Unidad #1 - Conceptos de La Admon de Proyectos

Administración de Proyectos
Unidad #1 – Conceptos de la
Administración de Proyectos
por:
M.I. Alfonso Cisneros-Campos
Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 1

Unidad 1 – Conceptos de la Admon de Proyectos
Contenido
1. Definición de proyecto
2. Significado e importancia de la Administración de
Proyectos.
3. Fases de la administración de proyectos
4. Planificación de los parámetros de un proyecto.
(alcance, estructura, especificaciones y estimaciones
de tiempos, costos y recursos).
5. Actividades del proyecto
6. Matriz de asignación de responsabilidades control
mediante gráfica de Gantt

Los valores del profesional de la

Dirección de Proyectos
“Un proyecto es un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único”.

Valores: Responsabilidad
de:
Nuestra obligación
de hacernos cargo
Las “Un proyecto es un esfuerzo temporal

decisiones que tomamos y de
queno
las que se tomamos,
lleva a cabodepara
las crear un
medidas que tomamos
producto, servicio oyresultado
de las único”.
que no, y de las consecuencias que
resultan

Valores: Respeto
Nuestro deber de demostrar consideración por:

Nosotros Los que se lleva a cabo para crear un

Los recursos que nos fueron confiados
mismos demás producto, servicio o resultado único”.
Personas
Recursos
y su Di nero Reputación naturales
seguridad

Valores: Equidad y Honestidad
Nuestro deber de Nuestro deber de

tomar decisiones y comprender la
Honestidad
actuar de manera verdad y actuar
Equidad
imparcial y objetiva. con sinceridad,

Nuestra conducta no tanto en cuanto a
debe presentar intereses nuestras
personales en conflicto, comunicaciones
prejuicios ni
:
como a nuestra
:
favoritismos. conducta.

¿Qué es un proyecto?

que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único”.
• (PMI, 2017): PMBOK Guide® – 6ta Ed. p. 4

Propósito del Proyecto

Valor de la Organización
Estado Futuro
Incremento de
Valor del negocio
Actividades
del Proyecto
Estado
actual
Generar Valor

Categorías que detonan un proyecto
Cumplir con requisitos Satisfacer las solicitudes o

Legales necesidades de los
Sociales interesados
Proyecto
Crear, mejorar o reparar Implementar o Cambiar las

un producto, proceso o estrategias de negocio o sus
servicio tecnologías
• (PMI, 2017): PMBOK Guide® – 6ta Ed. p.

8
¿Qué es la dirección de proyectos?
“Es la aplicación del conocimiento, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo”.
(PMI, 2017): PMBOK Guide® –6ta Ed. p. 10
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Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos-
10
Portafolios, programas, proyectos y

operaciones
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11
Dirección organizacional de proyectos
Revisión y ajuste del

Ambiente
Portafolio
Organizacional
Decisiones Programa Entrega

Portafolio Materialización
Estrategia de y
de Operación
resultado del Valor
valor
Proyectos s
Análisis de Impacto del

Negocio
Análisis del Desempeño

del Valor

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Lámina 13
13
Ciclo de vida del proyecto
Lámina 14
14
Tipos de ciclo de Vida
Adaptativo (Ágil):
Incremental:
Un enfoque que es tanto iterativo
Un enfoque que proporciona
como incremental para refinar los
entregas finales que el cliente puede
elementos de trabajo y entregar con
usar de inmediato
frecuencia.
Predictivo:
Iterativo:
Un enfoque mas tradicional, con la
Un enfoque que permite la
mayor parte de la planificación
retroalimentación del trabajo no
ocurriendo por adelantado, luego
terminado para mejorar y
ejecutando en una sola pasada, un
modificar ese trabajo
proceso secuencial
Lámina 15
15
El contínuum de los ciclos de vida
Lámina 16
16
El Ciclo de Vida Predictivo
Predictivo:
Un enfoque mas tradicional, con la mayor parte de la
planificación ocurriendo por adelantado, luego ejecutando en
una sola pasada, un proceso secuencial
Lámina 17
17
El Ciclo de Vida Iterativo
Iterativo:
Un enfoque que permite la retroalimentación del trabajo no
terminado para mejorar y modificar ese trabajo
Lámina 18
18
El Ciclo de Vida Incremental
Incremental:
Un enfoque que permite la retroalimentación del trabajo no
terminado para mejorar y modificar ese trabajo
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19
El Ciclo de Vida Adaptativo (Ágil)
Lámina 20
20
El Ciclo de Vida Híbridos
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21
El Ciclo de Vida Hibridos
Definiendo entregables.
Proporcionando la secuencia lógica de las

actividades de un proyecto
Permitiendo la medición del desempeño del proyecto
Proporcionando bases para la toma de decisiones
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Factores que influyen en los proyectos
Influencias
EEF’s OPA’s Internos
Bases de
Procesos, Políticas
Externas Internas conocimiento de la
y Procedimientos
organización
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23
Factores ambientales Internos
Cultura de la organización
• Valores, normas, lineamientos, creencias,
expectativas, costumbres, políticas, procedimientos,
relaciones de autoridad, etc.
Estructura de la organización (factora ambiental)
• Restringe o pauta los términos en que los recursos
están disponibles para el Proyecto.
• También puede afectar la forma en la que va a ser
administrado cada uno de los recursos humanos
asignados
▪ Funcional
▪ Matricial
▪ Orientada a Proyectos
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24
Factores Ambientales Externos
Existen elementos tangibles e intangibles

externos, que rodean o influyen en el éxito del
proyecto.
• Condiciones del mercado

• Normativas y estándares
• Recursos humanos existentes
• Procesos y Sistemas
• Clima político
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25
Culturas y estilos organizacionales
La cultura organizacional está formada por las

experiencias comunes de los miembros de la
organización y la mayoría de las organizaciones han
desarrollado culturas únicas a lo largo del tiempo
mediante la práctica y el uso común.
Las experiencias comunes incluyen, pero no se limitan a:
• Visiones, misión, valores, creencias y expectativas
compartidas;
• Regulaciones, políticas, métodos y procedimientos;
• Sistemas de motivación y recompensa;
• Tolerancia al riesgo;
• Visión de las relaciones de liderazgo, jerarquía y autoridad;
• Código de conducta, ética laboral y horario laboral;
• Entornos operativos.
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26
Procesos, Políticas y Procedimientos
1. Incluyen entre otros:

• Inicio y Planeación
• Guías y criterios - Estándares
• Ciclos de vida – Plantillas
• Catálogo de proveedores
2. Ejecución, monitoreo y control

• Procesos de “Control de Cambios”
• Matrices de trazabilidad
• Procedimientos de Control Financiero
• Procedimientos de verificación y validación de
productos, servicios o resultados
Lámina 27
27
Las Estructuras Organizacionales
• Estructura Funcional
• Estructura Matricial
• Estructura Orientada a Proyectos
Las estructuras tienen sus propios estilos y

culturas que influyen en la forma en la que se
llevan a cabo los proyectos
Lámina 28
28
Tipos de Estructura Organizacional
Lámina 29
29
Organización Funcional
Lámina 30
30
Organización “Orientada a Proyectos”
Lámina 31
31
Organización “Matricial Débil”
Lámina 32
32
Organización “Matricial Fuerte”
Lámina 33
33
El rol del director del proyecto
Gestión Estratégica y de Negocios

• Habilidades orientadas al negocio.
Liderazgo
• Habilidades para guiar y motivar.
Gestión técnica del proyecto

• Experiencia especifica en la materia.
Lámina 34
34
Las habilidades del Project manager

y de negocio
Gestión estratégica
Gestión de Beneficios y realización

Visión para los negocios
Modelos y estructuras comerciales
Análisis competitivo
Relaciones con los clientes y la satisfacción
Conocimientos y estándares de la industria
Cumplimiento legal y regulatorio
La conciencia y de las condiciones de mercado

Funciones operativas
La planificación estratégica, análisis de alineación Lámina 35
35
proyecto
Gestión técnica del
Prácticas ágiles
La recolección y el modelado de datos
Gestión del valor ganado Gobernabilidad
Gestión del ciclo de vida Gestión del
rendimiento
Gestión de Requisitos y trazabilidad Gestión
de riesgos
Gestión de cronogramas Gestión del alcance
Tiempo, Presupuesto y estimación de costos
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36
Lluvia de ideas
Liderazgo Orientación y tutoría
Gestión de conflictos
Inteligencia emocional Influir
Habilidades interpersonales
Escuchando
Negociación
La resolución de problemas
Formación de equipos
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37
Matriz de asignación de responsabilidades

(RAM)
Uno de los mayores problemas que se presentan en los

proyectos es no dejar claridad con respecto a quien será
el responsable o encargado de una actividad.
Lámina 38
38

(RAM)
Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM)

muestra los recursos del proyecto asignados a cada
paquete de trabajo. Este diagrama muestra los recursos
del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.
Se utiliza para ilustrar las relaciones entre los paquetes

de trabajo o las actividades y los miembros del equipo
del proyecto.
Lámina 39
39

(RAM)
En proyectos grandes, las RAMs se pueden desarrollar en

varios niveles.
• Por ejemplo, una RAM de alto nivel puede definir las
responsabilidades de un equipo, grupo o unidad del
proyecto dentro de cada componente.
• Las RAM de bajo nivel se utilizan dentro del grupo para

designar los roles, responsabilidades y niveles de
autoridad para actividades específicas.
Lámina 40
40

(RAM)
Un ejemplo de RAM es un diagrama RACI, que en inglés

significa
– Responsible (R), persona responsable de ejecutar la
tarea
– Accountable (A), persona con responsabilidad última
sobre la tarea
– Consulted (C), persona a la que se consulta sobre la
tarea
– Informed (I), persona a la que se debe informar sobre
la tarea
Lámina 41
41

(RAM)
Lámina 42
42

(RAM)
Beneficios:
❑ Disminución de sobrecostos al tener claridad sobre los

recursos físicos y humanos que se requieren en el
proyecto
❑ Comprometer los recursos para el proyecto desde la

planeación.
Lámina 43
43

(RAM)
Lámina 44
44

(RAM)
Lámina 45
45

(RAM)
Lámina 46
46

(RAM)
Lámina 47
47

(RAM)
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48

(RAM)
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49
Lámina 50
50
Lámina 51
51
Lámina 52
52

(RAM)
Diseño de la matriz
1. Desplegar una tabla de 7-13 columnas * 5-6 filas.

2. Se barren las filas y a partir de la segunda se responden la
pregunta
• ¿Qué tenemos que hacer aquí?,
• ¿De qué manera puede quebrarse, descomponerse el trabajo
colectivo en 4-5 actividades principales o procesos medulares
(Definición de alto nivel)?
Lámina 53
53
Lámina 54
54

(RAM)
Diseño de la matriz
3. Se barren las columnas y a partir de la segunda se contesta

la pregunta
• ¿Cuáles son las posiciones que tenemos para ejecutar esas
actividad o procesos principales?
Lámina 55
55
4. Los roles y responsabilidad se determinan por posición al indicar
como este participa en las actividades principales
La intervención de cada posición se codifica con cuatro letras: R, C,
A,I. De ahí el nombre de la matriz.
Lámina 56
56

(RAM)
Reglas de construcción:
Al usar la matriz RACI para construir el acuerdo sobre roles y

responabilidades, se recomienda
• Debe haber un solo dueño de un proceso: solo una “A” por

proceso o actividad
• Debe haber siempre por lo menos una persona que ejecuta:

al menos un “R” en cada fila
Lámina 57
57

(RAM)
Acciones inmediatas
• Cuando el equipo usa la matriz RACI para diseñar el pacto
sobre los roles y responsabilidades puede ocurrir que aparezcan
huecos de ejecución, esto es que nadie tenga la R, que nadie
este a cargo de la ejecución de una actividad.
• También puede ocurrir que haya solapamientos, que haya

una o más personas dueñas de una misma actividad.
Llenar los huecos de ejecución y eliminar los solapamientos son

dos acciones que se deben hacer de forma inmediata. Cuando
una actividad es propiedad de muchos, no es de nadie.
Lámina 58
58

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Los valores del profesional de la

“Un proyecto es un esfuerzo temporal

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 3

Las “Un proyecto es un esfuerzo temporal

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Nuestro deber de demostrar consideración por:

Nosotros Los que se lleva a cabo para crear un

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 5

Valores: Equidad y Honestidad

Nuestro deber de Nuestro deber de

imparcial y objetiva. con sinceridad,

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 6

“Un proyecto es un esfuerzo temporal

• (PMI, 2017): PMBOK Guide® – 6ta Ed. p. 4

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 7

Propósito del Proyecto

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos- 8

Categorías que detonan un proyecto

Cumplir con requisitos Satisfacer las solicitudes o

Crear, mejorar o reparar Implementar o Cambiar las

• (PMI, 2017): PMBOK Guide® – 6ta Ed. p.

¿Qué es la dirección de proyectos?

“Es la aplicación del conocimiento, habilidades,

Portafolios, programas, proyectos y

Dirección organizacional de proyectos

Revisión y ajuste del

Decisiones Programa Entrega

Análisis de Impacto del

Análisis del Desempeño

Administración de Proyectos U#1 – Conceptos de la Admon de Proyectos-

Ciclo de vida del proyecto

Tipos de ciclo de Vida

El contínuum de los ciclos de vida

El Ciclo de Vida Predictivo

El Ciclo de Vida Iterativo

El Ciclo de Vida Incremental

El Ciclo de Vida Adaptativo (Ágil)

El Ciclo de Vida Híbridos

El Ciclo de Vida Hibridos

Proporcionando la secuencia lógica de las

Permitiendo la medición del desempeño del proyecto

Proporcionando bases para la toma de decisiones

Factores que influyen en los proyectos

EEF’s OPA’s Internos

Factores ambientales Internos

Factores Ambientales Externos

Existen elementos tangibles e intangibles

• Condiciones del mercado

Culturas y estilos organizacionales

La cultura organizacional está formada por las

Procesos, Políticas y Procedimientos

1. Incluyen entre otros:

2. Ejecución, monitoreo y control

Las Estructuras Organizacionales

Las estructuras tienen sus propios estilos y

Tipos de Estructura Organizacional

Organización “Orientada a Proyectos”

Organización “Matricial Débil”

Organización “Matricial Fuerte”

El rol del director del proyecto