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Relaciones en el Entorno de Trabajo

Tema 1

Documentos empresariales: son el activo más importante de la compañía sobre el que


sustenta la mayor parte del trabajo. Pueden ser a Nivel Interno o a Nivel Externo.

Niveles

✓ Jurídico legal, demostrar a los organismos (AEAT, SS, etc)


✓ De Organización y Gestión, para conocer el estado de la compañía. P.ej. inventario
✓ Comercial, relación con distintos proveedores y clientes

Tipos

✓ Internos
o Convocatorias, cita a determinado evento
o Actas, constancia escrita de una reunión
o Autorización, escrito generado por un superior a un subordinado
o Avisos y anuncios, informaciones que afectan a la organización
o Boletines y revistas, ocio y cultura relacionados con la oranización
o Memorias, refleja dats y actividades de un periodo concreto
o Nota interior, comunicación interna entre departamentos
o Solicitud, escrito dirigido a un superior con una petición
✓ Externos
o Anuncios, para captar clientes
o Carta circular, avisa de un evento a externos a la empresa
o Invitaciones, acercamiento como anfitrión a clientes o proeedores
o Saluda, impreso A5 para ponerse a disposición del receptor
o Tarjetas
▪ Comerciales, finalidad financiera y económica
▪ De visita, finalidad informativa

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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

TEMA 2 LOS EQUIPOS DE TRABAJO Y LA COMUNICACIÓN

El equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o autoasignadas, de acuerdo a sus


habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la
conducción de un coordinador y que posee las siguientes características:

✓ OBJETIVOS COMUNES
✓ CONSENSO
✓ RESPONSABILIDAD CONJUNTA
✓ SINERGIA A MAYOR UNIDAD MEJORES RESULTADOS
✓ CONSTRUCTIVO
✓ COMUNICACIÓN

El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, protocolos y metodologías que usa un


grupo humano para lograr las metas propuestas.

La diferencia respecto a un GRUPO DE TRABAJO es que en este último hay un liderazgo


marcado, individualismo y desconexión/ desunión entre los integrantes.

COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Los flujos de información básicos que nos encontramos en una empresa son

✓ INFORMACIÓN AMBIENTAL procede del entorno y afecta a la empresa


✓ INFORMACIÓN INTERNA la que fluye entre los miembros de la empresa
✓ INFORMACIÓN CORPRATIVA la que se proyecta al exterior de la empresa

La circulación de la información acompañada de la voluntad de comunicar es necesaria para la


buena marcha de la empresa. Ha de ser bidireccional entre superiores y trabajadores. La
calidad de un centro de información empresarial se determina por una serie de factores:

✓ Disponibilidad temporal y geográfica


✓ Profesionalidad, que se de la info correcta
✓ Fiabilidad, la empresa cumple los pactos acordados
✓ Comunicación
✓ Elementos tangibles, instalaciones adecuadas

Debe cumplir con estas características:

✓ RELEVANCIA para las funciones de la empresa


✓ RIQUEZA Y CANTIDAD
✓ TEMPORALIDAD rapidez
✓ CALIDAD precisa y contrastada
✓ ACCESIBILIDAD
✓ SIMBOLISMO la información confiere prestigio y poder

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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

TEMA 3 COMUNICACIÓN. CONCEPTO, ELEMENTOS Y ETAPAS

La comunicación es el proceso mediante el cual una persona o grupo de personas emiten un


mensaje codificado a un receptor o receptores utilizando para ello un canal de comunicación.

La comunicación empresarial se entiende como el conjunto de todos los mensajes que


cualquier miembro de la organización mantiene con otras personas implicadas directa o
indirectamente en la empresa.

Elementos que intervienen en la Comunicación

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✓ Emisor
✓ Receptor
✓ Código es el conjunto de signos y símbolos que codifican el mensaje
✓ Canal el medio físico por el que se transmite
✓ Mensaje la información en sí
✓ Contexto circunstancias que permiten comprender el mensaje
✓ Feedback respuesta del receptor

Etapas de la Comunicación

✓ Codificación, proceso por el que el emisor transforma la idea en palabras escritas,


orales o gestuales
✓ Emisión, el pensamiento se convierte en sonidos, signos o símbolos
✓ Transmisión, el mensaje es enviado al receptor
✓ Recepción, el receptor recibe el mensaje
✓ Decodificación, el receptor interpreta el mensaje
✓ Retroalimentación , el receptor devuelve información al emisor

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TEMA 4 TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

La comunicación puede darse de manera verbal o no verbal:

✓ COMUNICACIÓN VERBAL hace uso de la palabra para transmitir el mensaje entre


emisor y receptor. Puede ser:
o Oral a través de palabras habladas
o Escrita a través de palabras, signos, jeroglíficos, etc. escritos
✓ COMUNICACIÓN NO VERBAL no hace uso de la palabra y suele darse de manera
inconsciente y espontánea, siendo interpretado de manera autómata e incluso

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involuntariamente. Es la forma de comunicación más importante a lo largo de la
historia evolutiva. Puede ser malinterpretada al carecer de feedback. El lenguaje de
signos pertenece a la categoría de comunicación no verbal a pesar de tener una
intencionalidad consciente.
Se pueden dar una serie de consejos para una comunicación no verbal de calidad:
o Mantener una postura abierta, con inclinación hacia la persona.
o Sonreír
o Asentir para hacer saber que está siendo escuchado, aunque no se comparta
su argumento
o Empatizar los gestos, imitar para conseguir acercamiento
o Tacto físico y cercanía

Otros tipos de comunicación

Además de verbal y no verbal se puede clasificar conforme a otros parámetros:

✓ Según el número de participantes


o Individual emisor y receptor
o Colectiva más de dos personas intercambiando mensajes
o Masiva un emisor y muchos receptores
✓ Según a quién se dirige el mensaje
o Intrapersonal emisor y receptor es la misma persona (un diario p.ej.)
o Interindividual dos o más personas se comunican. A su vez puede ser:
▪ Intragrupal dentro de un mismo grupo
▪ Intergrupal entre grupos distintos
✓ Según el canal sensorial EJEMPLO
o Visual
o Auditivo La visualización por una persona no
o Táctil acompañada de un documental de
o Olfativa Youtube es comunicación:
o Gustativa ✓ VISUAL Y AUDITIVA
✓ Según el canal tecnológico: telefónica, virtual o ✓ VIRTUAL O DIGITAL
digital, televisiva, cinematográfica, etc. ✓ INDIVIDUAL
✓ Según la finalidad: publicitaria, educativa, ✓ INTERINDIVIDUAL
periodística, política, etc.

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TEMA 5 REDES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

La información en una empresa circula por medio de redes de comunicación que permiten
que la información tome distintas direcciones dependiendo del nivel de jerarquía:

✓ Ascendente
✓ Descendente
✓ Horizontal

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Esa jerarquía va a determinar también el tipo de redes:

✓ Red de comunicación informal que nace de forma espontánea, son de dirección


horizontal entre miembros de igual jerarquía, sin ejercer ninguna influencia de poder
sobre el/la compañer@.
o Beneficios
▪ Complementan a redes informales insuficientes
▪ Crean y mantienen un buen clima laboral
▪ Aumentan la motivación
o Efectos negativos
▪ Pueden favorecer el desarrollo de rumores e info poco fiable, un
emisor informa a todo su entorno.
▪ Atienden a intereses personales
▪ Se ve influenciada por la relación entre los interlocutores
✓ Red de comunicación formal es establecida por la empresa y respetan la jerarquía
formal. Su objetivo es hacer llegar la información necesaria en el momento preciso.
Cumplen dos funciones:
o Permitir la toma de decisiones
o Motivar al personal

Es una red vertical porque existe diferencia de rango entre los interlocutores y a su vez
puede ser:

o Descendente cuando la información procede de posiciones jerárquicas


elevadas hacia rangos inferiores. Tienen el objetivo de hacer que los
subordinados sepan qué hacer en todo momento y que trabajen
siguiendo patas y órdenes fijadas.
o Ascendente cuando son los trabajadores los que informan a sus
superiores.

Aporta ventajas como:

✓ Mantenimiento de la autoridad
✓ Claridad y concisión de la información
✓ Flujo ordenado de comunicación

Desventaja: pueden provocar una sobrecarga de trabajo.

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MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Son herramientas e instrumentos que surgen con la aparición de la imprenta y que son usadas
en la sociedad actual para informar y comunicar de forma masiva a la población.

Según la estructura física que sirve de soporte para la transmisión de la información podemos

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distinguir:

✓ Medios audiovisuales, transmiten imagen y sonido a la vez.


✓ Medios radiofónicos, solo transmiten de manera oral.
✓ Medios impresos, mensajes codificados de forma escrita.
✓ Medios digitales, surgen en la década de los 80 y se sirven de internet.

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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

TEMA 6 DIFICULTADES Y BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

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Los factores que van a dificultar la comunicación entre los miembros de una organización
reciben el nombre de barreras comunicativas. Son obstáculos que pueden dificultar el proceso
de comunicación y con ello sesgar el mensaje, restarle claridad o nitidez o darle un significado
incorrecto. Pueden clasificarse en:

✓ Barreras semánticas, surgen debido a una mala interpretación del código de la


información:
o Hablar idiomas distintos
o Usar tecnicismos que el receptor no domine
o No concretar lo suficiente
✓ Barreras organizativas, se producen por defectos de elaboración, planificación y
difusión de los sistemas de información:
o Sobrecarga de información, cuando el receptor recibe la misma información

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por distintas fuentes
o Mensajes mal elaborados, cuando poseen errores gramaticales
o Pérdidas por sucesivas transmisiones, si la información pasa por varios
intermediarios
o Falta de previsión, cuando no se comunica algo con la suficiente antelación
✓ Barreras físicas/ambientales
o Ruido, ya que dificulta la escucha y comprensión
o Averías, interferencias y cortes en los canales de comunicación
✓ Barreras comunicativas intrínsecas
o Barreras personales, pueden venir de la mano de cualquiera de los
interlocutores y están relacionadas con aspectos psicológicos de uno u otro:
▪ Actitud, si la actitud es negativa afecta de manera desfavorable a la
comunicación
▪ Estado de ánimo, cuanto peor sea peor será la capacidad de
comunicación
▪ Rasgos de personalidad, puede afectar a la comprensión del mensaje.
Que el emisor conozca dichos rasgos del receptor puede ayudarle a
adaptar el mensaje
▪ Formación, que receptor y emisor tengan distintitos niveles de
formación dificulta el entendimiento entre ambos
o Barreras subjetivas, suceden por la existencia de diferentes sentimientos,
percepciones o creencias de un interlocutor hacia el otro.
▪ Suposiciones no aclaradas, cuando se da por sabida la información y
no se presta la atención necesaria
▪ Comunicación impersonal, cuando no se conoce al emisor y por ello
no se presta el mínimo interés
▪ Desconfianzas, amenazas o temor, cuando existe diferencia jerárquica
entre el emisor o el receptor y por ello no se expresan libremente.

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PAUTAS PARA SALVAR LAS BARRERAS COMUNICATIVAS

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Las preguntas 7, 8, 9 y 10 del cuestionario hacen referencia a estas pautas. Hay que sabérselas todas.

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TEMA 7 RECURSOS PARA MANIPULAR LOS DATOS DE LA PERCEPCIÓN


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

La Percepción es la forma en que las personas interpretan la información que reciben y que
obedece a estímulos cerebrales obtenidos a través de los sentidos. Esta información es
procesada en el cerebro e interpretada ayudándose del contexto, sentimientos y/o
experiencias.

La comunicación depende de las percepción de los receptores y la percepción de dos tipos de


antecedentes que influyen en la misma:

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✓ Antecedentes internos a partir de aprendizajes, creencias o acciones-reacciones de los
individuos.
✓ Antecedentes externos, interpretaciones realizadas debido al tipo de educación,
hábitos, cultura y costumbres de los individuos.

Por lo tanto la valoración perceptiva de cada individuo depende de:

✓ Fisiología del perceptor.


✓ Educación familiar.
✓ Cultura o situación social.

INTERPRETACIÓN

Puede verse influenciada por una serie de recursos que pueden manipular la percepción:

✓ Estereotipos, atribuir a las personas cualidades o características por el hecho de


pertenecer a determinado grupo. Por ejemplo “todos los ingleses son puntuales”.
✓ Efecto halo, provoca que un rasgo concreto se imponga sobre cualquier otra
característica a la hora de crear una idea sobre la persona evaluada. Por ejemplo “Rafa
Nadal es muy buen deportista y por ello una maravillosa persona a la que admiro”.
✓ Proyección, mecanismo mediante el cual una persona atribuye sus propios
sentimientos a otra. Suele ocurrir como mecanismo de defensa.
✓ Expectativas, suponen anticipadamente que las personas se comportarán de
determinada forma ante una situación concreta. Por ejemplo “mi madre se va a
enfadar y me va a regañar porque voy a llegar tarde”.
✓ Percepción, el receptor selecciona solo una parte de la información atendiendo a sus
propios intereses.
✓ Defensa perceptiva, el receptor intenta no atender a la información que no le gusta
como un mecanismo de defensa. Por ejemplo “no veo las noticias porque no puedo
soportar tanta información negativa”.

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Estrategias para manipular percepción

Debido a que sabemos que los demás se formarán una percepción de nosotros mismos a
menudo intentamos regular y controlar, de forma consciente o no, la información que
damos al perceptor para influir en esa impresión de la forma adecuada para crear en los

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demás una imagen nuestra positiva. Usamos para ello las siguientes estrategias:

✓ Congraciamiento, adaptarse a las expectativas de los perceptores para parecer


atractivo ante ellos. Puede conseguirse elogiando a los perceptores o mostrando
acuerdo a sus opiniones.
✓ Intimidación, la persona manipuladora de la percepción intenta demostrar el
poder que tiene sobre el perceptor con amenazas o creando temor y el perceptor
puede adaptarse a los deseos de esta persona para evitar conflictos.
✓ Autopromoción, consiste en esforzarse por mostrar las habilidades o
características positivas para mejorar la propia imagen e intentar ocultar los
defectos. En ocasiones con la intención de aumentar la credibilidad se reconocen
errores menores para que el perceptor crea que está ante una persona auténtica.

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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

TEMA 8 LA COMUNICACIÓN GENERADORA DE COMPORTAMIENTOS


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

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Posturas frente a la comunicación

Frente a un hecho comunicativo las personas que lo están desarrollando pueden comportarse
de distintas formas que determinarán la calidad de la comunicación:

✓ Conducta agresiva
o Impone un criterio para conseguir unos objetivos personales sin importar la
opinión ni sentimientos del interlocutor.
o Suele incluir en el discurso amenazas, intimidación, sarcasmo, enfado,
reproches y expresiones como “Tienes que…”, “Debes…” o “No voy a
permitirte que…”.
o Interrumpe el discurso ajeno puesto que es un comportamiento egocéntrico.
o Utilizan un tono elevado y frío donde predomina el monólogo.
✓ Conducta pasiva

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o Inhibe su comportamiento para evitar la confrontación.
o Excesiva necesidad de agradar a los demás.
o A menudo se sienten incomprendidos y manipulados.
o No se implican en las tareas y muestran conformidad con cualquier decisión de
los demás.
o Usan tono de voz bajo, entonación monótona y expresiones vagas como
“Eh…bueno…”, “Quizá…” o “Vale…”.
✓ Conducta asertiva
o Es capaz de defender sus propios intereses y opiniones al mismo tiempo que
respeta que los demás tengan los suyos.
o Estilo de comunicación perfecto pues facilita la relación entre personas.
o Buscan soluciones satisfactorias para ambas partes.
o Tienen buena autoestima y gustan a los demás.
o Uso de expresiones como “Yo creo…” o “Yo opino…”.

Actitudes que impiden una buena comunicación

✓ Usar sarcasmo o ironía, incongruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal.


✓ Interrupciones del discurso de la persona que habla.
✓ Incoherencia de los mensajes, cuando el lenguaje no verbal desmiente al verbal. Por
ejemplo decir “No estoy enfadado” con esta cara .
✓ Discutir sobre situaciones pasadas o reproches. “Te lo dije”.
✓ Hacer preguntas con reproche que no pretenden obtener información sino molestar.
✓ Acusaciones, amenazas, exigencias que intentan demostrar mayor poder.
✓ Dar consejos no pedidos.

Actitudes que facilitan una buena comunicación

✓ Elegir el lugar adecuado.


✓ Escoger el momento oportuno.
✓ Desarrollar una escucha activa.
✓ No interrumpir el discurso de la otra persona.

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✓ Ser empáticos y comprender la situación comunicativa que rodea a la persona.
✓ Utilizar mensajes con “Yo” y no con “Tú” para evitar acusación o intimidación.
✓ Expresar sentimientos y no opiniones inconsistentes y poco argumentadas.
✓ Recompensar la información que dé el interlocutor para que se sienta valorado.
✓ Mantener una conducta asertiva.

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RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

TEMA 9 LA NEGOCIACIÓN. CONCEPTO Y ELEMENTOS.


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

✓ La negociación se define como acción y efecto de negociar, es decir el proceso por el


cual dos o mas individuos pretenden llegar aun acuerdo que otorgue ventajas a ambas
partes o al menos que conlleve menos desventajas.

✓ Debe cumplir las siguientes características:


o Intervienen dos o más sujetos.
o Dichos sujetos están unidos por un tema.
o Dichos sujetos tienen posturas encontradas sobre el tema en cuestión.
o Ambas partes desean poner fin al proceso negociador de la forma más
satisfactoria para sus intereses.
o Existe por todas las partes intención de solucionar el problema de forma
pacífica.

✓ Tipos de negociación:
o Según el número de partes que intervienen:
▪ Bilateral
▪ Multilateral, a más partes mayor complejidad del proceso negociador.
o Según la estrategia seguida por los negociadores:
▪ De competición, se desarrolla como una confrontación de poder en la
que una de las partes quiere obtener mayor beneficio.
▪ De cooperación: se afronta como un proceso en el que ambas partes
tienen que conseguir beneficios.
▪ Mixtas, es una combinación de ambas.
o Según quién realiza la negociación:
▪ Por personas implicadas.
▪ Por delegación, una persona o entidad ajena actúa en representación.

✓ Toda negociación debe contar con una serie de elementos:


o Sujetos de la negociación.
o Asunto u objeto de la negociación.
o Controversia, posiciones encontradas entre las partes.
o Acuerdo, conclusión a la que se pretende llegar en la que todas las partes
consiguen encontrar una posición beneficiosa. Una vez alcanzado el acuerdo
suele documentarse por escrito en forma de:
▪ Contrato escrito o convenio donde se reflejan por escrito todas las
obligaciones asumidas y se firma por todas las partes mostrando su
compromiso.
▪ Tratado, documento en el que quedan recogidos los acuerdos.

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✓ Factores influyentes en la negociación:
o Factores personales, dependen directamente de los sujetos de la negociación.
Son:
▪ Información de la que se dispone de la parte contraria y sobre el tema
en cuestión. Es vital conocer tanto la posición como los intereses de la
otra parte.
▪ Capacidad de diálogo, un buen negociador debe exponer su postura
de la forma más convincente posible y a su vez ser empático con la
parte contraria. Una alta capacidad de diálogo hará más fácil la
negociación.
▪ Intuición, una persona capaz de adelantarse a los movimientos y
argumentos de la parte contraria podrá reconducir el proceso de
negociación para alcanzar sus objetivos.
o Factores externos, dependen de hechos y acontecimientos que rodean a cada
negociación de forma concreta. Son:
▪ Capacidad para dominar, si existe una parte que controla información
clave puede intentar imponer sus ideas y las soluciones que más le
beneficien.
▪ Grado de dependencia, si una de las partes tiene un necesidad
imperiosa de lograr su objetivo intentará llegar a un acuerdo lo más
rápido posible, esto puede hacer que no logre soluciones óptimas por
haber negociado bajo presión.
▪ Macro y micro entorno, el primero como condiciones sociales,
políticas, económicas o legislativas que condicionan la negociación, y
el segundo como el lugar concreto en el que se desarrolla, el cual
debería ser neutro para igualar condiciones.
▪ Tiempo del que se dispone para alcanzar un acuerdo. Se debe
negociar con tranquilidad pero sin prolongar demasiado el proceso.

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TEMA 10 ESTRATEGIAS DE NEGOCIACIÓN.


Los textos marcados en este color responden a las preguntas del cuestionario

✓ Estrategias de negociación más frecuentes:


o Estrategia distributiva o de competición:
▪ Las partes se ven entre sí como adversarios.
▪ Toman una postura defensiva.
▪ Los sujetos ven el proceso como una lucha de la que deben salir
victoriosos. Esta victoria consiste en obtener el máximo beneficio

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posible para su parte sin importar el resultado que pueda provocar en
la otra parte.
▪ Comunicación agresiva e imperativa, con medios poco tolerantes.
▪ Suele llevarse a cabo cuando una de las partes goza de poder
jerárquico superior a la otra e intenta imponer su criterio sin importar
opiniones ni intereses de los demás, puesto que son considerados
inferiores.
o Estrategia integradora o de colaboración:
▪ Las partes intentan que todos salgan beneficiados de la negociación,
cooperando entre ellos.
▪ Los sujetos ven el proceso como algo en lo que todos tienen que
colaborar.
▪ Las partes son conscientes de que en ocasiones la forma de colaborar
es ceder en ciertos aspectos para que todos obtengan beneficios.
▪ Comunicación asertiva y tolerante.
▪ Suele darse en ambientes en los que ninguna de las partes goza de
posición jerárquica superior. Tienen más capacidad de desarrollar
empatía con los demás porque los ven como iguales.
o Estrategia mixta:
▪ Combina elementos de las dos estrategias anteriores dependiendo de
múltiples factores:
• Actitud de las personas que participan en el proceso.
• Poder de diálogo y convicción que tenga cada parte.
• Etapa de negociación en la que se encuentren.
• Poder jerárquico de cada parte.
• Dirección que tome la negociación.
• Conflictos o controversias que surjan durante la negociación.
• Cambios de comportamiento que desarrolle cada parte.
▪ Esta estrategia se va a adaptando a las circunstancias de cada hecho
negociador.
▪ No se lleva pensada o establecida la postura que se va a adoptar sino
que conforme se va desarrollando el proceso se va cambiando de una
a otra estrategia para conseguir el mayor beneficio posible.

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✓ Tácticas negociadoras:
o La última baza, cuando la negociación está a punto de concluir una de las
partes intenta aportar una última demanda en favor suyo. Para ello puede
manifestar que está siendo engañado y que en tal caso hay que reconsiderar
algún punto del acuerdo.

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o El punto secundario, consiste en conseguir que la otra parte se fije en un
punto que para nuestra parte es secundario y retirar así la atención de los
puntos que para nuestra parte son importantes y no queremos negociar.
o El “descuido” de las notas propias, consiste en que una de las partes deja ver
“por descuido” unas notas con condiciones sobre las que se está dispuesto a
ceder. Esto favorece que la otra parte lo pueda ver y leer y condicione la
negociación.
o Despiezar el paquete, consiste en presentar la demanda dividida en varias
demandas menores y no en bloque. Vamos presentando una a una según se
alcance en acuerdo sobre cada una, así la otra parte tiene la sensación que va
otorgando pequeñas concesiones poco importantes. Con la suma de todas
ellas conseguimos el objetivo de la negociación.

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o Autoridad restringida, consiste en manifestar a la otra parte que no se tiene
autorización para aceptar ciertas propuestas o demandas, aunque en realidad
si se tenga, y con ello conseguir que no se intente ir más allá de los que
supuestamente no se tiene permitido aceptar.

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