SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FORMATO NSCL SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL
Título de la NSCL Elaborar instrumentos de planeación documental de acuerdo Código NSCL: 210602042
con procedimientos técnicos y normativa archivística Versión NSCL: 1
Fecha de publicación 30/06/2022
Proyecto Avalado Aprobado
(dd/mm/aaaa):
Estado Producto
X Fecha de revisión: 30/06/2027

Fecha de Aprobación Consejo

No. Acta de Aprobación
Directivo
28/06/2022 Consejo Directivo Nacional 1596
Nacional del SENA (dd/mm/aa) del SENA

Mesa Sectorial GESTIÓN DOCUMENTAL Código Mesa 10602

Regional CAUCA Centro de Formación CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

NSCL (estado)
Actualización Nueva X

Ámbito de la NSCL:

Esta NSCL reemplaza a la (s) NSCL(s)

Código Versión Mesa Sectorial Nombre de la NSCL

210602027 1 10602 - GESTIÓN Elaborar programa de gestión documental de acuerdo con

DOCUMENTAL normativa y procedimientos técnicos
210602026 1 10602 - GESTIÓN Elaborar plan archivístico de acuerdo con procedimientos
DOCUMENTAL técnicos y normativa

Esta NSCL toma como referente la NSCL o unidad de competencia:

Organismo/enti
Código Versión Nombre de la NSCL/Unidad de Competencia Internacional Link
dad

Análisis funcional en el que se soporta la NSCL

(Diagrama Mapa Funcional)
Gestionar la función Planear la gestión Elaborar
archivística de documental según instrumentos de
acuerdo con marco normativa y planeación
legal y nuevas condiciones documental de
tecnologías tecnológicas acuerdo con
procedimientos
técnicos y normativa
archivística

Términos Técnicos Utilizados

Nombre Definición

No aplica No aplica

Actividades Clave
Las acciones fundamentales que
se desarrollan para cumplir con la
función son:
1 Caracterizar entorno
archivístico
Criterios de Desempeño específicos
Consecutivo
Los resultados esenciales de la actividad
1.1 La descripción del contexto está acorde con técnica de análisis y tipo de organización
1.2 La organización de datos está acorde con técnicas de análisis y parámetros de identificación del
contexto
1.3 El detallado de oportunidades está acorde con mapa de riesgos y parámetros de valoración
1.4 El listado de debilidades está acorde con mapa de riesgos y parámetros de valoración
1.5 La tipificación de amenazas está acorde con mapa de riesgos y parámetros de valoración

Usuario: Fecha / Hora de Impresión: 15/11/23 23:49 Página 1 de 5 V4

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NSCL SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL

2 Determinar recursos 2.1 La distribución de personal está acorde con procedimiento técnico y metodología de planeación
2.2 El cálculo de presupuesto está acorde con metodología de planeación y gestión
2.3 La adecuación de capacidades está acorde con tipo de recurso y plan de gestión
2.4 La fijación de herramientas tecnológicas está acorde con metodología de planeación y gestión
2.5 La clasificación de instrumentos está acorde con requerimientos técnicos y tipo de plan de gestión
2.6 La proyección de tabla de priorización cumple con procedimiento y normativa técnica
2.7 La jerarquización de aspectos críticos está acorde con procedimiento técnico y parámetros de
valoración
3 Estructurar mapa de ruta 3.1 El trazado de metas está acorde con cronograma del plan de gestión y marco estratégico
3.2 La asignación de objetivos está acorde con parámetros técnicos y marco estratégico
3.3 La perfilación de estrategias está acorde con plan de gestión y marco estratégico
3.4 La definición de tareas está acorde con resultado de aspectos críticos y metodología de planeación
3.5 La priorización de actividades está acorde con metodología de planeación y aspectos críticos
3.6 La delegación de responsabilidades está acorde con procedimiento técnico y tipo actividad
3.7 La estimación de tiempos está acorde con técnicas de análisis y requerimientos técnicos
3.8 La demarcación de puntos de control está acorde con tipo de actividad y técnicas de medición
3.9 La construcción de indicadores corresponde con metodología de planeación y marco estratégico
4 Comunicar propuesta 4.1 La selección de canales de comunicación está acorde con tipo de presentación y especificaciones del
mapa de ruta
4.2 La exposición del alcance está acorde con plan de intervención y técnicas de planeación
4.3 La argumentación de la propuesta está acorde con técnicas de comunicación y procedimiento técnico
4.4 El manejo de objeciones está acorde con técnicas de comunicación y parámetros de concertación
4.5 El ajuste de la propuesta está acorde con técnicas de concertación y procedimiento técnico

Criterios de desempeño generales Consecutivo
A Gestión de riesgos
B Seguridad y salud en el
trabajo
C Gestión ambiental
D Gestión de la información
E Otros
Aplica
(Relacione el
No aplica
No de la
actividad)
1 1, 2, 3
2 X
1 1, 2, 3, 4
2 X
1 1, 2, 3
2 X
1 1, 2, 3, 4
2 1, 2, 3, 4
3 1, 2, 3, 4
1 2, 3, 4
2 X
Descripción
Los resultados esenciales que aplican a toda la función son:
El reporte de hallazgos cumple con procedimientos técnicos y normativa
El uso de elementos de protección personal cumple con protocolos de
bioseguridad y normativa de seguridad y salud en el trabajo
La disposición de residuos cumple con parámetros de aprovechamiento y
normativa ambiental
El diligenciamiento de documentación técnica está acorde con procedimiento
técnico y normativa archivística
La esquematización de formatos está acorde con procedimiento técnico y
sistema de calidad
La custodia de la información cumple con protocolos de seguridad y normativa
archivística
La programación de reuniones técnicas está acorde con mapa de ruta y plan
estratégico

Conocimientos esenciales:
Los conocimientos aplicados en el desarrollo de la función son: (Asociar los conocimientos con los criterios de desempeño, según corresponda)
a. Estructura organizacional: tipos de organizaciones, concepto, tipos de contexto interno y externo, historia institucional, tipologías de
organigramas, tipos y características de mapa de procesos, manual de funciones, técnicas de valoración documentos, características de servicios de
archivos, tipos de recursos, características del diagnóstico archivístico, normativa técnica (1.1, 1.2, B1, D1, D2, D3)
b. Mapa de riesgos documentales: características, tipos, técnicas de elaboración y de análisis, herramientas de manejo, métodos de identificación y
valoración, metodología de evaluación, criterios técnicos la prevención de desastres, concepto y características de matriz de riesgos (1.3, 1.4, 1.5,
D1, D2, E1)
c. Recursos: características, tipos, técnicas de cuantificación y de distribución, parámetros de identificación de capacidades, métodos de cálculo,
presupuesto (2.1, 2.2, 2.3)
d. Tecnologías de la información: generalidades, tipos de repositorios y de infraestructura tecnológica, tipos y aplicación de bases de datos,
concepto de licenciamiento, métodos de uso y de aplicaciones, modelo de requisitos de gestión de documento electrónico, parámetros de sistemas de
información electrónica (2.4, 2.5, 2.6, 2.7)

Usuario: Fecha / Hora de Impresión: 15/11/23 23:49 Página 2 de 5 V4

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NSCL SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL

e. Instrumentos archivísticos: características, clases, componentes, instancias asesoras, procedimiento de diligenciamiento y actualización (2.5,
2.6, 2.7, D1, D2, D3)
f. Programa de gestión documental: características, concepto, aspectos de planeación de objetivos y estrategias, lineamientos, metodología de
elaboración, concepto y aplicación de procesos archivísticos, tipos de requerimientos técnicos, técnicas de identificación de necesidades y de
elaboración, concepto y aplicación de principios archivísticos, tipos de archivos (3.1, 3.2, 3.3, 3.8, 3.9)
g. Sistema integrado de conservación documental: características, aspectos de planeación de objetivos y estrategias, lineamientos, metodología de
elaboración, planes de gestión (3.1, 3.2, 3.3, 3.8, 3.9)
h. Plan institucional de archivos: concepto, objetivos, lineamientos, metodología de elaboración, técnicas de identificación, de priorización de
aspectos críticos, tipos de articuladores, planes y proyectos estratégicos (3.1, 3.2, 3.3, 3.8, 3.9)
i. Proceso de planeación estratégica: características, tipos, estructuras planes de integración, concepto de líneas base, metodología de instrumentos
de planeación, técnicas de planeación, de formulación y de medición de indicadores, sistemas de gestión integrados (3.1, 3.2, 3.3, 3.8, 3.9, D1, D2,
D3, E1)
j. Mapa de ruta: características, técnicas de elaboración, técnicas de listado y priorización de actividades, método de asignación de tiempos y
responsabilidades, parámetros de estructuración de indicadores, normativa técnica (3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, D1, D2)
k. Técnicas de elaboración de propuestas: tipos, metodología de recolección de información y de análisis, métodos de identificación de objetivos,
pautas de elaboración de documentos técnicos, parámetros de presentación y de presupuestos, cronograma, metodología de sustentación, de divulgación y
publicación (4.1, 4.2, 4.3, D2, E1)
l. Planes de intervención: metodologías, técnicas de elaboración y de planificación, criterios de evaluación, tipos de actividades, etapas,
parámetros de concertación, aspectos críticos de archivo, planteamientos de mejora, métodos de mitigación, procedimiento técnico de identificación e
integración de aspectos críticos de archivo, ejes articuladores (4.4, 4.5, D1)
m. Gestión de la información: tipos, generalidades, metodologías de buenas prácticas, normas técnicas, normativa de protección de información,
métodos de recopilación y análisis de información, métodos de búsqueda, herramientas de valoración, fuentes de información, técnicas de diagnóstico
de contextos, de comunicación, de elaboración y diligenciamiento de formatos, concepto de línea base, procedimiento para el reporte de hallazgos
(1.1, 1.2, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, A1, D1, D2, D3)
n. Documento de archivo: concepto, clases de documentos, caracteres, tipos de soporte (1.1, 1.2)
o. Seguridad y salud en el trabajo: concepto, características, clases de riesgos, tipos de elementos de protección personal, técnicas de ergonomía,
protocolos de bioseguridad, pausas activas, conceptos de ergonomía, postura en los puestos de trabajo (1.1, 1.2, B1)
p. Normativa ambiental: concepto, tipos de residuos, técnicas de disposición y de aprovechamiento de residuos (1.1, 2.2, 2.3, 3.2, 3.4, C1)

Evidencias Requeridas
El desarrollo competente de la función se demuestra a través de: (Asociar las evidencias con los criterios de desempeño, según corresponda):

Evidencias de Desempeño
Evidencias de Conocimiento
Directo: 1. Recopilación de información (1.1, 1.2, B1, C1, D1, D3)
2. Valoración de entorno archivístico (1.3,1.4, 1.5, A1, D2)
3. Parametrización de recursos (2.1, 2,2, 2.3, A1, B1, D3, E1)
4. Delimitación de instrumentos (2.4, 2.5, 2.6, 2.7, C1, D2)
5. Formulación de objetivos y metas (3.1, 3.2, 3.3, B1, D3, E1)
6. Consolidación del cronograma (3.4, 3.5, 3.6, 3.7, C1, D2)
7. Mediciones de impacto (3.8, 3.9, A1, D1)
8. Presentación de propuesta (4.1, 4.2, 4.3, B1, D2)
9. Concertación de la propuesta (4.4,4.5, D.1, D3, E1)
De producto: 10. Formato matriz de valoración (1.3, 1.4, 1.5, D1)
12. Herramienta de seguimiento y control (4.4, 4.5, B1, D1)
13. Mapa de ruta (3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, D1, D2)
1. Estructura organizacional: tipos de organizaciones, concepto, tipos de contexto interno y
externo, historia institucional, tipologías de organigramas, tipos y características de mapa de
procesos, manual de funciones, técnicas de valoración documentos, características de servicios de
archivos, tipos de recursos, características del diagnóstico archivístico, normativa técnica (1.1,
1.2, B1, D1, D2, D3)
2. Proceso de planeación estratégica: características, tipos, estructuras planes de integración,
concepto de líneas base, metodología de instrumentos de planeación, técnicas de planeación, de
formulación y de medición de indicadores, sistemas de gestión integrados (3.1, 3.2, 3.3, 3.8,
3.9, D1, D2, D3, E1)

Equipo de recolección de información preliminar a nivel interno SENA:

Experto Centro de Formación Regional

JORGE ARMANDO VARELA RENDON CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TOLIMA

MARTHA LUCIA GONZALEZ BOLANOS CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y GUAVIARE

Usuario: Fecha / Hora de Impresión: 15/11/23 23:49 Página 3 de 5 V4

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NSCL SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL

TECNOLÓGICO DEL GUAVIARE

DENIRIS DANITH ZAMBRANO MENDOZA CENTRO DE LOGÍSTICA Y PROMOCIÓN ECOTURÍSTICA DEL MAGDALENA
MAGDALENA
LILIANA MEJIA MEDINA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS RISARALDA
WILSON ANDRES ASTAIZA RUIZ CENTRO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA DE SERVICIOS VALLE
MARTHA NINI CONTRERAS NUVAN CENTRO TECNOLÓGICO DE LA AMAZONÍA CAQUETÁ
YUSELFIS MARIA MENDOZA ATENCIO CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS GUAJIRA
ADRIANA MARIA URIBE MORALES CENTRO DE COMERCIO ANTIOQUIA
ILIA SOFIA CASTILLA PEÑATA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS BOLÍVAR

En la elaboración/actualización de la NSCL participaron en Comité Técnico de normalización:

Experto Cargo Empresa / Organización Ciudad

PABLO FERNANDO ROSERO LÍDER PROCESO DE GESTIÓN GOBERNACIÓN DEL CAUCA POPAYÁN
DOCUMENTAL
RICARDO URIBE GÓMEZ LÍDER GESTIÓN DOCUMENTAL UNIVERSIDAD DE MANIZALES MANIZALES
E INFORMACIÓN
GUSTAVO PEDROZA DIRECTOR CEROPAPEL COLOMBIA SAS CALI

En la validación técnica participaron representantes de:

Experto Cargo Empresa / Organización Ciudad

CAROLINA ESPINOSA MAYORGA COORDINADORA EN MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO BOGOTÁ

ARCHIVÍSTICA SOSTENIBLE D.C.
DIANA LIZETH ASPRILLA COORDINADOR DE UNIVERSIDAD DEL ROSARIO BOGOTÁ
PINZÓN INNOVACIÓN ORGANIZACIONAL D.C.
ÁLVARO GERMÁN CHAPARRO PROJECT MANAGER SENIOR BRM SA BOGOTÁ
VILLAMIL D.C.
ANDRÉS FELIPE MENA DÍAZ ARCHIVISTA/ AUXILIAR BRM SA BOGOTÁ
TÉCNICO DE ARCHIVO D.C.
JEISON GUILLERMO RICO GERENTE ANJE SOLUCIONES SAS VILLAVICEN
VELÁSQUEZ GENERAL/ARCHIVISTA CIO
ANA LEYDA GÓMEZ DE ARCHIVISTA/ MIEMBRO JUNTA ASOCIACIÓN DE PENSIONADOS SENA BUGA GUADALAJAR
ECHEVERRI DIRECTIVA APSEN BUGA APSENA A DE BUGA

La NSCL fue avalada en el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial conformado por Representantes de:

Nombre del Integrante del Consejo

Nombre de la Organización Rol en el Consejo Ejecutivo Ciudad
Ejecutivo
ASOCIACIÓN DE PENSIONADOS ANA LEYDA GÓMEZ DE DELEGATARIA GUADALAJAR
SENA BUGA APSENA ECHEVERRI A DE BUGA
UNIVERSIDAD DE MANIZALES RICARDO URIBE GÓMEZ PRESIDENTE MANIZALES
DANIEL JULIÁN GALARZA DANIEL JULIÁN GALARZA DELEGATARIO IBAGUÉ
APONTE APONTE
FUNDACIÓN ARCHIVISTAS EN JUAN CARLOS GARCÍA DELEGATARIO VALLEDUPAR
RED FUENTES
UNIVERSIDAD DE SAN MIRIAM DEL CARMEN MESINO DELEGATARIA CARTAGENA
BUENAVENTURA ARÉVALO
ANA MARÍA CHAVES CHAUX ANA MARÍA CHAVES CHAUX DELEGATARIA POPAYÁN
GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA TOMAS JOANIS PINTO DELEGATARIO RIOHACHA
MOSCOTE
AGENCIA COLOMBIANA PARA PABLO EMILIO GARCÍA DELEGATARIO BOGOTÁ
LA REINCORPORACIÓN Y CHINCHILLA D.C.
NORMALIZACIÓN
EMPOCALDAS JUAN ESTEBAN CONGOTE DELEGATARIO CALI
RAMÍREZ
DIEGO ORLANDO SALAZAR DIEGO ORLANDO SALAZAR DELEGATARIO IBAGUÉ

Usuario: Fecha / Hora de Impresión: 15/11/23 23:49 Página 4 de 5 V4

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NSCL SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL

CORONADO CORONADO
ROPSOHN LABORATORIOS SAS LUIS ALBERTO RIAÑO DELEGATARIO BOGOTÁ
CÁRDENAS D.C.

La orientación metodológica de elaboración/actualización estuvo a cargo de:

Experto Centro de Formación Regional

YENI ESPERANZA NAVIA MENESES CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS CAUCA

La orientación en la validación técnica estuvo a cargo de:

Experto Centro de Formación Regional

YENI ESPERANZA NAVIA MENESES CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS CAUCA
MARTHA CAROLINA BELTRAN SALAZAR CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGÍSTICA Y DISTRITO
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN CAPITAL

La orientación en Verificación ANA MILENA PENA DAVILA - SANDRA MILENA VELASQUEZ RESTREPO - JESSICA MILLÁN
Metodológica PEÑUELA - JAIRO HERNANDO PORTILLA RODRIGUEZ

Secretario Técnico Mesa Sectorial

Experto Centro de Formación Regional

JOHN JAIRO MOTTA CALDERON CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS CAUCA

Control de Cambios (aplica a partir de la segunda versión de la NSCL)

Tipo de Cambio Síntesis Cambio Realizado

Usuario: Fecha / Hora de Impresión: 15/11/23 23:49 Página 5 de 5 V4