PR-SGI-08220 Auditoria Interna

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PR-SGI-08220
Rev. No. Página

AUDITORIA INTERNA 3 1 de 9
1 OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la programación, planificación y realización de las auditorias

internas, con el propósito de evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión
Integrado (SGI) de la Fábrica Nacional de Cemento S.A. (FANCESA) y verificar si la implantación del
SGI se mantiene de manera eficaz.
2 ALCANCE
Se aplica a todos los procesos que forman parte del SGI de FANCESA y a los auditores internos
calificados.
3 DEFINICIONES
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoria.
Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia.
Evidencia de auditoria: Registros declaraciones de hechos o cualquier otra información que

son pertinentes para los criterios de auditoria.
Hallazgos de auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada

frente a los criterios de auditoria.
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la
auditoria.
Auditado: Cliente, organización o empresa productiva que es auditada
Auditor: Persona preparada y con la competencia para llevar a cabo una

auditoria.
Auditor Jefe: Auditor encargado de conducir la auditoria.
Auditor Asignado: Auditor encargado de ejecutar la auditoria en un área específica.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Elaborado Revisado Aprobado

Nombre José Salazar Comité SGC Wilmer Astete
Cargo Jefe SGC Director SGC
Fecha 2003-03-27 2003-05-31
Firma
695519973.doc Ultima Revisión (3): 2015-05-07; Impresión: 2015-05-07 08:50

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No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.
4 RESPONSABILIDADES
La Dirección tiene la responsabilidad de revisar los informes generales de auditoria y tomar decisiones
afines al SGI.
El Auditor Jefe tiene la responsabilidad de:
 Preparar y gestionar los programas de auditorias según el formulario FR-SGI-08221

Programa de Auditorias.
 Designar al auditor calificado para cada sección a ser auditada

 Entregar la documentación Necesaria al auditor asignado
 Dirigir las tareas de planificación y preparación de la auditoria, preparar y presentar el
Informe general de Auditoria a la dirección o representante de la dirección
 Revisar el informe con el auditor asignado y envía copias de los informes de la
auditoria al representante de la dirección. Así mismo representa al equipo auditor
ante la Gerencia
El Auditor Asignado es responsable de:
 Preparar un plan de auditoria basado en los resultados de auditorias anteriores y los

planes de los departamentos.
 Notificar a las secciones a ser auditadas y enviar el plan correspondiente al
responsable de departamento o sección.
 Preparar la lista de verificación de la auditoria según el formulario FR-SGI-08224 Lista
de Control para la Auditoria
 Registrar las acciones correctivas

El Auditado es responsable de:
 Poner a disposición del auditor asignado los medios necesarios para la auditoria,
facilitando el acceso a las instalaciones y documentos relevantes, cooperando para
asegurar el éxito de la auditoria
 Estudiar las causas de las no conformidades y establecer los tiempos para ejecutar
las acciones correctivas que deriven del Informe de Auditoria.
 Ejecutar las acciones correctivas.
ANTES DE UTILIZAR ESTE DOCUMENTO VERIFICAR QUE CORRESPONDE A LA ÚLTIMA REVISIÓN

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5 DESARROLLO
La definición de los criterios de la auditoria interna referidos al alcance de la misma, su frecuencia y

metodología se indican a continuación:
5.1 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA INTERNA
 Auditar todas las áreas cuyos procesos son controlados por el SGI dos veces al año.
 En las áreas donde se produzcan cambios de personal jerárquico, se implanten
nuevos procedimientos, se presenten quejas o reclamos reiterados (internas y
externas), se recomienda hacer una auditoria interna adicional.
 La Dirección puede definir prioridades para las auditorias internas.
 Se pueden realizar auditorias internas extraordinarias cuando sean solicitadas al SGI
por cualquier gerencia de área o un cliente externo.
 Se debe contar con un mínimo de 3 auditores internos calificados según el
procedimiento PR-SGI-01001 competencia de los auditores internos del sistema de gestión
integrado en FANCESA
 Ningún auditor interno debe ser designado para auditar su misma área o
departamento.
5.2 PROGRAMACION DE LAS AUDITORÍAS
 El Auditor Jefe programa las auditorias internas y externas de la calidad a realizarse

en la gestión en FR-SGI-08221 Programa de Auditorias donde se incluyen los procesos
(áreas o departamentos) a ser auditadas, los numerales de la Norma NB-ISO
9001:2000, NB-ISO 14001:2001 y OSAS 18000, relacionados con cada proceso y las
fechas probables para la realización de las auditorias.
 El Director del SGI aprueba el FR-SGI-08221 Programa de Auditorias e instruye la
comunicación del mismo a los gerentes de área y a los jefes y encargados de los
diferentes departamentos y áreas de la organización.
 El Auditor Jefe asigna a los auditores para las auditorias internas programadas.
5.3 PREPARACION DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
 El Auditor Jefe y el Auditor Asignado deben elaborar el plan de auditoria cumpliendo

con el contenido y formato del formulario FR-SGI-08222 Plan de Auditoria, el cual se
envía en papel físico o en forma electrónica al responsable de área (auditado) con 2
días de anticipación como mínimo a la ejecución de la auditoria, junto con el
formulario FR-SGI-08223 Convocatoria a Auditoria Interna. Si el auditado no manifiesta su
desacuerdo fundamentado dentro de las 24 horas siguientes, el plan se da por
aceptado.

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 Si se requiere, el Auditor Jefe y el Auditor Asignado preparan la lista de verificación

según el formulario FR-SGI-08224 Lista de Control para la Auditoria. Sí el auditor
asignado requiere otros documentos de referencia para la preparación de la auditoria
los podrá consultar en las oficinas del SGI.
5.4 REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA
 Se inicia con la reunión de apertura a la hora, fecha y sitio acordados en el formulario

FR-SGI-08222 Plan de Auditoria con la presencia de los auditores, auditados y
responsable del área a auditar, firmando como constancia el registro FR-SGI-08225
Reunión de Apertura. Se hace la presentación de los auditores, aclarando la
metodología descrita en el plan de auditoria, el motivo y circunstancias de la auditoria
y acordando la hora y el sitio de la reunión de cierre.
 Se toma nota de las observaciones relevantes recogidas a través de entrevistas,
revisión de documentos y registros, observación del proceso in situ.
 Culminada la recolección de información, los auditores deben revisar los hallazgos y
evidencias y elaborar las conclusiones para presentarlas en la reunión de cierre.
 En la reunión de cierre, los auditores presentarán las observaciones y conclusiones
de la auditoria, informando las no conformidades y fortalezas encontradas, aclarando
las inquietudes de los auditados. Se debe dejar establecido que el jefe de área tiene
responsabilidad en la ejecución de las acciones correctivas, si es que hubieran,
firmando como constancia el registro FR-SGI-08226 Reunión de Cierre.
5.5 ELABORACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA
 Para cada área auditada se debe elaborar el informe de auditoria IF-SGI-08221

Resultados de la Auditoria Interna, en un plazo de 3 días hábiles, detallando las
observaciones y no conformidades encontradas y relacionando la evidencia con el
requisito de la norma que lo sustenta.
 Para las no conformidades que se hubieran detectado, se debe añadir un comentario
con recomendaciones, solicitando al gerente de área una investigación de las causas
de las no conformidades encontradas. Debe incluirse la fecha de la próxima auditoria
en la que se hará seguimiento a la acción correctiva.
 El auditor debe conservar los documentos originales y los de respaldo en la oficina
del SGI. Una copia del informe debe ser entregado al gerente de área y otra copia se
envía al responsable del departamento o sección auditada.
5.6 CIERRE DE LA AUDITORIA
 La Auditoria interna finaliza con la elaboración del informe de auditoria IF-SGI-08221

Resultados de la Auditoria Interna, en el cual quedan registradas las no conformidades
encontradas.

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5.7 IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
 Es responsabilidad del jefe de departamento o sección auditada, hacer el estudio de

las observaciones y de las causas de las no conformidades detectadas y proponer
correcciones o acciones correctivas según procedimiento PR-SGI-08520 Acción
Correctiva, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del informe IF-SGI-
08221 Resultados de Auditoria Interna.
 El Auditor Asignado es responsable de hacer el seguimiento a la implementación de

la acción correctiva. En caso que no haya evidencia de la implementación de la
acción correctiva en la fecha estipulada, el responsable de departamento o sección
establecerá un nuevo plazo, el cual quedará registrado por el Auditor Asignado en el
IF-SGI-08221 Resultados de Auditoria Interna respectivo.
 Al verificar su implementación se dará por cerrada la no conformidad.

 Para verificar la efectividad de la acción correctiva implementada, se fijará la fecha de
una nueva auditoria en el FR-SGI-08221 Programa de Auditorias . Al realizar el plan de la
nueva auditoria en el FR-SGI-08222 Plan de Auditoria debe considerarse que se trata de
una auditoria de seguimiento, por lo que debe haber referencias a la auditoria inicial.
5.8 INFORME FINAL DE AUDITORIAS
 El Jefe del SGI evalúa los resultados de las auditorias internas, analiza las acciones
correctivas y preventivas implementadas y prepara el IF-SGI-08227 Informe Final de
Auditoria Interna, para la Revisión por la Dirección.
5.9 FRECUENCIA DE LAS AUDITORIAS
Dos veces al año.
5.10 FLUJOGRAMA
Para mejor comprensión del procedimiento de Auditoria Interna, se muestra el flujograma siguiente:

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Flujograma DOCUMENTOS RESPONSABLE
INICIO
FR-SGI-08221 Auditor Jefe

Elaborar Programa de Auditorias Programa de
auditorias
Aprobar programa e
informar a jefes de áreas Dirección del SGI
Asignar Auditores
Auditor Jefe
NO
Son
Reasignar independientes Auditor Jefe
auditores
SI
Entregar documentación Auditor Jefe

necesaria
Formulario:
Elaborar plan de FR-SGI-08222 Plan Auditor asignado y
auditoría de Auditorias Auditor Jefe
Internas
Auditor asignado
Enviar plan al responsable de área auditada
Auditor Jefe

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FR-SGI-08224 Lista
Elaborar listas de verificación (si se requiere) de Control para la Auditor asignado y
Auditoria Auditor Jefe
Realizar auditoria FR-SGI-08225

Reunión de apertura Reunión de Apertura Auditor asignado,
Recolección de información Auditor Jefe,
Reunión de cierre Auditados
FR-SGI-08226
Reunión de Cierre
Elaborar informe de auditoria y enviar al responsable del área

IF-SGI-08221 Auditor asignado y
auditada Resultados de Auditor Jefe
Auditoria Interna
NO
Fin Se presentaron no conformidades
SI
Solicitar investigación de causas y acciones correctivas Auditor asignado y

Auditor Jefe
IF-SGI-08221
Estudiar causas de no Conformidades, e implementar acción correctiva
Resultados de Responsable del
Auditoria Interna área auditada
Auditor asignado y
Hacer seguimiento a la implemen-tación de la acción correctiva Auditor Jefe

Realizar auditoria
Reunión de apertura
Estudiar
Elaborar causas
informe
Recolección dedede no
auditoria
información y enviar al responsable del área
Solicitar
Se acciones
conformidades edeimple-
Preparar lapresentaron
auditoría
Reunión y elaborar
no conformidades
cierre auditadalistas de verificación
Fin mentarcorrectivas
acción correctiva
No Si
Documento No.
Rev. No. Página

NO
Se cumplió
Acordar nueva fecha de seguimiento
SI
Cerrar no conformidades
Auditor Asignado
Entregar informe al Auditor Jefe, para elaboración de informe a Dirección, y archivo de auditoriasy internas
Auditor Jefe
en SGI
IF-SGI-08227 Auditor Jefe

Entregar Informe de Resultados de las Auditorias de Calidad paraInforme
Revisión
Finalpor
de la Dirección.
Auditoria Interna
FIN

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6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 PR-SGI-01001 competencia de los auditores internos del sistema de gestión integrado

REGISTROS:
 FR-SGI-08221 Programa de Auditorías Internas
 FR-SGI-08222 Plan de Auditorías Internas
 FR-SGI-08223 Convocatoria a Auditoria Interna
 FR-SGI-08224 Lista de Control para la Auditoria
 FR-SGI-08225 Reunión de Apertura
 FR-SGI-08226 Reunión de Cierre
INFORMES:
 IF-SGI-08221 Resultados de Auditoria Interna
 IF-SGI-08227 Informe Final de Auditoria Interna
7 HISTORICO DE REVISIONES
Rev. Fecha Descripción
0 2004-12-04 Original


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Establecer el procedimiento para la programación, planificación y realización de las auditorias

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de

Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

Evidencia de auditoria: Registros declaraciones de hechos o cualquier otra información que

Hallazgos de auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada

Auditado: Cliente, organización o empresa productiva que es auditada

Auditor: Persona preparada y con la competencia para llevar a cabo una

Auditor Jefe: Auditor encargado de conducir la auditoria.

Auditor Asignado: Auditor encargado de ejecutar la auditoria en un área específica.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Elaborado Revisado Aprobado

695519973.doc Ultima Revisión (3): 2015-05-07; Impresión: 2015-05-07 08:50

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No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

El Auditor Jefe tiene la responsabilidad de:

 Preparar y gestionar los programas de auditorias según el formulario FR-SGI-08221

 Designar al auditor calificado para cada sección a ser auditada

 Preparar un plan de auditoria basado en los resultados de auditorias anteriores y los

 Registrar las acciones correctivas

ANTES DE UTILIZAR ESTE DOCUMENTO VERIFICAR QUE CORRESPONDE A LA ÚLTIMA REVISIÓN

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La definición de los criterios de la auditoria interna referidos al alcance de la misma, su frecuencia y

5.1 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA INTERNA

5.2 PROGRAMACION DE LAS AUDITORÍAS

 El Auditor Jefe programa las auditorias internas y externas de la calidad a realizarse

5.3 PREPARACION DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

 El Auditor Jefe y el Auditor Asignado deben elaborar el plan de auditoria cumpliendo

ANTES DE UTILIZAR ESTE DOCUMENTO VERIFICAR QUE CORRESPONDE A LA ÚLTIMA REVISIÓN

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 Si se requiere, el Auditor Jefe y el Auditor Asignado preparan la lista de verificación

5.4 REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

 Se inicia con la reunión de apertura a la hora, fecha y sitio acordados en el formulario

5.5 ELABORACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA

 Para cada área auditada se debe elaborar el informe de auditoria IF-SGI-08221

5.6 CIERRE DE LA AUDITORIA

 La Auditoria interna finaliza con la elaboración del informe de auditoria IF-SGI-08221

ANTES DE UTILIZAR ESTE DOCUMENTO VERIFICAR QUE CORRESPONDE A LA ÚLTIMA REVISIÓN

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5.7 IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

 Es responsabilidad del jefe de departamento o sección auditada, hacer el estudio de

 El Auditor Asignado es responsable de hacer el seguimiento a la implementación de

 Al verificar su implementación se dará por cerrada la no conformidad.

5.8 INFORME FINAL DE AUDITORIAS

5.9 FRECUENCIA DE LAS AUDITORIAS

Dos veces al año.

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FR-SGI-08221 Auditor Jefe

Entregar documentación Auditor Jefe

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Flujograma DOCUMENTOS RESPONSABLE

Realizar auditoria FR-SGI-08225

Elaborar informe de auditoria y enviar al responsable del área

Fin Se presentaron no conformidades

Solicitar investigación de causas y acciones correctivas Auditor asignado y

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