CORPORACION SUMANDO SONRISAS

NIT. 901.312.959-5
CARRERA 38 A No. 74 – 35
CELULAR 3046513313.
BARRANQUILLA ATLANTICO
HOGAR INFANTIL EL FERRY

Acta de socialización de proceso de gestión documental

Hora: 3:00pm Fecha: febrero 17/2023
MEDIOS PRESENCIAL
DEPENDENCIA QUE Directora
CONVOCA:
Tema GESTION DOCUMENTAL
Lograr que el talento humano conozca la importancia de cumplir
Objetivo: con la gestión documental teniendo en cuenta la

Desarrollo: se inicia la actividad con la bienvenida a los presentes, se les explica el

objetivo de la socialización.
Se continúa explicando la definición y la importancia de la gestión documental.
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental
como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.

Para la implementación del programa de gestión Documental, se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:

Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos

como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas
o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas
de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general,
 CORPORACION SUMANDO SONRISAS
NIT. 901.312.959-5
CARRERA 38 A No. 74 – 35
CELULAR 3046513313.
BARRANQUILLA ATLANTICO

existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de

Correspondencia.

Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de

gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así
como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes
consideraciones:

 Apoyo de la alta dirección.

 Definir el sistema de administración de archivos (centralizado, o
descentralizado).
 Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas relacionadas con
las compras y suministros, las TIC y el presupuesto.
 El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y
dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
 Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental,
organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos.

Por otro lado, en cuanto a los COMPONENTES Y ETAPAS DEL PROGRAMA DE

GESTION DOCUMENTAL
Producción: Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar los documentos que se
producen en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen,
creación y diseño de
formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área
Recepción: Son todas las actividades de verificación y control que la entidad debe realizar
para la admisión de documentos, que
 CORPORACION SUMANDO SONRISAS
NIT. 901.312.959-5
CARRERA 38 A No. 74 – 35
CELULAR 3046513313.
BARRANQUILLA ATLANTICO

son remitidos por una persona natural o jurídica. (Radiación de documentos, registro de
documentos

Distribución: Son todas las actividades que garantizan que los documentos recibidos
lleguen a su destinatario.
Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa.
Organización (Clasificación, ordenación, valoración, descripción,
reprografía, automatización: Conjunto de actividades orientadas a la
Clasificación, ordenación y descripción de los documentos institucionales como parte
integral de los procesos archivísticos
Evaluación: los padres participaron activamente en la jornada, les gusto el tema tratado.
Se les dio respuestas a las preguntas.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Tener en cuenta las
recomendaciones dadas para la
gestión documental. . Talento humano Marzo del 2023
 CORPORACION SUMANDO SONRISAS
NIT. 901.312.959-5
CARRERA 38 A No. 74 – 35
CELULAR 3046513313.
BARRANQUILLA ATLANTICO

Evidencias fotográficas y formato de asistencia.

CORPORACION SUMANDO SONRISAS
NIT. 901.312.959-5
CARRERA 38 A No. 74 – 35
CELULAR 3046513313.
BARRANQUILLA ATLANTICO