CUESTIONARIO “GUIA TECNICA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS”
ANA JULIETH GOMEZ MENDOZA
MARIA ISABEL GONZALEZ POLANCO
LADY TATIANA OLAYA
FRANCY BRIGETTE OSPINA OVALLE
YULIANA ALEXANDRA MOLINA
FLOR NIDIA BARRERA GUEVARA
Gerente de Proyecto
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL FICHA: 1828515
IBAGUÉ, 13 DE ABRIL DE 2020
OBJETIVO
Conocer e identificar la GUIA TECNICA PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS
Y EXPEDIENTES ELECTRONICOS.
PREGUNTAS DE LA GUIA DE GESTION DE DOCUMENTOS Y DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
1. ¿Qué es un documento digitalizado?
A. Conjunto de documentos de un archivo.
B. Consiste en una representación digital de un documento
C. Trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los documentos
D. Proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
2. ¿Cuáles son los objetivos de un documento digitalizado?
A. Clasificación documental, consulta y descripción
B. Descripción e Inventarios documentales
C. Consulta, Tramite y medida de seguridad
D. Tramite y Ordenación documental
3. El documento electrónico cuenta con dos estructuras cuales son
A. estructura física y estructura lógica
B. Estructura Homologa y Estructura simple
C. Estructura lógica y estructura análoga
D. Ninguna de las anteriores
4. ¿A qué hace referencia la estructura física?
A. Digitalización certificada y digitalización con fines archivísticos
B. Hardware, software y Formatos usados para su creación
C. Formatos usados para su creación y Digitalización
D. Ninguna de las anteriores
5. ¿A qué hace referencia la estructura Lógica?
A. Contenido, CCD y Formatos
B. TRD y TVD
C. Contenido, Datos de identificación y metadatos
D. Metadatos y contenido
6. ¿Cuáles son las características de un documento electrónico?
A. Organización, Diligencia e integridad
B. autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
C. Consulta, Fiabilidad, Diligencia y Organización
D. Integridad y organización
7. ¿Qué es autenticidad?
A. Que puede demostrar, que es lo que afirma ser
B. Acceso a un documento o a un grupo de documentos
C. Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario
D. Todas las anteriores
8. Para otorgar autenticidad a los documentos electrónicos las entidades
pueden hacer uso de las siguientes técnicas ¿Cuáles son?
A. Estampas de tiempo, Firmas electrónicas
B. Firmas Digitales, Certificados digitales
C. Código seguro de verificación, Marcas de agua digitales
D. Todas las anteriores
9. ¿Qué es fiabilidad?
A. Reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite
B. Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades
C. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión.
D. Todas las Anteriores
10. ¿Qué es integridad?
A. Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales
B. Fase del proceso de organización documental
C. Cualidad de un documento para estar completo y sin alteraciones
D. Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos
11. ¿Qué se debe hacer si un documento tiene criptografía (técnica de cifrado)?
A. El documento debe ser eliminado
B. solo puede ser visto por la persona que lo envió o lo recibió
C. Cualquier persona pude ver este documento
D. Ninguna de las anteriores
12. ¿Qué es disponibilidad?
A. Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer
cumplir las políticas
B. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una
persona
C. Operación, dada en la fase de organización de documentos.
D. Capacidad actual y futura de que el documento pueda ser consultado
13. ¿Cuáles son las clases de documentos electrónicos?
A. Por su forma de creación
B. Por su origen
C. Por su forma y formato
D. Todas las anteriores
14. ¿Con que objetivo la entidad elabora los documentos?
A. Que sirvan de evidencia y respalden la toma de decisiones
B. Por sus fondos documentales
C. Para gastar más papel
D. De formular, orientar y controlar la política archivística nacional
15. ¿Qué se debe determinar para generar documentos?
A. Formato y diseño del documento
B. Características
C. Medios y técnicas de producción
D. Todas las anteriores
16. Durante el proceso de producción de los documentos se pueden evidenciar
3 momentos ¿Cuáles son?
A. Creación, Recepción, Captura
B. Planear y crear
C. Organizar
D. Ninguna de las anteriores
17. ¿Para la creación de documentos que aspectos se deben tener en cuenta?
A. La elaboración, revisión y firma
B. Identificar las herramientas y mecanismos tecnológicos
C. Identificar el flujo de trabajo
D. Todas las anteriores
18. A que se refiere el concepto "la entrada de los documentos que son
recibidos por diferentes canales o medios de ingreso"
A. Recepción
B. Captura
C. Creación
D. Todas las anteriores
19. ¿Que aspectos se deben tener en cuenta para la recepción de
documentos?
A. Identificar los canales de recepción de documentos electrónicos
B. Listar los campos de información requerida durante el proceso de recepción
C. Identificar y clasificar los tipos de documentos electrónicos recibidos
D. Todas las anteriores
20. ¿Cuáles son los canales de recepción de documentos?
A. Canal presencial y canal telefónico
B. correo electrónico, redes sociales y chat
C. Ventanilla única de trámites, portal web y fax
D. Todas las anteriores
21. a que termino se refiere el concepto "proceso de obtener un documento de
soporte físico haciendo uso de la digitalización
A. Recepción
B. Creación
C. Captura
D. Ninguna las anteriores
22. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para la digitalización?
A. Usar escáner automático para la captura digital
B. Control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad
C. Color cuando la documentación posea información relevante en colores
D. Todas las anteriores
23. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para el mantenimiento de los
documentos?
A. 1.Establecer estrategias, planes y programas de preservación digital
B. 2. verificación continúa a la integridad de los documentos almacenados.
C. 3.Documentar las actividades asociadas a la gestión de documentos
D. 1 Y 2
24. Que requisitos comprende en la etapa de difusión?
A. Acceso y consulta
B. Recuperación y clasificación de acceso
C. visualización de los documentos
D. Todas las anteriores
25. que es el proceso de transferencia?
A. Operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
B. operaciones que se realizan con un documento para clasificarlo
C. Actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite
D. Actividades encaminadas a la planeación de los documentos
26. ¿Los documentos electrónicos cuentan con una estructura?
A. Fisica
B. Análoga
C. Virtual
D. Ninguna de las anteriores.
27. ¿cuenta también con una estructura lógica, que hace referencia al formato
al que es creado el?
A. El documento
B. su contenido
C. los metadatos y los datos de autenticación
D. todas las anteriores.
28. ¿El documento electrónico puede ser creado por?
A. múltiples aplicaciones de software existentes
B. acuerdos
C. leyes
D. ninguna de las anteriores.
29. ¿como es la estructura física del documento electrónico?
A. Es variable ya que depende de los formatos, medios de almacenamiento; el
software y hardware utilizado para su reproducción.
B. su estructura es virtual y se almacena por medio de carpetas.
C. única
D. ninguna de las anteriores
30. ¿En el caso que, los formatos actuales usados en la producción de
documentos no sean los adecuados, la entidad los deberá usar?
A. Utilizar formatos que garanticen la preservación a largo plazo de los
documentos electrónicos.
B. Utilizar formatos abiertos, que garanticen la recuperación, lectura, e
interoperabilidad del documento electrónico a lo largo del tiempo.
C. Formatos que permitan embeber o anexar los metadatos establecidos en el
esquema de metadatos.
D. Todas las anteriores.
31. ¿cuales son los medios o herramientas que se utilizan para producir
documentos electrónicos?
A. Sistemas de Información Corporativos
B. Servidor de Archivos
C. Medios de captura, como: cámaras digitales, escáneres, grabadoras de
sonido, entre otros.
D. todas las anteriores.
32. ¿La estructura lógica implica la forma en que se registra e identifica el
documento electrónico, con el fin de?
A. de asegurar que éste cumpla con las características de autenticidad,
integridad, fiabilidad y disponibilidad.
B. Guardar los documentos físicos.
C. tener una copia de seguridad.
D. ninguna de las anteriores.
33. ¿De que nos habla los datos y el contenido?
A. Al conjunto de información que se desea transmitir en el documento
electrónico, sin importar su tipo.
B. Al soporte de información.
C. Al soporte electrónico.
D. Ninguna de las anteriores.
34. ¿Qué son los metadatos?
A. Describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su
gestión a lo largo del tiempo.
B. Documentos físicos.
C. La copia de seguridad de algunos documentos.
D. Todas las anteriores.
35. ¿Qué son los mecanismos de autenticación?
A. Modelo de metadatos.
B. Es el mecanismo por medio o a través del cual se puede verificar la
identidad de un usuario, una aplicación o un documento electrónico.
C. Sistemas de información.
D. Ninguna de las anteriores.
36. Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trámite.
A. Archivo.
B. Expediente.
C. Normas.
D. Expediente electrónico.
37. Conjunto de documentos electrónicos de archivo correspondientes aún
mismo trámite.
A. Archivo.
B. Expediente.
C. Normas.
D. Expediente electrónico.
38. El expediente electrónico debe contener como mínimos unos elementos.
A. Documentos electrónicos de archivo.
B. Foliado electrónico e índice electrónico.
C. Firma del índice electrónico y metadatos.
D. Todas las anteriores.
39. Foliado electrónico consiste en:
A. Responder a un mismo trámite o asunto.
B. Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico.
C. Enumerar los documentos.
D. Ninguna de las anteriores.
40. El foliado de los expedientes se llevará a cabo mediante un
A. Expediente.
B. Documento.
C. Índice electrónico.
D. Archivo
41. No se podrá eliminar el documento cuando:
A. Hace parte de otro expediente.
B. El tiempo de retención es mayor a la disposición final.
C. A y B son correctos.
D. Ninguna de la anteriores.
42. La identificación de los documentos electrónicos ordenados en orden
cronológico hace referencia a:
A. La disposición final.
B. Archivo electrónico.
C. Índice electrónico.
D. Archivo físico.
43. La debida organización del expediente electrónico debe ser conforme a las
disposiciones de:
A. El archivo de la entidad.
B. Ministerio de las TIC.
C. Consejo Directivo.
D. Archivo General de la Nación.
44. Es la fecha en la que el índice se conforma:
A. Fecha índice contenido.
B. Documento foliado.
C. Tipología Documental.
D. Índice contenido.
45. Es el código único del documento dentro del expediente:
A. Fecha índice contenido.
B. Documento foliado.
C. Tipología Documental.
D. Índice contenido.
46. Es la fecha en la que el documento comienza a ser parte del expediente:
A. Fecha índice contenido.
B. Documento foliado.
C. Fecha incorporación expediente.
D. Valor huella.
47. Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecido en
el expediente:
A. Función resumen
B. Página fin.
C. Valor huella.
D. Página inicio.
48. Que es el ciclo vital de los documentos.
A. Son fases por las que atraviesa un expediente desde la conformación de
los documentos de archivo hasta su disposición final.
B. Son las fases por la cual pasa la documentación.
C. A y B.
D. Ninguna de las anteriores.
49. Los expedientes electrónicos se conforman con:
A. La totalidad de los documentos de archivo.
B. Agrupación en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento.
C. Independencia del tipo de información, formato y soporte.
D. Todas las anteriores.
50. Cuando hay expedientes híbridos, se debe hacer referencia a:
A. Los físicos digitalizados.
B. Todos los electrónicos.
C. A y B.
D. Ninguna de las anteriores.
51. Los expedientes deben crearse a partir de:
A. Las series y sub series documentales
B. Tipos documentales.
C. Actas.
D. Ninguna de las anteriores.
52. Todo expediente debe crearse dentro de:
A. La serie documental.
B. Un documento.
C. Metadatos.
D. Todas las anteriores.
53. Cada expediente deberá seguir los lineamientos de descripción definidos
en:
A. Capítulo IV del acuerdo 005 del 2000.
B. Capítulo IV descripción Documental del Acuerdo 005 del 2013.
C. Capítulo IV del Acuerdo 003 del2019.
D. Ninguna de las anteriores.
54. Las entidades deben emplear Sistemas Informáticos para:
A. Los lineamientos establecidos.
B. La conservación documental.
C. La descripción y ubicación de los expedientes conservados en sus archivos.
D. Todas las anteriores.
55. Es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se
refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de
un trámite.
A. Gestión.
B. Documentos.
C. Trámites.
D. Sub series.
56. Se debe respetar ______________ , y definir claramente el tratamiento del
documento.
A. Principio de procedencia.
B. Orden cronológico.
C. Principio de orden original.
D. Todas las anteriores.
57. La organización dada a los expedientes y unidades documentales, se debe:
A. Mantener sin alteración de ninguna clase.
B. En las fases de archivo central e histórico.
C. A y B.
D. Todas las anteriores.
58. Cuando finalice la actuación o procedimiento administrativo, la autoridad
deberá:
A. Cerrar el expediente.
B. Actualizar el índice.
C. Firmarlo.
D. Todas las anteriores.
59. Se deberán utilizar mecanismos electrónicos, para asegurar, la:
A. Integridad.
B. Confidencialidad.
C. Autenticidad.
D. Todas las anteriores.
60. El cierre de un expediente se produce una vez finalizadas las:
A. Actuaciones.
B. Resuelto el trámite.
C. Procedimiento administrativo.
D. Todas las anteriores.
61. Se deberán contar con lineamientos que definan:
A. Los tiempos de retención y disposición final.
B. Sus documentos electrónicos.
C. Las sub series.
D. A y B.
62. Los lineamientos que definen los tiempos de retención y la disposición final,
deberán estar reflejados en:
A. Proceso de valoración.
B. Proceso de preservación a largo plazo.
C. Proceso de disposición final de documentos.
D. Todas las anteriores.
63. Deben incluir los documentos electrónicos que hacen parte de las series y
subseries, y a su vez registrar los tiempos de retención por series.
A. Tablas de Retención Documental.
B. Tablas de Valoración Documental.
C. Cuadro Clasificación Documental.
D. Todas las anteriores.
64. ¿Con que objetivo la entidad elabora los documentos?
E. Que sirvan de evidencia y respalden la toma de decisiones
F. Por sus fondos documentales
G. Para gastar más papel
H. De formular, orientar y controlar la política archivística nacional
65. ¿Qué se debe determinar para generar documentos?
E. Formato y diseño del documento
F. Características
G. Medios y técnicas de producción
H. Todas las anteriores
66. Durante el proceso de producción de los documentos se pueden evidenciar
3 momentos ¿Cuáles son?
E. Creación, Recepción, Captura
F. Planear y crear
G. Organizar
H. Ninguna de las anteriores
67. ¿Para la creación de documentos que aspectos se deben tener en cuenta?
E. La elaboración, revisión y firma
F. Identificar las herramientas y mecanismos tecnológicos
G. Identificar el flujo de trabajo
H. Todas las anteriores
68. A que se refiere el concepto "la entrada de los documentos que son
recibidos por diferentes canales o medios de ingreso"
E. Recepción
F. Captura
G. Creación
H. Todas las anteriores
69. ¿Que aspectos se deben tener en cuenta para la recepción de
documentos?
E. Identificar los canales de recepción de documentos electrónicos
F. Listar los campos de información requerida durante el proceso de recepción
G. Identificar y clasificar los tipos de documentos electrónicos recibidos
H. Todas las anteriores
70. ¿Cuáles son los canales de recepción de documentos?
E. Canal presencial y canal telefónico
F. correo electrónico, redes sociales y chat
G. Ventanilla única de trámites, portal web y fax
H. Todas las anteriores
71. a que termino se refiere el concepto "proceso de obtener un documento de
soporte físico haciendo uso de la digitalización
E. Recepción
F. Creación
G. Captura
H. Ninguna las anteriores
72. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para la digitalización?
E. Usar escáner automático para la captura digital
F. Control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad
G. Color cuando la documentación posea información relevante en colores
H. Todas las anteriores
73. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para el mantenimiento de los
documentos?
E. 1.Establecer estrategias, planes y programas de preservación digital
F. 2. verificación continúa a la integridad de los documentos almacenados.
G. 3.Documentar las actividades asociadas a la gestión de documentos
H. 1 Y 2
74. Que requisitos comprende en la etapa de difusión?
E. Acceso y consulta
F. Recuperación y clasificación de acceso
G. visualización de los documentos
H. Todas las anteriores
75. que es el proceso de transferencia?
E. Operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
F. operaciones que se realizan con un documento para clasificarlo
G. Actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite
H. Actividades encaminadas a la planeación de los documentos
GLOSARIO
Contenido estable
Contenido de un objeto digital que sólo puede sufrir cambios obedeciendo a un
conjunto de reglas fijas preestablecidas.
Forma documental fija
Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su
contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo,
manteniendo la forma original que tuvo inicialmente.
Vinculo archivístico
La red de relaciones que vincula a cada documento de archivo de forma
incremental con los previos y a los subsecuentes que intervienen en la misma
actividad o agregación, es decir, corresponde a la relación que vincula cada
documento con el anterior y con el siguiente, de acuerdo con el trámite o asunto
conformando así un expediente único.
Por su forma de creación
se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde
un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante todo su ciclo
de vida o documentos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes
tradicionales (como el papel) y se convierten para su utilización en medios
electrónicos.
Por su origen
que pueden ser generados por la administración pública o presentados por los
ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato
que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos,
imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios
electrónicos, bases de datos, entre otros.
Estructura física
El documento electrónico puede ser creado por múltiples aplicaciones de software
existentes, las cuales a su vez funcionan dependiendo de las características
físicas que se encuentren configuradas en el dispositivo o equipo en donde se
encuentre instalado el software. La estructura física es variable ya que depende de
los formatos, medios de almacenamiento; el software y hardware utilizado para su
reproducción.
Formatos
El formato hace parte de la estructura física del documento electrónico y este
permite contener la información para que pueda ser recuperada e interpretada por
un software específico. El formato constituye una parte fundamental del
documento electrónico, ya que de éste depende su disponibilidad en el tiempo.
Proceso de planeación
“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de
los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en sistema de
gestión documental”
Proceso de producción
“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para trámite, proceso en
que actúa y los resultados esperados”
Proceso de gestión y trámite
“Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,
la distribución, incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los
documentos, el control y seguimiento a los trámites que el documento hasta la
resolución de los asuntos”
Proceso de organización
“Conjunto de operaciones que se realizan con un documento para clasificarlo,
ubicarlo, ordenarlo y describirlo adecuadamente”
Proceso de transferencia
“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
o series documentales durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos”
Proceso de disposición de documentos
“Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas retención documental o en las tablas valoración
documental”
Proceso de preservación a largo plazo
“Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento”
CONCLUSIONES
● Debemos conocer sobre el expediente electrónico, de cómo se organiza y
se fole.
● Es importante saber que nos todos los expedientes electrónicos se pueden
eliminar.
● Debemos tener en cuenta que los mensajes de datos reciben el mismo
tratamiento que los documentos en papel.
REGISTRO EVIDENCIAS ENCUENTROS COLABORATIVOS POR SKYPE Y/O
WP
BIBLIOGRAFÍA
Archivo General De La Nación.(2018). Guía técnica para la gestión de documentos
y expedientes electrónicos. Recuperado de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/R
ecursos/Publicacionees/DocumentoOficialV1_GuiaDocumentoYExpedienteElectro
nico26_ENE%202018_v3.pdf
