Formulación y Evaluación de

Proyectos de T.I.

El proyecto de TI

M(o). William J. Marín Rodriguez

william.marin@pmi.org.pe
Coordinador unidad investigacion
Voluntario comunidad TI

04 mayo de 2022
Idea - Problema - Necesidad
Los proyectos surgen debido a que hay
necesidades insatisfechas (problemas), o bien,
oportunidades que se pueden aprovechar. Es
decir, los proyectos son respuestas a algo y por
tanto, no deberían surgir como ideas aisladas, sin
ningún contacto con la realidad.

Antes de proponer una idea de proyecto debe

tenerse muy claro cuál es el problema a resolver,
o la oportunidad a aprovechar.
 Idea - Problema - Necesidad

Además, conviene plantear alternativas

de solución (ya que casi siempre, para
un mismo problema, existen diferentes
soluciones), seleccionar las que parecen
mejores y someterlas a un análisis
cuidadoso de costos y beneficios a fin de
optar finalmente por una de ellas, la que
mayores probabilidades tenga de ser la
más rentable.
 Proyectos y planificación estratégica
A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan
estratégico de una organización.
Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes
consideraciones estratégicas:
Solicitud de un cliente (una empresa eléctrica autoriza un proyecto para construir una
nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial).
Demanda del mercado (una compañía automotriz autoriza un proyecto para construir
automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de combustible).
Adelantos tecnológicos (compañía de productos electrónicos autoriza un proyecto para
desarrollar una computadora portátil más pequeña, económica y veloz, a partir de adelantos
en materia de memorias de computadoras y tecnología electrónica).
Requisitos legales (un fabricante de productos químicos autoriza un proyecto para sentar
las pautas para la manipulación de un nuevo material tóxico).
Consideración ambientales (una empresa pública autoriza un proyecto para crear un
nuevo servicio para compartir coche eléctrico para reducir la contaminación).
Necesidad estratégica/oportunidad de negocio (una empresa de capacitación que
autoriza un proyecto para crear un nuevo curso para aumentar sus ingresos).
 Portafolio de proyectos
Centralizada la dirección de proyectos, programas y otros
tipos de trabajos que tienen relación entre si para
lograr los objetivos específicos y estratégicos de la empresa.

Portafolio de
Plan Estratégico Proyectos

Visión Proyecto 1

Programa 1 Proyecto 2

Misión Proyecto 3

Proyecto 4
Selección y
Programa 2
Objetivos Priorización
Proyecto 5

Proyecto n-1
Estrategias Programa n
Proyecto n
Proyectos, Programas y Portafolios
Las estrategias y prioridades de una organización se
vinculan y se establecen relaciones entre portafolios y
programas, y entre programas y proyectos individuales.
 ¿Qué es un Proyecto?

La operación y los proyectos comparten el hecho de ser

realizados por personas, planeados, ejecutados,
controlados y restringidos por recursos.

...Pero difieren primariamente en que las operaciones son

continuas y repetitivas mientras los proyectos son
temporales y únicos.
 Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
único.
–Temporal
• Cada proyecto tiene un comienzo y un final definido, con una duración limitada.
• El proyecto termina cuando se logran los objetivos del proyecto, o cuando los objetivos no
serán cumplidos o cuando la necesidad del proyecto no existe más.
• Los proyectos no son esfuerzos continuos.
–Productos, servicios o resultados únicos
• Un producto que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un artículo, o
un producto final en sí mismo.
• Un servicio o la capacidad para realizar un servicio (por ejemplo, una función de negocios
que apoya la producción o distribución);
• Una mejora en el producto existente o líneas de servicio (por ejemplo, un proyecto Six
Sigma comprometido a reducir defectos), o
• Un resultado único, como un artículo técnico (por ejemplo, un proyecto de investigación)
Campos de acción de los proyectos

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Contexto de iniciación de un
proyecto

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 Clasificación de los proyectos

A. PROYECTOS ESTRATEGICOS
Su objetivo principal es alcanzar, mantener o aumentar una situación favorable de
alguna unidad estratégica (sector económico, región geográfica, grupo de empresas
o área empresarial)
B. PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Su objetivo principal es el desarrollo científico y tecnológico (más conocidos como
proyectos de innovación tecnológica).
C. PROYECTOS DE INVERSIÓN
Su objetivo principal objetivo es el retorno o beneficio económico (proyectos de
renovación o reemplazo, de aumento de capacidad y desarrollo de nuevos
productos).
 PROYECTO DE INVERSION
Proyectos de Inversión

 Es el conjunto de actividades que van desde la identificación y

definición de una necesidad determinada, hasta el momento en que
termina la operación o funcionamiento de los dispositivos que
producen la satisfacción de esa necesidad.
 Clasificación:
A. Según el tipo de producto
B. Según el uso del producto
C. Según el monto de inversión
A.SEGUN EL TIPO DE PRODUCTO

Productos tangibles
Bienes en general
Productos intangibles
Servicios en general
Desarrollo de Software
B.SEGUN EL USO DEL PRODUCTO

Insumos
Base para la producción
Bienes Intermedios
Adicionales para la producción
Bienes Finales
De uso directo
C.SEGUN EL MONTO DE INVERSIÓN
Muy Grande
Más de 30 millones de US$
Grande
De 1.5 a 30 millones de US$
Mediano
De US$ 200,000 a 1.5 millones de US$
Pequeño
De US$ 50,000 a US$ 200,000
No Relevante
Menos de US$ 50,000
 Características de un proyecto

– Elaboración gradual
• Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.
– Proyectos frente a trabajos operativos
• Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en que las operaciones
son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
• La finalidad de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir.
• El objetivo de una operación continua es dar respaldo al negocio.
– Incertidumbre
• El riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si ocurre, tiene un
efecto positivo o negativo al menos en uno de los objetivos de dicho proyecto.
 Características de un proyecto

 Actividades numerosas y en muchos casos complejas.

 Singular: un conjunto de eventos que solo se presentan una vez.
 Con recursos, presupuesto y tiempo limitado.
 Interviene mucha gente, por lo general de diversas áreas y
especialidades.
 Sus actividades están en secuencia.
 Está orientado a objetivos.
 Debe dar como resultado un producto o servicio final.
 Alto nivel de riesgos y complejidad.
 Impacto en el medio ambiente y responsabilidad social.
 Ejemplos de proyectos:

 Diseñar y/o construir una obra de infraestructura.

 Desarrollar, adquirir o modificar un sistema de información.
 Desarrollar un nuevo producto o servicio.
 Implementar un cambio en la estructura, el personal o el
estilo de una organización.
 Implementar un nuevo o mejorar un existente proceso o
procedimiento de negocio.
 Lograr un proyecto exitoso significa….

 Tener un cliente satisfecho.

 Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
 Entregar el alcance acordado entre las partes.
 Cumplir con los plazos, presupuestos y calidad.
 Trabajar con recursos humanos comprometidos con el proyecto.
 No cometer errores de interpretación por mala comunicación.
 Prevenir en lugar de reparar, con una buena gestión de riesgos.
 Gestionar correctamente los múltiples interesados del proyecto.
 Tener un jefe (empresa) satisfecho.

Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o

resultado requerido con el alcance solicitado, puntualmente y
dentro del presupuesto.
 ¿Administración de Proyectos?

 “ Es un proceso dinámico que utiliza recursos

adecuados de la organización de un modo estructurado
y controlado, para lograr unos objetivos definidos
claramente; y que fueron identificados como
necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un
conjunto de restricciones.”
 ¿Qué es un Proyecto de TI?

Un proyecto de TI es un sistema de cursos de acción simultáneos

y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware,
software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más
resultados deseables sobre un sistema de información en una
organización.

Los recursos más frecuentemente utilizados que caracterizan a un

proyecto, son los componentes de la Tecnología de la Información y
Comunicaciones (Tics) como el Hardware, Software y
Comunicaciones
Clasificación de los Proyectos de T.I.

1. Software.
2. Hardware.
3. Comunicaciones, telecomunicaciones, redes.
4. Instalaciones de hardware.
5. Sistemas de misión critica.
6. Auditorias.
7. Peritajes.
8. Consultoría y asesoría.
9. Seguridad informática.
10. Reingeniería de proyectos.
 Que es la Dirección de proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a

las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos.
La dirección de un proyecto incluye:
Identificar los requisitos.
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados.
Implementar, mantener y ejecutar una estrategia de comunicaciones entre los
interesados, que sea activa, eficiente y que propicie la colaboración.
Gestionar los interesados hacia el cumplimiento de los requisitos del proyecto y la
creación de sus entregables.
Liderar y motivar al equipo del proyecto hacia el cumplimiento de sus objetivos
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto.
 Restricciones del proyecto
• La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos
cambia, es probable que al menos otro se vea afectado.
• Un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el

Tiempo
presupuesto, a fin de añadir recursos adicionales para
completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo.
• Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el
alcance o la calidad, para entregar un producto en menos
tiempo por el mismo presupuesto.
• Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos
adicionales.
• El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situación y
equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
Calidad

Los proyectos de alta calidad entregan el producto,

servicio o resultado requerido con el alcance
solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto
 Objetivo de la gestión - ¿Cuál? (1/2)

COSTE
OBJETIVO
COSTE

TIEMPO
REQUISITOS
OBJETIVO

COSTE

OBJETIVO
TIEMPO

REQUISITOS

TIEMPO
REQUISITOS
 Objetivo de la gestión - ¿Cuál? (2/2)

OBJETIVO: garantizar la satisfacción del cliente y darle

una solución.
No sólo es necesario aportarle una solución sino que ésta
solución debe implantarse en un tiempo y con unos
costes acordados.
Para asegurar estos plazos y costes se realizan una serie
de actividades relacionadas con la gestión del proyecto.
 Áreas a gestionar - ¿Cómo?

Procesos

Personas Tecnología
Área a gestionar - Procesos

• Evitar siempre la reinvención de la rueda, tanto en métodos como en

herramientas (no es recomendable ‘’la improvisación’’).
• Analizadas las características del proyecto, los principales procesos a
considerar son casi siempre:
– Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro “cliente”
– Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto
– Como vamos a planificar (definición y seguimiento semanal)
– Asociado a la Ingeniería del Software, que ciclo de vida debe ser
aplicado, centrándose en dos aspectos fundamentales: La obtención
de requerimientos, y la posterior validación en todo el ciclo de vida de
que el software cumple con estos requerimientos (revisiones/pruebas
y gestión de la configuración)
– Como se van a gestionar los costes, no sólo directos, sino también los
indirectos (puesto de trabajo, recursos administrativos, proveedor,
garantías, formación…).
A. Introducción Gestión Proyectos
Área a gestionar - Personas

• Una de las principales causas de proyectos fracasados es la mala definición de

roles y responsabilidades, tanto a nivel interno como del cliente/usuario, que
afloran de manera indirecta (mala valoración, pruebas defectuosas,..)
• Una buena gestión del proyecto ha de permitir definir, y mantener:
– Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final:
• ¿Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores?
• ¿Quien define los requisitos es quien va a usar la aplicación?
• ¿Existen recursos humanos de parte del cliente/organización para
abordar el proyecto?
– Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo:
• Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relación
a la criticidad del rol de cada persona.
• Fijar diferencial capacidades (técnicas y de gestión) con relación a las
necesidades del proyecto.
 Área a gestionar – Tecnología

• Tal vez los aspectos tecnológicos sean los más directamente gestionables
por parte del Gestor de Proyectos.
• De todas maneras, no perder de vista el impacto en:
– Procesos: Riesgos tecnológicos, impacto en ciclo de vida del software,
costes/ahorros,…
– Personas: Formación usuarios finales / no disponibilidad de técnicos
capacitados.
• La tecnología no sólo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el
producto objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la
productividad del propio proyecto, tanto a corto como a medio plazo:
– Gestión documental
– Herramientas CASE
– Planificadores/Simuladores
– Herramientas gestión configuración
– E-Learning, Teleworking
. . . No siempre un proyecto tiene éxito
 En conclusión, por que fallan los
proyectos?

 Fallas en la estimación de tiempos y costos (mala planeación).

 Problemas de comunicación.
 Falta de gestión adecuada de los requisitos de los interesados.
 Falta de control al alcance de los proyectos.
 Ausencia de la gestión de los riesgos.
 Falta de madurez de la cultura de proyectos en la organización.
 Falta de conocimientos sobre Dirección de proyectos.
 No uso de metodologías para la Dirección de proyectos.
 Falta de recurso humano capacitado y calificado.
 Falta de liderazgo.
 Falta de soporte de la Dirección de la Empresa.
 Estructuras organizacionales no apropiadas para incentivar la Dirección de
proyectos.
Consecuencias de las fallas en
los proyectos:

 No cumplimiento de los objetivos de los proyectos (alcance,

tiempo, costos, recursos, calidad, beneficios para el negocio).
 Sobrecostos.
 Uso inadecuado y poco eficiente de los recursos.
 Pérdida de rentabilidad.
 Desmotivación del personal.
 Pérdida de imagen corporativa.
 Pérdida de negocios.
 Que hacer para tener proyectos
exitosos?

 Tener personal capacitado en la Dirección de proyectos.

 Tener una metodología estandarizada en la organización para la Dirección de
proyectos.
 Incentivar en la organización una cultura orientada a proyectos.
 Disponer de una estructura organizacional que apoye la ejecución de los
proyectos.
 Disponer de Directores de proyectos con las competencias y habilidades
requeridas para una adecuada Dirección de proyectos.
 Disponer de personal suficiente, motivado y capacitado técnicamente
para la ejecución del proyecto.
Lo solicitado no coincide con el producto final
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