SISTEMA DE GESTION DE CÓDIGO: SGC-P-
CALIDAD 002
PROCEDIMIENTO DE CONTROL VERSIÓN: 002
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FECHA DE
NIT 9001219434 APROBACIÓN:
1. OBJETIVO
Definir los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión,
actualización, identificación de cambios y estado actual de la
documentación, disponibilidad en puntos de uso, legibilidad, identificación y
control de distribución de documentos de origen externo, identificación y
control de la distribución de los documentos de origen Interno del Sistema
de Gestión de la Calidad de PONY ESPECIAL S.A.S.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos que se generen al
interior de la organización involucrada en el Sistema de Gestión de Calidad,
los documentos de los contratos y aquellos de origen externo de la
organización de PONY ESPECIAL S.A.S.
3. DEFINICIONES
SGC: Para indicar el Sistema de Gestión de calidad.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Es algo que se puede
actualizar, modificar, revisar y depurar si el documento ha caducado.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión
de la calidad de una organización. Establece la descripción de la interacción
de los procesos, en la cual se detallan las actividades, la interrelación entre
procesos, las responsabilidades, las entradas y salidas de cada proceso.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo un proceso puede
estar documentado o no.
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INSTRUCTIVOS: instrucciones de uso, de trabajo, de operación o de
desarrollo de las actividades a cargo.
INSTRUCTIVO DE TRABAJO: Descripción detallada de cómo realizar y
registrar las tareas.
FORMATOS: Documentos establecidos por las áreas de la organización
para el registro de los datos e información referente a la ejecución de las
actividades de los procesos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades Desempeñadas.
INFORMACION: Datos que poseen significado.
ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos generados en la organización,
incluidos y controlados en el Listado Maestro de documentos del SGC.
DOCUMENTO OBSOLETO: Son documentos que no están vigentes, es
decir, que ya no deben aplicarse porque se cambió la información que
contiene.
DOCUMENTO CONTROLADO: Son aquellos documentos generados
dentro de la Organización y hace parte del Sistema de Gestión y están
sujetos a cambio cuando se requiera modificando su versión y vigencia.
DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son aquellos que no son controlados
en su distribución y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el
original sufra un cambio.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos que aun cuando son originados
fuera de la organización son necesarios para el desarrollo de los procesos y
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productos. Por ejemplo los folios de servicio hotelero, cartillas de turismo,
normas, leyes, entre otros.
DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Son todos aquellos que contienen los
requisitos del cliente y del producto, además la trazabilidad del mismo.
DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN: Son todos aquellos que guardan
información de la experiencia de la empresa, sus profesionales,
certificaciones, contabilidad, documentos legales, documentos
reglamentarios, correspondencia, los archivos inactivos.
4. REFERENCIAS
ISO 9001:2015 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
5. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
GERENTE: Autoridad para la aprobación de todos los documentos del SGC
de la organización.
LÍDER DE PROCESOS: Es quién revisa y verifica la documentación
elaborada por el Coordinador de la Calidad.
COORDINADOR DE LA CALIDAD: Quien elabora la documentación con
apoyo del líder del proceso y el Gerente, con el objetivo de tener
controlados los procesos de la Agencia. El Coordinador de la Calidad apoya
a todos los procesos en el seguimiento y guiamiento de la Norma que rige
al Sistema de Gestión de la Calidad “SGC”.
PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN: Responsables en la implementación
de lo especificado en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
“SGC”.
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DIAGRAMAS DE FLUJO:
Los diagramas de flujo representan de manera secuencial los diferentes pasos a
seguir para la ejecución de una actividad. Los símbolos utilizados son los
siguientes:
DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
SIGNIFICADO SÍMBOLOS DEFINICIÓN
Se emplea para el inicio o fin del diagrama,
Inicio y fin de en su interior se escribe FIN o INICIO,
una actividad según sea el caso
Es empleado generalmente para indicar
Actividad la realización de una actividad
Para seleccionar una de dos acciones
posibles. Siempre se debe identificar cual es la
ruta de “SI” y cuál es la ruta de “NO". En su
Decisión interior, se formula una pregunta que genere
las diferentes alternativas del procedimiento.
Representa el vínculo entre actividades que se
hallan en diferentes partes del procedimiento.
Enlace
En su interior se escribe una letra en
minúscula que sirva de vínculo.
Conector Representa el vínculo entre páginas, en
fuera de su interior se escribe una letra o número
página que sirva de vinculo
Indica el flujo de las actividades
Conector
De
Representa cualquier tipo de documento que
Documento se genere para el procedimiento y aporta
información para que este se pueda
desarrollar.
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6. DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE PROCESOS
# Responsable Actividad Flujograma Observaciones
INICIO
Inicio del proceso
El Coordinador de la Calidad
y el Líder del proceso, están
Coordinador de la Identificar la
en condiciones de solicitar la
1 Calidad y Líder del necesidad de
elaboración, modificación o
proceso. documentar un
eliminación de un
proceso.
documento.
Se detecta la necesidad del
documento en
Coordinador de la
Realizar el acompañamiento del
Calidad y Líder del
2 documento y Coordinador de la Calidad,
proceso.
revisarlo. elaboran el documento
tomando como guía la ISO
9001:2015.
Realizar la revisión Se hace la supervisión
continuo del documento para
Coordinador de la del documento y
3 realiza la su actualización o cambios
Calidad
documentación repentinos
respectiva.
4 Enviar el Se envía el documento al
documento al Representante Legal para la
Coordinador de la
Representante aprobación del documento.
Calidad –
Legal para su
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Representante aprobación.
Legal. FIN
Se desarrolla
registro en la lista
maestra de Se envía el documento al
Coordinador de la documentos, para líder del proceso.
5
Calidad el control de la
documentación y se
hace seguimiento
del mismo.
Fin del proceso
7. REGISTRO
EVMC-LM-1 Listado Maestro de Documentos
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Estado de la Identificación de Cambios
revisión
001 Inicial Emisión Inicial
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Elaboró Revisó: Aprobó:
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
Firma
JOSE AVENDAÑO DANI LOSADA DANI LOSADA
JUAN DIEGO CARTAGENA
