Actividad 3 Evaluación de los hallazgos encontrados

Unidad 2
Auditoría Administrativa

Objetivo: Identificar y comentar los avances en los hallazgos en la aplicación

de la auditoría administrativa

Profesor:Rodrigo Martínez Macías Alumno: María Teresa Cedillo Rodriguez

Materia: Auditoría Administrativa Matrícula: ES1821002118
terecedillo@nube.unadmexico.mx

1
Introducción

Estamos llegando al final de la auditoría administrativa, este proyecto nos está enseñando a
evaluar el proceso administrativo y su aplicación en una organización, la importancia que
representa utilizar esta herramienta que permite trabajar en orden y con una dirección fijada.

Ahora, estamos en la etapa de análisis de los resultados obtenidos de los cuestionarios aplicados al
personal de la empresa. Al evaluar las respuestas, junto con los antecedentes de la observación y
la escucha de entrevistas realizadas, podemos identificar cada una de las etapas del proceso
administrativo y su falta de aplicación en los diferentes departamentos de la organización.

Como ya hemos visto en las estadísticas económicas, las PyME, son las principales creadores de
empleos y son un porcentaje muy alto del PIB del país, sin embargo un factor común en la
permanencia en el mercado es la falta de aplicar una administración adecuada, basada en el
proceso administrativo para fortalecer su permanencia en el mercado.

Con los antecedentes obtenidos de la empresa que nos permitió adentrarnos en su administración,
a continuación, evaluaremos a dicha empresa con las fichas de evaluación con las cuales
basaremos las observaciones encontradas.

2
Empresa
Datos Generales:
VYC DIHO COMERCIALIZADORA SA DE CV
Año de apertura 2007
Giro: Hotelería y diseño grafico
Localidad: CDMX
Ubicación: Av. Revolución 744-1A colonia Mixcoac, c.p. 03910 CDMX
No. de empleados 9
Página web: https://www.diho-mex.com

Antecedentes:

Al realizar las entrevistas con una de las dueñas, Erika Cerezo, nos indica que es una empresa
familiar, solo aplican una parte del proceso administrativo, además de no realizar Auditorías
Administrativas, solo llevan control de contabilidad quien solo revisa la parte contable.

La empresa está conformada por un Director General, un Gerente de Ventas y Administración,

un Contador, los cuales cuentan con auxiliares que van de 1 a 3 personas por gerencia que apoyan
en las actividades diarias.

El Contador Público Jessica Cerezo, está graduada de la Universidad Autónoma de

México, además de contar con una serie de seminarios y actualizaciones necesarias en la
materia, con mas de 20 años de experiencia en el tema contable, por lo que, de acuerdo al perfil
del auditor es una persona que tiene la preparación académica y experiencia necesaria para
realizar dicha actividad, además de experiencia en los temas administrativos. Sin embargo, no han
aplicado una Auditoría Administrativa.

La periodicidad con la que realizan las revisiones son mensuales, mas la revisión anual que
corresponde a la contabilidad. Sin embargo hasta el momento solo han aplicado el proceso
administrativo sobre ciertas etapas, por lo que sería esencial y muy práctico para la empresa,
realizar una Auditoría Administrativa y así ayudar en los procesos administrativos pendientes.

Con base a los Criterios de Clasificación de las Empresas establecidos por la Secretaría de
Economía, la empresa en cuestión se clasifica de la siguiente manera:

3
 De acuerdo al segundo punto del acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de
Junio de 2009, Con fundamento en los artículos 34 fracciones I, XXIV y XXXI, de la Ley Orgánica de
la Administración Pública Federal; 5, fracción XVI, del Reglamento Interior de la Secretaría de
Economía, 2 y 3, fracción III, de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña
y Mediana Empresa, y considerando el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012, esta empresa se
clasifica como Micro por los empleados que tiene y las ganancias anuales que presenta en cada
ejercicio fiscal

Se identificó que el personal de ventas, prospecta al cliente, o si es contacto directo con el cliente,
se realiza una cotización con imagen del producto, precio y tiempos de entrega, se
envía para su aprobación y confirmación de la compra, también se identifica que existen 3 formas
de pago, que son pago anticipado, pago a la entrega del producto o crédito a 8 o 15 días como
máximo, y si se solicitan productos de exportación se solicita el 50% de anticipo para realizar el
pedido, todo el proceso se lleva a cabo por medio de correo electrónico de manera interna, solo
trabajan con la orden de compra del cliente, por lo que se identifica que no manejan formatos
específicos para realizar el proceso interno.

También se revisó la página web de la empresa, en la cual se identifica lo siguiente: cuenta con un
objetivo, la descripción de sus actividades, ofrecen un catálogo de productos y la opción
de contactarse con la empresa por varios medios, ya sea correo electrónico o por redes sociales,
sin embargo, no tiene misión, visión y valores que la identifiquen como diferente del resto, otra de
las cosas que identificamos es que no muestra un organigrama con la estructura con la que cuenta
la empresa, lo cual les podría ayudar con la departamentalización y separación de actividades,

4
además de permitir a los clientes conocer al personal, por otro lado, sería conveniente agregar un
catálogo de clientes que pueda mostrar la experiencia con la que cuentan.

Diagnóstico preliminar:

En la siguiente tabla, identificaremos las etapas del proceso administrativo por etapa y cuales son
los puntos a identificar, además el propósito estratégico; de acuerdo con la platica sostenida con la
empresa, identificamos que es lo que hace la empresa y que es lo que no aplica por cada etapa del
proceso administrativo.

Propósito
Etapa Que hace la empresa Que no hace la empresa
estratégico
Planeación:
- No tienen definida su
o Visión - Define objetivo
misión, visión y valores
- No hay un enfoque
o Misión - Tiene procesos
definido
o Objetivos - Tiene políticas verbales - No hay niveles definidos
- No cuenta con estrategias o
o Metas - Siguen un procedimiento
tácticas
- no cuenta con manual de
o Estrategias/tácticas Definir el marco
políticas
actual de la
organización -no cuenta con manual de
o Proceso
procedimientos
o Políticas
o Procedimientos
o Programas
o Enfoques
o Niveles
o Horizonte

Organización:

o Estructura - Cuentan con división de - No cuentan con cultura

organizacional Diseñar e funciones organizacional
o División y distribución instrumentar la
de funciones infraestructura para -Están dispuestos al cambio - No cuentan con RH
el funcionamiento
- No realizan estudios
o Cultura organizacional de la organización
administrativos
- No utilizan instrumentos
o Recursos Humanos
técnicos de apoyo
o Cambio

5
organizacional
o Estudios
administrativos
o Instrumentos técnicos
de apoyo

Dirección:

o Liderazgo - Si hay liderazgo - No hay equipos de trabajo

o Comunicación - Si hay comunicación
o Motivación - Si hay motivación
Tomar las
o Grupos y equipos de decisiones - Si hay toma de decisiones de
trabajo pertinentes para directiva
o Manejo del estrés, el regular la gestión - Si hay creatividad e innovación
conflicto y las crisis de la organización
o Tecnología de la
información
o Toma de decisiones
o Creatividad e
Innovación

Control:

o Naturaleza
o Sistemas Medición del
o Niveles progreso de las
acciones en función - No se aplica la Medición
o Procesos del desempeño del progreso de las acciones
o Áreas de aplicación en función del desempeño
o Herramientas
o Calidad

Cuestionarios

Los cuestionarios fueron aplicados a la PyME, que por circunstancias ajenas a este ejercicio, fueron
aplicados solo a dos personas, una que es parte del consejo, la segunda a un trabajador, este
segundo cuestionario, nos permitió confirmar la sospecha que se tenia en el diagnóstico
preliminar mediante las observaciones y las entrevistas realizadas con antelación; es decir, ya
contamos con documentación fidedigna que nos lleva a realizar la siguiente evaluación mediante
las fichas de evaluación.

Los cuestionarios están disponibles en el siguiente enlace para su consulta

https://unadmex-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/terecedillo_nube_unadmexico_mx/
EnMV_HMmiUNIq_RJ2TjhYq0BfPgWP0RNbAEsNNY6eC83Cw?e=iSJw1S

6
Al realizar la aplicación de las fichas de evaluación por cada etapa del proceso administrativo,
obtenemos lo siguiente:

TIPO DE PLAN EMPRESA

PLANEACIÓN
Misión
Objetivos La empresa no aplica ningún tipo de plan para
Estrategias la etapa de planeación.
Políticas
Procedimientos Las reglas, políticas, procedimientos,
Programas programas solo son hablados.
Presupuestos
Reglas

ORGANIZACIÓN
Organigrama No cuentan con organigrama.
Descripción de puestos
Instructivos especiales No hay descripción de puestos y por supuesto
no existe ningún manual.
INTEGRACIÓN
Reclutamiento No existe departamento de RH y no tienen
Selección de personal ningún tipo de perfil de puestos, etc.
Contratación
Inducción
DIRECCIÓN
Comunicación Solo cuenta con una comunicación simple, es
Motivación/Incentivos decir solo vía celular y correo electrónico, falta
Liderazgo liderazgo

CONTROL
Estándares Solo se controla por correo o por llamada, no
Supervisión hay supervisión, no hay mediciones de
Medición del desempeño desempeño, ni tienen estándares establecidos

Como podemos observar en las fichas de evaluación, derivados de las entrevistas realizadas a
personal de la empresa, se demuestra que no están aplicando el proceso administrativo, el tipo de
administración es empírica, además van tomando decisiones conforme se les presentan los
hechos, mas no son resultado de un crecimiento programado o planeado. El consejo directivo es
familiar, lo que nos lleva a que la división de actividades no se aplica. Parte de la identificación que
puede tener una empresa es su misión, visión, valores, objetivos que lo hace una entidad única, sin

7
embargo no cuentan con eso principios en los que basen su desarrollo.

Las fichas de evaluación están disponibles en:

https://unadmex-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/terecedillo_nube_unadmexico_mx/
EuljilS4nzhGo16OgMyjhosBHmogujcCu8l-RIfvQ7e-yQ?e=H05QZW

Ahora con la ponderación que se realice en la siguiente actividad, podremos darnos cuenta de
como pueden aplicar el proceso administrativo.

Conclusión

A través de este ejercicio, hemos entendido e identificado la importancia de aplicar cada uno de
los pasos de la Auditoría Administrativa, la recolección de documentos, las entrevistas, las
encuestas, las fichas de evaluación y la observación son lo que nos va a permitir conocer a la
empresa, entender como funciona y ahora viene la parte difícil para nosotros, como estudiantes,
que es analizar la información para poder ofrecer opciones para la mejora de un negocio en
marcha.

Bibliografía:
Obtenido de: UNADMEXICO, 2023; Contenido nuclear, Auditoría Administrativa:
Universidad Abierta y a Distancia de México

Obtenido de: Secretaría de Economía, DOF 30 junio 2009,

A539, https://www.economia.gob.mx/files/marco_normativo/A539.pdf

Obtenido de: FRANKLIN F., Enrique Benjamin; 2007; AuditoríaAdministrativa. Gestión estratégica
del cambio. Segunda edición. México D.F.: Pearson Educación.

Obtenido de: SOTOMAYOR Alfonso A. 2008; Auditoría Administrativa. México D.F.: McGraw-Hill
Interamericana Editores S.A.C. De C.V.

Obtenido de: Cervantes Mejía María de los Angeles; Aparicio Rosas Victor; Cardenas Villalpando
Alfredo Salvador; Red Internacional de Investigadores en Competitividad; Memoria del VII
Congreso; ISBN 978-607-96203-0-2
https://riico.net/index.php/riico/article/download/387/1519/6263#:~:text=Seg%C3%BAn
%20Williams%20(1991)%2C%20la,sus%20recursos%20humanos%20y%20materiales%E2%80%9D.

Vínculo para consultar los cuestionarios de la práctica

https://unadmex-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/terecedillo_nube_unadmexico_mx/
EnMV_HMmiUNIq_RJ2TjhYq0BfPgWP0RNbAEsNNY6eC83Cw?e=iSJw1S

8
Vínculo para consultar las Fichas de Evaluación

https://unadmex-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/terecedillo_nube_unadmexico_mx/
EuljilS4nzhGo16OgMyjhosBHmogujcCu8l-RIfvQ7e-yQ?e=H05QZW