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Aplicación Herramientas y Técnicas para

¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨


Gestión de Proyectos de Desarrollo.

Aplicación Herramientas y Técnicas para Gestión de


Proyectos de Desarrollo.

GRUPO CÓNDOR

 Alvaro Enrique Iriarte Aldana


 Carolyn Romero
 Gino Parravidino
 Leónidas Yugcha
 Darwin Ugarte Palomino

ABRIL 2019

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Aplicación Herramientas y Técnicas para
¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨
Gestión de Proyectos de Desarrollo.

CONTENIDO

Marco Gestión Proyectos para el desarrollo....................................................................................... 3


Introducción ....................................................................................................................................... 4
Aplicación Herramientas y Tecnicas para Gestión de Proyectos de Desarrollo. PM4R ........................
1. Acta de constitución del proyecto ..................................................................................... 4
2. Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) .......................................................................... 10
3. Cronograma ..................................................................................................................... 14
4. La Curva de uso de recursos (Curva S) ............................................................................. 18
5. Matriz de Adquisiciones .................................................................................................. .21
6. Matriz de Riesgos ............................................................................................................ .22
7. Matriz de comunicaciones .............................................................................................. .28
8. Matriz de responsabilidades ............................................................................................ 31
9. Matriz de Planificación ..................................................................................................... 35
10. Anexos ............................................................................................................................. .37

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MARCO PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO


Gestión para Resultados en el Desarrollo

La GpRD ofrece un enfoque de gerencia que contribuye al abordaje integral de las distintas
etapas del ciclo de gestión pública, el uso de la información para la toma de decisiones y el
empleo de múltiples instrumentos y metodologías creados tanto por el sector público como por
el privado.
Pilares de la Gestión para Resultados en el Desarrollo.

 Planificación Por
Resultados.
 Presupuesto Por
Resultados.
 Gestión financiera,
auditoria y adquisiciones.
 Gestión de programas y
proyectos.
 Indicé de GpRD.

De suma importancia comprender que las Herramientas del PM4r, se enmarcan dentro de los
pilares de la gestión del desarrollo definida como “Una estrategia de gestión que orienta la
acción de los actores públicos del desarrollo hacia la generación del mayor valor público posible
a través del uso de instrumentos de gestión que, en forma colectiva, coordinada y
complementaria, deben implementar las instituciones Públicas sub nacionales para generar
mejoras sostenibles en la calidad de vida de la población¨ (García López y García Moreno, 2010:
7).

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INTRODUCCIÓN

El Programa de Caminos Departamentales es un proyecto de infraestructura de transporte desarrollado en Perú


entre los años 2006 y 2013 con una inversión de $ 202.63 millones, el cual fue cofinanciado con el Banco
Interamericano de Desarrollo.

El objetivo principal del Programa fue apoyar la descentralización vial, mediante el desarrollo de las capacidades
técnicas e institucionales de los gobiernos regionales; asimismo, el objetivo específico del Programa fue el
proveer una mejor integración y conectividad a la población, un alto nivel de transitabilidad de la red vial
departamental y reducir los costos de transporte y tiempos de viaje a los usuarios a través de inversiones en
rehabilitación, mantenimiento y acciones dirigidas a la mejora del sistema de gestión vial y de transporte.

Durante el desarrollo del presente curso de certificación PM4R, pudimos elaborar las 7 herramientas para la
gestión del Programa, permitiéndonos comprender que contar con estas herramientas oportunamente, hubiese
servido para optimizar el proyecto.

Del análisis efectuado, se pudo determinar que existieron debilidades en la manera como se llevó el proyecto,
análoga toda vez que, en la planificación efectuada, la estimación de costos fue estimada Análogamente; sin
embargo, se evidencia que no se tuvieron algunas consideraciones puesto que se habría considerado que este
proyecto sería muy similar a su predecesor (Programa de Caminos Rurales); asimismo, no se tuvo mapeado a los
stackeholders y no se manejó una matriz de comunicaciones.

Al desarrollar las 7 herramientas se observa que es posible contar con procesos que nos den el control del
proyecto, tomando en cuenta todas las actividades y entregables que se requieren y a los responsables de estas;
de modo tal que permita un monitoreo permanente en búsqueda de que se logre cumplir con el alcance estipulado
en los plazos establecidos y con el mejor costo.

Es importante destacar que en la administración pública existe una alta rotación de personal, entre ellos el
gerente de proyecto y de no contarse con un Acta de constitución, en la cual se deja sentado por escrito una
visión preliminar de los roles y las responsabilidades de los principales involucrados y define la autoridad
del gerente del proyecto; cada nuevo integrante del equipo podría introducir un sesgo personal en el proyecto,
alejándonos de los alcances y metas iniciales; es por ello la importancia de contar con el acta de inicio del
programa y la implementación del plan del proyecto ya que esta herramienta en adelante nos servirá como
referencia para el futuro del proyecto y para comunicar su propósito a los diferentes interesados (stakeholders).

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO


PROCESOS DE CREACIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.

MARCO DISEÑO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS


Desarrollo del acta
Pilares del GpRD.
Planificación Estratégica Juicio de expertos (Detalles Tecnicos).
Planificación Operativa Perfil Del
Planificación Participativa Proyecto SALIDA
Presupuestos Gestión
(PP)
Financiera
Gestión de Programas Documentos ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL
Seguimiento y Evaluación de PROYECTO
Aprobación Racionalidad y Propósito de
Proyecto
PLAN DE DESARROLLO Objetivos del Proyecto
Matriz de Estrategia del Proyecto
Resultados Estructura de Gobernabilidad
Gestión Por Resultados en el
Objetivos del Gerencia y Equipo
Desarrollo (GpRD)
Proyecto Mecanismo de Control de
Provee un Marco coherente Cambios
en los resultados y en las Indicadores
Líneas Bases
mejoras de sostenibilidad de
Metas
estos resultados Componentes
Años
La efectividad de las Comentarios
inversiones de desarrollo se MATRIZ DE
mide con base a los INTERESADOS.
Resultados que los Proyectos
Logren Alcanzar.
ENTRADAS

La Matriz de Resultados.

¨La MdR es una herramienta


Objetivos del Proyecto.
elaborada durante el diseño del
El gerente y el personal del proyecto tienen la
proyecto, que permite desarrollar y
responsabilidad de revisar que los objetivos del
presentar la correlación entre los
proyecto y sus indicadores cumplan con los
objetivos del proyecto y los indica‐
dores de los resultados sectoriales criterios SMART
alineados con las metas de
desarrollo del país” (Guía PM4r).

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DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

¨Desarrollar el acta de constitución del proyecto consiste en crear un documento que organiza la
información que se generó durante la fase de diseño y que se presenta en un formato simple y de fácil
uso” (Guía PM4r).

Se trata de un documento de
inicio de la implementación de
un proyecto, ofrece una visión
del general del proyecto, donde
asigna al gerente y se define su
autoridad

Racionalidad y propósito
del proyecto:
La razón de ser del
proyecto, es decir, lo que el
proyecto pretende cumplir
y el problema que debe
resolver

Objetivos del proyecto.


Una breve descripción de
los objetivos del proyecto
y del impacto esperado

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El acta de constitución del


proyecto es una excelente
herramienta para comunicar
información sobre el proyecto a
todos los interesados

Estrategia del proyecto:

 Breve descripción del modelo de


intervención;
 Alcance.
 Límites del alcance.
 Riesgos, supuestos y restricciones de
alto nivel
 Cronograma resumido de hitos;
 Presupuesto resumido y fuentes de
financiación

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Gerencia del Proyecto.


Las primeras decisiones de la Junta
Directiva es la designación del gerente, es
decir, la persona autorizada para asignar
los recursos de la organización a las
actividades del proyecto y lograr sus
objetivos

Control de Cambios.

 Conformación del comité de


control de Cambios
 Procedimientos y Criterios de
aceptación o Rechazo de
solicitudes de Cambios

Firma del Acta.

Por lo delegados de la Junta


Administrativa del Programa o Proyecto.

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO


 Ofrece una visión preliminar de los roles y las responsabilidades de los principales involucrados
y define la autoridad del gerente del proyecto.
 Sirve como referencia para el futuro del proyecto y para comunicar su propósito a los
diferentes interesados (stakeholders).
 La creación y la aprobación del acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y
asignan la autoridad para utilizar los recursos en las actividades del proyecto.

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CONCLUSIONES

El desarrollo del Acta de Constitución de nuestro proyecto, permitió tener claro los roles y
responsabilidades en el proyecto; asimismo, permitió redefinir algún rol que no estaba plenamente
identificado y que no tenía responsabilidad clara en el proyecto.

Asimismo, nos dimos cuenta que este instrumento permite contar con una visión clara del Proyecto a
cualquier persona que asuma la Gerencia del Proyecto o se integre al equipo, permitiendo tener muy
claro el horizonte buscado, y en adelante nos servirá como referencia para el futuro del proyecto y para
comunicar su propósito a los diferentes interesados (stakeholders).

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ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO – EDT


PROCESO DE CREACIÓN DEL DESGLOSE DEL TRABAJO DEL PROYECTO.

MARCO DISEÑO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS

Pilares del GpRD.


Planificación Estratégica Descomposición del Trabajo del Proyecto
Planificación Operativa
Planificación Participativa
SALIDA
Presupuestos Gestión
Financiera Documentos
Gestión de Programas de
ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL
Seguimiento y Evaluació TRABAJO DEL PORYECTO.
Aprobación
del Proyecto 1. Objetivos del Proyecto
PLAN DE DESARROLLO 1.2 Componentes.
1.3 Productos.
Matriz de 1.4 Entregables
Resultados 1.5 Paquetes de Trabajo
Gestión Por Resultados en el
Desarrollo (GpRD) Objetivos del
Provee un Marco coherente Proyecto
en los resultados y en las Indicadores
Líneas Bases
mejoras de sostenibilidad de
Metas
estos resultados Componentes
Años
La efectividad de las Comentarios
inversiones de desarrollo se INFORMACIÓN
mide con base a los HISTORICA.
Resultados que los Proyectos
Logren Alcanzar.
ENTRADAS
Propósito de desarrollar una EDT.

La EDT, conocida también como Usarla como una herramienta de trabajo diario y no
Work Breakdown Structure (WBS). como un documento que se actualiza una vez por año
para justificar los gastos del proyecto.
“Constituye el primer paso en la Para que resulte útil, la EDT tiene que ser un
planificación de un proyecto. Se documento fácil de modificar, enfocado en resultados
trata de una herramienta que definidos SMART.
consiste en la descomposición Elaborada o ratificada por el equipo responsable de
jerárquica del trabajo para lograr los implementar el proyecto o por quienes deben rendir
objetivos del proyecto y crear los cuentas sobre sus resultados.
entregables requeridos.” (Guía PM4r) Ayuda a establecer la correlación de cada paquete de
trabajo con la meta final y a identificar el 100% del
trabajo requerido para llevar a cabo el proyecto.

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DESARROLLAR EL DESGLOSE DEL TRABAJO DEL PROYECTO. (EDT)

CREACIÓN DE LA EDT EN M-PROJECT El equipo del proyecto inicia el desglose


empezando por el objetivo final del proyecto hasta
llegar al nivel de paquetes de trabajo

REPRESENTACIÓN EDT EN NIVELES JERÁRQUICOS.

SOFTWARE WS SCHEDULE PRO

Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como


para poder asignar fácilmente el trabajo a terceros y
poder monitorear su estado de manera adecuada. Para
determinar si se ha logrado
este nivel de claridad, las variables de tiempo y costos
deberían ser fácilmente identificables.
Si esta regla no se cumple, se debe subdividir aún más
hasta que sea útil para estimar tiempos y costos.(Guía
PM43)

Índices Niveles EDT

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RESULTADO DE DESARROLLAR EL DESGLOSE DEL TRABAJO DEL PROYECTO


ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT)

Componentes: el conjunto de productos agrupados


Objetivo del proyecto. según su naturaleza.
El impacto esperado de los
componentes del proyecto. Se incluye los
Trabajos necesarios
los relativos a la
gestión del proyecto

Productos

Productos
Paquetes de
Trabajos

“En cuanto al nivel de desglose, no existe una regla que indique cuántos niveles
debe tener una EDT; sin embargo, se recomienda que tenga entre tres y cinco.
El equipo del proyecto es el que debe decidir hasta qué nivel de detalle se
requiere, lo cual está muy ligado a la complejidad del proyecto” (Guía PM4r)

En el contexto de la EDT, un entregable es el resultado del esfuerzo, no el


esfuerzo en sí mismo, por no se deben utilizar verbos en la EDT

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CONCLUSIONES

Esta herramienta, nos permitió identificar las actividades que se deben desarrollar en el proyecto
permitiendo además asignar las responsabilidades de las mismas a algún integrante del equipo, incluso
a terceros y sobre todo nos permite poder efectuar un seguimiento a los plazos y costos de cada una de
ellas, lo cual finalmente nos conllevará a desarrollar el proyecto logrando los alcances en tiempos y
costos óptimos.

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CRONOGRAMA DEL PROYECTO


PROCESO DE CREACIÓN CRONOGRAMA DEL PROYECTO.

MARCO DISEÑO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS


Estimación de tiempos
Pilares del GpRD.
Planificación Estratégica Secuencia de actividades
Planificación Operativa Diagrama de red
Planificación Participativa
Ruta crítica
Presupuestos Gestión
Financiera Diagrama de Gantt
Gestión de Programas Compresión
Seguimiento y Evaluació
SALIDA

Documentos
PLAN DE DESARROLLO de Cronogama de Proyecto
Aprobación
del Proyecto
Gestión Por Resultados en el
Desarrollo (GpRD)
Provee un Marco coherente
en los resultados y en las
mejoras de sostenibilidad de
Dependencias
estos resultados
EDT Externas
Estructura
La efectividad de las Desglasada
inversiones de desarrollo se del Trabajo Restricciones
mide con base a los
Resultados que los Proyectos Calendarios de
Logren Alcanzar. Recursos

ENTRADAS HERRAMIENTA CREACIÓN DE


CRONOGRAMA
Propósito de desarrollar el Cronograma.
 Estructura desglosada del trabajo (EDT).
Organiza y define el alcance total del proyecto; los Un cronograma es más que la suma de los tiempos de
trabajos que no están incluidos en la EDT quedan las actividades de un proyecto ya que presenta toda la
fuera del alcance del proyecto. secuencia lógica y los pasos a seguir para entregar los
resultados.
 Restricciones.
Dado que el tiempo es una de las restricciones más
Son factores que limitan las opciones del equipo
importantes de un proyecto, el cronograma se
del proyecto.
convierte en la herramienta que el gerente usará con
 Dependencias. más frecuencia, no solo para controlar el avance del
Pueden ser obligatorias, discrecionales o externas proyecto, sino también para realizar el análisis y los
 Calendario de recursos. ajustes que sean necesarios. (Guía PM4r)
Es la disponibilidad para el uso de los recursos del
proyecto.

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DESARROLLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Estructura Desglosada del Trabajo – EDT Actividades.


EDT Modo de tarea Nombre de tarea Duración Predecesoras
Programada
1 Programa de Caminos Departamentales 129.1 mss
automáticamente
Programada

Basándose en la lista de
1.1 Planes y Estudios Entregados 61 mss
automáticamente
Programada Planes Viales Departamentales Participativos
1.1.1 18 mss
automáticamente Actualizados (24)

paquetes de trabajo
Programada
1.1.1.1 Elaboración de la Actualización de los Planes Viales 12 mss 223
automáticamente
Programada
1.1.1.2 Aprobación de Planes Viales 3 mss 4

identificados en la estructura
automáticamente
Programada
1.1.1.3 Liquidación contrato de actualizaciones 3 mss 5
automáticamente
Programada Planes Viales Departamentales Participativos

desglosada del trabajo, EDT,


1.1.1.4 0 mss 6

El gerente y
automáticamente Actualizados (24)
Programada Estudios de pre inversión Entregados para la
1.1.2 18 mss
automáticamente rehabilitación de caminos departamentales (2,014 Km)

el Gerente y el Equipo del 1.1.2.1

1.1.2.2
Programada
automáticamente
Programada
Formular estudio de pre inversión

Aprobar estudios de pre inversión


12 mss

3 mss
226

9 el equipo del
Proyecto inician asignando las
automáticamente

proyecto
Programada
1.1.2.3 Liquidar contrato de estudios de Pre inversión 3 mss 10
automáticamente
Programada

actividades necesarias
Estudios de pre inversión Entregados para la
1.1.2.4 0 mss 11
automáticamente rehabilitación de caminos departamentales (2,014 Km)

realizan la
Programada Estudios Definitivos Entregados para la rehabilitación
1.1.3 18 mss
automáticamente de caminos departamentales (1,760 Km)
Programada
1.1.3.1 Elaboración del estudio definitivo 12 mss 229
automáticamente
1.1.3.2

1.1.3.3
Programada
automáticamente
Programada
Aprobar estudio definitivo

Liquidar contrato de estudio definitivo


3 mss

3 mss
14

15
estimación
de la
automáticamente
Programada Planes y Estudios Formulados , Aprobados y
1.1.3.4 0 días 16,7,12
automáticamente Liquidados
Programada

duración de
1.2 Red Vial Departamental Rehabilitada y Transferida 52.8 mss
automáticamente
Programada
1.2.1 Caminos departamentales mejorados 32.4 mss
automáticamente
Programada

cada
Caminos departamentales Rehabilitados Operando
1.2.1.1 31.8 mss
automáticamente (1,760 Km)
Programada
1.2.1.1.1 Ejecutar obra de rehabilitación 24 mss 235,232
automáticamente

actividad
21FC-
Programada
1.2.1.1.2 Recepcionar obra 12 mss 30%,117FC-
automáticamente
30%
Programada
1.2.1.1.3 Liquidar obra 12 mss 22FC-9 mss
automáticamente
Programada Caminos departamentales Rehabilitados Operando
1.2.1.1.4 0 mss 23
automáticamente (1,760 Km)
Programada Caminos departamentales con mantenimiento
1.2.1.2 32.4 mss
automáticamente periódico Realizado Operando (3,467 Km)
Programada
1.2.1.2.1 Realizar mantenimiento periódico 22 mss 238,235
automáticamente
26FC-
Programada
1.2.1.2.2 Recepcionar actividad 14 mss 30%,118FC-
automáticamente
30%

Actividades 1.2.1.2.3
Programada
automáticamente
Programada
Liquidar actividad

Caminos departamentales con mantenimiento


14 mss 27FC-11 mss

1.2.1.2.4 0 mss 28
automáticamente periódico Realizado Operando (3,467 Km)

Ya teniendo las Actividades y la Duración de cada una se procede a realizar el diagrama de red
que permite visualizar las dependencias de las actividades y calcular la duración total del
proyecto
El uso de programas de computación como M Project, WS Schedule, facilitan este proceso.

Diagrama de red Elaborado en WS Schedule Diagrama de Gantt elaborado en M Project

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CRONOGRAMA DEL PROYECTO – RUTA CRITICA

Una vez que el equipo del


proyecto ha terminado con
la diagramación de la red de
actividades, es necesario
determinar la ruta crítica.

El proceso de creación del cronograma es iterativo, no lineal.

A medida que se crea el cronograma, el Gerente y el Equipo del proyecto comprenden mejor las relaciones, las dependencias
y la duración total del proyecto.
Esto permite analizar la información para optimizar el uso de los recursos y cumplir con las metas dentro del plazo previsto.
Durante el proceso de planificación del proyecto, el desarrollo del presupuesto detallado, de la matriz de riesgos, de los
planes de adquisiciones y de comunicación, se obtiene información adicional que permite realizar ajustes y cambios en el
cronograma. (Guía PM4r)

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CONCLUSIONES

El desarrollo de esta herramienta, permitió al equipo comprender que un cronograma no solo es la suma de
tiempos de las actividades; si no que estos deben tener una secuencia lógica y el detalle de los pasos a seguir para
entregar los resultados; para lo cual fue de importancia la elaboración del diagrama de red, a través del cual
podemos calcular la duración total del proyecto.

Esta herramienta permitió optimizar los recursos para poder cumplir las metas en los plazos previstos buscando
que los costos del proyecto no se eleven, para ello se debe tener en cuenta los riesgos así como de las
comunicaciones.

En la aplicación en nuestro proyecto, nos permitió ver que hubieron materias por optimizar, las cuales si se
hubieran aplicado en su momento, estamos seguros que el Proyecto hubiese tenido una mejor performance

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CURVA DE RECURSOS – CURVA S


PROCESO DE CREACIÓN CURVA USO DE RECURSOS.
MARCO DISEÑO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS

Pilares del GpRD. Estimación de costos


Planificación Estratégica Análisis del presupuesto
Planificación Operativa
SALIDA
Planificación Participativa
Presupuestos Gestión
Financiera
Gestión de Programas
Cronogama de Proyecto
Seguimiento y Evaluació

Documentos
PLAN DE DESARROLLO de
Aprobación
del Proyecto
Gestión Por Resultados en el
Desarrollo (GpRD) CRONOGRAMA
Provee un Marco coherente Restricciones
en los resultados y en las
mejoras de sostenibilidad de
estos resultados

EDT
Estructura
La efectividad de las Información
Desglasada del
inversiones de desarrollo se Financiera
Trabajo
mide con base a los
Resultados que los Proyectos
Logren Alcanzar.

ENTRADAS

El costo total del proyecto se estima generalmente durante la fase de


inicio (fase de diseño cuando se trata de un proyecto de cooperación
internacional), en la cual se aprueba el presupuesto.
En esta fase, la información de costos está llena de supuestos que Una herramienta que facilita la
requieren una revisión en detalle para asegurar que se pueda iniciar la gestión de costos es la curva de
implementación del proyecto con un presupuesto realista. (Guía PM4r) uso de recursos, conocida como
Curva S.
Se trata de una representación
gráfica de los usos de recursos
“El gerente del proyecto tiene la responsabilidad de hacer la en función del tiempo
revisión del presupuesto para determinar si los supuestos y las
estimaciones originales aún son válidos” . (Guía PM4r)
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DESARROLLAR LA CURVA DE USO DE RECURSOS – CURVA S

EDT Nombre de tarea Duración Nombres de los recursos

EDT Nombre de tarea Costo fijo Costo total Programa de Caminos


1 130.9 mss
Departamentales
1 Programa de Caminos Departamentales $0.00 $213,023,718.00
1.1 Planes y Estudios Entregados 50 mss
1.1 Planes y Estudios Entregados $0.00 $13,828,844.00 Planes Viales Departamentales
1.1.1 16 mss

Asignación de Costos
Planes Viales Departamentales Participativos Participativos Actualizados (24)
1.1.1 $0.00 $1,443,265.00
Actualizados (24) Elaboración de la Actualización de los
1.1.1.1 12 mss
Elaboración de la Actualización de los Planes Planes Viales
1.1.1.1 $1,367,733.00 $1,367,733.00

Fijos a Actividades.
Viales Coordinador de Estudios
1.1.1.2 Aprobación de Planes Viales $0.00 $42,000.00 de Pre inversión,Gerente
1.1.1.2 Aprobación de Planes Viales 3 mss de Obras,Coordinador de
1.1.1.3 Liquidación contrato de actualizaciones $11,032.00 $33,532.00
Planes Viales,Coordinador
Planes Viales Departamentales Participativos
1.1.1.4 $0.00 $0.00 del Programa
Actualizados (24)
Estudios de pre inversión Entregados para la Coordinador de Estudios
1.1.2 rehabilitación de caminos departamentales (2,014 $0.00 $2,793,849.00 de Pre
Km) 1.1.1.3 Liquidación contrato de actualizaciones 3 mss inversión,Coordinador Área
1.1.2.1 Formular estudio de pre inversión $2,505,646.00 $2,505,646.00 Financiera,Coordinador de
1.1.2.2 Aprobar estudios de pre inversión $145,251.00 $152,751.00 Planes Viales
1.1.2.3 Liquidar contrato de estudios de Pre inversión $120,452.00 $135,452.00 Planes Viales Departamentales
1.1.1.4 0 mss
Estudios de pre inversión Entregados para la Participativos Actualizados (24)
1.1.2.4 rehabilitación de caminos departamentales (2,014 $0.00 $0.00 Estudios de pre inversión Entregados para
Km) 1.1.2 la rehabilitación de caminos departamentales 16 mss
Estudios Definitivos Entregados para la (2,014 Km)
1.1.3 rehabilitación de caminos departamentales (1,760 $0.00 $9,591,730.00 1.1.2.1 Formular estudio de pre inversión 12 mss
Km) Coordinador de Estudios
1.1.2.2 Aprobar estudios de pre inversión 3 mss
1.1.3.1 Elaboración del estudio definitivo $8,440,220.00 $8,440,220.00 de Pre inversión
Coordinador de Estudios
1.1.3.2 Aprobar estudio definitivo $621,292.00 $626,917.00
Liquidar contrato de estudios de Pre de Pre
1.1.3.3 Liquidar contrato de estudio definitivo $515,218.00 $524,593.00 1.1.2.3 3 mss
inversión inversión,Coordinador Área
Planes y Estudios Formulados , Aprobados y Financiera
1.1.3.4 $0.00 $0.00
Liquidados Estudios de pre inversión Entregados
Red Vial Departamental Rehabilitada y 1.1.2.4 para la rehabilitación de caminos 0 mss
1.2 $0.00 $160,294,856.00
Transferida departamentales (2,014 Km)
1.2.1 Caminos departamentales mejorados $0.00 $144,579,332.00
Caminos departamentales Rehabilitados

Asignación de Recursos
1.2.1.1 $0.00 $114,576,710.00
Operando (1,760 Km)
Estudios Definitivos Entregados para la
1.2.1.1.1 Ejecutar obra de rehabilitación $108,341,375.00 $108,341,375.00
1.1.3 rehabilitación de caminos departamentales 15 mss

a Actividades, costos
1.2.1.1.2 Recepcionar obra $2,386,134.00 $2,530,134.00 (1,760 Km)
1.2.1.1.3 Liquidar obra $3,579,201.00 $3,705,201.00
Caminos departamentales Rehabilitados

Variables.
1.2.1.1.4 $0.00 $0.00
Operando (1,760 Km)
1.1.3.1 Elaboración del estudio definitivo 12 mss
Caminos departamentales con mantenimiento Coordinador de Estudios
1.2.1.2 $0.00 $30,002,622.00 1.1.3.2 Aprobar estudio definitivo 3 mss
periódico Realizado Operando (3,467 Km) de Pre inversión[0.75]
Coordinador de Estudios
1.2.1.2.1 Realizar mantenimiento periódico $28,289,691.00 $28,289,691.00
de Pre
1.2.1.2.2 Recepcionar actividad $893,359.00 $1,005,359.00 1.1.3.3 Liquidar contrato de estudio definitivo 3 mss
inversión[0.25],Coordinado
1.2.1.2.3 Liquidar actividad $595,572.00 $707,572.00 r Área Financiera
Planes y Estudios Formulados ,
Caminos departamentales con mantenimiento 1.1.3.4 0 días
1.2.1.2.4 $0.00 $0.00 Aprobados y Liquidados
periódico Realizado Operando (3,467 Km) Red Vial Departamental Rehabilitada y
1.2 69.6 mss
Caminos departamentales rehabilitados con Transferida
1.2.2 $0.00 $5,264,660.00 1.2.1 Caminos departamentales mejorados 63.6 mss
mantenimiento rutinario
Caminos departamentales Rehabilitados
Caminos departamentales con mantenimiento 1.2.1.1 63.6 mss
1.2.2.1 $0.00 $840,089.00 Operando (1,760 Km)
Rutinario Manual Realizada (1760 Km) 1.2.1.1.1 Ejecutar obra de rehabilitación 48 mss
1.2.2.1.1 Realizar mantenimiento rutinario manual $615,684.00 $615,684.00 1.2.1.1.2 Recepcionar obra 18 mss Equipos de Rehabilitación
Equipos de
1.2.2.1.2 Recepcionar actividad $19,443.00 $115,443.00
1.2.1.1.3 Liquidar obra 12 mss Rehabilitación,Coordinador
1.2.2.1.3 Liquidar actividad $12,962.00 $108,962.00 Área Financiera
Caminos departamentales
Caminos departamentales con mantenimiento 1.2.1.1.4 0 mss
1.2.2.1.4 $0.00 $0.00 Rehabilitados Operando (1,760 Km)
Rutinario Manual Realizada (1760 Km)
Caminos departamentales con
Caminos departamentales rehabilitados con 1.2.1.2 mantenimiento periódico Realizado 46.6 mss
1.2.2.2 mantenimiento Rutinario Mecanizado Operando $0.00 $4,424,571.00 Operando (3,467 Km)
(1611 Km) 1.2.1.2.1 Realizar mantenimiento periódico 32 mss
1.2.1.2.2 Recepcionar actividad 14 mss Equipos de Mantenimiento
1.2.2.2.1 Realizar mantenimiento rutinario mecanizado $4,070,943.00 $4,070,943.00
1.2.1.2.3 Liquidar actividad 14 mss Equipos de Mantenimiento
1.2.2.2.2 Recepcionar actividad $96,977.00 $192,977.00 Caminos departamentales con
1.2.1.2.4 mantenimiento periódico Realizado Operando 0 mss
1.2.2.2.3 Liquidar actividad $64,651.00 $160,651.00
(3,467 Km)
Caminos departamentales rehabilitados con Caminos departamentales rehabilitados
1.2.2.2.4 mantenimiento Rutinario Mecanizado Operando $0.00 $0.00 1.2.2 66.6 mss
con mantenimiento rutinario
(1611 Km) Caminos departamentales con
Caminos departamentales Transferidos (6838 1.2.2.1 mantenimiento Rutinario Manual Realizada 28 mss
1.2.3 $0.00 $10,450,864.00
km) (1760 Km)
1.2.3.1 Transferir Caminos Rehabilitados (1760 Km) $9,871,321.00 $9,891,321.00 Realizar mantenimiento rutinario
1.2.2.1.1 18 mss
Transferir Caminos Rehabilitados con manual
1.2.3.2 $311,726.00 $331,726.00 Equipos de Mantenimiento
mantenimiento periódico (3467 Km)
Transferir Caminos Rehabilitados con 1.2.2.1.2 Recepcionar actividad 12 mss de Caminos
1.2.3.3 $207,817.00 $227,817.00

Una vez asignados los recursos necesarios y disponibles a cada actividad, se revisa si no hay
12 mss sobreasignaciones o recursos
Mantenimiento Rutinario Mecanizado (1611 Km) Departamentales
1.2.3.4 Red Vial Rehabilitada y Transferida 1.2.2.1.3 $0.00 $0.00 Liquidar actividad Equipos de Mantenimiento

con subutilizados, si los hubiese se ria necesario balancearlos y iteraríamos al proceso del cronograma el cual durante la
planeación requiere de constantes revisiones de los estimados para obtener uno que se ajuste a las restricciones del
proyecto, en este caso Recursos.

Ya con los Recursos balanceados, asignados todos los costos al proyecto, creamos Nuestra Línea Base de
Medición del Desempeño, (no sin antes determinar riesgos, revisar procesos de adquisición y comunicaciones,
que en un momento dado puede variar el cronograma, requerir unos más recursos ect….. )

19
Aplicación Herramientas y Técnicas para
¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨
Gestión de Proyectos de Desarrollo.

BAC
Id EDT Nombre de tarea Costo fijo Costo total BAC Variación
2006 2007 2008 2009 2010 2011
T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4
1 1 Programa de Caminos $0.00 $213,023,718.00 $213,023,71... 15/03
$0.00
Departamentales
2 1.1 Planes y Estudios Entregados $0.00 $13,828,844.00 $13,828,844.... $0.00
3 1.1.1 Planes Viales Departamentales $0.00 $1,443,265.00 $1,443,265.00 $0.00
Participativos Actualizados (24)
4 1.1.1.1 Elaboración de la Actualización de los $1,367,733.00 $1,367,733.00 $1,367,733.00 $0.00
Planes Viales
5 1.1.1.2 Aprobación de Planes Viales $0.00 $42,000.00 $42,000.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión,Gerente de Obras,Coordinador de Planes Viales,Coordinador del Programa

6 1.1.1.3 Liquidación contrato de actualizaciones $11,032.00 $33,532.00 $33,532.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión,Coordinador Área Financiera,Coordinador de Planes Viales

7 1.1.1.4 Planes Viales Departamentales $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


Participativos Actualizados (24)
8 1.1.2 Estudios de pre inversión Entregados $0.00 $2,793,849.00 $2,793,849.00 $0.00
para la rehabilitación de caminos
departamentales (2,014 Km)

9 1.1.2.1 Formular estudio de pre inversión $2,505,646.00 $2,505,646.00 $2,505,646.00 $0.00

10 1.1.2.2 Aprobar estudios de pre inversión $145,251.00 $152,751.00 $152,751.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión

11 1.1.2.3 Liquidar contrato de estudios de Pre $120,452.00 $135,452.00 $135,452.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión,Coordinador Área Financiera
inversión

12 1.1.2.4 Estudios de pre inversión Entregados $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


para la rehabilitación de caminos
departamentales (2,014 Km)

13 1.1.3 Estudios Definitivos Entregados para la $0.00 $9,591,730.00 $9,591,730.00 $0.00


rehabilitación de caminos
departamentales (1,760 Km)

14 1.1.3.1 Elaboración del estudio definitivo $8,440,220.00 $8,440,220.00 $8,440,220.00 $0.00


15 1.1.3.2 Aprobar estudio definitivo $621,292.00 $626,917.00 $626,917.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión[0.75]

16 1.1.3.3 Liquidar contrato de estudio definitivo $515,218.00 $524,593.00 $524,593.00 $0.00 Coordinador de Estudios de Pre inversión[0.25],Coordinador Área Financiera

17 1.1.3.4 Planes y Estudios Formulados , $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


Aprobados y Liquidados

18 1.2 Red Vial Departamental Rehabilitada y $0.00 $160,294,856.00 $160,294,85... $0.00


Transferida
19 1.2.1 Caminos departamentales mejorados $0.00 $144,579,332.00 $144,579,33... $0.00

20 1.2.1.1 Caminos departamentales $0.00 $114,576,710.00 $114,576,71... $0.00


Rehabilitados Operando (1,760 Km)

21 1.2.1.1.1 Ejecutar obra de rehabilitación $108,341,375.00 $108,341,375.00 $108,341,37... $0.00


22 1.2.1.1.2 Recepcionar obra $2,386,134.00 $2,530,134.00 $2,530,134.00 $0.00

23 1.2.1.1.3 Liquidar obra $3,579,201.00 $3,705,201.00 $3,705,201.00 $0.00

24 1.2.1.1.4 Caminos departamentales $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


Rehabilitados Operando (1,760 Km)
25 1.2.1.2 Caminos departamentales con $0.00 $30,002,622.00 $30,002,622.... $0.00
mantenimiento periódico Realizado
Operando (3,467 Km)

26 1.2.1.2.1 Realizar mantenimiento periódico $28,289,691.00 $28,289,691.00 $28,289,691.... $0.00


27 1.2.1.2.2 Recepcionar actividad $893,359.00 $1,005,359.00 $1,005,359.00 $0.00

28 1.2.1.2.3 Liquidar actividad $595,572.00 $707,572.00 $707,572.00 $0.00

29 1.2.1.2.4 Caminos departamentales con $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


mantenimiento periódico Realizado
Operando (3,467 Km)rehabilitados
30 1.2.2 Caminos departamentales $0.00 $5,264,660.00 $5,264,660.00 $0.00
con mantenimiento rutinario

31 1.2.2.1 Caminos departamentales con $0.00 $840,089.00 $840,089.00 $0.00


mantenimiento Rutinario Manual
Realizada (1760 Km)
32
33
1.2.2.1.1
1.2.2.1.2
Realizar mantenimiento rutinario manual
Recepcionar actividad
$615,684.00
$19,443.00
$615,684.00
$115,443.00
$615,684.00
$115,443.00
$0.00
$0.00
La Curva S
34 1.2.2.1.3 Liquidar actividad $12,962.00 $108,962.00 $108,962.00 $0.00
35 1.2.2.1.4 Caminos departamentales con $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
mantenimiento Rutinario Manual
Realizada (1760 Km)

Representa actualmente una estrategia


36 1.2.2.2 Caminos departamentales $0.00 $4,424,571.00 $4,424,571.00 $0.00
rehabilitados con mantenimiento
Rutinario Mecanizado Operando
(1611 Km)

financiera que se debe tener muy en cuenta


FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO al desarrollar un proyecto ya que permite el
control de los recursos
FLUJO DE CAJA PROGRAMA CAMINOS DEPARTAMENTALES
Presupuesto Estimado 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Código EDT Producto / Entregable
US$
Semetre 1 Semetre 2 Semetre 3 Semetre 4 Semetre 5 Semetre 6 Semetre 7 Semetre 8 Semetre 9 Semetre 10 Semetre 11 Semetre 12 Semetre 13 Semetre 14 Semetre 15
1 Programa de Caminos Departamentales 213,023,718 $485,333 $2,833,478 $2,228,967 $3,147,983 $2,167,113 $8,168,822 $8,213,243 $38,464,725 $34,966,787 $32,441,836 $26,321,404 $28,864,928 $10,511,666 $8,207,131 $6,000,303
1.1 Planes y Estudios Entregados
Planes Viales Departamentales Participativos
1.1.1 1,443,265 $832,038 $611,227
Actualizados (24)
Estudios de pre inversión Entregados para la
1.1.2 rehabilitación de caminos departamentales 2,793,849 $1,785,273 $1,008,576
(2,014 Km)
Estudios Definitivos Entregados para la
1.1.3 rehabilitación de caminos departamentales 9,591,730 $6,224,662 $3,367,068
(1,760 Km)
Red Vial Departamental Rehabilitada y
1.2
Transferida

1.2.1 Caminos departamentales mejorados

Caminos departamentales Rehabilitados


1.2.1.1 114,576,710 $2,031,401 $20,765,430 $20,426,863 $20,765,430 $20,961,003 $22,058,610 $5,128,715 $2,439,257
Operando (1,760 Km)
Caminos departamentales con
1.2.1.2 mantenimiento periódico Realizado Operando 30,002,622 $795,648 $8,133,286 $8,000,678 $8,133,286 $4,029,518 $910,206
(3,467 Km)
Caminos departamentales rehabilitados con
1.2.2
mantenimiento rutinario
Caminos departamentales con
1.2.2.1 mantenimiento Rutinario Manual Realizada 840,089 $273,637.33 $379,934.18 $171,081.21 $15,436.28
(1760 Km)
Caminos departamentales rehabilitados con
1.2.2.2 mantenimiento Rutinario Mecanizado Operando 4,424,571 $261,703.48 $2,675,191.11 $1,237,618.46 $233,323.47 $16,734.48
(1611 Km)
Caminos departamentales Transferidos (6838
1.2.3 10,450,864 $66,921.24 $160,895.76 $170,009.58 $4,241,886.34 $5,811,151.09
km)
1.3 Fortalecimiento Institucional Realizad o

1.3.1 Capacitaciones y Asistencia Técnica Realizada


Funcionarios Capacitados de 24 Gobiernos
1.3.1.1
Regionales
Capacitación Planificada (24 Gobiernos
1.3.1.1.1 4,375 $63 $563 $625 $625 $625 $625 $625 $625
Regionales)
Capacitación Realizada (24 Gobiernos
1.3.1.1.2 52,500 $5,188 $5,063 $4,750 $2,750 $4,750 $2,750 $4,750 $2,750 $4,750 $2,750 $4,750 $2,750 $4,750
Regionales)
1.3.1.2 Asistencia Técnica Realizada a funcionarios de 24 Gobiernos Regionales
Asistencia Técnica Planificada (24
1.3.1.2.1 407,337 $5,819.10 $52,371.90 $58,191.00 $58,191.00 $58,191.00 $58,191.00 $58,191.00 $58,191.00
Gobiernos Regionales)
Asistencia Técnica Realizada (24
1.3.1.2.2 7,708,785 $761,701.38 $743,347.13 $697,461.50 $403,793.50 $697,461.50 $403,793.50 $697,461.50 $403,793.50 $697,461.50 $403,793.50 $697,461.50 $403,793.50 $697,461.50
Gobiernos Regionales)
1.3.2 Auditoría financiera y operativa realizada

La curva S es el resumen del presupuesto en


1.3.2.1 Programa Auditado Financieramente
Diseñar y Socializar Documentos de
1.3.2.1.1 53,750 $1,792 $51,958
Auditoria Financiera
1.3.2.1.2 Auditoría Financiera Realizada 107,898 $8,092 $11,625 $11,111 $4,945 $10,469 $4,945 $10,469 $4,945 $10,469 $4,945 $10,469 $4,945 $10,469
1.3.2.2 Programa Auditado Operativamente
Diseñar y Socializar Documentos de
$1,792 $51,958

relación con su uso durante el ciclo de vida del


1.3.2.2.1 53,750
Auditoria Operativa
1.3.2.2.2 Auditoría Operativa Realizada 100,002 $7,500 $10,774 $10,298 $4,583 $9,703 $4,583 $9,703 $4,583 $9,703 $4,583 $9,703 $4,583 $9,703
1.4 Gestión del Programa Implementado
1.4.1 Acta de Constitución Aprobada 5,000 $5,000.00
1.4.2 Plan de Dirección del Programa aprobado
1.4.2.1 EDT Aprobada 4,000 $4,000

proyecto y es una herramienta Importante para


1.4.2.2 Cronograma Aprobado 5,800 $5,800
1.4.2.3 Presupuesto Aprobado 2,800 $2,800
1.4.2.4 Plan de Riesgo Aprobado 10,000 $10,000
1.4.2.5 Documentos de Planificación Aprobados 2,800 $2,800
1.4.2.6 Plan de Comunicación Aprobado 4,000 $4,000
Plan de Gestión de los Interesados
1.4.2.7 1,800 $1,800

el control del Presupuesto


Aprobado
Programa Supervisado , Monitoreado y
1.4.3
Evaluado
Supervisión de obras de Rehabilitación y
1.4.3.1 20,148,700 $541,232 $5,532,595 $4,200,373 $1,884,653 $4,261,252 $3,728,595
Mantenimiento Realizado
1.4.3.2 Evaluación de medio término Realizada 590,000 $585,063 $4,938
Sistema de informático de monitoreo
1.4.3.3 600,000 $5,000 $595,000
implementado
1.4.3.4 Evaluación de fin proyecto Realizada 15,000 $4,375 $10,625
1.4.3.5 Control de Cambio Gestionado 167,265 $6,195 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390 $12,390
1.4.4 Programa Administrado
1.4.4.1 Recursos Gestionados 5,926,500 $125,129 $344,298.23 $442,929.71 $450,271 $445,377 $450,271 $442,930 $450,271 $442,930 $450,271 $442,930 $450,271 $445,377 $450,271 $92,974
1.4.4.2 Adquisiciones Realizadas
Proceso Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.1 C onsultoría Realizado, para las actualizaciones 55,000 $50,250 $4,750
de Planes Departamentales(24)
Proceso de Adquisición del Servicio de
C onsultoría Realizado , para efectuar lo s Estudios
1.4.4.2.2 55,000 $53,375 $1,625
de pre inversión para la rehabilitación de
caminos departamentales (2,014 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de
C onsultoría Realizado, para efectuar los Estudios
1.4.4.2.3 55,000 $54,125 $875
Definitivos para la rehabilitación de caminos
departamentales (1,760 Km)
Proceso de Adquisición del Sevicio de
C onstrucción Realizado, tendiente a la
1.4.4.2.4 55,000 $55,000
rehabilitación caminos departamentales (1,760
Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.5 consultoría Realizado, tendiente a la su pervisión 55,000 $55,000
de obras de Rehabilitación y Mantenimiento (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.6 C onstrucción Realizado, tendiente al 55,000 $53,375 $1,625
Mantenimiento Periódico (3,467 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.7 C onstrucción Realizado, tendiente al 55,000 $52,000 $3,000
mantenimiento rutinario manual (1760 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de
C onstrucción Realizado, tendiente a la
1.4.4.2.8 55,000 $55,000
rehabilitación con mantenimiento rutinario
mecanizado (1611 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.9 Auditoria Realizado, tendiente a realizar la 55,000 $55,000
Auditoria Financiera del PC D (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.10 Auditoria Realizado, tendiente a realizar la 55,000 $55,000
Auditoria Operativa del PCD (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de
1.4.4.2.11 C onsultoría Realizado , tendiente al desarrollo 55,000 $55,000
del sistema de monitoreo (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de
C onsultoría Realizado , tendiente a desarrollar
1.4.4.2.12 55,000 $55,000
C apacitaciones y Asistencia Técnica 24 Gobiernos
Regionales
Efectuar Adquisiciones para la
1.4.4.2.13 940,000 $11,109 $77,336 $78,618 $77,764 $78,618 $77,336 $78,618 $77,336 $78,618 $77,336 $78,618 $77,764 $70,927
gestión administrativa
1.4.4.2.14 Adquisiciones Cerradas 20,000 $20,000
1.4.4.3 Comunicaciones Gestio nadas 592,956 $21,177 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $42,354 $21,177
1.4.4.4 Interesados Gestionados 715,000 $11,917 $52,206 $51,355 $52,206 $51,639 $52,206 $51,355 $52,206 $51,355 $52,206 $51,355 $52,206 $51,639 $52,206 $28,940
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
COSTOS ANUALIZADOS $3,318,811 $5,376,950 $10,335,935 $46,677,967 $67,408,623 $55,186,332 $18,718,797 $6,000,303

20
Aplicación Herramientas y Técnicas para
¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨
Gestión de Proyectos de Desarrollo.

MATRIZ DE LAS ADQUISICIONES

PROPÓSITO ¿POR QUÉ GESTIONAMOS LAS ADQUISICIONES EN


ESTE PROYECTO?
“El propósito principal de la matriz de adquisiciones - Para identificar y definir los bienes y servicios que
es describir en términos generales todos los bienes y
serán adquiridos.
servicios requeridos por el proyecto y su relación
- Definir los tipos y métodos de contratos que se
con los productos y/o entregables de la EDT.” (Guía
PM4r) utilizarán.
- Establecer el proceso de aprobación del contrato y
los criterios de decisión.

PROCESO DE CREACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS

MARCO DISEÑO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS


Pilares del GpRD.
Planificación Estratégica
Planificación Operativa
Análisis de Requerimientos
Planificación Participativa
Presupuestos Gestión
Financiera
Gestión de Programas
SALIDA
Seguimiento y Evaluació

PLAN DE DESARROLLO Condiciones Matriz de Adquisiciones


del mercado
Gestión Por Resultados en el
Desarrollo (GpRD)
Provee un Marco coherente
en los resultados y en las
mejoras de sostenibilidad de
EDT
estos resultados
Estructura Cronograma Contrato
Desglosada del
La efectividad de las
inversiones de desarrollo se
mide con base a los
Resultados que los Proyectos Normas y
Logren Alcanzar. regulaciones

ENTRADAS

21
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¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨
Gestión de Proyectos de Desarrollo.

ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE ADQUISICIONES

PROYECTO
Estructura Desglosada del Trabajo – EDT CRONOGRAMA DEL PROYECTO – RUTA CRITICA

MATRIZ DE ADQUISICIONES

La matriz se resume en una lista que facilita el seguimiento de la adquisición de los bienes y servicios requeridos
por el proyecto. Además de servir de insumo para crear un plan de adquisiciones.

TÉCNICAS

- Licitación pública: nacional o internacional


- Licitación privada
- Comparación de precios
- Contratación directa
- Administración directa

22
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FINANCIAMIENTO
EDT PRESUPUESTO ESTIMADO

SISTEMA DE ADQUISICIONES CRONOGRAMA

MATRIZ DE ADQUISICIONES: PROYECTO PROGRAMA CAMINOS DEPARTAMENTALES


Fechas Estimadas
% de incidencia
Tipo de Fechas Estimada de Duración Presupuesto
Código EDT Producto / Entregable Modalidad de adquisición Fuente de los recursos Inicio Fin sobre el Responsable
Adquisición Contratación (meses) Estimado US$
presupuesto
1.1 Planes y Estudios Entregados
1.1.1 Planes Viales Departamentales Participativos Actualizados (24) Servicios Adjudicación directa selectiva Endeudamiento externo 09/07/06 08/08/06 23/06/07 10.50 $ 1,443,265.00 0.68% Coordinador de Planes Viales
Estudios de pre inversión Entregados para la rehabilitación de
1.1.2 Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 14/06/07 14/07/07 28/05/08 10.47 $ 2,793,849.00 1.31% Coordinador de Estudios de Pre inversión
caminos departamentales (2,014 Km)
Estudios Definitivos Entregados para la rehabilitación de
1.1.3 Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 08/06/08 08/07/08 03/05/09 9.83 $ 9,591,730.00 4.50% Coordinador de Estudios de Pre inversión
caminos departamentales (1,760 Km)
1.2 Red Vial Departamental Rehabilitada y Transferida
1.2.1 Caminos departamentales mejorados

1.2.1.1 Caminos departamentales Rehabilitados Operando (1,760 Km) Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 14/05/09 13/06/09 05/12/12 41.73 $ 114,576,710.00 53.79% Gerente de Obras
Caminos departamentales con mantenimiento periódico
1.2.1.2 Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 14/05/09 13/06/09 31/12/11 30.60 $ 30,002,622.00 14.08% Gerente de Obras
Realizado Operando (3,467 Km)
Caminos departamentales rehabilitados con mantenimiento
1.2.2
rutinario
Caminos departamentales con mantenimiento Rutinario
1.2.2.1 Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 25/06/11 25/07/11 03/02/13 18.27 $ 840,089.00 0.39% Gerente de Obras
Manual Realizada (1760 Km)
Caminos departamentales rehabilitados con mantenimiento
1.2.2.2 Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 14/05/09 13/06/09 25/01/11 19.40 $ 4,424,571.00 2.08% Gerente de Obras
Rutinario Mecanizado Operando (1611 Km)
1.2.3 Caminos departamentales Transferidos (6838 km) Servicios Licitación pública nacional Endeudamiento externo 16/10/10 15/11/10 04/04/13 28.63 $ 10,450,864.00 4.91% Coordinador de Transferencias
1.3 Fortalecimiento Institucional Realizado
1.3.1 Capacitaciones y Asistencia Técnica Realizada
1.3.1.1 Funcionarios Capacitados de 24 Gobiernos Regionales
1.3.1.1.1 Capacitación Planificada (24 Gobiernos Regionales) Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 30/05/06 29/06/06 03/04/12 69.13 $ 4,375.00 0.002% Coordinador de Fortalecimiento y Asistencia Técnica
1.3.1.1.2 Capacitación Realizada (24 Gobiernos Regionales) Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 19/06/06 19/07/06 29/11/12 76.33 $ 52,500.00 0.025% Coordinador de Fortalecimiento y Asistencia Técnica
1.3.1.2 Asistencia Técnica Realizada a funcionarios de 24 Gobiernos Regionales
1.3.1.2.1 Asistencia Técnica Planificada (24 Gobiernos Regionales) Servicios Adjudicación directa selectiva Endeudamiento externo 30/05/06 29/06/06 03/04/12 69.13 $ 407,337.00 0.191% Coordinador de Fortalecimiento y Asistencia Técnica
1.3.1.2.2 Asistencia Técnica Realizada (24 Gobiernos Regionales) Servicios Adjudicación directa selectiva Endeudamiento externo 19/06/06 19/07/06 29/11/12 76.33 $ 7,708,785.00 3.619% Coordinador de Fortalecimiento y Asistencia Técnica
1.3.2 Auditoría financiera y operativa realizada
1.3.2.1 Programa Auditado Financieramente
1.3.2.1.1 Auditoria Operativa Diseñada y Socializada Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 30/05/06 29/06/2006 27/08/2006 1.93 $ 53,750.00 0.025% Coordinador de Auditorias
1.3.2.1.2 Auditoría Financiera Realizada Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 29/07/06 28/08/2006 10/12/2012 75.40 $ 107,898.00 0.051% Coordinador de Auditorias
1.3.2.2 Programa Auditado Operativamente
1.3.2.2.1 Auditoria Operativa Diseñada y Socializada Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 30/05/06 29/06/2006 27/08/2006 1.93 $ 53,750.00 0.025% Coordinador de Auditorias
1.3.2.2.2 Auditoría Operativa Realizada Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 29/07/06 28/08/06 10/12/12 75.40 $ 100,002.00 0.047% Coordinador de Auditorias
1.4 Gestión del Programa Implementado
Coordinador del Programa,Director Ejecutivo de
1.4.1 Acta de Constitución Aprobada Servicios Administración Directa Recursos nacionales 13/02/06 15/03/06 24/03/06 0.30 $ 5,000.00 0.002%
Provías
1.4.2 Plan de Dirección del Programa aprobado
1.4.2.1 EDT Aprobada Servicios Administración Directa Recursos nacionales 23/02/06 25/03/06 01/04/06 0.20 $ 4,000.00 0.002% Coordinador del Programa
1.4.2.2 Cronograma Aprobado Servicios Administración Directa Recursos nacionales 03/03/06 02/04/06 09/04/06 0.23 $ 5,800.00 0.003% Coordinador del Programa
1.4.2.3 Presupuesto Aprobado Servicios Administración Directa Recursos nacionales 11/03/06 10/04/06 17/04/06 0.23 $ 2,800.00 0.001% Coordinador del Programa
1.4.2.4 Plan de Riesgo Aprobado Servicios Administración Directa Recursos nacionales 19/03/06 18/04/06 25/04/06 0.23 $ 10,000.00 0.005% Coordinador del Programa
1.4.2.5 Documentos de Planificación Aprobados Servicios Administración Directa Recursos nacionales 27/03/06 26/04/06 03/05/06 0.23 $ 2,800.00 0.001% Coordinador del Programa
1.4.2.6 Plan de Comunicación Aprobado Servicios Administración Directa Recursos nacionales 04/04/06 04/05/06 11/05/06 0.23 $ 4,000.00 0.002% Coordinador del Programa
1.4.2.7 Plan de Gestión de los Interesados Aprobado Servicios Administración Directa Recursos nacionales 12/04/06 12/05/06 19/05/06 0.23 $ 1,800.00 0.001% Coordinador del Programa
1.4.3 Programa Supervisado , Monitoreado y Evaluado
Supervisión de obras de Rehabilitación y Mantenimiento
1.4.3.1 Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 14/05/09 13/06/09 19/05/12 35.20 $ 20,148,700.00 9.458% Gerente de Obras
Realizado
1.4.3.2 Evaluación de medio término Realizada Servicios Adjudicación directa selectiva Endeudamiento externo/Recursos nacionales
11/11/08 11/12/08 20/03/09 3.30 $ 590,000.00 0.277% Coordinador Área de Presupuesto
1.4.3.3 Sistema de informático de monitoreo implementado Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 30/05/06 29/06/06 05/12/06 5.20 $ 600,000.00 0.282% Coordinador Área de Presupuesto
1.4.3.4 Evaluación de fin proyecto Realizada Servicios Adjudicación directa selectiva Endeudamiento externo/Recursos nacionales
11/11/12 11/12/12 14/05/13 5.10 $ 15,000.00 0.007% Coordinador del Programa
1.4.3.5 Control de Cambio Gestionado Servicios Adjudicación directa selectiva Recursos nacionales 20/04/06 20/05/06 05/12/12 78.50 $ 167,265.00 0.079% Coordinador del Programa
1.4.4 Programa Administrado
1.4.4.1 Recursos Gestionados Servicios Administración Directa Recursos nacionales 23/02/06 25/03/06 15/02/13 82.67 $ 5,926,500.00 2.782% Coordinador del Programa
1.4.4.2 Adquisiciones Realizadas
Proceso Adquisición del Servicio de Consultoría Realizado,
1.4.4.2.1 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 07/08/06 2.57 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
para las actualizaciones de Planes Departamentales(24)
Proceso de Adquisición del Servicio de Consultoría Realizado
1.4.4.2.2 , para efectuar los Estudios de pre inversión para la rehabilitación Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 26/03/07 25/04/07 13/07/07 2.60 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
de caminos departamentales (2,014 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de Consultoría
1.4.4.2.3 Realizado, para efectuar los Estudios Definitivos para la Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 29/02/08 30/03/08 07/07/08 3.23 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
rehabilitación de caminos departamentales (1,760 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de Construcción
1.4.4.2.4 Realizado, tendiente a la rehabilitación caminos departamentales Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 23/02/09 25/03/09 12/06/09 2.57 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
(1,760 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de consultoría
1.4.4.2.5 Realizado, tendiente a la supervisión de obras de Rehabilitación y Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 23/02/09 25/03/09 12/06/09 2.57 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
Mantenimiento (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de Construcción
1.4.4.2.6 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 26/03/07 25/04/07 13/07/07 2.60 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
Realizado, tendiente al Mantenimiento Periódico (3,467 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de Construcción
1.4.4.2.7 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 17/03/11 16/04/11 24/07/11 3.27 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
Realizado, tendiente al mantenimiento rutinario manual (1760 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de Construcción
1.4.4.2.8 Realizado, tendiente a la rehabilitación con mantenimiento Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 14/02/07 16/03/07 03/06/07 2.57 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
rutinario mecanizado (1611 Km)
Proceso de Adquisición del Servicio de Auditoria Realizado,
1.4.4.2.9 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 28/06/06 1.27 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
tendiente a realizar la Auditoria Financiera del PCD (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de Auditoria Realizado,
1.4.4.2.10 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 28/06/06 1.27 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
tendiente a realizar la Auditoria Operativa del PCD (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de Consultoría Realizado
1.4.4.2.11 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 28/06/06 1.27 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
, tendiente al desarrollo del sistema de monitoreo (1)
Proceso de Adquisición del Servicio de Consultoría Realizado
1.4.4.2.12 , tendiente a desarrollar Capacitaciones y Asistencia Técnica 24 Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 28/06/06 1.27 $ 55,000.00 0.026% Gerente Administrativo del Programa
Gobiernos Regionales
1.4.4.2.13 Efectuar Adquisiciones para la gestión administrativa Bienes Licitación pública nacional Recursos nacionales 06/11/06 06/12/06 13/12/12 72.23 $ 940,000.00 0.441% Coordinador Área de Presupuesto
1.4.4.2.14 Adquisiciones Cerradas Servicios Administración Directa Recursos nacionales 05/01/13 04/02/13 24/04/13 2.67 $ 20,000.00 0.009% Coordinador Área Financiera
1.4.4.3 Comunicaciones Gestionadas Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 04/03/06 03/04/06 04/03/13 83.03 $ 592,956.00 0.278% Coordinador del Programa
1.4.4.4 Interesados Gestionados Servicios Administración Directa Endeudamiento externo 20/04/06 20/05/06 14/05/13 83.80 $ 715,000.00 0.336% Coordinador del Programa
TOTAL $ 213,023,718.00 100.00%

23
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

CONCLUSIONES

La matriz de adquisiciones es un documento que debe ser monitoreado continuamente a fin de dar cumplimiento
a los tiempos de los procesos de adquisición.

1. En la gestión de proyectos de desarrollo, es imprescindible manejar los procesos y metodología de las


adquisiciones y contrataciones para escoger la mejor alternativa frente al tipo de bien o servicio a ser
adquirido.
2. La relación de los productos del EDT con los procesos de adquisiciones deben manejar la misma línea de
tiempo, es decir según el cronograma, si alguno de ellos cambia, el otro deberá ajustarse.
3. En los proyectos de desarrollo, el presupuesto es uno de los factores críticos dentro de los proyectos, ya
que esta sujeto a variaciones de acuerdo a los objetivos nacionales, por lo tanto es importante gestionar
en los tiempos y proporciones correctas los procesos de adquisición de manera que se garantice el
cumplimiento de los objetivos planteados.

24
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

MATRIZ DE RIESGOS

RIESGO ¿POR QUÉ GESTIONAMOS LOS RIESGOS EN ESTE


PROYECTO?
“El o los eventos previstos o imprevistos capaces - Para identificar eventos que pudieran impactar en el
de afectar el logro de los objetivos y los resultados Alcance, tiempo, presupuesto o calidad
esperados del proyecto. Suele expresarse en términos - Gestionar adecuadamente el presupuesto destinado
de las consecuencias de los hechos (impacto) y de la a mitigar estos impactos
probabilidad de que estos se produzcan.” (Guía PM4r) - Priorizar adecuadamente las actividades asociadas a
las estrategias que conduzcan a lograr los objetivos
del proyecto

PROCESO DE CREACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS

ENTRADAS HERRAMIENTAS

Identificación de Riesgos
EDT Análisis de Riesgos
Estructura
Cuantificación de Riesgos
Desglosada del
Trabajo Categorizazación de riesgos

Cronograma
SALIDA

Presupuesto

Matriz de Matriz de Riesgos.


Interesados
Planes de Respuesta a los Riegos

Información
histórica

25
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IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS Y ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS

CLASIFICACIÓN DE RIESGOS
“El gerente del proyecto o un facilitador pueden guiar el proceso de identificación de los riesgos del
Proyecto. Este proceso se puede facilitar mediante el uso de una estructura de desglose de riesgos
(EDR), que identifica las diferentes categorías en las que estos pueden surgir. El gráfico III.2 muestra un
ejemplo de una EDR.” (Guía PM4r)

PROYECTO

Categorías principales de
riesgos

El proceso se inicia identificando las categorías generales de riesgos más adecuadas al proyecto y siguiendo con
una descomposición en riesgos más específicos

MATRIZ DE RIESGOS
Definir claramente los criterios para valorar
Es sumamente importante los niveles de probabilidad e impacto
identificar las consecuencias de
la activación del riesgo

RIESGO Evaluación
No. de Restricciones del Probabilidad Impacto Responsable de la acción
Elemento de la EDT Tipo de riesgo Síntoma Respuesta
Riesgo Proyecto Impactadas (A/M/B) (A/M/B) Valor Nivel de respuesta
CAUSA EVENTO Consecuencia de la Ocurrencia
(1 al 9) (A/M/B)

El coordinador de planes Establecer compromisos


viales reporta indice de políticos y coordinar
1.1.1 Planes Viales Inconvenientes con los interlocutores de Alfredo Castro
Riesgos Políticos y/o Cambio de régimen político (elecciones) y/o Retardo en la etapa de SPI< 90% meses en la reuniones de trabajo
1 Departamentales Participativos Cronograma aporvación de planes en los diferentes M A 6 ALTO Coordinador de Planes
Jurídicos diferencias políticas en las organizaciones
niveles de gobierno ejecución obtención de los para revisión y
Actualizados (24) Viales
documentos para su aprobación oportuna de
aprobación los planes

Falta de consecución de recursos que


soporten la ejecución del contrato. Los
efectos favorables o desfavorables en la Posibilidades de disminución de Renato Ugarte
Monitoreo constanted
Riesgos Financieros Costos (Opotunidad) alteración de las condiciones de financiación Tasas de cambio favorables costos asociados y/o B M 2 BAJO Coordinador Área
El riesgo cambiario en los procesos que de tasa de cambio
mejoramiento de espcificaciones Financiera
involucre la cancelación de servicios producto
de la ejecución

Falta de consecución de recursos que Auditoría presenta Prever coberturas de


1.1.2 Estudios de pre inversión soporten la ejecución del contrato. Los
Cambios en el ambiente macroeconomico
observaciones a los para tasas de cambio,
Entregados para la rehabilitación efectos favorables o desfavorables en la Desequilibrio económico, estudios de pre inversión Darwin Ocampo
2 del pais que podria subir tasas de cambios y establecer índices de
de caminos departamentales Riesgos Financieros Costos alteración de las condiciones de financiación
aumentos de precios al producto (eventos
aumento de los costos por 5% de y/o variaciones , que B M 2 BAJO Coordinador de Estudios
El riesgo cambiario en los procesos que precios para
(2,014 Km) inflacionarios) lo planeado. repercuten en mas del 5% de Pre Inversión
involucre la cancelación de servicios producto actualizaciones de los
de la ejecución de los Costos costos

Establecer compromisos
políticos y coordinar
Inconvenientes con los interlocutores de Marina Romero
Riesgos Políticos y/o Cambio de régimen político (elecciones) y/o reuniones de trabajo
Cronograma aporvación de planes en los diferentes Retardo en la etapa contractual M A 6 ALTO Coordinador del
Jurídicos diferencias políticas en las organizaciones
niveles de gobierno para revisión y
Programa
aprobación oportuna de
los planes

26
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

CONCLUSIONES:

4. Para este y cualquier proyecto la gestión de riesgos debe ser iterativa y la matriz constantemente
actualizada y revisada, no sólo ser un “entregable para completar la documentación”
5. Es imprescindible tener criterios claros para calificar los riesgos y establecer prioridades a su gestión
6. Los riesgos de mayor probabilidad e impacto deben estar asociados a paquetes de trabajo claramente
identificados en la EDT para garantizar su correcta gestión
7. Los responsables deben priorizar y responder por las actividades de gestión de los riesgos, de lo contrario
la matriz sólo es un documento referencial
8. La gestión de riesgos cuesta, pero cuesta más no hacerla o hacerla mal
9. Es necesario crear una cultura de prevención en nuestros equipos y entorno de trabajo. La gestión de
riesgos no es un tema burocrático, es un aspecto crucial si queremos que nuestro proyecto tenga éxito

27
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MATRIZ DE LAS COMUNICACIONES


PROCESO DE CREACIÓN MATRIZ DE COMUNICACIONES.

MARCO ENTRADAS TÉCNICAS


Pilares del GpRD
Planificación Estratégica
Planificación Operativa
Planificación Participativa MATRIZ DE
Presupuestos Gestión INTERESADOS
Financiera
Gestión de Programas
Seguimineto y Evaluación
ANÁLISIS DE REQUISITOS
CRONOGRAMA
DE COMUNICACIÓN
PLAN DE DESARROLLO

Gestión Por Resultados en el


FACTORES
Desarrollo (GpRD)
Provee un marco coherente en los ORGANIZACIONALES
resultados y en las mejoras de

La efectividad de las inversiones de SALIDAS


desarrollo se mide con base a los
resultados que los proyectos logren MATRIZ DE
alcanzar.
COMUNICACIONES

Propósito de desarrollar una matriz de comunicaciones.

-Contiene una descripción de toda la información que se


debe comunicar a los distintos interesados (stakeholders)
del proyecto, así como quiénes serán los responsables de
La matriz de comunicaciones. recolectarla, editarla y distribuirla.

“El principal objetivo de -Define el medio que se utilizará para comunicarse, se


comunicación del proyecto es indica el método para recolectar la información, se
asegurarse de generar información especifican las listas de distribución de los distintos
con la calidad y en la cantidad reportes que deben circular, los formatos para producir la
adecuada, y que llegue en el información en la cantidad y con la calidad adecuada y se
momento preciso a los diferentes determina la frecuencia con que los informes deben ser
interesados (stakeholders)” (Guía actualizados.
PM4R)

-Un plan de comunicaciones completo requiere un proceso


de retroalimentación para afinar las necesidades de
información de los interesados (stakeholders) y mejorar el
contenido, la frecuencia, los formatos y los medios de
entrega.
28
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE COMUNICACIONES

EDT OBJETIVO USUARIO RESPONSABILIDAD TIEMPO

Objeto: Incluye el mensaje principal Responsabilidad: indica el nombre


y los datos o los temas específicos de la persona o miembro del equipo
requeridos en la comunicación, es del proyecto que será responsable
decir, ¿qué comunicamos? También de preparar la comunicación, así
se determina por qué el proyecto como quién será responsable de
debe enviar la comunicación. enviarla.

Usuario: Indica el nombre de la Tiempo: Señala la frecuencia de


persona o los grupos que recibirán a comunicación. Esto incluye la fecha
comunicación, es decir, el de inicio de envío y la frecuencia.
destinatario. También se establece
el método, o sea, se describe el
medio que se utilizará para enviar la
comunicación.

29
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

CONCLUSIONES

La elaboración de la matriz de comunicaciones nos sirve responder a las necesidades de los interesados
(stakeholders) del proyecto y establecer qué información y con qué frecuencia se les hará llegar.

1. La distribución de la información va más allá del acto de proporcionarla ya que incluye pasos para asegurar
que los receptores la recibieron y la entendieron. Esto es importante, especialmente, cuando se
desarrollan reportes para los financiadores del proyecto o informes para cumplir con las regulaciones o
las leyes locales.
2. Es importante recalcar que el proyecto tiene recursos limitados y que deben usarse estratégicamente para
comunicar la información más precisa, relevante y de mayor valor. No es necesario comunicar lo que no
es indispensable ya que, en muchos casos, el exceso de información puede generar un rechazo de parte
de los interesados (stakeholders).

30
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
PROCESO DE CREACIÓN MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.

MARCO ENTRADAS TÉCNICAS


Pilares del GpRD
Planificación Estratégica
Planificación Operativa EDT
Planificación Participativa
Presupuestos Gestión
Financiera
IDENTIFICACIÓN DE
Gestión de Programas CRONOGRAMA
Seguimineto y Evaluación ROLES

PLAN DE DESARROLLO ANÁLISIS DE FUNCIONES


RIESGOS
Y COMPETENCIAS
Gestión Por Resultados en el
Desarrollo (GpRD)
Provee un marco coherente en los FACTORES
resultados y en las mejoras de ORGANIZACIONALES

La efectividad de las inversiones de SALIDAS


desarrollo se mide con base a los
resultados que los proyectos logren MATRIZ DE
alcanzar. RESPONSABILIDADES

La matriz de asignación de
responsabilidades (MAR), también Propósito de desarrollar una matriz de
conocida como Responsability responsabilidades.
Assignment Matriz (RAM).
-Identifica qué grupo o unidad del
“Esta matriz se usa para ilustrar las equipo del proyecto es responsable de
conexiones entre el trabajo que cada componente de la EDT.
debe realizarse y los miembros del
equipo del proyecto y otros -Mejora la comunicación y reduce los
interesados (stakeholders)” (Guía conflictos.
PM4R)

31
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Gestión de Proyectos de Desarrollo.

ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Plan de Recursos Humanos: permite identificar quién hace el trabajo permite determinar qué recursos ya
existen en las organizaciones responsables del proyecto y cuáles se deben contratar. Es decir, se determina
quiénes tienen experiencia en proyectos similares, qué conocimientos técnicos específicos se requieren,
qué necesidades de capacitación o entrenamiento existen, cuál será su costo y cuándo se requieren.

ORGANIGRAMA

Organigrama: es una herramienta


útil para plasmar los recursos
identificados es la elaboración y la
utilización de un organigrama de
tipo jerárquico. El organigrama es
un gráfico que ilustra los
miembros del equipo y sus
interrelaciones de supervisión,
interacción y apoyo.

32
Aplicación Herramientas y Técnicas para
¨PROGRAMA DE CAMINOS DEPARTAMENTALES¨
Gestión de Proyectos de Desarrollo.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

EDT
MIEMBROS DEL EQUIPO

Consultado: alguien que no Informado: alguien que


Responsable: se Aprueba: alguien que
está implicado en la recibe los resultados de
designa un asume la responsabilidad
ejecución de la actividad pero un producto o entregable
responsable por final por la ejecución
que proporciona algún tipo o recibe información de
cada actividad. correcta de la actividad.
de insumo para el proceso. los avances.

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CONCLUSIONES

La elaboración de la matriz de responsabilidades nos sirve para la identificación de las responsabilidades para la
ejecución de los procesos internos del proyecto como puede ser la aprobación de los cambios, el desarrollo la
entrega de reportes.

1. La matriz de responsabilidades mejora la comunicación y reduce los conflictos.


2. Evita la duplicidad de funciones o la existencia de trabajo que no tenga un responsable

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MATRIZ DE PLANIFICACIÓN
PROCESOS DE CREACIÓN DE LA MATRIZ DE PLANIFICACIÓN.

La creación de la matriz requiere un trabajo conjunto.


El gerente del proyecto y el equipo revisan la información del proyecto e inician la creación del contenido
de la matriz.
Este instrumento resume en un formato simple la información más importante del proyecto para que el
equipo pueda monitorearlo y controlarlo sin tener que recurrir a todos los planes y documentos del
proyecto.
La matriz utiliza una hoja de cálculo para facilitar el manejo de la información y para reordenar y clasificar
los datos

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ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

Código EDT Presupuesto Estimado, Porcentaje Riesgos, Tipo, Restricción


Producto Entregable de Incidencia Afectada, Clasificación, Síntoma
, Respuesta

Adquisiciones y Fechas Cronograma. Fecha Inicio, Fecha Fin


Estimadas y Valores y Duración Estimada Comunicaciones

Responsable
El proyecto cuenta con una matriz de planificación, que es la base para
que el gerente pueda realizar el seguimiento acerca del avance del
proyecto y determinar si las actividades están siendo cumplidas según lo
pautado

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ANEXOS

1. Acta de constitución del proyecto

2. Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)

3. Cronograma

4. La Curva de uso de recursos (Curva S)

5. Matriz de Adquisiciones

6. Matriz de Riesgos

7. Matriz de comunicaciones

8. Matriz de responsabilidad

9. Matriz de Planificación

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