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PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIA INTERNA

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1.

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de los requisitos (legales y reglamentarios, de los


usuarios y clientes, los de la Organizacin, los de las normas de gestin aplicables
y los establecidos por el ente certificador/acreditador) aplicables al Sistema de
Gestin Integral.
2.

ALCANCE

Incluye las actividades de programacin, planeacin, ejecucin, entrega del


informe de auditora interna y el establecimiento del plan de mejoramiento.
Las auditoras internas se realizan principalmente a los procesos definidos en el
Mapa de Procesos y a las diferentes dependencias que Administracin Central
Municipal.
3.

RESPONSABLES

Comit Directivo del SGI: a) Programar y gestionar los recursos necesarios


para llevar a cabo las auditoras internas del Sistema de Gestin y lograr los
objetivos establecidos para la misma, entre ellos la preparacin de los
auditores internos, la asignacin de permisos al equipo auditor para poder
consultar los diferentes documentos de los procesos asignados y la
disponibilidad de espacios equipados para la reunin de apertura, enlace,
balance y cierre.

Auditor lder: a) Planificar la auditora y asegurar que la misma se desarrolle


de acuerdo con los objetivos, criterios y procedimientos establecidos. b) Guiar
(organizar y dirigir) a los miembros del equipo auditor (incluyendo auditores en
formacin y expertos tcnicos). c) Revisar las listas de verificacin con el
equipo auditor. d) Realizar seguimiento al equipo auditor.

Auditor interno: a) Realizar las auditoras internas dentro del calendario


acordado de forma objetiva e independiente, de acuerdo con las directrices

Elabor: Comit Operativo


del SGI

Revis: Representante de la
Direccin

Aprob: Comit Directivo del


SGI

Firma:

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Fecha:

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establecidas en este procedimiento y generando los respectivos registros


(listas de verificacin e informe de auditora). b) Mantener la confidencialidad y
la seguridad de la informacin.
3.1.

AUTORIDADES

Comit Directivo del SGI: a) Designar el auditor lder y su equipo auditor


(auditores internos y expertos tcnicos de ser necesario), b) Designar guas y
autorizar la participacin de observadores.

Auditor lder: a) Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la


organizacin y el auditado, b) Evaluar al equipo auditor, c) Redactar el informe
final de auditora.

4.

GENERALIDADES

Las auditoras internas son realizadas preferiblemente por empleados de la


Administracin Central Municipal, pero el Comit Directivo del SGI con el fin de
garantizar la independencia en la ejecucin de la auditora, puede asignar como
auditores a personas distintas a los empleados de la Organizacin, siempre que
renan los requisitos de calificacin exigidos para el efecto.
Los auditores externos deben firmar un compromiso de confidencialidad (F-MC01) respecto a la informacin recibida, dicho compromiso puede estar incorporado
en el contrato que se realice para estos fines o en un documento independiente
debidamente firmado.
Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor no debe revelar el contenido de los
documentos, otra informacin obtenida durante la auditora ni el informe de
auditora a ninguna otra parte, sin la aprobacin explcita del Director Cientfico.
Los auditores externos deben recibir previo al desarrollo de la auditora la
induccin, en la cual se presentan todos los riesgos y peligros a los que puede
estar expuesto y los controles que se dispone.
4.1.

DEFINICIONES

Auditado: Persona u organizacin sujeto de auditora.

Auditor Calificado: Persona facultada para desempearse como auditor.


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Auditor Lder: Auditor calificado que dirige y coordina el proceso de auditora


desde la planeacin hasta la entrega del informe final.

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener


evidencia de la gestin y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de evaluacin.

Ciclo de Auditora: Revisin de todo el Sistema de Gestin para verificar la


implementacin de sus requisitos.

Evidencia de Auditora: Registro, declaracin u otra informacin pertinente


que surge de la ejecucin de la auditora.

Experto Tcnico: Persona que aporta un conocimiento especfico o


experiencia al equipo auditor.

Gua: Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Hallazgo: Resultado de la comparacin de la evidencia de la auditora versus


el criterio de la auditora dando como resultado la conformidad o no del sistema
con los requisitos.

Observador: Persona que acompaa al equipo auditor pero no audita.

Ver Glosario de Trminos Corporativos.


Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento y que se
encuentran contempladas en las normas ISO 19011, ISO 9000 y NTCGP 1000.
4.2.
4.2.1.

CALIFICACIN DE LOS AUDITORES


Competencias del auditor

Educacin: Profesional universitario si es externo a la Administracin Central


Municipal y como mnimo con una formacin tcnica si es servidor de la
Administracin Central Municipal.

Formacin:

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o Normas nacionales o internaciones relacionadas con los sistemas de gestin


en el cual est certificada / acreditada la ADMINISTRACIN CENTRAL
MUNICIPAL.
o Formacin en normas nacionales o internacionales relacionadas con la forma
de realizar auditoras, como por ejemplo la ISO 19011. (Requisito tanto para
auditores internos y externos)
o Preferiblemente con formacin en herramientas de mejoramiento como por
ejemplo: Diagramas de flujo, hojas de registro, diagramas de causa efecto,
anlisis de Pareto, herramientas estadsticas, grficos de control, histogramas,
indicadores y riesgos.

Habilidades:
o Comunicacin: Capacidad para transmitir a otros ideas y conceptos de
manera clara y coherente.
o Trabajo en equipo: Trabajar con otros de forma conjunta y de manera
participativa, integrando esfuerzos para la consecucin de metas
institucionales comunes.

Las habilidades de los auditores internos se evalan de acuerdo con el formato


Retroalimentacin de Gestin Valoracin de la Gestin (h-2400-029) del Proceso
Gestin del Talento Humano de la Universidad y el formato Evaluacin del
Proceso de Auditora (F-MC-08).
Para auditores externos se tiene como fundamento la experiencia de los mismos y
el formato Evaluacin del Proceso de Auditora (F-MC-08)

Experiencia en auditoras: Para auditores internos, preferiblemente que haya


participado como auditor observador o acompaante en una auditora o en un
simulacro de auditora como por ejemplo una auditora amigo. En caso de
auditores externos se exige haber participado por lo menos en tres auditoras y
con un total de 60 horas de auditora.

4.2.2.

Competencias del auditor lder

El auditor lder adems de cumplir con las competencias definidas para el auditor
interno, debe cumplir con las siguientes competencias complementarias:

Formacin: En la norma ISO 19011, mnimo de 40 horas.


Habilidades: a) Liderazgo y b) Planificacin.
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Experiencia en auditoras: Mnimo 20 horas de auditora certificadas.

4.3.

DURACIN

El ciclo de auditoras se debe realizar en un periodo mximo de doce meses. La


duracin de cada auditora depende del nmero de dependencias y procesos a
auditar, del nmero de auditados y de la competencia del auditor.
5.

CONTENIDO

No.

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Programacin de las auditoras internas:


Programa la realizacin de un ciclo completo de auditoras internas
para periodos continuos de mximo doce meses, utilizando para
ello los formatos de Programa Anual de Auditoras (F-MC-04) y
Control de Riesgos del Programa de Auditora (F-MC-29).
Las auditoras internas se programan, teniendo en consideracin lo
siguiente:
01

Dar cubrimiento a todos los procesos del sistema de gestin y


requisitos de la norma aplicable.
Priorizar en el programa de auditoras los procesos y requisitos
relacionados con el enfoque al usuario, la prestacin del
servicio y la gestin de los recursos.
Enfatizar en aquellos procesos o requisitos en los que se
hayan reportado ms no conformidades en el ltimo ciclo de
auditoras.
La independencia de los auditores, teniendo presente que no
auditen su propio trabajo.

Comit Directivo del


SGI

Planeacin de las auditoras internas:

02

Por lo menos una semana antes de ejecutarse cada auditora,


presenta al Comit Directivo del SGI la propuesta del Plan de
Auditoras Internas (F-MC-05) y del Control de Riesgos del Plan de
Auditora (F-MC-30) para su aprobacin.

Auditor Lder

Una vez el Comit Directivo del SGI haya revisado y aprobado el


plan, se deja a consideracin de los auditados, con la posibilidad
de modificarse.

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No.

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

El Auditor lder y los dems auditores, son responsables de la


preparacin de la auditora, para lo cual realizan la Lista de
Verificacin (F-MC-06) considerando los requisitos de la norma, los
procesos y la documentacin objeto de la auditora, incluyendo los
planes de mejoramiento derivados de auditoras anteriores, estas
listas se conservan como mnimo hasta la entrega del informe final.
Nota: El auditor lder debe advertir en el plan de auditoras el uso
de cmaras fotogrficas o material de audio y video, con el fin de
que sea aprobado por el Comit Directivo del SGI. De igual forma
se aclara que estas evidencias no pueden ser entregadas a
terceros sin la autorizacin de la Comit.
Ejecucin de la auditora:

Reunin de apertura. Es la primer actividad que se debe


considerar en la agenda del plan de auditora; a ella asisten los
auditores y auditados. En la reunin de apertura, los auditores
presentan a los auditados lo siguiente:
o
o
o

El alcance de la auditora
La agenda prevista
La metodologa a emplear in situ o a distancia (entrevistas,
revisin de documentos y registros, listas de verificacin,
observacin en el sitio, anlisis de datos, muestreo, entre
otras)

En la reunin se debe atender cualquier inquietud planteada


por los auditados.
03

Equipo Auditor

Entrevistas, revisin de documentos y registros. Se


desarrollan entrevistas a los auditados, durante las mismas se
van revisando los documentos y registros que el auditor solicite
para verificar la veracidad de la informacin suministrada por
los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a
los requisitos establecidos. Los hallazgos hechos durante las
entrevistas se consignan por los auditores en el formato Lista
de Verificacin (F-MC-06)

Observaciones en el sitio. Cuando sea necesario, se realizan


observaciones directas en el lugar de trabajo, para verificar la
conformidad con los requisitos establecidos.

Reunin de enlace: En caso de ser necesario, durante la


ejecucin de la auditora, el equipo auditor se puede reunir
para aclarar situaciones que se hayan presentado durante la

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misma.

Reunin de cierre. Es la ltima actividad de la agenda del


plan de auditora. En ella los auditores informan a los
auditados acerca de los hallazgos encontrados durante la
auditora, para que estos puedan aportar evidencias que
demuestren lo contrario o declaren la aceptacin de las
mismas.

Nota: Las modificaciones al plan de auditora deben ser


concertadas entre el equipo auditor y los auditados con el auditor
lder, quin en caso de aprobarlas debe generar una nueva versin
de dicho registr.
Entrega del Informe de auditora:

04

Registra en el formato Informe de Auditora (F-MC-07) las no


conformidades y observaciones reportadas en la reunin de cierre
y entrega el informe a las dependencias evaluadas a ms tardar
dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la realizacin de la
reunin de cierre.

Equipo Auditor

Nota: El equipo auditor se debe reunir con el responsable del


proceso auditado y realizar la lectura y aprobacin del informe de
auditora.
Evaluacin del proceso de auditora por los auditados:

05

Con el fin de monitorear el cumplimiento de los objetivos de la


auditora y retroalimentar al equipo auditor, los auditados evalan a
los auditores, utilizando para ello el formato Evaluacin del
Proceso de Auditora (F-MC-08), a ms tardar dentro de los 8 das
hbiles siguientes a la recepcin del informe de la auditora,
informando los resultados al equipo auditor en una reunin por
parte del Representante de la Direccin.

Auditados

Evaluacin del equipo auditor por el auditor lder:

06

Evala el desempeo del equipo auditor empleando el formato


Evaluacin del Equipo Auditor por el Auditor Lder (F-MC-21), e
informa los resultados de la evaluacin y las acciones que se
desprendieron de la misma.

Auditor Lder

Nota: En caso en que aplique.


07

Formulacin y seguimiento al cierre de los hallazgos

Comit Directivo del

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DESCRIPCIN
reportados:

RESPONSABLE
SGI

Se rene mximo una semana despus de presentado el informe y


define las acciones correctivas y/o preventivas junto con los
responsables y las consigna en el formato Plan de Mejoramiento
(F-MC-02).
Realiza seguimiento al cierre de los hallazgos reportados en las
reuniones de Comit Directivo del SGI, de forma que se garantice
el cierre oportuno de los mismos.
Nota: Cuando el anlisis de los hallazgos de la auditora revele
que los resultados de los servicios han sido afectados, debe seguir
el procedimiento para el control del servicio no conforme.

6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
GTC 187. Gestin de la Investigacin, Desarrollo e Innovacin (I+D+i).
Competencia y evaluacin de auditores de I+D+i.
NTCGP 1000. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
NTC-ISO 9001. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos. Apartado 8.2.2.
NTC-ISO 9000. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC-ISO 19011. Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la
Calidad y/o Ambiental.
NTC-ISO/IEC 17025. Requisitos Generales para la Competencia de los
Laboratorios de Ensayo y Calibracin. Apartado 4.14.
Procedimiento para la Toma Acciones (P-MC-02)

7.

REGISTROS
Compromiso de confidencialidad (F-MC-31)
Control de Riesgos del Plan de Auditora (F-MC-30)
Control de Riesgos del Programa de Auditora (F-MC-29)
Evaluacin del Equipo Auditor por el Auditor Lder (F-MC-21)
Evaluacin del Proceso de Auditora (F-MC-08)
Informe de Auditora (F-MC-07)
Lista de Verificacin (F-MC-06)

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Plan de Auditoras Internas (F-MC-05)


Plan de Mejoramiento (F-MC-02)
Programa Anual de Auditoras (F-MC-04)

8.

NOTAS DE CAMBIO

No.
01

9.

BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO


No aplica para la primera versin.

VERSIN
FINAL

FECHA

01

ANEXOS

No aplica para este documento.

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