áreas definidas en el/los
documento/s que lo generó/aron, firmando el Form.-72 en el caso que también se modifique/n
dicho/s procedimiento/s.
4.3 CONTROL DE LOS REGISTROS
En el apartado REGISTROS de cada procedimiento, se definen aquellos registros originados por la

actividad descripta en cada uno de los mismos.
Se completa para cada registro un cuadro con los siguientes datos:
•Registro: se identifica al registro con codificación o título.
•Responsable Confección: en este apartado se define la función responsable de la confección del
registro.
•Archivo: en este punto se hace referencia al lugar y al responsable del archivo del registro durante
el tiempo establecido.
•Tiempo de retención: se establece el tiempo durante el cual el registro permanece a disposición
dentro de la organización.
•Disposición: este apartado hace referencia al destino final del registro cuando se cumple el tiempo
de conservación establecido para el mismo. Ejemplo: destrucción, archivo pasivo.
CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Diariamente, se respalda toda la información de ESCO en disco; y semanalmente, se realiza el
mismo respaldo en cinta.
El objetivo del respaldo en cinta es disponer de un medio fuera del edificio de ESCO, frente a un
escenario de incendio, inundación, etc. de la Sala de Servidores

Pág. 10 de 12
Área
5. Diagrama de Flujo
N/A
6. Distribución
Copia
Recibido
"Digital" Área Fecha Ubicación
por
Controladas
Martin Feb-22 Servidor
Original Calidad
Argañaraz
1 Dirección Armando Feb-22 Servidor
De Vita
Copia
Área Recibido Fecha Firma
"Papel"
por
Controladas
- Calidad - - -
- Dirección - - -
7. Registros
Registro
Formulario
Nombre Ubicación Medio Tiempo de Retención Disposición final
Registro
Listado Maestro Red Informática
Form.--16 de Documentos Interna Digital Permanente -
Emitidos

Pág. 11 de 12
Área
8. Revisiones
Revisión Fecha Descripción
00 Oct-06 1º Edición.
01 19/06/07 Cambio Formato; Cambio en ítem 5
02 08/10/10 Se agrega OBS. GENERAL
03 19/03/14 Se agrega la seguridad de los documentos
04 15/06/15 Cambio de formato; cambio de rutas Doc. Externa
Actualización del Procedimiento:
• Agregado de las Publicaciones como Documento.
• Agregado de tratamiento y seguimiento de los Docs. Externos.
05 Jul-17 • Cambio de Encabezado y pie de Página.
• Modificaciones en cuanto al método de aprobación de la Documentación.
06 Ene-20 Cambio de formato.
07 Feb-22 Revisión y cambio de formato
9. Control y Aprobación
Fecha Nombre Cargo
Realizó Feb-22 Martin Argañaraz Responsable del SGI
Controló Feb-22 Armado De Vita Director
Aprobó Feb-22 Rubén Bodnarin Director

Pág. 12 de 12

PG-01 Control de Documentos y Registros - Rev. 07

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

PG-01 Control de Documentos y Registros - Rev. 07

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Área

PROCEDIMIENTO GENERAL Calidad

Código Título Versión Vigencia