DOCUMENTOS

Unidad 5 PROFESIONALES EN LA
COMUNICACIÓN
Índice
1. Comunicaciones internas.
2. Otros escritos.
3. Comunicaciones con la
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4. Soportes de los
documentos escritos.

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 1. Comunicaciones internas
En la empresa se utilizan diferentes tipos de documentos de carácter escrito para transmitir información
entre los miembros de la propia organización.

Los más usados: Aviso y MEMORANDO→ Lenguaje sencillo, directo.

Sin fórmulas de saludo ni despedida.
Fechados y firmados por la persona que los emite (o sello dpto.)

AVISO, ANUNCIO, COMUNICADO, etc.

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 Memorando
(Comunicado de régimen interno, Nota interna, Comunicado interno)

Para: Recursos Humanos

De: Contabilidad
Fecha: 10 de mayo de 2021
Asunto: Datos de nóminas y seguros sociales

• Mensaje escrito interdepartamental

• Se quiere dejar constancia escrita:
✓ Solicitud de informe
✓ Acompañar informe Lucía Fernández
Jefa de Contabilidad
✓ Dar instrucciones de funcionamiento
Se indicará, al final del escrito, si hay documentos anexos.
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OTROS DOCUMENTOS INTERNOS relacionados con
las reuniones de empresa:

Convocatoria: documento en el
que se cita a una o varias personas a participar
en un acto (reunión, junta de accionistas,
asamblea, evento…)
Información que debe contener:
- Personas convocadas.
- Hora, fecha y lugar de la celebración de la
reunión.
- Orden del día (=aspectos y puntos a tratar).
- Fecha del documento.
- Firma del remitente (presidente, secretario o
administrador)

Se enviará con antelación suficiente para que los

convocados puedan acudir y prepararse los temas a tratar.

Existen plazos mínimos legales según el tipo de reunión de

que se trate (pej. asamblea de socios de la empresa).
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 Acta documento que refleja
lo acontecido en una reunión.

Contenido:
- Lugar, fecha y la hora de la reunión
- Nombre y apellidos de los asistentes
y cargos que ostentan..
- Orden del día.
- Intervenciones de los participantes,
acuerdos, votaciones, decisiones
tomadas y ruegos y preguntas.
- Hora de finalización, lugar y fecha y
firmas.

El secretario de la reunión es el encargado de

tomar notas durante el desarrollo de la
reunión para redactar posteriormente el acta.

Con su firma da fe de lo acontecido.

Libro de actas

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 2. Otros escritos Para comunicación interna y externa

El informe
▪ Documento más extenso.
▪ Recoge una exposición detallada y ordenada de determinados
hechos, situaciones, actividades o personas.
▪ Da información a la empresa para la toma de decisiones.

Características
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Tipos de informes:

• Personal (sobre una persona concreta)

Según el contenido • Empresarial (actividad empresarial o hecho interesante)

• Descriptivo o expositivo (expone hechos de forma

objetiva)
Según la evaluación • Valorativo o interpretativo (se interpreta y valora los
datos aportando recomendaciones, propuestas y
conclusiones)

• Interno (elaborado en la propia empresa)

Según el ámbito • Externo (elaborado por una entidad ajena a la
empresa = informe técnico)

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 Documento que describe las actividades realizadas por una
Memoria de actividades empresa durante un periodo de tiempo concreto y los
resultados obtenidos (suele centrarse en destacar logros).

Estructura más usual de los informes:

Ejemplos de
informes:
https://www.c
aixabankdualiz
a.es/es/centro
-de-
conocimiento/
publicaciones/

▪ Fecha y firma

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(Documento incompleto)
 En pág. 114 del libro
11. Elabora un informe evaluativo en el que se analice la evolución de tu trabajo en equipo este curso.

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El certificado
Pueden ser emitidos por Administraciones Públicas y empresas
privadas. Varios tipos: laborales, académicos, médicos, de
empadronamiento…

PABLO MUÑOZ MÁRQUEZ, DIRECTOR DE RECURSOS

HUMANOS DE MUEBLES CARRACEDO, S.L. (2)
(5) Fórmulas:
• Y para que conste a los efectos oportunos firma (firmo) el
presente certificado en…
• Y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del
interesado, firma (firmo) el presente certificado en…
• Y para que conste donde y cuando proceda firma (firmo)…

Certificación
académica:

Certificación de asistencia y aptitud:

Certificado de
asistencia a
curso firmado
con firma digital
Certificado de
formación con
firma digital
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 El saluda

Características:
(1)

(2)

(1) Encabezado (membrete, nombre y cargo de la persona que lo emite.

(2) Cuerpo (Palabra SALUDA destacada, y el contenido y objeto de la
comunicación que puede ser una invitación, felicitación…)
(3)
(3) Pie (frase cortés, solicitud de confirmación de asistencia… y fecha)
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Elaborado a partir del modelo disponible en: https://www.unizar.es/identidad-corporativa/otros-
recursos-de-identidad-visual Fuente: http://crmahoh.blogspot.com/2011/05/saluda-y-felicitacion-del-cabildo.html 20
 La invitación

Características:

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La tarjeta de
visita
Contienen:
Nombre (logotipo, isotipo…)
Dirección de la empresa
Nombre, apellidos y cargo
Número de teléfono
Correo electrónico, web, RRSS, etc.

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Notas de prensa o
comunicados
Estructura: ▪ También se usa para
explicar noticias que
puedan afectar
negativamente a la
empresa.
▪ Herramienta eficaz y
gratuita de relaciones
5W+H públicas.
▪ Se debe redactar de forma
que atraiga la atención de
los medios de
comunicación.

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3. Comunicaciones con la Administración
Sometidas a una serie de normas en la forma y contenido. Estilo impersonal

Tratamiento: Fórmula de cortesía que, según las normas de

protocolo, hay que utilizar cuando nos dirigimos a
determinadas autoridades.
Aunque hoy en día se recomienda suprimir los tratamientos
siempre que sea posible, se mantienen para los cargos de
Director/a General y superiores. Al resto Señor/ Señora.

https://www.protocolo.org/social/tratamientos/los-tratamientos-oficiales-sus-abreviaturas-tratamientos-civiles-militares-y-religiosos.html

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 Se utiliza para solicitar algo a la Admón.
Pública: solicitud de licencia de apertura, de
La instancia o solicitud obras, solicitud de ayudas o beca,
convalidaciones….
Recomendaciones:

✓ Se presentan en A4 blanco distribuyendo el contenido.

✓ Márgenes amplios (izdo. mayor que el dcho.)
✓ Margen superior: 4cm desde borde, si el documento lo
permite.
✓ Espacios:
• Entre encabezamiento y exposición
• Entre exposición y solicitud
• Entre solicitud y fecha (mejor sin números)
✓ Breve, clara y respetuosa
✓ Se redacta en tercera persona
✓ En algunos casos se facilita modelo impreso y a veces
tienen plazo de presentación establecido (oposiciones,
ayudas…)

Modelo de instancia:
https://e-
ducativa.catedu.es/44700165/aula/archivos/repositorio//500/573/html
/Unidad_02/imagenes/11.pdf 29
Todos los datos en el
mismo párrafo separados
por comas

Cada párrafo finaliza con

un punto menos el último
que es con coma

En mayúsculas 30
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El oficio para informarles de
hechos que les afectan. El remitente siempre será la Administración.

Con el oficio nos responde a las solicitudes y

recursos planteados.

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El recurso

✓ Estructura similar a la instancia: encabezamiento,

cuerpo y pie.

✓ Se indicará la resolución contra la que se

recurre.

✓ Se presentarán las alegaciones

correspondientes.

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4. Soportes de los documentos escritos
4.1. El papel
✓ Offset (papel de cartas, sobres,
ideal para fotocopias o imprimir
con impresoras laser).
✓ Estucado o satinado (para
cubiertas de libros, revistas,
catálogos)
✓ Ecológico
La empresa debe causar buena
impresión en sus comunicaciones.
- Medio tradicional utilizado
- Actualmente los documentos se elaboran utilizando
ordenadores y procesadores de texto.
- Es el soporte habitual en documentos profesionales
relevantes.
- Tamaño normalizado en diferentes formatos. DIN A -4
(210 x 297 mm) el más usado.
Los documentos se guardan en sobres para su envío.
Su tamaño va en consonancia con el papel utilizado.
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Sobre americano o DL: para A4 doblado en 3 partes

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 4.2. Soportes digitales
- Cada vez más documentos llegan en soporte digital.
- Los soportes digitales permiten la redacción y transmisión de documentos sin necesidad
de imprimirlos.
- Estos documentos se almacenan en dispositivos informáticos o la nube y se envían a
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través de correo electrónico, mensajería instantánea, o plataformas específicas de desconocido está bajo
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empresas y AAPP.

4.2.1. El correo electrónico

Gracias a su rapidez y menor coste se ha convertido en un canal habitual para transmitir
mensajes escritos. https://www.lifeder.com/ventajas-desventajas-correo-electronico/

VENTAJAS DESVENTAJAS
Menor coste Recepción distinto de leído
Mismo mensaje varios destinatarios Requiere dispositivo electrónico
Minimiza impacto ambiental Necesario acceso a internet
Asíncrono Facilita robo de información
Rapidez y comodidad Propagación de virus y spam
Errores en destinatario 41
Estructura:

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Permite priorizar y organizar los correos.
Debe ser breve pero aclaratorio

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Antes de enviar, releer y verificar:

❑ ¿Son correctas las direcciones de correo a las que se les va a enviar el email?
❑ ¿Estás enviándolo desde la cuenta adecuada?
❑ ¿Están los nombres bien escritos en el saludo?
❑ ¿Has repasado las faltas de ortografía o de puntuación?
❑ ¿Se han adjuntado correctamente los archivos que comentas en el email?

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Fin.

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