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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4 CONDICIONES GENERALES

4.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

4.1.1 Responsabilidad

4.1.2 Requisitos de los responsables de gestión de los documentos

4.1.3 Evaluar y analizar las necesidades presentadas

4.1.4 Comunicar la aprobación o negación

4.1.5 Elaborar modificar documento

4.1.6 Revisión del documento final

4.1.7 Solicitar creación, modificación o eliminación

4.1.8 Revisión de la solicitud y del documento

5. CONTENIDO/ DESARROLLO

5.1 Documentos del SGC

5.1.1 Documentos Externos

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5.1.2 Registros

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

5.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

5.3.1 Mapa de Procesos Susencargos s.a.s

5.4 ASPECTO DE FORMA

5.4.1 Encabezado

5.4.2 Cuerpo del Documento

5.4.3 Cierre de Documentos

5.5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

6. DOCUMENTO DE REFERENCIA

7. CONTROL DE CAMBIOS

8. ANEXOS

8.1 Anexo 1

8.2. Anexo 2

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1. OBJETIVO

este procedimiento describe la metodología para control de documentos, controlando la

emisión y distribución de los documentos que integran el SGA, asegurando que únicamente

se utilizan los documentos vigentes y que los documentos obsoletos se retirarán de las áreas

que los usan para ser destruidos. Establecer los lineamientos para identificar, compilar,

codificar, acceder, archivar, almacenar, conservar y disponer de los Registros del SGA

2. ALCANCE

Será controlada toda la estructura documental del SGA, que se compone de los

procedimientos requeridos por la norma ISO 14001:2015, controles operacionales y los

formularios necesarios para el registro de las acciones.

3. DEFINICIONES

Procedimiento: es un conjunto de acciones que tienen que realizarse todas igualmente, para

obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de

auditoría interna).

Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial

o cuando sea necesario.

Aprobación: Aceptación de un documento que garantice su aplicación desde el punto de

vista del cumplimiento y coherencia con el SGC.

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Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los

interesados para su aplicación.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos.

Control: permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las

actividades realizadas.

Manual: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o

instrucciones de la política, el alcance y se describe en general el SGC

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades de la empresa.

Documentos de origen externo: Documentos de origen externo que afecten el proceso, que

sean diferentes a normas legales, como por ejemplo: guías de trabajo, manuales e instructivos

de programas informáticos, manuales de equipos, entre otros.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y proporciona evidencia

de una acción.

Instructivo: Documento que describe con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy

específicas.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el SGA

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Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato privado: Es el dato que sólo es relevante para las partes interesadas del SGA

Autorización: La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos internos

por parte de la organización

4. CONDICIONES GENERALES

Se busca establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión

ambiental de la organización SUSENCARGOS S.A.S de acuerdo a los requisitos del estándar

ISO 14001 versión 2015

4.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

4.1.1 RESPONSABILIDAD

El Responsable del SGA. Será el encargado de Revisar la información documentada

utilizada en el SGA por lo menos una vez al año, actualizándolos cuando se identifique una

oportunidad de mejora, Emitir y comunicar los documentos autorizados, Coordinar y

controlar la actualización del contenido de los documentos, Autorizar la baja y eliminación de

los documentos obsoletos, así como de los registros que cumplan con su periodo de

conservación.

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4.1.2 REQUISITOS DE LOS RESPONSABLES DE GESTIÓN DE LOS

DOCUMENTOS

Se definen los requisitos para que los responsables específicos gestionen todos los

documentos y registros que conforman el SGA y aseguren el establecimiento de los controles

necesarios, de este modo:

- Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión.

- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

- Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la edición de los documentos.

- Asegurarse de que las versiones en vigor de los documentos aplicables se encuentran

disponibles en los puntos de uso.

- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

- Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su

distribución.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación

adecuada en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razón.

- Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del sistema de gestión. En los

siguientes apartados se identifican y definen los requisitos mínimos para la consecución de

los puntos anteriormente definidos.

4.1.3 EVALUAR Y ANALIZAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS

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Evaluar y analizar la necesidad de creación, modificación o eliminación de documento.

4.1.4 COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN

Una vez aprobada o negada la necesidad presentada se informa a los responsables para su

elaboración o modificación.

4.1.5 ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO:

Los documentos del SGA elaborados por el Responsable de Gestión Ambiental o personal

encargado de alguno de los documentos contemplados en el mismo, se realizarán cumpliendo

los requisitos definidos, en cada documento del SGA se identifican las responsabilidades para

su elaboración, revisión y aprobación, quedando constancia de cada acción mediante firma.

4.1.6 REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL

Una vez realizados los ajustes del proceso se le da el visto bueno a la creación o

modificación del documento.

4.1.7 SOLICITAR CREACIÓN MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN:

Las modificaciones a los documentos en vigor podrán ser debidas a cambios operacionales

o a necesidades definidas por los diferentes responsables implicados.

Las propuestas deben realizarse al Responsable de la Elaboración del documento

correspondiente. Éste evaluará la necesidad de realizar los cambios oportunos procediéndose

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a su revisión y aprobación por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que

se especifique lo contrario.

4.1.8 REVISIÓN DE LA SOLICITUD Y DEL DOCUMENTO.

Recibida la comunicación, el proceso del SGA revisará que el documento y la solicitud

para crear, modificar y retirar, cumplan con los estándares establecidos.

5. CONTENIDO/ DESARROLLO

5.1 DOCUMENTOS DEL SGA

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

DOCUMENTO CÓDIGOS

Matriz Dofa MD

Matriz de partes interesadas MPI

Alcance A

Mapa de procesos MP

Caracterización CR

Política PL

Manuales de funciones MF

Organigrama OG

Flujograma FJ

Matriz de riesgos MR

Objetivos y metas OM

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Plan de capacitación PCT

Matriz de planificación de cambios MPC

Plan de comunicación PCM

Matriz de presupuesto MPR

Listado maestro de documentos LMD

Matriz de indicadores MI

Portafolio de servicios PS

Ficha técnica de indicadores FTI

5.1.1 DOCUMENTOS EXTERNOS

DOCUMENTO CÓDIGOS

Código nacional de tránsito terrestre-ley 769

de 2002

Ley estatutaria 1581 de 2012

Decreto reglamentario 1377 de 2013

5.1.2 REGISTROS

DOCUMENTO CÓDIGOS

Facturas

Remisiones

Cuentas de cobro

Registros civiles

Contratos

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licitaciones

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

La estructura documental del SGA de la empresa SUSENCARGOS S.A.S se realiza de la

siguiente manera:

ITEM DESCRIPCIÓN

1.OBJETIVO Describe lo que se busca realizar a través de su implementación

2. ALCANCE Indica todas los procedimientos, documentos externos y registros

que deben ser usados en la empresa SUSENCARGOS S.A.S para
darle cumplimiento al SGA.

3. DEFINICIONES Conceptos que se consideran necesarios definir, para una mayor

compresión del documento.

4. CONDICIONES Establece la metodología para la identificación y acceso a los

GENERAL documentos en SGA

5.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la codificación de este documento se utilizará una combinación de letras y números

tomando como referencia los tipos de procesos que se encuentran incluidos dentro del

sistema de gestión de calidad.

Ejemplo:

Tipo de proceso: Estratégico

Nombre del proceso: Desarrollo comercial

Tipo de documento: Mapa de procesos

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(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

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Consecutivo: 01

Código: MP-SGC-01

5.3.1 MAPA DE PROCESOS SUSENCARGOS S.A.S

5.4 ASPECTO DE FORMA

Este documento cuenta con el siguiente orden para la realización del sistema de gestión

ambiental

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
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5.4.1 ENCABEZADO

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PÁGINA:

Es una sección del documento que aparece en la margen superior de todas las páginas y

está dividido en:

1. Logo

2. Nombre del documento

3. Nombre del procedimiento

4. El código del documento

5. Versión del documento para la identificación de posibles cambios

6. Fecha de aprobación del documento

7. Numero de páginas

5.4.2 CUERPO DEL DOCUMENTO

Márgenes

Deben ser de 2,54 cm.

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(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
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Interlineado

Interlineado doble, es decir de 2.0 puntos y el texto debe estar alineado a la izquierda.

Letra

Times New Roman 12.

Espaciado

No debe haber espaciado entre párrafos.

Sangrías

Al comienzo de cada párrafo siempre debes dejar 5 espacios

Subtítulos/ Encabezados

Hay 3 tipos de subtítulos dependiendo del nivel:

1 Nivel: centrado y en negrilla.

2 Nivel: alineado a la izquierda y en negrilla.

3 Nivel: el encabezado debe tener sangría de 5 espacios, escrito en negrilla y al final debe

tener un punto.

5.4.3 CIERRE DE DOCUMENTOS

En la parte inferior el documento debe de llevar un cuadro con la siguiente información:

1. Elaborado por: Nombre, cargo y fecha

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
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2. Revisado por: Nombre, cargo y fecha

3. Aprobado por: Nombre, cargo y fecha

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

5.5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Al realizar el diagrama de flujo necesitaremos los siguientes símbolos:

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
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Inicio

Reconocer la necesidad

Gestionar la solicitud de
creación, actualización o
eliminación de
documentos

¿Es
Si oportuna No
) la
Fin

Adaptar el documento

Categorizar los
documentos
dependiendo su tipo

Demostrar la
aprobación del
documento

Relacionar cambios

FIN

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
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6. DOCUMENTO DE REFERENCIA

Norma técnica Colombiana ISO 14001 versión 2015 Sistema de Gestión Ambiental

Manual de Gestión Ambiental.

Nomograma

Listado maestro

7. CONTROL DE CAMBIOS

Modificación o cambio realizado al documento

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL FECHA

CAMBIO CAMBIO

8. ANEXOS

Documentos del SGA

8.1. ANEXO 1

A continuación representa la importancia de los documento del SGA

8.2. ANEXO 2

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
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ARTÍCULO 20.- MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad

establecido en la Ley 1581 de 2012, SUSENCARGOS LOGISTICA SAS adoptará las

medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los

registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

fraudulento.

ARTÍCULO 21.- IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. SUS

ENCARGOS LOGISTICA SAS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio

cumplimiento para el personal con acceso a los datos.

8.3 ANEXO 3

Listado Maestro: En este listado se relaciona el nombre, tipo de documento, responsables de

su gestión y el proceso al cual pertenece el documento en el Sistema de Gestión Ambiental

Listado Documentos Externos: El Responsable de Gestión Ambiental será el responsable

del control de la documentación externa necesaria para el correcto desarrollo de las

actividades propias del sistema.

Los documentos de origen externo afectados por el presente documento serán del ámbito de:

- Documentación legal.

- Fichas técnicas y otra documentación.

Listado Documentos Internos: Este formato existente para apoyar el control y la operación

de los procesos, garantizando su actualización, disponibilidad y su uso; utilizando una

codificación y estructura específica para su identificación

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
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Registros: Estos se utilizaran para evidenciar cualquier información que se recopile durante

la operación del SGA de la organización y no se deberán modificar, estableciendo actividades

necesarias para la identificación, el almacenamiento, la conservación, la recuperación, la

retención y la disposición de los registros que se generan en cumplimiento de las funciones y

procedimientos establecidos por el SGA y deben estar:

- Definidos en los distintos documentos del SGA del que derivan.

- Controlados por los responsables de las actividades en las que se generan. - Identificados

inequívocamente mediante nombre, fecha y código.

- Mantenidos y protegidos mediante copia de seguridad y/o archivo controlado.

- Conservados según indicación del documento del que derivan. Generalmente, los registros

se llevaran a cabo utilizando los Formatos definidos en los documentos de los que se deriven,

salvo en registros de formato no definido o registros de origen externo

Elaborado por: Revisado por Aprobado por

(NOMBRE) (NOMBRE) (NOMBRE)

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha: