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Índice

1 Introducción .......................................................................................................................... 3
2 La Gestión de Proyectos de Innovación .......................................................................4
3 Sistemas de Gestión de la Innovación ......................................................................... 11
4 Conclusiones ....................................................................................................................... 15
5 Bibliografía Esencial ......................................................................................................... 15
6 Bibliografía Recomendada .............................................................................................. 16

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Nota Técnica preparada por Asturias Corporación Universitaria. Su difusión, reproducción o
uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos
reservados.
Objetivos
• Conocer la definición y las características de proyectos y posicionarlos en el
ámbito de la innovación en los entornos empresariales.
• Aprender las fases de Ciclo de Vida de un Proyecto de Innovación dentro
de la empresa.
• Comprender la importancia de la sistematización de la Innovación en una
organización y aproximarse a los sistemas de gestión de la I+D+i
existentes.

1 Introducción

La Innovación en una empresa define un concepto bastante complejo y un


tanto abstracto. Para llevar a cabo la innovación en entrono empresarial es
necesario poner en marcha estrategias, tácticas y herramientas de innovación.
Siendo la Innovación a la vez el fin y medio de conseguir cambios o mejoras en la
organización o en el mercado, lo más operativo es considerar cada iniciativa de
desarrollar algo novedoso como un proyecto.
La aplicación de la terminología de gestión de proyectos al ámbito de la
innovación en las empresas tiene claras ventajas, aunque no es exenta de
ciertas problemáticas que cada empresa según su sector, deberá resolver pa ra
garantizarse el mayor impacto posible de la acción innovadora.
Incluso muchos de los modelos de negocio más innovadores han comenzado
siendo proyectos de innovación. Sin buscar más lejos la novedosa idea de modelo
de negocio de cebo y anzuelo, la cual consiste en ofrecer un producto básico a
un precio muy bajo, incluso generando pérdidas limitadas para la empresa (cebo)
y entonces percibir retorno económico en base precios altos el producto
asociado, los recambios, o servicios (anzuelo). Este es el negocio que primeras
veces ha surgido como proyecto de innovación en modelo de negocio de las
compañías telefónicas que “regalan” el teléfono móvil (cebo) a cambio de un
contrato de permanencia durante un cierto tiempo (anzuelo).
En este apartado nos adentraremos en cómo es la gestión de proyectos en
general y cómo específicamente las empresas gestionan los proyectos de la
I+D+i.

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2 La Gestión de Proyectos de Innovación

Como ya hemos dicho antes un proyecto de innovación mantiene rasgos


comunes de cualquier otro proyecto, y, por tanto, exige la gestión de los
siguientes elementos como mínimo: personal; contactos (proveedores,
colaboradores); actividades (fases y tareas); documentación asociada y
generada, recursos materiales, etc. Hay que comenzar comprendiendo que la
dinámica general de la gestión de proyectos y el éxito de este no dependen en
exclusiva de la capacidad del equipo técnico y humano responsable del desarrollo
de la innovación.
Es imprescindible asentar la comprensión que el éxito de un proyecto de
innovación puede no cumplir expectativas, no porque la innovación en sí no
fuese viable, sino porque una gestión deficiente que no tenga en
consideración aspectos como, por ejemplo, el cumplimiento de los objetivos
en los plazos señalados, la comunicación con el cliente, la gestión de los
recursos, etc. Veamos, los aspectos comunes de cualquier proyecto.

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Por lo tanto, antes que todo debemos comprender bien en qué consiste la gestión
de proyectos en general. Un proyecto es en su forma más simple un producto
intangible, original y único, basado en aplicación del conocimiento para
lograr los objetivos establecidos. En otras palabras, el proyecto significa
cualquier intervención concreta en un contexto y en un ámbito definido. Un
proyecto empresarial es un esfuerzo temporal enfocado a crear un producto,
servicio o resultado único a fin de mejorar el rendimiento de la
organización.
Como vemos, al igual que pasaba con la conceptualización de la Innovación, el
El proyecto es una secuencia única y fenómeno del proyecto también tiene muchos matices y detalles a tener en
tecnológicamente determinada de cuenta. Aunque todos los proyecto tienen algunas características comunes.
Cualquier proyecto tiene un principio y un final establecidos. Este final se
actividades, generalmente no repetitiva,
considera como alcanzado cuando se han llevado a cabo los objetivos,
que supone la coordinación de múltiples
cumpliendo con la asignación de recursos.
recursos (personas, materiales y

económicos) para alcanzar unos objetivos


Es necesario distinguir entre los objetivos de un proyecto y sus impactos. El
impacto (directo o indirecto) de un proyecto es una consecuencia duradera
claramente definidos en un tiempo y con
sobre un elemento interno o externo de dicho proyecto. Recordemos que los
unos costes determinados.
proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán
una vez concluido el propio proyecto.
Desde el punto de vista de la ejecución de los proyectos estos pueden surgir en
todos los niveles de una organización involucrando a una sola persona, un equipo,
un departamento o a toda la organización. Generalmente, un proyecto tiene una
serie de restricciones operativas u objetivos de desempeño individuales.
Las restricciones o los objetivos clásicos se relacionan con el tiempo, el
coste y la calidad o el desempeño.

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Todo proyecto tiene tres vertientes o aspectos diferentes, que es necesario
coordinar desde su puesta en marcha hasta la finalización:

Un proyecto puede requerir una aportación de recursos muy variada según


su tipología pero casi nunca es posible ejecutar un proyecto sin aportación al
menos en tiempo y en conocimiento. Los ejemplos de proyectos pueden ir desde
organizar una escapada con los amigos el fin de semana hasta construir naves
espaciales que lleven a la humanidad a habitar otros planetas. Toda la cuestión a
resolver es la adecuada gestión de estos proyectos.
Por lo tanto, las empresas consideran la dirección o gestión de proyectos
como uno de los ámbitos estratégicos para sus ventajas competitivas. Llevar
a cabo los proyectos cumpliendo los objetivos, ajustando plazos e implementando
cambios es un valor para las organizaciones y una competencia muy demandada
por los responsables de Recursos Humanos en las empresa innovadoras.
Podemos decir que la gestión de proyectos debe considerarse como una
herramienta para gestionar cambios en las organizaciones. En empresas,

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estos cambios pueden abarcar desde ejercicios de reestructuración interna hasta
la realización de grandes proyectos en el mercado o las adquisiciones de otras
empresas a fin de ganar ventajas competitivas frente a la competencia. No
obstante, tanto el cambio interno como los proyectos externos o
externalizados (subcontratados a otros profesionales o empresas) deben ser
planificados y faseados según la tipología del proyecto y de la organización .
En todo caso los cambios incluidos en el proyecto se planifican e implementan a
través de técnicas y herramientas de gestión de proyectos.
En el siguiente esquema podemos ver el típico itinerario de las fases de un
proyecto. Comenzando desde la identificación y finalizando en el cierre.

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Existen grandes metodologías de gestión de proyectos, entre las cuales la
PMP de Project Management Institute es la más conocida y con mayor
implantación a nivel global. Según PMP la dirección o gestión de proyectos es la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La gestión de
proyecto se alcanza mediante la aplicación e integración de una serie de
procesos que conforman los siguientes cinco grupos (o llamados de otra forma, el
Ciclo de Vida de Proyecto):

• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Seguimiento y Control
• Cierre

El primer paso en cada proyecto es una adecuada secuencia de inicio. El


primer paso necesario es plantear para qué sirve un proyecto o porqué llevarlo a
cabo; es decir, qué objetivos persigue su realización. En la fase de Inicio se
toman acciones que van a marcar todo el desarrollo del proyecto y su
posible resultado: como la identificación y la designación del director o jefe de
proyecto.
La identificación define cuales son los problemas o necesidades a resolver
a través de puesta en marcha del proyecto. En el caso de proyectos de
innovación- y en función si nuestra innovación será disruptiva o incremental- la
correcta identificación de necesidades y análisis del problema (en base a los
conocidos anteriormente sistemas de Inteligencia Competitiva o Sistemas de
Información Empresarial) marcará tanto los ámbitos de prioridad, como todas
las áreas de la empresa que deben involucrarse en el desarrollo del proyecto en
cuestión.
El director/jefe del proyecto es la persona asignada para alcanzar los
objetivos del proyecto. Las funciones de un jefe de proyecto van desde el
control económico de los recursos aplicados hasta el control de su alcance
(qué se va a hacer, cuándo y sobre todo cuándo se concluye el proyecto), sin
olvidarse de la gestión de expectativas y motivación de los miembros del

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equipo del proyecto. Este aspecto es muy relevante en el caso de los proyectos
de innovación. Primero- porque el director del proyecto ha de tener suficiente
experiencia tanto en las tareas de gestión como en el campo de la innovación al
cual va dirigido/destinado el resultado del proyecto; segundo- porque la mayoría
de los equipos de proyectos de innovación son necesariamente multidisciplinares
lo que dificulta bastante su coordinación; y finalmente- los proyectos de
innovación conllevan un alto grado de riesgo e incertidumbre lo que los
pone en el punto de mira de la dirección de la empresa.
Una adecuada Planificación de un proyecto, especialmente uno de
innovación, va a marcar su ejecución, la evaluación de los resultados
obtenidos e impacto alcanzados. Recordemos que cada proyecto es único y, por
tanto, se diseña para un propósito u objetivo específico, se planifica a medida y
se ejecuta en un contexto concreto de la organización innovadora. No hay dos
proyectos de innovación idénticos.
En las organizaciones caracterizadas por culturas innovadoras un método
común de planificar el proyecto y definir sus líneas generales se basa en
convocar un grupo de trabajo donde se analizan las ideas, encaje del
proyecto en la realidad de la organización y de diseñar un plan de desarrollo
o de ejecución faseado y cuantificable del proyecto. En el caso de los
proyectos de innovación estos grupos de trabajo establecen también primeras
recomendaciones en relación con el futuro del proyecto dado el entorno de
incertidumbre y complejidad que engloba cada proceso de innovación.
La planificación consiste en organizar y racionalizar aquello que quieres
hacer, con el propósito de alcanzar determinados objetivos. Expresado de
otra manera, se centra en analizar los riesgos o problemas potenciales que
puedan surgir, definir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para
alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de
seguimiento del mismo. Es una fase importante ya que si ajustamos al
máximo esta actividad alcanzaremos mayores posibilidades de éxito en el
proyecto. La planificación es, hablando claramente, puro sentido común.
La Ejecución del proyecto abarca aquellos procesos que son necesarios para
terminar el trabajo definido en el plan del proyecto para cumplir con los
objetivos dentro de las delimitaciones temporales y de recursos
establecidos. Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar
las actividades del proyecto según lo establecido en la fase de planificación del
proyecto. Durante la ejecución del proyecto es común que los resultados puedan
exigir una actualización y/o ajuste de la planificación y que se vuelvan a asignar

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nuevos (mayores o diferentes) recursos. En los proyectos de innovación es
típico que se realice previsiones de posibles desviaciones en el marco de la
incertidumbre del ámbito en el cual se pretende innovar.
Seguimiento y Control incluye todos aquellos procesos del proyecto que son
requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño
de los miembros del equipo del proyecto, a fin de identificar áreas que exijan
cambios y para proponer planes de contingencias donde sean requeridos.
El Cierre de un proyecto implica la finalización de todas las actividades de
La gestión de proyectos de la I+D+i los grupos de procesos de la gestión de proyectos, a fin de completar
abarca las herramientas específicas
formalmente el proyecto. La práctica errónea de muchos proyectos de no
formalizar adecuadamente su desarrollo, provoca una situación de discontinuidad
necesarias a nivel estratégico, financiero,
y pérdida de información relevante para el aprendizaje organizacional. El cierre
directivo y técnico para la gestión
del proyecto y las conclusiones del mismo deberían ser difundidos dentro de la
integral de las distintas fases de un organización, tanto si los resultados de este son positivos, como si el cierre se
proyecto cuyo fin es generar una efectuó por el hecho de desestimar el proyecto en alguna de sus fases.
innovación, un cambio, una mejora para
Ya teniendo claro cuales son los rasgos típicos de la gestión de proyectos
la empresa o para el mercado.
podemos analizar algunas de las características diferenciales de los
proyectos de la I+D+i.
Los proyectos de innovación necesitan ampliar la fase de definición del proyecto
más allá de la declaración de las necesidades de modo genérico. Pues, además,
deben: ubicarse dentro de un marco sectorial; plantearse el alcance
esperado no sólo del proyecto sino de la misma innovación; y el grado de
novedad de la propuesta a alcanzar. Esto implica que un proyecto de
innovación ya en su inicio necesita basarse en la estrategia de innovación
de la organización, en su cultura (si pretende realizarlo de manera interna), y
especialmente tener en cuenta toda la información disponible de dentro y
fuera de la empresa.

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La planificación de un proyecto de innovación suele ser relativamente más
compleja que otras tipologías de proyectos. Especialmente cuando nos
referimos a proyectos que se inician en la etapa de Investigación y llevan a la
generación de nuevos productos o tecnologías a través de Desarrollos con fases
de pruebas, proyectos-piloto, prototipos etc. Es habitual que la planificación de
proyectos de I+D+i prevea desde sus inicios posibles y previsibles
desviaciones, aún sin definir. Destinando a priori un porcentaje de presupuesto
a las modificaciones (estos porcentajes oscilan aproximadamente alrededor de
entre un 10 y un 15%). También en esta fase se estima la capacidad de
protección legal de los resultados esperados del proyecto.
Otra característica específica de los proyectos de innovación es que todo el
seguimiento y control del proyecto de innovación, aparte del cierre, ha de
servir como base de aprendizaje, y de aportación a la generación de
conocimiento de la organización incrementándose su capital en este aspecto.
Pues, incluso, los fallos y objetivos imposibles de alcanzar pueden constituir la
base de nuevos proyectos o de mejoras organizativas.

3 Sistemas de Gestión de la Innovación


El sistema de gestión de la innovación es

la parte del sistema general de gestión Ya en otra clase vimos las ventajas de crear una cultura de innovación donde se
que incluye la estructura organizativa, la
realiza un esfuerzo para innovar de manera continuada y holística. A nivel
operativo, funcional este enfoque denominaremos la sistematización de la
planificación de actividades, las
innovación, o la implantación del sistema de gestión de la innovación. El
responsabilidades, las prácticas, los

procedimientos, los procesos y los

recursos para desarrollar, implantar,

llevar a efecto, revisar y mantener al día

la política de I+D+i de la organización.

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futuro complejo e incierto exige que la innovación se convierta en un amplio
compromiso de todas las capas de la empresa, una característica que
impregne todas las actividades y facilite respuestas a las necesidades y
desafíos del mercado. De ahí que el objetivo de supervivencia y consolidación
obliga crear sistemas que generen innovación de forma continua y
sistemática, evitando los costosos avances erráticos y esporádicos, para sí
hacer frente a los cambios en el entorno.
La sistematización la podemos definir como la organización y ordenamiento de la
información intraempresarial existente con el objetivo de explicar los cambios,
mejoras o en general cualquier transformación que se han dado durante un
proyecto, los factores que intervinieron, los resultados y los aprendizajes que
surgieron desde el inicio del proceso. Por lo tanto, el fin de un proceso de
sistematización de la innovación es facilitar que los miembros de la
organización involucrados en los proyectos de innovación tomen parte
activa en los procesos de aprendizaje y de generación de nuevos
conocimientos o ideas de proyectos e iniciativas de políticas/estrategias
innovadoras basándose en las experiencias documentadas, datos e
informaciones recogidas y procesadas.
Este proceso de sistematización de la innovación adquiere especial relevancia si
contrastamos la realidad de mayoría de las empresas con las buenas prácticas de
algunas con sistemas propios de la innovación. La gran mayoría de las empresas
innova de manera esporádica, ad hoc e infrecuente. Podemos incluso decir que
algunas de las innovaciones se han dado como resultados de un acto de azar o
como resultado de una iniciativa de un líder visionario.
El propio concepto del sistema de innovación tiene un matiz más
macroeconómico, no obstante, es posible reformular su definición para una
organización empresarial. El concepto del sistema de innovación destaca que
el flujo de información y tecnología entre personas, grupos y unidades
funcionales de la organización, es un elemento clave para un proceso
innovador dado que contiene las interacciones entre los actores necesarios
para convertir una idea en un proceso, producto o servicio en el mercado
(Howlett y Jain, 2018)
A rasgos generales podemos asumir que un Sistema de Gestión de la
Innovación constituye un nivel del sistema de dirección y gestión
empresarial que abarca al menos las seis siguientes etapas:
• Diagnóstico del estado de la innovación de la empresa.

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• Diseño del sistema de gestión de los procesos innovadores.
• Seguimiento del proceso.
• Ejecución y puesta en marcha de las unidades operativas del sistema, en
especial los proyectos de innovación.
• Realización de procesos internos (y externos en casos concretos de
colaboraciones) de I+D+i.
• Desarrollo y comercialización de los resultados de la innovación acometida.
En algunos países se han establecido normas de certificación de los sistemas de
gestión de la I+D+i en las empresas o instituciones. La norma española UNE
166002:2014 “Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la
I+D+i” de la AENOR describe con todo lujo de detalles todos los pasos necesarios
a llevar a cabo para gestionar la innovación de manera sistematizada.

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Es un estupendo ejemplo de como la sistematización de la I+D+i puede
beneficiar a las empresas tanto a nivel estratégico como en la propia
operativa de los proyectos de innovación.
No obstante, existen otras formas de sistematizar los procesos de innovación en
las empresas. La más sencilla es la introducción de las métricas de innovación.
Es muy importante definir métricas que permitan evaluar si los esfuerzos de
innovación están dando resultados esperados. Por lo tanto, podemos tomar como
referencia las métricas en entrada, de proceso y de salida. O cualquier otra
entre las que la propia organización establezca para evaluar sus esfuerzos de
innovación, siempre con la finalidad de obtener ratios de resultados e impacto de
los proyectos de innovación.
Ejemplo de sistematización de la Innovación en una empresa:
La banca internacional City ha puesto en marcha una forma muy curiosa, y
provechosa, de sistematizar su esfuerzo innovador. A través del laboratorio de
innovación de esta entidad neoyorquina ubicado en Tel Aviv, la multinacional
financiera lleva a cabo sus proyectos punteros en el ámbito de fintech. En este
laboratorio de innovación se encuentra también la aceleradora de start ups
vinculadas al sector de la banca. El laboratorio de innovación de Citi en Tel Aviv
se inauguró en 2011 y desde este lugar, los proyectos de innovación se idean,
diseñan, desarrollan y ponen en producción, con la colaboración de las unidades
de negocio, que se implican durante todo el proceso. Es un laboratorio
internacional, que da servicio a todos los países en cuatro campos fundamentales:
el servicio cara al público, la analítica aplicada a asuntos transaccionales, la
interacción persona a persona (y la gestión de la información sobre este aspecto),
y todo lo que tiene que ver con la productividad y seguridad. En este lab, por
ejemplo, se creó el primer sistema de machine learning embebido en las
operaciones de pricing. También se está trabajando intensamente en la
generación y el procesamiento del lenguaje natural, que permitirá, entre otras
cosas, programar chatbots. Desde un punto de vista global, Citi está interesada en
tecnologías innovadoras que le ayuden a ser más eficiente en tres ámbitos
fundamentales. Por este orden, la gestión de tesorería y pagos internacionales, la
liquidación y custodia, y por último la banca retail. En la actualidad, el banco
cuenta con unos 500 analistas de datos en el mundo. (Fuente: La Expansión)

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4 Conclusiones

• El proyecto es una secuencia única y tecnológicamente determinada de


actividades, generalmente no repetitiva, que supone la coordinación de
múltiples recursos (personas, materiales y económicos) para alcanzar unos
objetivos claramente definidos en un tiempo y con unos costes
determinados.
• La gestión de proyectos de la I+D+i abarca las herramientas especificas
necesarias a nivel estratégico, financiero, directivo y técnico para la gestión
integral de las distintas fases de un proyecto cuyo fin es generar una
innovación, un cambio, una mejora para la empresa o para el mercado.
• El sistema de gestión de la innovación es la parte del sistema general de
gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de
actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los
procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efect o, revisar y
mantener al día la política de I+D+i de la organización.

5 Bibliografía Esencial

• Andrew, J.P.; Sirkin, H.L., Explota tu innovación, Harvard Business School


Press Lid. Editorial, 2008, Madrid.
• McLaughlin, G.C.; Kennedy, W. R., Innovation Project Management
Handbook, CRC Press, 2016, Boca Raton.
• Miranda, L. F.; Medina, E. A. Proyectos de innovación: formulación desde el
enfoque de procesos. Journal of Technology Management & Innovation,
2008, 3(1).
• Innolandia, 5 errores para gestionar un sistema de innovación y mis
tácticas probadas para superarlos, https://innolandia.es/5-errores-
gestionar-sistema-innovacion-mis-tacticas-probadas-superarlos/
• Sintetia, Los modelos de la gestión de la innovación ¿qué vestido me
pongo?, https://www.sintetia.com/los-modelos-de-la-gestion-de-la-
innovacion-que-vestido-me-pongo/

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6 Bibliografía Recomendada

• Ferrás Hernández, Xavier; Ferras, Xavier, Innovacion 6. 0: El Fin de la


Estrategia, Plataforma Editorial, 2010, Barcelona.
• Satell, Greg, Mapping Innovation: A Playbook for Navigating a Disruptive
Age, McGraw-Hill Education, 2017, USA.
• Harvard Deusto, Cinco reglas para la gestión de proyectos grandes y
complejos, https://www.harvard-deusto.com/cinco-reglas-para-la-gestion-
de-proyectos-grandes-y-complejos
• Harvard Deusto, Gestionar centros mundiales de innovación,
https://www.harvard-deusto.com/gestionar-centros-mundiales-de-
innovacion

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