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COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL

ESTADO DE QUINTANA ROO.
PLANTEL CANCÚN 1
MÓDULO: Asiste en la organización y realización de eventos de
negocios, sociales y culturales.
SUBMÓDULOS:
- Apoya en la organización de banquetes.
- Apoyo en la preparación del evento.
- Apoyo en la realización del evento.
Materia: Temas de administración
TÍTULO DEL TRABAJO: Reporte final
NOMBRES DE LOS DOCENTES: Laura Tovar Rodríguez.
Claudia Angélica Carrillo Navarro
COMITÉ: ANFITRIONES
NOMBRE DE LOS INTEGRANTES:
De Sales Gonzales mauricio
Cruz Perez Wilmer Jair
García Esparza Ana Camila
Jesús Rosario Alexa Guadalupe
GRADO: 6 GRUPO: A
TURNO: Matutino
ESPECIALIDAD: Técnico en servicios de Hotelería.
PARCIAL: 3
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INDICE
• introducción del evento general--------------------------------------3
• introducción del comité--------------------------------------------------3
• Verificación del objetivo particular-----------------------------------4
• PRE-EVENTO-----------------------------------------------------------------5
• DURANTE-EL EVENTO----------------------------------------------------6
Antes----------------------------------------------------------------------------6
Durante-------------------------------------------------------------------------7
Después------------------------------------------------------------------------9
• POST-EVENTO---------------------------------------------------------------9
• Informe de contingencias------------------------------------10
Permisos----------------------------------------------------------------------11
Certificados------------------------------------------------------------------16
Invitaciones especiales--------------------------------------------------18
Gafete de integrantes-----------------------------------------------------29
• ANEXOS-----------------------------------------------------------------------30
cronograma--------------------------------------------------------------------------------30
check lists----------------------------------------------------------------------------------35
planeación----------------------------------------------------------------------------------45
análisis foda -------------------------------------------------------------------------------48
• Análisis de la encuesta de satisfacción al cliente---------------49
• CONCLUCIONES-----------------------------------------------------------50
• FUENTES DE INFORMACIÓN------------------------------------------54
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INTRODUCCION
General: Este proyecto tuvo como fin evaluarnos como una empresa de eventos y
como
conllevamos hacer, planear y organizar un evento, dando como referencia las áreas
de trabajo con enfoques de escritores, economista y filósofos que aportaron con sus
enfoques tal como son: Henry Fayol, Taylor, Max weber, Robbins y Coultier, Roberto
Owen, Hugo Münsterberg, Mary Parker Follet, que con sus teorías y enfoques
sacamos adelante el proyecto, al igual de conocer las 3 etapas de la preparación de
un evento que es Pre- Evento, Evento, Post- Evento, donde podemos ver que nos
falta y tener una organización mejor con check list y cronogramas de actividades, y
llevar a nuestra empresa y evento a un óptimo desempeño con un favorecible
resultado.
El proyecto se creó a fin de evaluar 4 materias, una como una empresa de eventos
llamada I'L MENT que es nuestra empresa para evaluar nuestra materia de "Temas
De Administración" donde se nos calificara la calidad, si contamos con las áreas y
puestos funcionales y si llevamos lo mejor de los enfoques administrativos para
sacar adelante una empresa, en el módulo V que cuenta con 3 submódulos de
nuestra especialidad tenemos como fin llevar acabo un evento ya sea social, cultural
o de negocios, donde ejecutemos todo al pie de la letra para poder llevar a un
perfecto desempeño junto a los comités encargados de cada Área del evento como
lo son el comité de gerencia, comité de bebidas, comité de meseros, comité de
finanzas, comité de cocina, comité de áreas públicas, comité de seguridad, comité
de recepción, comité de anfitriones y comité de técnicos, todos estos comités
ayudaran al desarrollo tanto de la empresa como del evento.

Comité: El comité de anfitriones es el encargado de recibir a los invitados y

mostrarles el lugar de su asiento al igual que estamos caracterizados de la película
proyectada también nos prestamos para fotos en un apartado de la función para
tomarnos fotos con los clientes por otro lado también nos encargamos de atraer mas
clientes y brindar una estancia cómoda en la sala y por último presentamos la
película dando un breve contexto
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COMPROVACION DEL OBJETIVO

OBJETIVO: Promover la invitación al cine para atraer clientes y lograr un
ambiente agradable para la satisfacción del cliente teniendo una buena actitud hacia
el equipo e invitados, teniendo una voz clara, fuerte y moderada saludando a los
clientes e informándolos con precisión sobre el tiempo de espera y acompañar a su
asiento caracterizándonos de acuerdo con la función proyectada ese día

COMPROBACIÓN: la invitación si fue promovida tanto durante debido a que

algunas personas durante el evento querían entrar a la función y vendimos unos
cuantos boletos antes del evento la invitación al evento fue promovida por el comité
de publicidad el cual fu apoyado por diferentes comités los cuales vendían boletos
entre esos comités, el comité de anfitriones participo promocionando y vendiendo
boletos.
Continuando con la comprobación tratamos de mantener un volumen de voz
adecuado ablando con calma y otorgando esa confianza al cliente de hablar con
nosotros sin ellos tener miedo para así ellos informarnos si quieren una foto o si
tienen un inconveniente con su asiento, función, película, etc. de igual forma
acompañamos a los clientes a su asiento para cada uno y dándoles un folleto sobre
el evento
Nuestra caracterización desde nuestro punto de vista fue buena destacando anabel
(Camila) por su gran disfraz
Entonces en general para nuestro comité si cumplimos con nuestro objetivo
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REPORTE DEL EVENTO

PRE-EVENTO
Entre el comité de anfitriones se
realiza la lista de compra de Reunión para lista de compras de
vestuario decoración
El comité se encarga de crear una lista Los comités de anfitriones y recepción
en la cual se anotarán todos los nos ponemos de acuerdo en grupo
materiales requeridos para el para decidir los materiales y la forma
vestuario de anfitriones como vestidos en la que se decorara la sala
lazos maquillaje y utilería de acuerdo audiovisual al igual que creamos la
con cada función emitida lista de compras en base en los
materiales ya pensados para decorar
como, por ejemplo: Fomi, papel chino,
cortinas, hojas de colores, cartón entre
otros

Ilustración 1realizando la lista

Compras de ambas listas tanto

decoración como anfitriones
Una integrante de nuestro comité se
encarga de hacer las compras
respectivas días antes del evento para
tener días antes para decorar Ilustración 3comité de anfitrión y recepción creando lista
de decoración

Ilustración 2alexa haciendo las compras de ambas listas

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Asegurarse que el material este

completo
Revisar que todo el material este
completo y no falte nada tanto de
decoración como de anfitriones y si en
caso de faltar algo comprarlo

DURANTE EL EVENTO

Antes
Asistir un día antes del evento con
ropa cómoda
Un día antes del evento asistir con
Ilustración 4Yenncy y Alexa revisando
ropa cómoda para decorar la sala
que el material este completo

Verificar que la limpieza realizada

por el comité de áreas públicas se
haya hecho de manera correcta
Al llegar al audiovisual ay que verificar
que el comité de áreas públicas allá
realizado la limpieza correspondiente
para comenzar a decorar Ilustración 5 las personas dentro de la imagen están
cambiadas y limpiando

Ilustración 6 personas limpiando la

sala audiovisual
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Verificar que la decoración este en

buen estado
Verificar que todas las decoraciones
estén completas en orden y con todo
ya cortado o preparado

DURANTE

Empezaremos a decorar
Empezamos a decorar comenzando
con enumerar los números de los
asientos
Ilustración 7 comités de
decoración revisando que este
todo bien
Ilustración 8comités
Se coloca la cartelera y la cortina de decoración
roja en la entrada recortando números
para las sillas
los comités de decoración ponen con
clavos la cartelera y la cortina roja

Ilustración 11 asientos con

su número y letra

Empezar a colocar las figuras

(cámaras, fotografías, bibliografías,
etc.)
Se colocan las decoraciones echas,
en toda la sala como
Ilustración 9 cartelera cámaras estrellas
del cine carriletes etc.

Ilustración 10 Camila ayudando a poner la cortona roja

Ilustración 12 Camila
colocando una
decoración de palomita
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El personal de recepción y de
anfitriones verifica que la
decoración esté en buen estado.
Los anfitriones comenzarán a
cambiarse y caracterizarse
Los anfitriones empiezan con su
caracterización para empezar el
evento

Ilustración 14 sala
audiovisual decorada

Ilustración 13 zona para

tomarnos fotos

Ilustración 15 más decoraciones de la sala

Ilustración 19 anfitriones Wilmer y Camila ya
Los anfitriones ya caracterizados se caracterizados

colocan en la entrada cinco minutos Al terminar cada función verificar

antes de comenzar el evento para que la sala está en buen esta
comenzar a saludar a los invitados
Al terminar cada función abra que
Los anfitriones se colocan en la revisar que la sala este en buen
entrada de la sala Para acompañar a estado para así brindar un buen
sus asuntos a los invitados y darles servicio
una muy cordial Bienvenida

Ilustración 18 Alexa llevando a Ilustración 17 Ilustración 16mauricio Ilustración 20 Camila verificando que este todo
los invitados a su lugar Camila esperando dando la bienvenida a la en orden
los invitados coordinadora
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Después – POST EVENTO

Cada integrante realiza su propia
conclusión en el reporte, y se
realiza verificando el objetivo
general y particular
Todos los integrantes del comité
realizan su propia conclusión en base
en lo aprendido en el evento

Se verifica que la decoración se

haya realizado correctamente y si
mismo el atractivo para el evento.
El comité de anfitriones junto con
recepción nos encargamos de revisar el
estado del audio visual después del
evento
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INFORME DE CONTINGENCIAS

1-El problema principal que tuvimos fue no organizar bien nuestros tiempos ya que
cuando comenzó nuestra segunda función tanto del turno de la mañana como el de
la tarde no estábamos en la sala, para solucionar el problema del tiempo debimos
llegar 15 minutos antes a la sala.

2-La mayor parte de la decoración la terminamos el día que se decoró, para

solucionar eso debimos cortar y organizarnos días antes para que ya tuviéramos
lista la decoración para solo pegarla en la sala.

3-El día que se hicieron las compras tuvimos que ir a comprar tres días seguidos
por que en las listas que hicimos nos faltó agregar muchas cosas.
Para eso nos debemos organizar mejor y pensar cuidadosamente en las cosas que
necesitamos.
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PERMISOS
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INVITACIONES Y CERTIFICADOS
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ANEXOS
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ANÁLISIS DE PREGUNTAS DE LA ENCUESTA DE SATISFACCION

Nuestra pregunta a analizar fue
¿ASISTIRÍAS A OTRO EVENTO ORGANIZADO
POR NOSOTROS?
El 85.2% respondió que si siendo en la grafica el de color
azul
El 14.8% de los que respondieron la encuesta dijeron que
no siendo en la gráfica el color rojo

Hubo más invitados del turno matutino con un 55,1% lo que

equivale a 49 personas del turno matutino, en el turno
vespertino asistió el 44,9% lo que equivale a 40 personas
como se puede observar en la siguiente grafica

Los semestres de nuestros

clientes que asistieron son:
11 personas de 6to semestre equivalente
al 17,4%.
18 personas de 2do semestre
equivalente al 28,5%
34 personas de 4to semestre equivalente
al 53,9%

Las especialidades de nuestros

clientes que asistieron son:
36 personas de TSH equivalente al 69,2%
9 personas de TSMEC equivalente al 17,3%
2 personas de TMI equivalente al 3,8%
5 personas de TEL equivalente a 9,6%
Esto se puede ver reflejado en la grafica
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CONCLUSIONES
Cruz Perez Wilmer Jair
El evento ofrecido por nosotros fue un servicio en el cual tuvimos muchos
aprendizajes y obtuvimos nuevas experiencias las cuales nos servirán a lo largo de
toda nuestra vida pues estos conocimientos pueden ayudarnos en caso de un
trabajo en el cual estos conocimientos nos ayudan y aún más por qué en esta zona
geografía el turismo es una opción laboral muy importante en el estado así mismo
disfrute al hacer el evento pues pudimos demostrar la habilidades aprendidas en
anteriores parciales y así lograr poder tener frutos de la enseñanza, antes del evento
logramos decorar todo la sala audiovisual yo me sentía muy nervioso pues no sabía
cómo me iría y tenía miedo pero a los boletos estar todos vendidos me relajo un
poco pues sabía que la sala si se llenaría entonces por ese lado está tranquilo por
otro estaba nervioso pues cualquier cosa podría salir mal en cualquier momento
pues nada es seguro, entonces un día antes del evento nuestro comité y el equipo
de recepción nos dedicamos a decorar el salón audiovisual pegando cosas o
poniendo la cartelera y diferentes cosas al terminar la limpieza ayudamos a limpiar,
lavar, pulir, cerca etc. El día siguiente fue el día del evento yo estaba en el turno de
la tarde y a la vez también estaría ayudando a el comité de bebidas en mi tiempo
libre entonces lo primero que hicimos fue caracterizarnos conforme a la función
proyectada comenzando con el conjuro en mi caso yo fui el señor Warren mientras
que mi compañera de turno Camila fue anabel empezamos con nuestra labor la cual
consistía en dar guiara su asiento a cada uno de los invitados aunque ciertamente
en ese momento se desordeno un poco todo pues todos los invitados pasaron de
una vez pero logramos solucionarlo al preguntar a cada quien su asiento así también
promocionamos fotos con nosotros aunque lastimosamente nadie acepto luego de
eso yo me fu rápidamente a cambiarme el vestuario para el área de bebidas una
vez uniformado empecé a servir bebidas para mi fue una experiencia muy agradable
y una de las partes que as me gusto del evento yo sirva frases y mi compañera
Sandra servía pinadas al terminar la función rápidamente volví a cambiarme para
así volver a ser anfitrión y ese momento hubo un pequeño problema el cual era que
mi compañera Camila no estaba cambiada y lista entonces fui por mi cuenta pues
el tiempo estaba muy corto entonces Camila me alcanzaría la cual llegaría justo a
tiempo para empezar a llevar sus asientos a los invitados entonces después de eso
daríamos una pequeña presentación en la cual diríamos algunos datos d la película
luego de eso iría a hacer bebidas de nuevo y ahí terminaría el evento el evento me
gusto talvez pudo ser mejor pero personalmente me esforcé mucho para lograrlo y
apara mi siento que lo hice bien y me desempeñe muy bien en bebidas espero algún
día en mi futuro poder volver a ser anfitrión o bebidas o cocina o mesero o cualquier
puesto pues me gusta el ambiente laboral.
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García Esparza Ana Camila

Nuestro evento final (turno de la tarde) por parte del comité de anfitriones, un comité
en el cual nuca había estado, en parciales pasados estuve de cajera y mesera. En
este comité nos tocaba caracterizar personajes según la película que
proyectáramos, dábamos la bienvenida, dábamos lo visual al evento, los llevamos
a sus lugares, e inclusive dimos una breve conferencia/ bienvenida/ agradecimiento
en la segunda función (yo antes de ti)
Al vestirme como Annabelle muchos me dijeron que, si me parecía bastante, es
algo que no acostumbro a hacer, el ser el centro de atención que los invitados te
queden viendo y así. De igual manera el cambiarme de vestuario por ropa normal
para ayudar a mis compañeros rápido varías veces, fue bastante ágil. Como el
grupo de se dividió en dos y no todos tenían la experiencia hubieron varios
inconvenientes, más que nada en cocina que afectaba a meseros, y por ende
muchos de los otros comités tuvimos que apoyarlos, por mi parte fui de compras,
tome comandas, saqué cuentas, entregué comida, estuve de aquí para allá,
llegando al punto de estresarme porque la comida que me habían pedido los
invitados no salía, se lo dije al gerente y me regaño que yo tenía que quedarme en
cocina a casi casi gritarles, cosa que no se debería hacer ya que ahí tienen las
comandas.
Nos hizo falta organizarnos, calcular bien la cantidad de alimentos, pero es algo que
se puede corregir con más experiencia, después de todo, para eso nos sirve este
tipo de eventos. Esta área si me gusto, pero siento que no es mí fuerte, me gustaría
probar barra, como en mi trabajo, mesera.
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Alexa Guadalupe Jesús Rosario

Para hacer este proyecto decidimos hacer un evento de cine VIP en el cual tuvimos
de invitados a nuestros compañeros de toda la escuela. En este evento pusimos a
prueba todo lo que habíamos aprendido en los parciales anteriores, También
aprendí que para realizar un lleva mucha preparación y no siempre es fácil a mí se
me complicó la decoración ya que creí que sería más así porque tenía una idea de
que haría, pero luego no resultó como mal imaginaba, pero al final mis compañeros
y yo tuvimos un buen resultado el día del evento terminamos la decoración que
faltaba después le puse el vestuario para recibir a los invitados.

En el momento que los invitados empezaron a entrar me puse nerviosa y en ese

momento se me olvido lo había practicado para poder dirigirme a los invitados aun
así me tranquilice y todo salió bien.
Después de recibir a los invitados ayudar a mi compañero en la cocina, la verdad
es sí tuve nervios de que a mis compañeros le saliera mal algo como que a los
meseros se les cayera la charola de comida o faltara comida para los invitados, pero
ellos hicieron un buen trabajo y todo nos salió mejor de lo que yo pensé.
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De Sales Gonzales mauricio

En el área de anfitriones nos encargamos en llevar a nuestros clientes a su lugar y

querer dar una ilusión de fantasía al vernos y sentirse como en la película, los
anfitriones nos desarrollamos excelente mente y siempre preocupándose por los
clientes al igual que ayudamos a en la recepción y en mesero.
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FUENTES DE INFORMACION

• CLAVES PARA SER UN BUEN ANFITRIÓN - EVENT THINK

https://eventthink.es/claves-para-ser-un-buen-
anfitrion/#:~:text=Un%20buen%20anfitri%C3%B3n%20se%20preocupa,momento
%20y%20de%20qu%C3%A9%20forma.
• Alicia Raeburn•1 de julio de 2021 https://asana.com/es/resources/swot-
analysis

Beatriz Velilla
• Beatriz, Marketing & Communication Manager, coordina el departamento de
marketing en Endalia https://www.endalia.com/news/organigrama-empresa/
• Molly Talbert•27 de abril de 2023
https://asana.com/es/resources/marketing-
plan?gclid=Cj0KCQjwjryjBhD0ARIsAMLvnF8fTfkeAiZEdbpHCBmH2w1ceC
C_m8J91rgQ4NMBVardESNe35pYk3waApyQEALw_wcB&gclsrc=aw.ds
• Leonardo Artigas.
Asesor y Consultor para Organizadores de Eventos y
Wedding Planners.
Colombia, Latinoamérica.
https://www.leonardoartigas.com/tips-para-realizar-
eventos-
sustentables/#:~:text=Utiliza%20papel%20reciclado%20
o%20env%C3%ADalos,entregar%20bolsas%20de%20te
la%20reutilizables.