TEMA 7.

Coordinación de actividades de
apoyo a la comunicación y las relaciones
profesionales.
1. Las relaciones publicas y otras disciplinas conexas
¿Qué disciplinas o conocimientos debe poseer todo buen relaciones públicas?
 Conocimiento y dominio de los instrumentos de las relaciones publicas, de las técnicas de
la comunicación, las habilidades sociales y dinámicas de grupos.
 Conocimientos de protocolo, organización, coordinación y planificación de eventos.
 Conocimientos técnicos de marketing y publicidad.
 Conocimientos administrativos, presupuestos e informáticos.
 Conocimiento de os medios de comunicación, incluidas las redes sociales y su
funcionamiento.
 Conocimiento de las nuevas tecnologías y las aplicaciones multimedia.
 Dominio de idiomas para relacionarse con el público más amplio posible, también a nivel
internacional.
 Conocimiento de la empresa, organización, funcionamiento y relación con la opinión
pública. Manejo de las técnicas de investigación social para conocer al público: deseos,
actitudes, necesidades y expectativas.
 Conocimientos legislativos, normativos, usos y costumbres.

2. Técnicas de las relaciones públicas.

Las principales fases para la aplicación y valoración de las relaciones públicas son:

1. Análisis de la situación.
Primera fase en la que se recogen todos los datos sobre la situación objeto de análisis, se investigan los
problemas, las causas, las actitudes y las opiniones del público para hallar las posibles alternativas con las que
se cuenta.

2. Planificación:
Conjunto de acciones previstas para realizarse en un futuro. Los relaciones públicas realizan dos tipos de
planificación según el periodo o momento de ejecución:

 Planificación a corto plazo o correctora: se utiliza en situaciones de emergencia y actúa como

freno ante otras situaciones realmente más graves.
 Planificación preventiva o a largo plazo: exige la aplicación de un programa dividido en fases
diferenciadas en el tiempo, hasta conseguir el objetivo final.

3. Comunicación.
El objetivo de la comunicación que transmiten los relaciones públicas es conseguir la colaboración del público
y una opinión favorable a sus fines.
 4. Valoración de resultados.
Es un análisis crítico y pormenorizado de cada uno de los elementos que forman parte del programa para
comprobar su eficacia o fracaso, que pone de manifiesto los errores cometidos, los éxitos alcanzados y el
impacto conseguido. Las conclusiones se presentaran en el informe final de resultados que se entregará a la
dirección.

3. Áreas de responsabilidad de la organización.

Área de responsabilidad de la organización de los relaciones públicas. Se encarga fundamentalmente de:

 Apoyo y consulta a la dirección.

 Relación con todos los departamentos de las empresa.
 Relación con los sindicatos y representantes sindicales.
 Relación con los medios de comunicación, incluidas las redes sociales.
 Relación con el público interno y externo.
 Elaboración de estrategias comunicativas e informativas y pagina web.
 Revisión de la redacción y edición de revistas e incluso de la memoria anual.
 Supervisión de discursos y todas las apariciones públicas en los que intervenga o
esté relacionada la empresa.
 Colaboración con los eventos protocolarios.
 Estudio y búsqueda de donaciones y patrocinios más apropiados.
 Control y evaluación de los resultados de la producción audiovisual,
publicaciones, publicidad y fotografías entre otros.

4. Manual operativo.
Es una herramienta o un documento que recoge las líneas generales del buen funcionamiento de la empresa.
Explica el cómo, el procedimiento a seguir, lo que se denomina como el know how, que responde al
conocimiento del saber hacer, al cómo hacerlo bien. Se trata de un documento básico, sobre todo para las
grandes empresas y franquicias. Disponer de un manual operativo que explique todo el procedimiento y la
forma de trabajar facilita enormemente el camino en el crecimiento y desarrollo empresarial.

En las empresas, antes de redactar y fijar claramente y de forma comprensible los procedimiento que se deben
seguir, así como la documentación que comprueba y registra su cumplimiento conforme a las normas de
calidad.

El manual operativo es fruto de la trayectoria y experiencia en la actividad empresarial. Parte de la base del
concepto de benchmarking, que consiste en establecer cuál es la mejor práctica, el proceso de trabajo más
eficiente y eficaz dentro de la organización, e incorporarlo de manera efectiva a los procesos de la compañía.
Puede ser de 3 tipos: para un puesto de trabajo específico, para un área o para toda la organización.

PARTES DE UN MANUAL OPERATIVO.

- Introducción.
- Requisitos previos a la apertura del negocio. Legislación, plazos, zonas, características del soporte
físico, condiciones…
- Administración.
- Marketing y publicidad.
- Atención al cliente.
- Normas de mantenimiento, limpieza, seguridad e higiene en el trabajo.
- Controles de calidad establecidos.
- Seguros, aportaciones y otras obligaciones.
- Normas de comunicación, supervisión, control y sanciones.
 5. Protocolo interno.
El protocolo interno comprende el conjunto de normas que rigen las normas de comportamiento,
funcionamiento y comunicación en el seno interno de la empresa, atendiendo al organigrama funcional de la
empresa o departamento.

1. Las visitas.
Protocolo interno para recibir visitas en el despacho de un ejecutivo.

 Puntualidad, ante todo es una cuestión de respeto hacia la otra parte, además de las agendas apretadas y su
orden del día.
 La recepción de la visita estará a cargo del asistente de dirección.
 El ejecutivo es quien decide el saludo al ser la persona de mayor rango, esperar para ver como desea
saludar. Lo habitual es estrechar la mano breve y firme.
 Después, acompañaremos a la visita hasta el despacho. El asistente a la dirección ira en primer lugar, pero
si las escaleras son de bajada se invierte el orden que llevábamos hasta que las escaleras terminen.
 Una vez llegan a la puerta del despacho el asistente de dirección anuncia la visita y, en principio, si no
especifican lo contrario, lo habitual es que cierre la puerta dejando a la visita y a su director a solas.
 El director ha de recibir a las visitas de pie, con lo que se levantara y saldrá al encuentro de la visita. A
continuación, le invitará a tomar asiento, la visita se sentara en la silla de la izquierda que de frente, es a la
derecha del director. Si hay dos visitas, el de mayor rango será el que ocupe ese asiento.
 Se puede ofrecer después café o alguna bebida.
 El director acompaña hasta la recepción estrechándole la mano y el asistente lo acompañará al menos
hasta el ascensor.

Protocolo interno para recibir visitas a las instalaciones de la empresa.

 Los visitantes deben ser lo más homogéneos posible. No muy numeroso y seguir todas las normas de
seguridad.
 Invitaciones por carta, correo electrónico o teléfono, rogando confirmación. Acompañar con plano de
situación y accesos especificados.
 El director o el cargo representativo recibirá a los visitantes haciendo los honores y ejerciendo sus
funciones.
 El lugar de recepción será confortable, contara con planos, mapas, organigramas y esquemas que
contengan una información inicial.
 El recorrido se hará contando la historia y funciones de la empresa, explicando los productos o servicios,
haciendo paradas necesarias y sin interrumpir la actividad normal de la empresa.
 2 horas aproximadamente.
 El relaciones publicas se hará cargo del grupo dando todas las explicaciones necesarias y contestando las
preguntas que le formulen. Se mostrara amable pero imponiendo cierta autoridad.
 Concluida la visita, se dirigen a la recepción o sala de proyecciones donde se exponen las conclusiones y
se les obsequia con un regalo o alguna bebida incluso. Se entrega los folletos informativos y, en la medida
de lo posible, que la despedida la realice el director.

2. Los regalos de empresa.

Los regalos no son estándar, a cada persona, según quien es, a quien representa y que cargo ostenta, le
corresponderá un regalo determinado en la escala de valores que habremos confeccionado previamente es arte
del protocolo. Los regalos poseen distintas tipologías y categorías. Debemos anotar todos los regalos,
recibidos y entregados, no es de buen gusto repetir regalos, hemos de corresponder siempre y ser lo más justos
posibles.

Para saber que regalar deberemos averiguar los gustos y preferencias de la persona en cuestión. Los regalos
nunca deben ser personales u ofensivos a su religión o tradiciones. En segundo lugar, no deben ser demasiado
caros.
 6. Protocolo externo
El protocolo externo comprende el conjunto de normas que rigen el comportamiento, el funcionamiento y la
comunicación referidas al ámbito externo de la empresa, y que en algunos casos pueden alcanzar repercusión
mediática. En todo caso, la imagen que se va a transmitir a terceras personas o a la opinión pública ha de ser
muy cuidada y meditada.

1. Actos protocolarios con servicio de restauración.

El sector empresarial cada vez solicita profesionales con alto grado de formación en materia de protocolo y
organización de actos.

Rápidos y sencillos.

 Desayunos de trabajo: Al celebrarse a primera hora, permite un mejor aprovechamiento del día
en el caso de personas muy ocupadas. El objetivo es la conversación entre dos o más personas.
Máximo una hora.
 Almuerzos de trabajo sin acompañantes: La duración es de una hora y dos horas. El comedor
para ejecutivos es el lugar más idóneo para todo tipo de reuniones.
 Snack de trabajo: se refiere a las reuniones a alas que se acompaña un tentempié, comida rápida,
servicio o incluso de máquina. Se realiza en el despacho, menos de 30 minutos.
 Te de trabajo: consiste en una reunión en un salón de té o cafetería cercana. Máximo 1 hora.
 Copas u otras bebidas a la salida del trabajo.

Reuniones de trabajo con bufe

Son encuentros profesionales a los que se suma la presentación armónica y variada de múltiples platos o
productos, naturales, semielaborados y elaborados, que presentados estratégicamente son un estímulo para el
cliente que asiste a la reunión.

 Coctel: 3 horas y de pie.

 Recepción: 2 horas y de pie.

Reuniones de trabajo con acompañante

 Almuerzo o cena: Momento perfecto para brindar las atenciones especiales y al mismo tiempo
para negociar de manera discreta. El lugar puede ser la propia residencia del anfitrión, un hotel o
un restaurante. 2 horas prorrogables.

Reuniones profesionales o institucionales

Concretos, exposiciones, convenciones, inauguraciones, conmemoraciones, etc.